Eind vorig jaar deed de Raad van State een interessante uitspraak.
In september 2008 vroeg advocaat Köhne de gemeente Den Haag om openbaarmaking van het eerste ontwerp van de bestemmingsplankaart Nieuw Binckhorst, gedateerd 9 januari 2008, en van alle overige versies van deze bestemmingsplankaart. De gemeente antwoordde daarop dat het digitale exemplaar van de gevraagde versie diverse malen was overschreven en van de gewijzigde bestemmingsplankaarten geen enkele digitale of papieren versie bewaard was.
De advocaat geeft aan dat hij dit om verschillende redenen onaannemelijk vindt, onder andere omdat "het college van een professionele overheidsorganisatie als de gemeente Den Haag in strijd met de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de gemeentelijke Archiefverordening zou handelen door dergelijke documenten niet te bewaren."
Hierover zegt de Raad van State dan het volgende:
Volgens paragraaf 3.6 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (Stcrt. 2005, 247), welke lijst is vastgesteld gelet op artikel 5 van de Archiefwet 1995, dienen bescheiden betreffende de voorbereiding van bestemmingsplannen 20 jaar te worden bewaard. Naar het oordeel van de Afdeling kunnen onder deze bescheiden niet alle gewijzigde, interne versies van de plankaarten worden begrepen die zijn gemaakt in de procedure om te komen tot het op 19 augustus 2008 ter inzage gelegde ontwerpbestemmingsplan Nieuw Binckhorst. Tot deze bescheiden dient echter wel de versie van een voorontwerpbestemmingsplan te worden gerekend die naar externe partijen is verzonden om zich hierover te kunnen uitlaten. Gebleken is dat een dergelijke versie in dit geval van gemeentewege is verzonden aan een groep interne en externe betrokkenen en dat die groep op een verzendlijst vermeld staat. Nu deze versie, in strijd met de archiefregelgeving, niet onder het college zelf berust, mocht van het college worden verwacht dat het contact zou opnemen met de adressanten van de verzendlijst om te onderzoeken of zich bij één van hen een exemplaar van die versie bevond. (...)Ik heb de indruk dat de door mij hierboven vet gemaakte zin nogal ingrijpende gevolgen heeft. De Raad zegt hier met zoveel worden dat niet alle versies archiefstukken zijn. Alleen als een versie is verzonden naar derden, valt deze onder de rijkweidte van de selectielijst. Dat lijkt me in tegenspraak met artikel 1 van de Archiefwet 1995, waar nadrukkelijk staat dat alle bescheiden die door een overheidsorgaan zijn opgemaakt, archiefbescheiden zijn.
Wat betekent deze uitspraak voor "bestanden" die nooit naar derden verzonden worden?
Moeten we nu een nieuwe definitie van archiefbescheiden gaan hanteren?
Gerelateerd
Verzonden betekent niet altijd verzonden
Iedereen een postregistratiesysteem
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie
Plaatje: variant op de hoes van Version van Mark Ronson (Spotify-link)
