Onverkwikkelijkheden bij Doxis

Eind vorige maand deed de kortgedingrechter uitspraak in zaaknummer / rolnummer: 380931 / KG ZA 11-536
De inhoudsindicatie luidt:

Verzoek tot afgifte van bescheiden deels toegewezen. Toets of is voldaan aan de vereisten van artikel 843a Rv ((spoedeisend) belang, rechtsbetrekking, bepaalde bescheiden). Voorlopig getuigenverhoor staat aan afgifte niet in de weg. Het moet gaan om feiten en niet om conclusies die uit die feiten volgen. Voor zover sprake van gewichtige redenen is de vordering afgewezen (strikt interne vertrouwelijke informatie).

Dat klinkt niet zo heel spannend, totdat je weet wie de twee tegenover elkaar staande partijen zijn. Aan de ene kant staat Ernst & Young aan de andere kant staan een van de twee oprichters van Doxis.
Ik ga de namen hier niet uitspellen, de goede verstaander weet wel wie wie is...

Kortweg komt het er op neer dat Ernst & Young in 2009 Doxis wou verkopen, waarbij de vraagprijs tussen de EUR 4,9 mln en EUR 5,4 mln zou moeten liggen. Toen er in de markt geen kopers te vinden waren, is Doxis voor ongeveer EUR 500.000 verkocht aan een van de twee directeuren (C), terwijl de andere directeur (eiseres sub 1) met vakantie was. En het kapitaal voor de management buy-out door directeur C, werd mede opgebracht door D, de toenmalige CFO van Ernst & Young die belast was met de verkoop van Doxis.
Eiseres sub 1 heeft de indruk dat er een spelletje met haar gespeeld is en eist en krijgt inzage in allerlei documenten van Ernst & Young:

De voorzieningenrechter

5.1. veroordeelt Ernst & Young om binnen 10 werkdagen na dagtekening van dit vonnis afschrift te verstrekken aan (eiseres) van de volgende bescheiden - daarbij de nummering aanhoudend van de bescheiden in het petitum van de dagvaarding - voor zover de bescheiden zijn gedateerd tussen en op 1 januari 2009 en 14 februari 2010 en waar het elektronische gegevens betreft betrekking hebbend op voor Ernst & Young toegankelijke computerbestanden:

a. De koopovereenkomst ter zake Doxis tussen DXS en Ernst & Young;

b. Alle verslagen en notulen van besprekingen die gevoerd zijn, alsmede alle
(e-mail)correspondentie tussen (D), (H), (C) en (eiseres), met
betrekking tot de verkoop van Doxis;

d. De (e-mail)correspondentie tussen (D) en (C) met betrekking tot de verkoop
van Doxis;

j. De notulen van besprekingen en de schriftelijke vastlegging van besluiten die het SALT-
bestuur heeft genomen in het kader van de verkoop van Doxis;

k. Alle (e-mail)correspondentie tussen het Ernst & Young Sub Area Partner Forum en
(G), alsmede alle eigen memo’s en analyses van het Sub Area Partner Forum
betrekking hebbend op de verkoop van Doxis,

Interessant hoor, de wereld van het iets grotere geld. Ik hoop maar dat Ernst & Young zijn archieven een beetje op orde heeft...

Ik sta in het Concertgebouw en heb hulp nodig

Vandaag precies over een maand, op 10 februari dus, sta ik twee keer in het Concertgebouw.
De dag gaat over zaakgericht werken (en archiveren), dus mijn 'workshop' zal daar ook over gaan. Ik weet nog niet precies wat ik wil gaan vertellen (al geeft de 'blurb' het wel al een beetje weg) en ook over de vorm ben ik nog na aan het denken. Maar ik kan daar nog wat hulp bij gebruiken...
Voor wat ik nu in mijn hoofd heb, ben ik nog op zoek naar een verhaaltje over iemand die zich te veel laat afleiden door bijzaken en details. Kan iemand van jullie me daar aan helpen?
Alles kan: sprookjes, sagen, verhalen uit 1001 nacht, Decamerone, wat dan ook.

Kan ik er iets tegenover stellen? Misschien wel: degene met de beste suggestie mag mee naar het Concertgebouw!

