E-mailberichten? Die komen op mijn geheime adres

Gisteren Canadese e-mailberichten die stelselmatig vernietigd werden, vandaag e-mails die stelselmatig naar "geheime" adressen gestuurd worden. AP berichtte begin deze maand:

Some of President Barack Obama's political appointees are using secret government email accounts to conduct official business, The Associated Press found, a practice that complicates agencies' legal responsibilities to find and turn over emails under public records requests and congressional inquiries.
White House spokesman Jay Carney on Tuesday acknowledged the practice and said it made eminent sense for Cabinet secretaries and other high-profile officials to have what he called alternative email accounts that wouldn't fill with unwanted messages. Carney said all their email accounts, public and otherwise, were subject to congressional oversight and requests by citizens under the U.S. Freedom of Information Act.

Say what? Een geheim e-mailadres, omdat het andere vol loopt met ongewenste berichten? En een nog geheimer e-mailadres voor de echt, 100% gewenste berichten, of hoe moet ik dat zien?
Voor de duidelijkheid, het gaat hier niet om privé-adressen die "zakelijk" gebruikt wordt, maar om dubbele (of driedubbele?) zakelijke adressen:

The practice is separate from officials who use personal, nongovernment email accounts for work, which generally is discouraged due to laws requiring that most federal records be preserved.
Having separate accounts could put an agency in a difficult spot when it is compelled to search for and release emails as part of congressional or internal investigations, civil lawsuits and public records requests. That's because employees assigned to compile such responses would necessarily need to know about the accounts to search them. Secret accounts also drive perceptions that government officials try to hide actions or decisions.
"What happens when that person doesn't work there anymore? He leaves and someone makes a request (to review emails) in two years," said Kel McClanahan, executive director of National Security Counselors, an open government group. "Who's going to know to search the other accounts? You would hope that agencies doing this would keep a list of aliases in a desk drawer, but you know that isn't happening."

Nog mooier is dat AP op grond van de Freedom of Information Act (FOIA, de Amerikaanse WOB) om een overzicht van die geheime e-mailadressen heeft gevraagd. Om voor de hand liggende redenen kreeg het persbureau die niet. Wat heb je aan geheime adressen als je ze daarna gewoon openbaar maakt?
Overigens was het ministerie van Arbeid  niet zo principieel, als er iets meer dan 1 miljoen dollar betaald werd, viel er wel iets te regelen:

It said it needed to pull 2,236 computer backup tapes from its archives and pay 50 people to pore over old records. Those costs included three weeks to identify tapes and ship them to a vendor, and pay each person $2,500 for nearly a month's work. But under the department's own FOIA rules — which it cited in its letter to the AP — it is prohibited from charging news organizations any costs except for photocopies after the first 100 pages. The department said it would take 14 weeks to find the emails if the AP had paid the money.

Naderhand zei het ministerie trouwens dat die rekening van 1 miljoen onjuist was en werden een stel "geheime" adressen toch openbaar gemaakt.

Ik vind het maar een wonderlijk verhaal...

Gerelateerd
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)
Wob en privé e-mailboxen
E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg

Plaatje: affiche van het Best Kept Secret-festival

Een SMS kan je je huis kosten

Afgelopen weekend werd in België het volgende bekend:

