Is het wervingsverdrag echt kwijt?

Zihni Özdil schreef op Frontaal Naakt over het wervingsverdrag dat Nederland en Turkije in 1964 afsloten:

Maar warempel, daar vond ik het wervingsverdrag uit 1964 tussen Turkije en Nederland.
Een aantal jaren geleden had ik die opgeduikeld bij het Minsterie van Sociale Zaken. Ik had daar een afspraak met een ambtenaar die zou zorgen dat ik het originele verdrag kon inzien en kopiëren.
Toen ik daar was, duurde het echter heel lang voordat ik geholpen werd. Want wat bleek nou, het originele verdrag was niet te vinden: ‘Hij zit vast ergens in een la verborgen, maar we hebben wel de officiele kopie uit 1964.’
[...]
Prima, dacht ik. De originele, officiële kopie is net zo goed als het origineel zelf. 

Hierboven zie je een deel van de kopie van de officiële kopie. De volledige reproductie vind je hier.
(Het verdrag is blijkbaar in het Frans opgesteld omdat de diplomatieke betrekkingen tussen Turkije en Nederland in 1612 in het Frans begonnen zijn.)
Özdil maakt er in zijn stukje een punt van dat het verdrag helemaal niet getekend is, omdat er geen handtekening (en ook geen datering trouwens) op de officiële kopie staat. Maar, ik neem aan dat het hier eerder om een soort laatste concept, waarvan verschillende exemplaren bestonden, dan om een echte "kopie" gaat.
Interessanter is eigenlijk de vraag of het originele verdrag nog altijd kwijt is.
Op Gahetna.nl hebben de wervingsverdragen met Marokko en Turkije een eigen plekje gekregen op de tijdbalk Nederlandse geschiedenis. Maar daarbij staat een foto van Turkse gastarbeiders die aankomen op Schiphol en geen afbeelding van of een verwijzing naar een van de twee verdragen.

Ik heb even gezocht in de archieven van het Nationaal Archief, maar nog geen dossier gevonden waar het verdrag in zou kunnen zitten.

Zouden de dossiers nog niet zijn overgebracht of is het verdrag echt kwijt?

Gerelateerd
... maar 't schiet verre
Het kompjoetergebouw
Grenzen overschreden. Diefstal van archiefstukken
Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven

Over de impact van digitalisering op het archiefproces

Vorige week berichtte de minister van OCW de Tweede Kamer dat de voorgenomen fusie van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief definitief niet doorgaat. (Hoera daarvoor). Samen met die brief stuurde ze ook een Eindrapport Impactanalyse & Scenarioverkenning naar de Kamer. In het rapport brengen de heren Aalbers, Bloembergen en Bom van PBLQ HEC verslag uit van een verkenning naar

1. de impact van de digitale archiefvorming binnen de rijksoverheid op de huidige uitvoering van de archiefwettelijke taak door de minister van OCW en,
2. het schetsen van scenario’s om onzekerheden, de relevante risico’s en gevolgen bij de uitvoering van deze wettelijk vastgelegde taken (Archiefwet), zoals die uit de impactanalyse naar voren komen, te ondervangen.

Al met al viel het rapport me niet mee, een paar constateringen.

Archief is niet alleen permanent te bewaren informatie.
Twee jaar geleden, toen staatssecretaris zijn nieuwe ideeën over selectie en vernietiging presenteerde, constateerde ik dat men op het ministerie blijkbaar denkt dat alleen permanent te bewaren informatie "archief" is. Helaas blijkt uit alles dat de onderzoekers van PBLQ HEC daar ook van uitgaan. Enkele passages om dit te illustreren:

Er is de loop van de jaren een enorme toename van archiefmateriaal geconstateerd. Die wordt deels geweten aan het groeiende overheidsapparaat en de verplichting om op grond van de Archiefwet alle archiefbescheiden ouder dan twintig jaar (en die niet voor vernietiging in aanmerking komen) over de te brengen naar een bewaarplaats. (p.15)

Ja, het groeiende overheidsapparaat zorgt waarschijnlijk voor meer archiefbescheiden, maar waardering en selectie - waar de tweede reden naar verwijst - natuurlijk niet.

