Google Vault is geen Google records management

Techcrunch schreef vorige week:

Today, Google is debuting a new archiving, records management and e-discovery solution for Google Apps for businesses called Vault.

Het eerste wat ik dacht was: "Daar gaan we dan..." en ik moest denken aan de lezing van Steve Bailey van ongeveer anderhalf jaar geleden: In whose hands does the future of digital archiving lie?

Gisteren en vandaag heb ik een beetje rond gekeken op de Vault-pagina's van Google, maar ik geloof dat TechCrunch niet precies weet wat records management inhoudt. Google Vault heeft wel elementen die ook bij records management (en archivering) horen, maar cruciale elementen ontbreken.
Blijkbaar kun je in Vault bewaartermijnen gebaseerd op inhoud, labels en metadata toekennen aan e-mailberichten en "on-the-record chatsessions". Maar dit lijkt erg rudimentair, want beperkt tot een zoekterm, datum, afzender en ontvanger.
Vault lijkt vooral bedoeld om er voor te zorgen dat kleine ondernemingen beter aan de de steeds vaker voorkomende e-discovery kunnen voldoen. Zo is de "legal hold" ook ingebouwd, waardoor je alle e-mail van of naar een of meer users opzij zetten en van vernietiging uitzonderen.
Je kunt in Vault de berichten organiseren in Dingen (Google noemt dit Matters, hoewel je dat met allerlei woorden kunt vertalen - zaken, aangelegenheden, affaires - kies ik nu even voor Dingen).

In Google Apps Vault, a matter is a container for all of the data related to a specific topic, such as a litigation case or investigation. A matter includes:

• Any saved search queries
• A list of accounts with data on litigation hold
• A list of the accounts that can access the matter
• Any export sets for the matter
• An audit trail for the matter

En je kunt die Dingen exporteren uit de Apps-omgeving in het MBOX-formaat.
Zoeken en vinden lijken - uiteraard - vooral gebaseerd op full-text search en over de beperkingen daarvan schreef ik afgelopen dinsdag al.
Maar als je dit legt naast de eisen uit bijvoorbeeld MoReq2010, NEN 2082 of de ICA Requirements (nu nog in concept, definitieve versie wordt deze zomer gepresenteerd), dan ontbreken er nog heel wat functionaliteiten. Daarmee is Vault dus nog geen bedreiging voor de "dedicated" EDRMS-producenten.

Maar...
Op het moment dat Google Vault uitgebreid wordt over de hele Google Apps-for-businesssuite (dus inclusief Calendar, Docs, Sites etc) en er wat intelligentere ordeningsmogelijkheden aan toegevoegd worden, komen ze een heel eind. Vooral omdat dan heel veel types documentaire neerslag in één omgeving "gevangen" kunnen worden en er geen sprake meer is van aparte 'archiefsilo's.'

Gerelateerd
Waarom full-text-search niet zaligmakend is
De toekomst van het archief ligt bij Google?

Met dank aan Chris Bellekom voor de attendering:

Archiveren zonder grenzen. Google richt zich na 'toegankelijk' ook op 'goed' en 'geordend': techcrunch.com/2012/03/28/goo…
— Chris Bellekom (@chrisbellekom) april 5, 2012

Ajax, e-mail en archiefbeheer

Ja, ja, Ingmar bladert en schrijft over voetbal! Want ook daar is archiefbeheer belangrijk.
Afgelopen weekend stond in de NRC een interview met Martin Sturkenboom, de opgestapte interim-directeur van Ajax. Het gaat over zijn onenigheid met Wim Jonk, die iets met de jeugdopleidingen doet:

„Nou ja, je hebt het over iemand [Wim Jonk, IKo] die bij Volendam is weggestuurd wegens een gebrek aan organisatietalent. Als Jonk het voor het zeggen houdt, dan voorspel ik heel veel slechts bij de jeugdopleiding van Ajax. Laatst ging hij plotseling zelf de training van de A2 doen. Weet je waarom? Jonk wilde doen geloven dat ik hem dwars had gezeten bij het aanstellen van een nieuwe trainer. Ik wist van niks totdat ik op 26 januari opeens een mail kreeg van Jonk. Hij stelde dat ik al twee mailtjes van hem onbeantwoord had gelaten. Die stonden eronder geplakt. Ik dacht: ‘Kom ik nu uit een ei?’ Ik heb iemand van de ICT erbij gehaald en die bevestigde dat die mails nooit waren verzonden. Met dit soort praktijken had ik dus te maken.”

En wat zei Jonk?

Wim Jonk bestrijdt het geschetste beeld en zegt dat Sturkenboom zelf een afspraak had afgezegd. De genoemde mails kwamen na verloop van tijd als terug als niet-afgeleverd. Toen heeft hij het via een ander systeem nog eens geprobeerd. Jonk: „Dit tekent zo’n man, dat hij dit zegt.”

Mooi man, e-mails die volgens een ICT-er nooit verzonden zijn, e-mails die "na verloop van tijd terug kwamen" en e-mails die dan maar "via een ander systeem" verzonden (en ontvangen?) werden.
Zoek het archiefstuk...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Interne e-mail is geen archief

Plaatje: De oudste elftalfoto van een Ajax I - elftal. V.l.n.r. boven: Pasteuning, Stallmann, Geissler, Martare, Van der Laan. Midden: Hein Brockman, Holst, Hertel. Onder: Harbord, Kist, Dijkstra.

Wat moet je overbrengen?

Vorige week vrijdag had ik net System Migrations to Archives van Richard Lehane gelezen, toen Marco een blogje op BREED schreef over digitale duurzaamheid in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 31.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. 

 Dat betekent dat, als ik vandaag digitale archiefbescheiden over zou moeten brengen, ik ook het DMS Filenet Panagon over zou moeten brengen. Over een jaar zou ik het zaaksysteem Verseon 2.0 over moeten brengen. Maar we hebben het informatiesysteem zelf ook nog nodig!!!

Hij doet een beetje schamper over deze bepaling en beëindigt het blogje met Ik lach me een natte broek en ben blij dat ik geen archivaris ben. Succes ermee, mensen!
Maar zo gek is artikel 31 helemaal niet, als ik Lehane goed begrijp.
In New South Wales werken ze aan

a digital recordkeeping system that can encompass other digital recordkeeping systems – a system of systems – rather than simply a digital repository storing digital objects. Instead of focusing on the challenges of preserving digital objects as clusters of discrete files, State Records’ digital archives will aim to preserve agency records in context, as integral parts of agency recordkeeping systems.

Zij stellen dat de meeste "digital preservation tools" gericht zijn op individuele bestanden: characterisation, conversie, metadata-extractie gaat allemaal over individuele bestanden. Ook de manier waarop digitale archiefbestanden geschikt  gemaakt worden (ADA in ED3-termen, SIP in OAIS-taal) om in een digitale depots te kunnen worden opgenomen is vaak gefocust op individuele bestanden. Lehane verwijst onder andere naar Bagger (een tool van de Library of Congres) en Manifest Maker van The National Archives of Australia, maar het geldt ook voor de Raw Ingest Tool die het Nationaal Archief ontwikkeld heeft.
Maar zegt Lehane, deze hulpmiddelen kunnen niet overweg met archiefstukken die niet uit nette digitale bestanden bestaan:

The file-level focus of these tools also mean that they are poorly suited for processing consignments of digital records that don’t exist as neat sets of files: for example, digital records within digital recordkeeping systems, database-backed business systems, or digital records stored in cloud-based services. [...]
A file-level approach to transfer may also ultimately impair users of digital archives. From an access perspective, the object of the digital archives is not to create a library of digital objects that readers can peruse but a live recordkeeping system that the public can access for authoritative and meaningful records and that agencies can continue to rely on for evidence of their business activities.