Ook een sms kan dienen als rechtsgeldig bewijs bij een verkoop. Dat ondervonden de verkopers van een woonhuis in Oost-Vlaanderen. Nadat ze kandidaat-kopers eerst via sms hadden laten weten dat ze akkoord gingen met hun bod, verkochten ze de woning later toch aan mensen die meer hadden geboden. Maar daar stak de rechtbank uiteindelijk een stokje voor. Dat schrijft een krant van De Persgroep.
De verkopers van de woning stuurden naar de kandidaat-kopers een tekstbericht om te melden dat ze ingingen op hun bod van 550.000 euro. Maar toen de kopers wat later terugbelden, kregen ze te horen dat iemand anders inmiddels een verkoopsovereenkomst had ondertekend.
De eerste kandidaat-kopers lieten het daar niet bij en stapten naar de rechtbank in Gent. Die oordeelde uiteindelijk dat de sms die de verkopers hadden gestuurd een wettig geschrift is en dus moet worden gerespecteerd.
[...]
"Dat gebeurde eerder al voor faxen en e-mails, maar nu is ook duidelijk dat een sms een echt geschrift is en dat mensen aangesproken kunnen worden op wat ze erin schrijven", besluit de advocaat, "op voorwaarde dat er geen discussie bestaat over wie de sms verstuurd heeft en er ook andere bewijselementen, zoals telefoonrekeningen, voor handen zijn."

Nederland
Afgelopen weekend heb ik op rechtspraak.nl rond gezocht in uitspraken waar "sms" in voorkwam en dat leverde onder andere een zaak tussen UPS en Flextronic op, waarin verschillende sms-berichten een cruciale rol speelden. Opvallend in deze zaak is dat UPS in eerste instantie ontkende de afzender van een van de betwiste sms-en te zijn, maar naderhand dat verweer liet varen. Blijkbaar was Flextronic afdoende in staat om aan te tonen dat het bericht ontvangen en afkomstig was van iemand van UPS.

In het vonnis staat trouwens ook de volgende ietwat onbegrijpelijke passage:

2.9. Op 25 november 2009 heeft [gedaagde sub 3 in conventie] aan [betrokkene] per sms onder meer het volgende bericht:
(…) Ik heb besloten een formele klacht bij jullie algemeen directeur neer te leggen. Dit om een aantal redenen. Ik ben weggegaan bij de DPD omdat ik twee serieuze schadegevallen achter elkaar had in korte tijd. Bij UPS moest ik 4,50 EURO gaan betalen maar zou het in ieder geval beter gaan. Bij jullie heb ik in de afgelopen maand al zes!! Serieuze klachten. Ik zit al weken te wachten op een reactie van jullie. Daarnaast heb ik reeds vroeg in ons onderhandelingstraject aangegeven dat voor mij voorwaarde voor het continueren van het onderhandelingstraject en het verdere samenwerkingstraject is dat we ook voor de eerste periode de afgesproken prij berekend krijgen. Het feit dat jullie zowel de onderhandelingen als de samenwerking niet afgebroken hebben en jouw opmerking daar komen we wel uit, heb ik opgevat als een positieve reaktie op die voorwaarde. Ik ga dus absoluut niet accoord met de gefactureerde prijs. (…)

Dat moeten heel wat SMS-berichten achter elkaar zijn geweest.

Verenigde Staten
En vanmorgen las ik trouwens bij De Redactie dat de Amerikaanse autoriteiten een voormalige ingenieur van BP hebben gearresteerd op verdenking van het laten verdwijnen van bewijsmateriaal rondom de ramp van met het olieplatform Deepwater Horizon in 2010:

In de zaak is vandaag een eerste arrestatie verricht. Kurt Mix, een voormalige ingenieur van de oliemaatschappij BP die het boorplatform uitbaatte, wordt ervan verdacht meer dan 300 sms-berichten bewust te hebben laten verdwijnen.
Uit die berichten bleek dat de hoeveelheid olie die in zee stroomde veel groter was dat wat BP later zou toegeven, en ook dat de inspanningen die BP leverde om het lek te dichten, faalden. Het ging om sms-verkeer tussen hem en een hoger geplaatst figuur.
De 50-jarige Kurt Mix wordt onder meer "obstructie van het onderzoek" ten laste gelegd. Mix riskeert 20 jaar cel and torenhoge boetes.

Hoe dan ook, en Hans Waalwijk roept dit al zeker tien jaar: ook SMS-berichten kunnen ook archiefstukken zijn.

Gerelateerd
Laat een bericht achter na de piep

Plaatje: For Sale on Alberta Street van Jeff Jones

Ajax, e-mail en archiefbeheer

Ja, ja, Ingmar bladert en schrijft over voetbal! Want ook daar is archiefbeheer belangrijk.
Afgelopen weekend stond in de NRC een interview met Martin Sturkenboom, de opgestapte interim-directeur van Ajax. Het gaat over zijn onenigheid met Wim Jonk, die iets met de jeugdopleidingen doet:

„Nou ja, je hebt het over iemand [Wim Jonk, IKo] die bij Volendam is weggestuurd wegens een gebrek aan organisatietalent. Als Jonk het voor het zeggen houdt, dan voorspel ik heel veel slechts bij de jeugdopleiding van Ajax. Laatst ging hij plotseling zelf de training van de A2 doen. Weet je waarom? Jonk wilde doen geloven dat ik hem dwars had gezeten bij het aanstellen van een nieuwe trainer. Ik wist van niks totdat ik op 26 januari opeens een mail kreeg van Jonk. Hij stelde dat ik al twee mailtjes van hem onbeantwoord had gelaten. Die stonden eronder geplakt. Ik dacht: ‘Kom ik nu uit een ei?’ Ik heb iemand van de ICT erbij gehaald en die bevestigde dat die mails nooit waren verzonden. Met dit soort praktijken had ik dus te maken.”

En wat zei Jonk?

Wim Jonk bestrijdt het geschetste beeld en zegt dat Sturkenboom zelf een afspraak had afgezegd. De genoemde mails kwamen na verloop van tijd als terug als niet-afgeleverd. Toen heeft hij het via een ander systeem nog eens geprobeerd. Jonk: „Dit tekent zo’n man, dat hij dit zegt.”

Mooi man, e-mails die volgens een ICT-er nooit verzonden zijn, e-mails die "na verloop van tijd terug kwamen" en e-mails die dan maar "via een ander systeem" verzonden (en ontvangen?) werden.
Zoek het archiefstuk...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Interne e-mail is geen archief

Plaatje: De oudste elftalfoto van een Ajax I - elftal. V.l.n.r. boven: Pasteuning, Stallmann, Geissler, Martare, Van der Laan. Midden: Hein Brockman, Holst, Hertel. Onder: Harbord, Kist, Dijkstra.

Laat een bericht achter na de piep

De afgelopen dagen was "de voicemail" verschillende keren in het nieuws. Eind vorige week ging het vooral om de slechte beveiliging van de voicemail van ministers, Tweede Kamer-leden en ambtenaren. Afgelopen dinsdag ging het in de Tweede Kamer over een bericht dat een medewerker van Haskoning zou hebben ingesproken op de voicemail van "iemand van defensie." Minister Hillen zei daarover dat het bericht "kwijt" is, dan wel dat het niet "geconstateerd" kan worden.

Van Bommel (SP): Defensie heeft nooit wat gehoord van een telefoontje of een voicemail die is ingesproken door Haskoning. In hun eigen feitenrelaas zegt Haskoning dat zij Defensie gebeld hebben met informatie over de situatie in Sirte. Is die voicemail ineens verdwenen? Wij moeten wij nu geloven?
Minister Hillen: Defensie is dit uivoerig nagegaan, maar heeft geen telefoontje geconstateerd. De informati e heeft ons niet bereikt.

Deze dialoog leidde ertoe dat ik me "hardop" afvroeg of een voicemailbericht een archiefstuk is, met daar achteraan de constatering dat het Nationaal Archief van Australie vindt van wel:

Voicemail messages are records
However, you need to make a decision as to wether they are short-term, facilitary records which can be destroyed (...) or whether they are important business records.
Some voicemail is facilitative, such as arranging a meeting or asking you to return a call. Other voicemail may be a request from the public or contain information required for business. The information in these messages should be retained.

De gedachtenwisseling die hieruit volgde is door Lina Storm opgenomen in Storify.

