vrijdag 9 december 2011

Uitlenen van overgebrachte archiefbescheiden

Wetten en statuten
van de Universiteit Leiden, 1631,
uit het Archief van Curatoren
(AC1 1)
Een week of twee geleden, berichtten het Nationaal Archief en de Universiteit Leiden alletwee over de overbrenging van de universiteitsarchieven naar het Nationaal Archief. Zo'n overbrenging is normaal gesproken geen nieuws, maar deze keer is er geen verhuisbedrijf aan te pas gekomen. In de woorden van de Universiteit:
Paul van der Heijden, rector en voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Leiden en Martin Berendse, Algemeen Rijksarchivaris, hebben een overeenkomst gesloten waarbij de Leidse universiteitsarchieven in formele zin zijn ‘overgebracht’ naar het Nationaal Archief. Tegelijkertijd heeft de Algemeen Rijksarchivaris het besluit ondertekend om deze archieven in langdurige bruikleen te geven aan de Universiteit Leiden. Dit alles zonder dat er ook maar één snipper papier is verplaatst.
Het Nationaal Archief voegde daar in zijn bericht nog aan toe:
De formele regeling die nu is getroffen, houdt in dat het universiteitsarchief overeenkomstig de Archiefwet wordt overgedragen aan het Nationaal Archief, maar direct weer wordt uitgeleend. De universiteitsbibliotheek voldoet aan de voorwaarden die aan archiefbewaarplaatsen worden gesteld. Tot nu toe is deze regeling in een zeer beperkt aantal gevallen toegepast, namelijk voor het NIOD, het Rijksmuseum en de Hoge Raad van Adel.
En ik vroeg me af: Kan dat nu zomaar?
Wat rondzoeken en het inschakelen van een hulplijn leverde het volgende op:
Ja het mag, maar er zijn wat haken en ogen.

Op grond van het tweede lid van artikel 18 van de Archiefwet, is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd "archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden."

Wat hier meteen al opvalt is dat uitlening slechts voor "bepaalde tijd" toegestaan is. De universiteit en het NA noemen in hun berichten geen concrete termijn, de Universiteit spreekt van "langdurige bruikleen".
Maar er is meer...

In 1996 heeft de toenmalige algemene rijksarchivaris een circulaire over uitlening geschreven: Richtlijnen voor de uitlening van archiefbescheiden. De circulaire heb ik nog nergens online gevonden, maar hij staat in ieder geval in het Handboek Archiefrecht en in "Schuurmans & Joordens".
Er staan interessante dingen in die circulaire:
2. [...] Maar om te voorkomen dat iedere keer opnieuw een beheerder van een archiefbewaarplaats zelf onderzoek moet laten instellen of een aanvragende instelling een deskundig beheer en een veilige bewaring waarborgt, hebben rijksarchiefdienst, Landelijk Overleg van Provinciale Inspecteurs en Kring van  Archivarissen bij Lagere Overheden besloten een lijst te maken en bij te houden van instellingen waar een dergelijke toetsing niet of niet meer nodig is.
Deze lijst wordt aangehouden door de algemene rijksarchivaris en de provinciale inspecteurs der archieven. De algemene rijksarchivaris zorgt voor regel-matige publikatie van de lijst.
3. Op de lijst worden in ieder geval geplaatst: het Koninklijk Huisarchief, alle rijksarchiefbewaarplaatsen, alle archiefbewaarplaatsen van gemeenten en waterschappen, mits daaraan een archiefambtenaar in het bezit van het diploma archivistiek is verbonden, de bewaarplaats door GS is goedgekeurd en raadpleging in een studiezaal onder voortdurend toezicht is gewaarborgd.
Ik heb gezocht naar een dergelijke lijst, maar heb hem nog niet gevonden. Als iemand hem heeft, hou ik me aanbevolen.

Als een instelling niet op de lijst staat, kan er toch uitgeleend worden, maar dan dient de beheerder zich ervan te vergewissen dat: de archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen, er deskundig personeel belast is met het beheer van de bewaarplaats, de raadpleging in de studiezaal veilig kan gebeuren.
In dit geval is het rapport van de Erfgoedinspectie uit 2009 misschien nog wel interessant.

Wat zeker interessant is:
4. Ieder verzoek om uitlening vergt een besluit van de beheerder van de archiefbewaarplaats, die bevoegd is het verzoek af te wijzen (artikel 18, derde lid), met de mogelijkheid van beroep ingevolge de Algemene wet bestuursrecht.
Behalve de hierboven geciteerde persberichten, heb ik nog geen besluit van de Algemene Rijksarchivaris gezien / gevonden. Ook hiervoor houd ik me aanbevolen.

En wat dacht je van lid 5:
Het verdient aanbeveling om, in geval van een verzoek tot uitlening aan een instelling gelegen binnen een afstand van 50 km of van een uur gaans, met de aanvrager in overleg te treden over een alternatief voor uitlening. 
Maar, de afstand tussen de Universiteit Leiden en het Nationaal Archief is volgens Google: 19,8 km (21 minuten met de auto).

Met andere woorden, het mag wel, maar ik ben wel heel erg benieuwd naar de inhoud van het "uitleningsbesluit" en de eventueel daarin gestelde beperkingen.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen