Zaakgericht de toekomst in #doxis2011

Rond deze tijd sta ik dan echt in het Concertgebouw om iets te vertellen over zaakgericht werken.

Zaakgericht de toekomst in

De portee van mijn 'workshop' is niet dat zaakgericht werken flauwekul is, ook niet dat het 'oude wijn in nieuwe zakken is'. Waar het mij vooral om gaat is dat de overvloedige aandacht voor 'zaken' ten koste gaat van de noodzakelijke aandacht voor digitale archiefstukken.
Ik ben benieuwd hoe al die kantelende of al gekantelde gemeentelijke DIV-ers hier op reageren...

Een paar losse eindjes

Even een paar losse eindjes aan elkaar knopen.

Vandaag over een week sta ik in het Concertgebouw en ik ga in ieder geval het verhaal van de Sirenen gebruiken. Dat betekent dus dat Jeanine mee mag, als ze zou willen.

In oktober 2010 verwees ik naar het initiatief van Yan Martel om iedere twee weken een boek naar de Canadese minister-president te sturen. Deze week heeft hij het honderdste en laatste boek gestuurd: Scorched van Majdi Mouawad.

What I’ve been trying to do in this long epistolary dead-end with you, beyond the plying of irony, is to make the following point: that the books available in bookstores and libraries throughout Canada, that the exhibits to be seen in this nation’s galleries and museums, that the movies coming out of this country, that the plays and dance pieces seen on its stages, that the music heard in its concert venues, be they bars or orchestra halls, that the clothes that come from our designers, the cuisine from our best restaurants, and so on and so forth with every creative act of Canadians, that all these cultural manifestations are not mere entertainment, something to pass the time and relax the mind after the “serious” business of the day is over with, the earning of money—no, no, no. In fact, these manifestations are the various elements that add up to the sum total of Canadian civilization. Take these away and nothing worthwhile remains of Canadian civilization. Corporations come and go, leaving hardly any trace, while art endures.

Yet it is corporations and their voracious demands that regulate our lives nowadays, far more than theatres, bookstores and museums. Why is that? Why is it that people work so crazily hard these days, at the expense of family, health, and happiness? Have we not perhaps forgotten that work is a means to an end, that we work so that we might live, and not the other way round? We’ve become slaves to our work and have forgotten that it’s in moments of leisure and stillness, when we’re free from working with a hoe or at a keyboard, that we can contemplate life and become fully ourselves. We work, work, work, but what mark do we leave, what point do we make? People who are too beholden to work become like erasers: as they move forward, they leave in their wake no trace of themselves. And so that has been the point of my fruitless book-gifting to you: to raise my voice against Canada becoming a nation of erasers.

Mijn discussie met Ad is ook een beetje in de lucht blijven hangen, maar we hebben eind deze maand een afspraak om het een en ander eens 'face to face' uit te praten. Wordt dus nog wel vervolgd.

Een van de mogelijke oplossingen die in reactie op Verzonden betekent niet altijd verzonden werd geopperd, was om brieven dan maar aangetekend te verzenden. Arnoud Engelfriet beschrijft vandaag dat dit ook niet altijd helemaal goed gaat:

Voor de gewone brief is het Hof snel klaar. Hoofdregel uit de wet is dat je moet bewijzen dat de post aangekomen is (art. 3:37 lid 3 BW). En bij gewone post is dat vrijwel onmogelijk (tenzij de ontvanger op een of andere manier een bevestiging aan je geeft). Bij aangetekende post lijkt dit iets makkelijker: de postbode heeft immers genoteerd wanneer hij aan de deur was. Maar dat is niet genoeg:

"[Er] blijkt uit de stickers op de envelop niet meer dan dat de postbode tot tweemaal toe “geen gehoor” kreeg toen hij de brief ten huize van [ontvanger] wilde aanbieden en dat de brief vervolgens niet door [ontvanger] van het postkantoor is afgehaald en aan [afzender] is geretourneerd. Anders dan [afzender] heeft gesteld, volgt uit die feiten nog niet (het vermoeden) dat de brief (tijdig) aan [ontvanger] is aangeboden op de wijze die daartoe ter plaatse van de bestemming is voorgeschreven (vergelijk HR, 8 september 1995, NJ 1996, 567 en HR 4 juni 2004, NJ 2004, 411). Daartoe is vereist dat aannemelijk is dat de postbode, nadat hij “geen gehoor” kreeg, een schriftelijk bericht van aankomst heeft achtergelaten."
En bij dat laatste gaat het dus fout: de afzender kon niet bewijzen dat dat ook werkelijk gebeurd. Hoewel het normaal is dat de postbode dat doet, is dat onvoldoende om te mogen concluderen dat het in deze zaak ook écht is gebeurd.

En tenslotte nog iets over de diefstal van archiefstukken in het Stadsarchief Amsterdam. Het stadsarchief schrijft daar vandaag over dat vermiste archiefstukken niet altijd gestolen archiefstukken zijn. Het kan namelijk ook gaan om logistieke (een dossier is op een verkeerde plaats opgeborgen) of administratieve (een dossier is verkeerd geregistreerd) vermissing gaan.

Per jaar worden gemiddeld 25.000 inventarisnummers ingezien op de studiezaal en worden circa 10.000 inventarisnummers naar het scanbedrijf vervoerd. Wordt bij het retourplaatsen van deze stukken 0,1 % niet op de juiste plaats teruggezet, dan zijn er 35 documenten vermist. Een vergelijkbare foutmarge bij het intypen van gegevens in de beheerssystemen kan dit aantal gemakkelijk verdubbelen of verveelvoudigen. Dus vermissing is niet altijd diefstal.

Interessant is ook dat ze blijkbaar een openbare 'vermissingenlijst' gaan maken, die binnenkort online komt.

Afbeelding: Loose ends van Jkob

Ik sta in het Concertgebouw en heb hulp nodig

Vandaag precies over een maand, op 10 februari dus, sta ik twee keer in het Concertgebouw.
De dag gaat over zaakgericht werken (en archiveren), dus mijn 'workshop' zal daar ook over gaan. Ik weet nog niet precies wat ik wil gaan vertellen (al geeft de 'blurb' het wel al een beetje weg) en ook over de vorm ben ik nog na aan het denken. Maar ik kan daar nog wat hulp bij gebruiken...
Voor wat ik nu in mijn hoofd heb, ben ik nog op zoek naar een verhaaltje over iemand die zich te veel laat afleiden door bijzaken en details. Kan iemand van jullie me daar aan helpen?
Alles kan: sprookjes, sagen, verhalen uit 1001 nacht, Decamerone, wat dan ook.

Kan ik er iets tegenover stellen? Misschien wel: degene met de beste suggestie mag mee naar het Concertgebouw!

Gerelateerd
Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen

Plaatje: concertgebouw van wilgengebroed