Vandaag is het #GIGD

Hoera, vandaag is het Global Information Governance Day.

Global Information Governance Day, or GIGD, is an international holiday that occurs on the third Thursday in February. The purpose of Global Information Governance Day is to raise the awareness of information governance.
Information governance is an emerging term often defined as the enforcement of desirable behavior in the creation, use, archiving, and deletion of corporate information. Gartner Inc., an information technology research and advisory firm, defines information governance as the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals.

Hoe kun je deze dag vieren?
Barclay T Blair doet zes suggesties:

• Clean up and shut down an old departmental shared drive, just for fun.Chip away at your email inbox to try and achieve Inbox Zero.
• Take your IT department out for a drink and find out where the legacy information bodies are really buried.
• Drink some herbal tea, read Zen Buddhism for Dummies, and try not to panic when you think about how big the problem is at your organization.
• Take six or seven hours and try to explain to your friends and family, what exactly do you do for a living again anyway?
• Participate in the first annual Global Information Governance Day Twitter chat.

Mag ik daar een ding aan toevoegen?

• Wees vandaag extra vriendelijk voor Ad. Het is tenslotte zijn dag... ;-)

O en het is vandaag ook nog Internationale Moedertaaldag, dus misschien is Information Governance vandaag niet zo kies. Informatiebeheer, dan maar?

Gerelateerd
Information Governance volgens VHIC
Management met informatie
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk

Plaatje: "gouvernante" Mary Poppins natuurlijk

Een paar losse eindjes

Even een paar losse eindjes aan elkaar knopen.

Vandaag over een week sta ik in het Concertgebouw en ik ga in ieder geval het verhaal van de Sirenen gebruiken. Dat betekent dus dat Jeanine mee mag, als ze zou willen.

In oktober 2010 verwees ik naar het initiatief van Yan Martel om iedere twee weken een boek naar de Canadese minister-president te sturen. Deze week heeft hij het honderdste en laatste boek gestuurd: Scorched van Majdi Mouawad.

What I’ve been trying to do in this long epistolary dead-end with you, beyond the plying of irony, is to make the following point: that the books available in bookstores and libraries throughout Canada, that the exhibits to be seen in this nation’s galleries and museums, that the movies coming out of this country, that the plays and dance pieces seen on its stages, that the music heard in its concert venues, be they bars or orchestra halls, that the clothes that come from our designers, the cuisine from our best restaurants, and so on and so forth with every creative act of Canadians, that all these cultural manifestations are not mere entertainment, something to pass the time and relax the mind after the “serious” business of the day is over with, the earning of money—no, no, no. In fact, these manifestations are the various elements that add up to the sum total of Canadian civilization. Take these away and nothing worthwhile remains of Canadian civilization. Corporations come and go, leaving hardly any trace, while art endures.

Yet it is corporations and their voracious demands that regulate our lives nowadays, far more than theatres, bookstores and museums. Why is that? Why is it that people work so crazily hard these days, at the expense of family, health, and happiness? Have we not perhaps forgotten that work is a means to an end, that we work so that we might live, and not the other way round? We’ve become slaves to our work and have forgotten that it’s in moments of leisure and stillness, when we’re free from working with a hoe or at a keyboard, that we can contemplate life and become fully ourselves. We work, work, work, but what mark do we leave, what point do we make? People who are too beholden to work become like erasers: as they move forward, they leave in their wake no trace of themselves. And so that has been the point of my fruitless book-gifting to you: to raise my voice against Canada becoming a nation of erasers.

Mijn discussie met Ad is ook een beetje in de lucht blijven hangen, maar we hebben eind deze maand een afspraak om het een en ander eens 'face to face' uit te praten. Wordt dus nog wel vervolgd.

Een van de mogelijke oplossingen die in reactie op Verzonden betekent niet altijd verzonden werd geopperd, was om brieven dan maar aangetekend te verzenden. Arnoud Engelfriet beschrijft vandaag dat dit ook niet altijd helemaal goed gaat:

Voor de gewone brief is het Hof snel klaar. Hoofdregel uit de wet is dat je moet bewijzen dat de post aangekomen is (art. 3:37 lid 3 BW). En bij gewone post is dat vrijwel onmogelijk (tenzij de ontvanger op een of andere manier een bevestiging aan je geeft). Bij aangetekende post lijkt dit iets makkelijker: de postbode heeft immers genoteerd wanneer hij aan de deur was. Maar dat is niet genoeg:

"[Er] blijkt uit de stickers op de envelop niet meer dan dat de postbode tot tweemaal toe “geen gehoor” kreeg toen hij de brief ten huize van [ontvanger] wilde aanbieden en dat de brief vervolgens niet door [ontvanger] van het postkantoor is afgehaald en aan [afzender] is geretourneerd. Anders dan [afzender] heeft gesteld, volgt uit die feiten nog niet (het vermoeden) dat de brief (tijdig) aan [ontvanger] is aangeboden op de wijze die daartoe ter plaatse van de bestemming is voorgeschreven (vergelijk HR, 8 september 1995, NJ 1996, 567 en HR 4 juni 2004, NJ 2004, 411). Daartoe is vereist dat aannemelijk is dat de postbode, nadat hij “geen gehoor” kreeg, een schriftelijk bericht van aankomst heeft achtergelaten."
En bij dat laatste gaat het dus fout: de afzender kon niet bewijzen dat dat ook werkelijk gebeurd. Hoewel het normaal is dat de postbode dat doet, is dat onvoldoende om te mogen concluderen dat het in deze zaak ook écht is gebeurd.

En tenslotte nog iets over de diefstal van archiefstukken in het Stadsarchief Amsterdam. Het stadsarchief schrijft daar vandaag over dat vermiste archiefstukken niet altijd gestolen archiefstukken zijn. Het kan namelijk ook gaan om logistieke (een dossier is op een verkeerde plaats opgeborgen) of administratieve (een dossier is verkeerd geregistreerd) vermissing gaan.

Per jaar worden gemiddeld 25.000 inventarisnummers ingezien op de studiezaal en worden circa 10.000 inventarisnummers naar het scanbedrijf vervoerd. Wordt bij het retourplaatsen van deze stukken 0,1 % niet op de juiste plaats teruggezet, dan zijn er 35 documenten vermist. Een vergelijkbare foutmarge bij het intypen van gegevens in de beheerssystemen kan dit aantal gemakkelijk verdubbelen of verveelvoudigen. Dus vermissing is niet altijd diefstal.

Interessant is ook dat ze blijkbaar een openbare 'vermissingenlijst' gaan maken, die binnenkort online komt.

Afbeelding: Loose ends van Jkob

Management met Informatie

Doordat mijn laptop vorige week stuk was, had ik in de trein heel veel tijd om allerlei stukken te lezen. Gisteren heb ik dan eindelijk, zoals eerder beloofd, het Information Governance-rapport van VHIC helemaal gelezen. Het was geen onverdeeld genoegen.
En dat was echt niet alleen om de taalfouten die er op verschillende plekken in voorkomen: wat in plaats van dat, verhaspelde spreekwoorden als "de wens is de voeder van de gedachte" (p.57), het veelvuldig gebruik van het woord opmerkelijk, of het plots de lezer aanspreken, als in de volgende passage:

Daarbij heeft u niet veel aan een gemiddelde, omdat u natuurlijk de beste wilt zijn, wat betekent dat u zich dient te meten aan die beste. (p.67)

Antwoord, analyse en interpretatie
Wat me vooral stoorde was de vermenging van antwoord, analyse en interpretatie. Neem de vraag naar de toegankelijkheid van bedrijfskritische informatie op pagina 21-22.

In de tekst staat dan:

De bedrijfskritische informatie is niet goed toegankelijk, zegt het antwoord van de respondenten. Dit heeft te maken met de manier waarop de informatie is gestructureerd, of juist niet is gestructureerd: informatie in e-mailboxen is moeilijk toegankelijk, digitale mappen zijn op naam van medewerkers afgesteld en niet op onderwerp of werkproces, papieren dossiers zijn onvolledig omdat belangrijke e-mails er niet in worden opgeslagen en digitale dossiers zijn niet systematisch toegankelijk gemaakt.

Ik kan me vergissen, maar alles wat achter "Dit heeft..." staat is misschien wel waar, maar blijkt niet per sé uit het antwoord van de gemeentesecretarissen. Misschien vinden die de informatie wel om een heel andere reden slecht toegankelijk. Maar dat weten we niet, want daar is - bij mijn weten - niet naar gevraagd.
(En dan ga ik nog voorbij aan de opmerking die Gerdy eerder maakte, dat een "Neutraal" antwoord hier als "Niet goed" wordt gezien...)
Op deze manier worden telkens opvattingen en ideeën van VHIC over hoe het bij gemeenten werkt of zou moeten werken toegeschreven naar de antwoorden van gemeentesecretarissen of hoofden DIV.
Verder worden er op verschillende plekken zaken met elkaar in relatie gebracht, die niet of nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Als 42% van de gemeentesecretarissen aangeven dat er geen "beleid is vastgesteld voor het zorgvuldig verwijderen van informatie die niet meer nodig is en voor het zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware", staat er:

Overigens is er voor gemeenten een selectielijst opgesteld, die aangeeft welke informatie gedurende welke termijn bewaard dient te worden c.q. wanneer informatie vernietigd mag of moet worden. Dit is overheidsbeleid, kennelijk minder goed bekend bij de gemeentesecretarissen.

Maar de vraag bestaat uit twee onderdelen en de gemeentelijke selectielijst zegt bij mijn weten niets over het "zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware."
De vraagstelling is sowieso verschillende keren lastig, omdat er ook negatief geformuleerde vragen gesteld worden, zoals DIV als afdeling zal binnen tien jaar in de huidige vorm niet meer bestaan of 70% van de DIV-medewerkers zal niet mee kunnen in de toekomstige ontwikkelingen. Ik weet nooit wat Ja of Nee dan betekent...

Zaakgericht werken
In mijn eerste stukje schreef ik dat ik de conclusie vooral een soort 'ophemeling' van zaakgericht werken vond. Ad van Heijst reageerde daar als volgt op:

Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden

Het gekke is dat deze nuance dus echt helemaal niet in het rapport voorkomt. Daar wordt geen enkele kritische opmerking geplaatst bij de gemeentelijke neiging naar Zaakgericht werken.

Afsluitend
Natuurlijk staan er ook interessante dingen in het rapport, maar die zijn voor mij vooral beperkt tot de 'harde' cijfers, die, zoals ik eerder ook al zei, het algemene beeld ondersteunen. Dat is ook al heel wat.

Gerelateerd
Information governance volgens VHIC

Information governance volgens VHIC

Eerder presenteerde VHIC de resultaten van zijn landelijk benchmarkonderzoek (pdf). Hoewel ik het rapport nog niet helemaal gelezen heb (95 pagina's) zijn er wel al een paar dingen die me opvallen.
Hoewel het onderzoek gaat over "information governance" en informatiehuishouding, lijkt het in de conclusies toch vooral te gaan over 'klassieke' documenten, digitale A4-tjes en niet over digitale bestanden die niet als 'document' te karakteriseren zijn, maar wel nodig kunnen zijn om het handelen van een overheid te verantwoorden, zoals webpagina's, records in ERP-systemen of GIS-applicaties:

Informatie moet in de toekomst sneller beschikbaar zijn, bovendien moet deze informatie compleet, actueel en betrouwbaar zijn. Documenten dienen slechts één keer voor te komen, maar via meerdere ingangen te worden teruggevonden.
(...)
Bewijs- en verantwoordingsdocumenten worden langs meerdere kanalen gevormd en binnen zaken of projecten beheerd.
(...)
De werkprocessen van de organisatie zijn leidend, de inrichting van de informatiehuishouding volgt de werkprocessen. De werkprocessen zullen in de toekomst via internet/webformulieren
geautomatiseerd worden: dit betekent voor die werkprocessen nog minder documenten.

Maar misschien wordt mijn interpretatie te zeer gestuurd door mijn obsessie...

De bevindingen van het onderzoek zijn niet heel verrassend, in de zin dat ze niet afwijken van het algemene beeld dat Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer en LOPAI de afgelopen jaren schetsen. Maar het is goed dat het gekwantificeerd is:

De volgende resultaten geven te denken:

• 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk;
• 40% meent dat de bedrijfskritische informatie niet goed wordt beschermd;
• 30% meent dat de kosten van het informatiebeheer onvoldoende worden beheerst;
• 71% van de respondenten haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de organisatie;

(...)
Schokkend is de uitspraak dat slechts in 12% van de deelnemende organisaties voldoende kennis aanwezig is van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen over het beheer van informatie en dat de richtlijnen die er zijn, onvoldoende worden toegepast in 72% van de organisaties. In 53% van de gevallen wordt informatie niet met voldoende waarborgen verwijderd.
(...)
[B]innen organisaties is de informatiehuishouding bij slechts 41% van de gemeenten goed georganiseerd en bij slechts 49% van de deelnemers bestaat het idee dat goed informatiebeheer noodzakelijk is.

Wat verder opvalt aan de conclusie van het onderzoeksrapport, is dat het eigenlijk amper een conclusie is. Het hele hoofdstuk omvat zeven pagina's en daarin worden nauwelijks 'lessen geleerd' uit het onderzoek. Het is vooral een lofzang op zaakgericht werken, zaaksystemen, zaaktypecatalogus en dsp. Los van de vraag of dit allemaal 'waar' is, lijkt me dat je dat soort dingen niet kunt concluderen op basis van een onderzoek bij gemeenten waar de information governance zo beroerd is. De conclusies die ik hierboven citeerde komen dan ook uit het persbericht dat op de website van VHIC staat.

Binnenkort eens ergens tijd vinden om het volledige rapport te bestuderen...