Mij gaat het nu even om iets anders...
Het lijkt me dat er in dit geval toch wel sprake is van informatie die "nodig is voor de bedrijfsvoering." En ook als je de "ouderwetse" definitie van archiefbescheiden als uitgangspunt neemt ("bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten") is hier sprake van een archiefstuk. ALS HET BERICHT IS ONTVANGEN!
En daar wordt deze affaire ook een beetje schimmig. Bij Defensie zeggen ze dat ze het bericht niet hebben ontvangen, maar iemand van Haskoning zegt dat hij naar een nummer van defensie gebeld heeft en een boodschap over de beoogde evacuatieplaats heeft ingesproken. Maar Haskoning kan natuurlijk niets bewijzen, want waar is de "minuut" van dit bericht?
Van praktisch alle archiefstukken die 'verzonden' worden, kan de verzender een kopie houden: analoge brief, e-mail, SMS, tweet. Maar van een voicemail niet! Natuurlijk, een brief, e-mail of sms die verzonden wordt, kan niet aankomen. Maar er is toch nog enig bewijs van verzending.
En dan komt het rare, want volgens mij kan de MIVD, of in ieder geval de AIVD, op basis van de verkeersgegevens in ieder geval achterhalen of iemand vanaf een bepaald nummer op een bepaald tijdstip voor een bepaalde tijdsduur naar een bepaald nummer gebeld heeft. Misschien is zelfs nog wel te achterhalen of de beller is doorgeschakeld naar een voicemaildienst.
Waar bewaren we al die verkeersgevens anders voor?
Of is hier echt sprake van een 'doofpot' en is het bericht wel gevonden (misschien zelfs tijdig afgeluisterd en genegeerd) en is het "gemakshalve" vernietigd. Dat zou kunnen verklaren waarom Defensie de verkeersgegevens eventueel niet heeft willen opvragen. Maar misschien zie ik nu te veel samenzweringen?

Nu blijft het gek genoeg het woord van de minister tegen het woord van Haskoning. En de minister heeft nu de schijn tegen, hoewel ik de rol van Haskoning ook wat dubieus vind.

Plaatje van Zazzle

Management met Informatie

Doordat mijn laptop vorige week stuk was, had ik in de trein heel veel tijd om allerlei stukken te lezen. Gisteren heb ik dan eindelijk, zoals eerder beloofd, het Information Governance-rapport van VHIC helemaal gelezen. Het was geen onverdeeld genoegen.
En dat was echt niet alleen om de taalfouten die er op verschillende plekken in voorkomen: wat in plaats van dat, verhaspelde spreekwoorden als "de wens is de voeder van de gedachte" (p.57), het veelvuldig gebruik van het woord opmerkelijk, of het plots de lezer aanspreken, als in de volgende passage:

Daarbij heeft u niet veel aan een gemiddelde, omdat u natuurlijk de beste wilt zijn, wat betekent dat u zich dient te meten aan die beste. (p.67)

Antwoord, analyse en interpretatie
Wat me vooral stoorde was de vermenging van antwoord, analyse en interpretatie. Neem de vraag naar de toegankelijkheid van bedrijfskritische informatie op pagina 21-22.

In de tekst staat dan:

De bedrijfskritische informatie is niet goed toegankelijk, zegt het antwoord van de respondenten. Dit heeft te maken met de manier waarop de informatie is gestructureerd, of juist niet is gestructureerd: informatie in e-mailboxen is moeilijk toegankelijk, digitale mappen zijn op naam van medewerkers afgesteld en niet op onderwerp of werkproces, papieren dossiers zijn onvolledig omdat belangrijke e-mails er niet in worden opgeslagen en digitale dossiers zijn niet systematisch toegankelijk gemaakt.

Ik kan me vergissen, maar alles wat achter "Dit heeft..." staat is misschien wel waar, maar blijkt niet per sé uit het antwoord van de gemeentesecretarissen. Misschien vinden die de informatie wel om een heel andere reden slecht toegankelijk. Maar dat weten we niet, want daar is - bij mijn weten - niet naar gevraagd.
(En dan ga ik nog voorbij aan de opmerking die Gerdy eerder maakte, dat een "Neutraal" antwoord hier als "Niet goed" wordt gezien...)
Op deze manier worden telkens opvattingen en ideeën van VHIC over hoe het bij gemeenten werkt of zou moeten werken toegeschreven naar de antwoorden van gemeentesecretarissen of hoofden DIV.
Verder worden er op verschillende plekken zaken met elkaar in relatie gebracht, die niet of nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Als 42% van de gemeentesecretarissen aangeven dat er geen "beleid is vastgesteld voor het zorgvuldig verwijderen van informatie die niet meer nodig is en voor het zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware", staat er:

Overigens is er voor gemeenten een selectielijst opgesteld, die aangeeft welke informatie gedurende welke termijn bewaard dient te worden c.q. wanneer informatie vernietigd mag of moet worden. Dit is overheidsbeleid, kennelijk minder goed bekend bij de gemeentesecretarissen.

Maar de vraag bestaat uit twee onderdelen en de gemeentelijke selectielijst zegt bij mijn weten niets over het "zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware."
De vraagstelling is sowieso verschillende keren lastig, omdat er ook negatief geformuleerde vragen gesteld worden, zoals DIV als afdeling zal binnen tien jaar in de huidige vorm niet meer bestaan of 70% van de DIV-medewerkers zal niet mee kunnen in de toekomstige ontwikkelingen. Ik weet nooit wat Ja of Nee dan betekent...

Zaakgericht werken
In mijn eerste stukje schreef ik dat ik de conclusie vooral een soort 'ophemeling' van zaakgericht werken vond. Ad van Heijst reageerde daar als volgt op:

Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden

Het gekke is dat deze nuance dus echt helemaal niet in het rapport voorkomt. Daar wordt geen enkele kritische opmerking geplaatst bij de gemeentelijke neiging naar Zaakgericht werken.

Afsluitend
Natuurlijk staan er ook interessante dingen in het rapport, maar die zijn voor mij vooral beperkt tot de 'harde' cijfers, die, zoals ik eerder ook al zei, het algemene beeld ondersteunen. Dat is ook al heel wat.

Gerelateerd
Information governance volgens VHIC

Information governance volgens VHIC

Eerder presenteerde VHIC de resultaten van zijn landelijk benchmarkonderzoek (pdf). Hoewel ik het rapport nog niet helemaal gelezen heb (95 pagina's) zijn er wel al een paar dingen die me opvallen.
Hoewel het onderzoek gaat over "information governance" en informatiehuishouding, lijkt het in de conclusies toch vooral te gaan over 'klassieke' documenten, digitale A4-tjes en niet over digitale bestanden die niet als 'document' te karakteriseren zijn, maar wel nodig kunnen zijn om het handelen van een overheid te verantwoorden, zoals webpagina's, records in ERP-systemen of GIS-applicaties:

Informatie moet in de toekomst sneller beschikbaar zijn, bovendien moet deze informatie compleet, actueel en betrouwbaar zijn. Documenten dienen slechts één keer voor te komen, maar via meerdere ingangen te worden teruggevonden.
(...)
Bewijs- en verantwoordingsdocumenten worden langs meerdere kanalen gevormd en binnen zaken of projecten beheerd.
(...)
De werkprocessen van de organisatie zijn leidend, de inrichting van de informatiehuishouding volgt de werkprocessen. De werkprocessen zullen in de toekomst via internet/webformulieren
geautomatiseerd worden: dit betekent voor die werkprocessen nog minder documenten.

Maar misschien wordt mijn interpretatie te zeer gestuurd door mijn obsessie...