Dit heeft natuurlijk alles te maken met het beroemde, maar vaak nauwelijks begrepen, records continuüm.
Door het zo nadrukkelijk over "voor" en "na" overbrenging te hebben, lijkt het net alsof de activiteiten die nodig zijn om archieven duurzaam toegankelijk te houden (zoals preservation planning of conversies) pas na export voor overbrenging hoeven plaats te vinden.

In a sytem migration approach, the formal transfer of digital records becomes just one element of a larger project, sitting in parallel with other processes suchs as preservation planning, metadata mapping, data extraction, quarantine, file characterisation, format migration etc. This approach allows for flexible workflows that stage preservation processes at the most appropriate moment for any given consignment of digital records.

Grafisch geeft Lehane dat als volgt weer:

Tenslotte stelt dat Lehane dat de term overbrenging de nadruk veel te veel legt op overdracht van beheer. Aangezien de meeste (overheids)organisaties niet in staat of bereid zijn om zelf "voor altijd" voor hun digitale archieven te zorgen, blijft overbrenging essentieel. Maar er zullen ook organisaties zijn die wel zelf voor hun archieven kunnen en willen blijven zorgen. Op rijksniveau is dit de facto het geval bij bijvoorbeeld het Kadaster (en in een andere vorm bij de Rijksuniversiteit Leiden). Maar overbrenging is geen essentieel aspect van archiveren, in tegenstelling tot toegankelijk maken (of houden) in al zijn facetten.

Bij allerlei gelegenheden zijn er wel mensen die verkondigen dat we in de toekomst digitale archieven niet meer overbrengen  (postcustodial heet dat in de archivistiek).
Misschien wel, misschien niet, ik heb echter de indruk dat de meeste mensen die dit zeggen, zich niet of nauwelijks gerealiseerd hebben wat de consequenties van wel of niet overbrengen zijn. Lehane licht een tipje van de sluier, maar misschien moeten we hier toch eens wat meer aandacht aan gaan besteden...

En die Kookaburra?
Ach, het is een Australische vogel en ik zag er gisteren toevallig een in Aachener Tierpark, waar hij trouwens heel begrijpelijk Lachender Hans genoemd wordt.

Gerelateerd
Uitlenen van overgebrachte archieven

I manage records - Are you a vampire?

"What exactly does a records manager do?"
"Uhm well, manages records. You didn't see that coming?"
"No I guess I didn't, I wasn't aware we have a music collection here at Big Fat Enterprises..."

Helaas is het eind weer een beetje braaf en voorspelbaar...

Via Jack Karelse.

Levert records management eigenlijk geld op?

Heel interessante lezing van Steve Bailey over de financiële opbrengsten van records management.
Wij stellen altijd dat adequaat archiefbeheer meer is dan alleen een "wettelijke" plicht, maar kunnen dat eigenlijk nauwelijks onderbouwen. Bailey stelt dat er in de literatuur enkel "nebulous" uitspraken zijn over de echte opbrengsten van records management. Om hier iets aan te doen hebben ze bij JISC een "impact-calculator" ontwikkeld. Hierin kun je zelf kiezen welke aspecten (tijd, kosten, opslagruimte, CO2-uitstoot) je wil vergelijken bij de implementatie van een "records management project".

The Impact Calculator can be used to demonstrate the impact of records and information management by quantifying the tangible benefits or efficiency gains that can be derived from it.

• identifying and recording the efficiency savings and costs of a process redesign
• determine if and when a return on investment (ROI) is made
• identify and measure as many benefits as you wish
• quantifying efficiency savings in monetary and non-monetary terms

Lijkt me heel interessant om eens bij enkele Nederlandse overheidsorganisaties uit te proberen.
Zijn er vrijwilligers?

Overigens, de titel van de presentatie luidt: Don't waste your money appraising records - The surprising implications for records management of measuring our impact, want bij verschillende pilots bleek dat selectie en waardering van achterstanden nooit geld oplevert, alleen maar geld kost!

Gerelateerd
Wat is de relatie tussen een hamer en een rma?
Waarom zou ik een rma gebruiken?
Managing the crowd - Steve Bailey #archief20
Doc-Direkt en de magische achterstanden