vrijdag 5 februari 2010

Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen

Gisteren organiseerde Doxis zijn jaarlijkse seminar in de Van Nellefabriek in Rotterdam. Onderwerp was web 2.0 en de invloed van “2.0” op de informatievoorziening bij de overheid. De opkomst was enorm, zo groot dat ze extra workshops hadden ingelast en zelfs een wachtlijst hadden moeten hanteren. Maar, ik vraag me af of de lezingen en workshops in vruchtbare aarde zijn gevallen.

Christian van der Ven mocht in de grote zaal het spits afbijten met zijn presentatie over Archief 2.0 en de invloed van “2.0” op het werk van archiefdiensten. Zelfs als je het hem al een paar keer hebt horen vertellen, slaagt hij er iedere keer weer in om grotere en kleinere ‘nieuwigheden’ te vertellen. En hij verdient een extra compliment omdat hij (net als Theo Thomassen ’s middags) de hele ‘arena’ bespeelde: tijdens de plenaire sessies zaten de deelnemers om de sprekers heen, een soort 360° tour dus.
Daarna mocht ik een van de vier parallelsessies verzorgen over Archiveren 2.0. Aan de hand van een viertal voorbeelden probeerde ik de aanwezigen duidelijk te maken dat de wereld 2.0 uit meer bestaat dan ‘eindige’ documenten: weblogs, tweets, communities en waves kunnen het allemaal waard zijn om bewaard te worden. Maar het zijn ‘oneindige informatiebronnen’, die niet zoals wij gewend zijn linksboven beginnen en rechtsonder stoppen.



Voor mij was de workshop gedeeltelijk een experiment, omdat het voor de eerste keer was dat ik een presentatie gaf die volledig online stond: geen powerpoint, geen filmpjes op laptop, alles online bij Zoho, Flickr en Youtube (en dus ook geen ‘bewijsexemplaar’ op de server bij de provincie). Ik kreeg vlak voor dat ik moest beginnen dan ook klamme handjes toen bleek dat de wifi-verbinding het niet deed. Uiteindelijk was dat een tijdelijke storing en gedurende de hele presentatie functioneerde alles vlekkeloos.

Na de lunch volgde het “eerste openbare optreden van de kersverse hoogleraar Archiefwetenschap” (dixit Max Beekhuis). Theo Thomassen probeerde onder andere aan de hand van de elektronische leeromgeving van de Reinwardt-academie en de UvA aan te geven dat er belangrijke en minder belangrijke archiefstukken zijn. Daarnaast beschreef hij welke overheidsprocessen geschikt zouden kunnen zijn voor het gebruik van web 2.0.
Theo liet op verschillende momenten duidelijk merken dat hij sceptisch staat tegenover de ‘hosanna-stemming’ die onder andere op Ambtenaar 2.0 en Archief 2.0 hangt ten aanzien van het nivellerende en democratiserende gehalte van web 2.0. Hij rekent zich zelf (denk ik) meer tot het Andrew Keen-kamp. Ik had het niet erg gevonden als hij daar veel explicieter en nadrukkelijker op ingegaan was, als was het alleen maar voor de discussie.

Tijdens de laatste parallelsessies ben ik gaan luisteren naar Peter van de Ruit. Hij legde uit hoe de gemeente Haarlem vanaf 2011 volledig digitaal gaat werken. Uitgangspunt is dat de ambtenaar bepaalt welke informatie deel uit maakt van een zaak en er dus ook zelf voor verantwoordelijk is dat deze informatie in het juiste ‘mapje’ geplaatst wordt. Het enige wat DIV daarna (en daarvoor) nog doet is: structuur aanbrengen in de mapjes en bewaartermijnen toekennen op zaakniveau.
Dit leverde onder de deelnemers niet alleen een semantische discussie op over wat digitaal werken is, maar riep vooral veel weerstand op. Van verschillende kanten werd geroepen dat ambtenaren dit niet zelf kunnen en/of willen doen, dat het archief dan wel heel erg vervuild wordt met irrelevante informatie, dat ambtenaren dan vast weer heel veel gaan printen, dat…, dat…

Hoe zei Christian het ook weer: Veranderen moet je willen kunnen.

En als hij dit niet zei (hij zei "Willen moet je ook maar kunnen"), dan had hij het moeten zeggen!
Want dit is de reden waarom ik me afvraag of de boodschap van met name Chris, Peter en mezelf wel is aangekomen bij de deelnemers. Ik ben bang dat een groot deel van de aanwezigen niet in staat is om de oude SOD-regels over hoe een papieren dossier gevormd en geschoond moet worden, los te laten. Zoals iemand tegen me zei: “Dit hoorde ik zeven jaar geleden al, en ik ben zo bang dat ik het over zeven jaar nog altijd hoor.”

Het kan niet genoeg benadrukt worden:

De wereld verandert en mee veranderen is geen keuze, maar een kwestie van moeten!

O ja, voor de liefhebber: hier staan alle tweets over het seminar.