De bevindingen van het onderzoek zijn niet heel verrassend, in de zin dat ze niet afwijken van het algemene beeld dat Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer en LOPAI de afgelopen jaren schetsen. Maar het is goed dat het gekwantificeerd is:

De volgende resultaten geven te denken:

• 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk;
• 40% meent dat de bedrijfskritische informatie niet goed wordt beschermd;
• 30% meent dat de kosten van het informatiebeheer onvoldoende worden beheerst;
• 71% van de respondenten haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de organisatie;

(...)
Schokkend is de uitspraak dat slechts in 12% van de deelnemende organisaties voldoende kennis aanwezig is van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen over het beheer van informatie en dat de richtlijnen die er zijn, onvoldoende worden toegepast in 72% van de organisaties. In 53% van de gevallen wordt informatie niet met voldoende waarborgen verwijderd.
(...)
[B]innen organisaties is de informatiehuishouding bij slechts 41% van de gemeenten goed georganiseerd en bij slechts 49% van de deelnemers bestaat het idee dat goed informatiebeheer noodzakelijk is.

Wat verder opvalt aan de conclusie van het onderzoeksrapport, is dat het eigenlijk amper een conclusie is. Het hele hoofdstuk omvat zeven pagina's en daarin worden nauwelijks 'lessen geleerd' uit het onderzoek. Het is vooral een lofzang op zaakgericht werken, zaaksystemen, zaaktypecatalogus en dsp. Los van de vraag of dit allemaal 'waar' is, lijkt me dat je dat soort dingen niet kunt concluderen op basis van een onderzoek bij gemeenten waar de information governance zo beroerd is. De conclusies die ik hierboven citeerde komen dan ook uit het persbericht dat op de website van VHIC staat.

Binnenkort eens ergens tijd vinden om het volledige rapport te bestuderen...

Een papieren internet

If you wanted to preserve important bits of our civilization for future centuries, you could do worse than a bundle of paper sealed in plastic. It's remarkably cheap and effective; you can make one over a weekend.
(...)
A time capsule must perform three basic functions:

1. Encode information with sufficient density & durability.
2. Protect the information from physical damage, moisture, heat & cold, etc.
3. Be findable.

So while the Rosetta Stone performed (2) fairly well, it was pretty lucky to be found at all. Also its data density is terrible: about 1 bit per cubic centimeter. A book in a library fulfills (1), but requires the library around it to provide (2) and (3).
The internet, contrary to popular belief, is not very good at preserving information on a long time scale. It ultimately depends on digital media that break down rapidly. Early Unix source code, one of the most important sequences of bits ever written, had to be reconstructed from printouts.

Het printen van internet, ik geloof toch niet dat dit de ultieme oplossing is...

Tegelijkertijd publiceren een Duitser en Oostenrijker een onderzoek waaruit blijkt dat opslag op microfilm de ideale oplossing zou zijn voor de digitale houdbaarheid.

The team has carried out a feasibility study that analysed encoding techniques to allow digital data to be saved on to microfilm and then to test data recovery as well as cost issues. Aside from precluding the need for frequent technology updates, storage of documents and data on microfilm will give future generations access to the information by scanning the microfilm into whatever system they are currently using and applying optical character recognition to re-digitize und subsequently decode the data.
The team further suggests that in order to reduce the amount of microfilm used for any given repository and so cut conversion and re-digitization times it would be possible to convert a stream of text into a bar-code type system that would still be entirely analogue but would rely on knowledge of the conversion key to return the data to digital form from microfilm. Using such a system could render a tested 170 kilobyte file that requires 191 pages of microfilm space as just 12 or so "printed as a two-dimensional barcode. Such a barcode would incorporate redundancy and be self-checking unlike a straight digital to analogue image scan of the text. Further compression is possible, if colour microfilm and barcodes were used for storage. This may provide a valuable, low-maintenance additional back-up for the original digital objects in addition to preservation activities needed for the on-line access copies.