Gerelateerd
Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen

Plaatje: concertgebouw van wilgengebroed

Doxis ziet 't even niet zo helder

Begin dit jaar organiseerde Doxis het seminar Informatiemanagement 2.0 in Rotterdam. Max Beekhuis, directeur van Doxis, opende het seminar met een verhaal over iemand die mede op basis van een Facebook-update, vrijgesproken werd van een misdaad. Tijdens het seminar verzorgde ik zelf een sessie over Archiveren 2.0, waarbij ik (net als pas bij de KVAN) duidelijk maakte dat tweets, fora en andere social media archiefstukken zouden kunnen zijn.
Ik was gisteren dan ook heel erg verbaasd toen ik op Share2Connect een blog van Doxis Informatiemanagers met de titel Tweets van politici, wat moet je ermee?
Een paar citaten om mijn verbazing te verduidelijken:

Tweets van Verhagen zijn niet bijster interessant. In 140 tekens kun je immers weinig kwijt. De minister laat vooral weten waar hij op momenten in de wereld is. Bijvoorbeeld: “Naar de Poolse ambassade om het condoleanceregister te tekenen.” Het is alsof je zijn agenda kunt inzien. Verder reageert hij op vragen en geeft hij zijn mening.

Bepaalt de omvang tegenwoordig of iets interessant is? Hoe zat dat ook alweer met "Well done".
Zijn een papieren agenda en een brief waarin de minister antwoord geeft op een vraag van een burger dan ook geen archiefstukken?

Twittert een politicus iets opmerkelijks, dan springt men er direct bovenop en wordt het in kranten en op nieuwssites breed uitgemeten. (...)
Op deze wijze worden tweets met een (persoonlijke) politieke strekking dus al via andere media gearchiveerd.

De premisse van deze twee zinnen is zo oenig, dat ik me afvraag of ik serieus moet gaan uitleggen dat een citaat opnemen in een krantenartikel toch echt iets anders is dan een document archiveren.

Na enkele zinnen over het project van de Library of Congress om alle tweets te gaan bewaren, staat er dan:

In een artikel in de Volkskrant van 17 april jl. reageert een woordvoerder van ons Nationaal Archief geschokt: “Tweets zijn eerder persoonlijke notities of krabbeltjes op een stuk papier.” In het Nederlandse archiefbestel archiveert het Nationaal Archief met een ‘achterstand’ van 20 jaar. In de praktijk zorgen nu e-mailberichten en Word-bestanden voor kopzorgen.

Toen ik dit las, heb ik mijn wenkbrauwen ook even gefronst. En terecht, want het blijkt dat dit helemaal niet in de krant heeft gestaan. In de Volkskrant van 15 (!) april 2010 staat:

De Nederlandse Koninklijke Bibliotheek is niet van plan het voorbeeld van zijn Amerikaanse tegenhanger te volgen. 'Wij archiveren alleen publicaties. Tweets zijn eerder persoonlijke notities of krabbeltjes op een stukje papier. Dat is meer iets voor het Nationaal Archief', zegt een woordvoerder.

Selectief
De woordvoerder van het Nationaal Archief is geschokt als het (sic) hoort dat de Amerikaanse bibliotheek miljarden tweets gaat opslaan. 'Ongelooflijk. Wij archiveren met een vertraging van 20 jaar. Bij ons komen nu de eerste e-mailtjes en word-bestanden binnen. We zijn er nog helemaal niet mee bezig, maar ik kan me goed voorstellen dat we in de toekomst ook tweets gaan opnemen in de archieven. Dat zal dan altijd selectief gebeuren.'

De woordvoerder van het Nationaal Archief zegt dus helemaal niets over persoonlijke krabbels of kopzorgen over Word-bestanden!

Ondertussen heb ik Max gevraagd naar zijn mening over deze weblog, maar ik heb nog niets gehoord.

Op twitter zouden we zeggen: #Doxis #fail

P.S.
Mocht de blog verwijderd worden, ik heb hier een kopie van de pagina gezet.

Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen

Gisteren organiseerde Doxis zijn jaarlijkse seminar in de Van Nellefabriek in Rotterdam. Onderwerp was web 2.0 en de invloed van “2.0” op de informatievoorziening bij de overheid. De opkomst was enorm, zo groot dat ze extra workshops hadden ingelast en zelfs een wachtlijst hadden moeten hanteren. Maar, ik vraag me af of de lezingen en workshops in vruchtbare aarde zijn gevallen.

Christian van der Ven mocht in de grote zaal het spits afbijten met zijn presentatie over Archief 2.0 en de invloed van “2.0” op het werk van archiefdiensten. Zelfs als je het hem al een paar keer hebt horen vertellen, slaagt hij er iedere keer weer in om grotere en kleinere ‘nieuwigheden’ te vertellen. En hij verdient een extra compliment omdat hij (net als Theo Thomassen ’s middags) de hele ‘arena’ bespeelde: tijdens de plenaire sessies zaten de deelnemers om de sprekers heen, een soort 360° tour dus.

Archief 2 0 voor dummies

View more presentations from Christian van der Ven.

Daarna mocht ik een van de vier parallelsessies verzorgen over Archiveren 2.0. Aan de hand van een viertal voorbeelden probeerde ik de aanwezigen duidelijk te maken dat de wereld 2.0 uit meer bestaat dan ‘eindige’ documenten: weblogs, tweets, communities en waves kunnen het allemaal waard zijn om bewaard te worden. Maar het zijn ‘oneindige informatiebronnen’, die niet zoals wij gewend zijn linksboven beginnen en rechtsonder stoppen.


Voor mij was de workshop gedeeltelijk een experiment, omdat het voor de eerste keer was dat ik een presentatie gaf die volledig online stond: geen powerpoint, geen filmpjes op laptop, alles online bij Zoho, Flickr en Youtube (en dus ook geen ‘bewijsexemplaar’ op de server bij de provincie). Ik kreeg vlak voor dat ik moest beginnen dan ook klamme handjes toen bleek dat de wifi-verbinding het niet deed. Uiteindelijk was dat een tijdelijke storing en gedurende de hele presentatie functioneerde alles vlekkeloos.

Na de lunch volgde het “eerste openbare optreden van de kersverse hoogleraar Archiefwetenschap” (dixit Max Beekhuis). Theo Thomassen probeerde onder andere aan de hand van de elektronische leeromgeving van de Reinwardt-academie en de UvA aan te geven dat er belangrijke en minder belangrijke archiefstukken zijn. Daarnaast beschreef hij welke overheidsprocessen geschikt zouden kunnen zijn voor het gebruik van web 2.0.
Theo liet op verschillende momenten duidelijk merken dat hij sceptisch staat tegenover de ‘hosanna-stemming’ die onder andere op Ambtenaar 2.0 en Archief 2.0 hangt ten aanzien van het nivellerende en democratiserende gehalte van web 2.0. Hij rekent zich zelf (denk ik) meer tot het Andrew Keen-kamp. Ik had het niet erg gevonden als hij daar veel explicieter en nadrukkelijker op ingegaan was, als was het alleen maar voor de discussie.

Tijdens de laatste parallelsessies ben ik gaan luisteren naar Peter van de Ruit. Hij legde uit hoe de gemeente Haarlem vanaf 2011 volledig digitaal gaat werken. Uitgangspunt is dat de ambtenaar bepaalt welke informatie deel uit maakt van een zaak en er dus ook zelf voor verantwoordelijk is dat deze informatie in het juiste ‘mapje’ geplaatst wordt. Het enige wat DIV daarna (en daarvoor) nog doet is: structuur aanbrengen in de mapjes en bewaartermijnen toekennen op zaakniveau.
Dit leverde onder de deelnemers niet alleen een semantische discussie op over wat digitaal werken is, maar riep vooral veel weerstand op. Van verschillende kanten werd geroepen dat ambtenaren dit niet zelf kunnen en/of willen doen, dat het archief dan wel heel erg vervuild wordt met irrelevante informatie, dat ambtenaren dan vast weer heel veel gaan printen, dat…, dat…

Hoe zei Christian het ook weer: Veranderen moet je willen kunnen.

En als hij dit niet zei (hij zei "Willen moet je ook maar kunnen"), dan had hij het moeten zeggen!
Want dit is de reden waarom ik me afvraag of de boodschap van met name Chris, Peter en mezelf wel is aangekomen bij de deelnemers. Ik ben bang dat een groot deel van de aanwezigen niet in staat is om de oude SOD-regels over hoe een papieren dossier gevormd en geschoond moet worden, los te laten. Zoals iemand tegen me zei: “Dit hoorde ik zeven jaar geleden al, en ik ben zo bang dat ik het over zeven jaar nog altijd hoor.”

Het kan niet genoeg benadrukt worden:

De wereld verandert en mee veranderen is geen keuze, maar een kwestie van moeten!

O ja, voor de liefhebber: hier staan alle tweets over het seminar.