9 opmerkingen:

  1. Dank voor de complimenten. Ik denk altijd maar zo: een goed verhaal kun je niet vaak genoeg horen! ;-)

    Met je conclusie over het effect van het seminar ben ik het eens - scheelt mij weer een groot verslag typen. Ik heb helaas erg veel 'maren' gehoord. Vooral redenen waarom iets niet kan, weinig redenen om iets wél te willen. Denken in beperkingen, niet in mogelijkheden. Enzovoort... De gebruikelijke riedel.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Nog een aanvullende reactie op de bijdrage van Theo thomassen. Inspirerend vind ik zijn stelling dat er twee strijdige concepten zijn binnen de informatiewereld. Het ene concept gaat uit van georganiseerd wantrouwen (de bewijsvoering en verantwoordingsfuncties) en anderzijds de weeld van de sharing en communities. Theo koppelde dit aan resp. de productieprocessen van de industriële-economie en die van de kenniseconomie. Theo stelt dat de (ambtelijke) organisatie voor zichzelf en voor de omgeving expliciet moet maken welke rol (wantrouwen of delen) zij in een voorkomend geval aanneemt; en daar dan ook de hulpmiddelen /administratie op aanpast. Even een praktisch voorbeeld: als ik een bouwvergunning aanvraag, dan wil ik in gelijke omstandigheden gelijk worden behandeld, dan hebben zowel gem,eente als ik profijt van 'georganisserd wantrouwen', praat ik met de gemeente samen met m'n buurtgenoten over de ontwikkeling van de wijk dan wil ik delen en uitwisselen (vertrouwen). In het eerste geval wil ik alle maatregelen van controle en beheers, ook van de DIV. In het tweede geval hoef ik dat niet, ik wil vooral betrokken zijn. Of in Theo's voorbeeld: op blackbord wil ik als leerling snoeihard mijn cijfers zien (geen discussie, dit zijn mijn resultaten) of ik wil samen met m'n medestudenten samen werken aan een opdracht (delen).
    Wat op zichzelf weer een aardig inzicht geeft: binnen één omgeving kan je twee Goden dienen: controle versus vrijheid. Theo zou zeggen: in een paradigma shift omarmd het ene paradigma het andere, het sluit niet uit maar neemt op.
    Creatieve en mooie gedachten die praktisch nu al toepasbaar zijn!

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Jammer dat ik er niet bij was, want het klinkt als een interessante dag.


    Als Max' samenvatting van Theo's voordracht klopt, dan kan ik niet anders zeggen dan dat ik het met die duale houding tav overheidinformatie eens ben. Sterker, het zou zelfs kunnen zijn dat binnen één proces de houding moet veranderen. Zo kan je bedenken dat binnen het proces van het op- en vaststellen van een Omgevingsplan er eerst in alle openheid gedeeld wordt met de burgers, maar dat het georganiseerd wantrouwen het overneemt als het op de daadwerkelijke inspraakprocedure aankomt.

    Kortom, je moet op beide situaties voorbereid zijn en daar dus je beheer op inrichten.

    Of zit ik er nu helemaal naast?

    BeantwoordenVerwijderen
  4. @Max
    Dat is wel heel erg idealistisch gesteld. Ik denk dat jij als bouwvergunningvragende burger niet op zoek bent naar rechtvaardigheid, maar naar een bouwvergunning. En als de regels voor jou worden gebogen en voor een ander niet, dan ben jij vast niet zo grootmoedig de verleende vergunning te weigeren. Sorry als ik je hiermee verkeerd inschat.

    De gekleurde bril, het mooie woord "perceptie", speelt altijd een rol.
    Desondanks is de "verschillende houding in verschillende situaties" opvatting van Theo zeker interessant. Het geeft aan dat er grote veranderingen aankomen, want de huidige situatie is nog volop in beweging. Er is nog geen nieuwe situatie ontstaan en het is de vraag of die nog ooit komt.
    We zullen radicaal anders moeten gaan redeneren en reageren.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. @Ingmar
    De conclusie die je verwoord is behoorlijk hard.
    Misschien ben ik al te cynisch geworden en viel het me niet meer op. Te gewend aan de jamaar-cultuur?
    Jouw presentatie was in ieder geval een mooi staaltje van onzekerheid prediken. Je had volkomen gelijk en misschien moet je een volgende keer nog veel nadrukkelijker benadrukken dat niet allen jij geen antwoord op al die vragen hebt, maar dat helemaal niemand die heeft.
    En zeer waarschijnlijk zal er niemand ooit een afdoende antwoord geven.
    Tenzij we weer teruggaan naar sterke regulering en inperking van vrijheid. Als dat nog mogelijk is tenminste.

    We gaan een heerlijk onzekere toekomst tegemoet! :)

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Enkele aanvullingen:
    Eric en Chris hebben ondertussen ook verslag uitgebracht en Jeroen heeft een mooi filmpje gemonteerd (Note to self: niet zo wild met je armen bewegen..)
    Bij Doxis zijn verder alle andere presentaties te vinden.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. @Luud Dank je wel.
    Ik zal de onzekerheid de volgende keer tot thema verheffen. Zouden de archivarissen bij de KVAN-studiedagen daar tegen kunnen?

    BeantwoordenVerwijderen
  8. @Max en @Chido De samenvatting van het verhaal van Theo door Max is redelijk accuraat.
    Wat ik me wel afvraag is of de burger en 'de politiek' wel overweg kunnen met zo'n gemengd regime. Dat komt gedeeltelijk door iets wat Theo zei in de voorbespreking. Hij had het toen (meer dan afgelopen donderdag) over de hiërarchische relatie tussen overheid en burger en de invloed van deze relatie op de communicatie tussen overheid en burgers.
    Zijn burgers in staat om het onderscheid te accepteren tussen de luisterende, coöperatieve overheid op het ene moment en de 'besluitende' overheid op een ander moment? En zijn politici in staat zich neer te leggen bij zo'n losser, lichter regime?

    Oei, nu doe ik het zelf: ja maar...

    BeantwoordenVerwijderen