Met de grote hoeveelheden aan informatie die nu verwerkt worden, is het van belang om scherp te hebben welke informatie archiefwaardig is. Tijdens het werk zal hier aandacht voor moeten zijn. Als de selectie op een later moment plaatsvindt, dan is het risico levensgroot aanwezig dat omwille van ‘volledigheid’ te veel aan informatie wordt gearchiveerd. (p.19)

Maar, bijna al die informatie die nu "verwerkt" wordt, zijn archiefbescheiden in de zin van de wet (want ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan). Selectie verandert daar niets aan, met selectie wordt alleen bepaald hoelang de archieven bewaard moeten blijven.

Om te beginnen – wat al in de vorige paragraaf is betoogd – ontstaat een goed archief tijdens het werkproces. En als het digitale archief er dan is, dan doet het er eigenlijk niet zo veel meer toe waar het fysiek is opgeslagen. Maar als zo’n archief niet gecreëerd wordt, is het nauwelijks doenlijk om met terugwerkende kracht alsnog een digitaal archief te vormen. (p.20)

Vanuit NEN-ISO 15489 zou deze passage waar kunnen zijn, want een van de uitgangspunten daarin is dat een organisatie vaststelt welke archiefstukken gevormd moeten worden om bewijs van het optreden van de organisatie te kunnen leveren. Maar gezien de rest van de passages, heb ik de indruk dat "archief creëren" hier gaat om het beheren van permanent te bewaren archiefstukken.

Daarnaast speelt het punt dat zorgdragers zich nog nauwelijks bewust zijn van het feit dat met digitaal werken er eigenlijk geen ‘archiefachterstanden’ meer kunnen ontstaan. Bij ongewijzigd beleid is het voorstelbaar dat er toch achterstanden komen, en zorgdragers – vanwege hun verplichtingen – besluiten om dan maar alle aanwezige digitale informatie te archiveren. Dit leidt eveneens tot een explosie aan kosten, omdat juist in het digitale tijdperk de omvang van archiefwaardig materiaal ten opzichte van beschikbaar materiaal enorm is (vooralsnog gaan wij uit van een factor 50 verschil).(p.24) 

Was er in het papieren tijdperk nog de mogelijkheid om achterstanden weg te werken, in het digitale tijdperk lukt dat niet meer. Daarvoor is de stroom aan informatie te omvangrijk, en zijn de kosten exorbitant hoog om vanwege het ontbreken van archieven alle digitale informatie duurzaam te bewaren (als dat al een oplossing zou zijn). Globale becijferingen geven aan dat de kosten voor het duurzaam bewaren van alle digitale informatie ten opzichte van het duurzaam bewaren en ontsluiten van archiefwaardige digitale informatie per jaar een factor 50 scheelt. (p.32)

Het punt van die laatste twee citaten is dat volgens PBLQ HEC maar twee procent van alle informatie binnen een ministerie permanent te bewaren is en dus aandacht verdient. Over die twee procent valt te discussiëren, want de werkzaamheden op kerndepartementen zijn vooral beleidsvormend en wetgevend en die "handelingen" worden altijd als B gewaardeerd. En in de huidige selectiemethodiek betekent dat, dat alle archiefbescheiden die voortvloeien uit die handelingen permanent bewaard moeten worden.
Maar, het grote probleem is dus dat zo goed als alle informatie die binnen een overheidsorganisatie gevormd of ontvangen wordt, archief is. Dus al die informatie zal als archief beheerd moeten worden, totdat deze op basis van de waardering in de selectielijst vernietigd kan worden. Zelfs als maar 2% van de informatie permanent te bewaren is, dat betekent niet dat de overige 98% aan zijn lot kan worden overgelaten.
Zoals ik eerder ook al gezegd heb: de meeste informatie die op basis van de Wob, of bijvoorbeeld een Rekenkamer-onderzoek of parlementaire enquête "nodig" is, is niet als permanent te bewaren gewaardeerd.

De minister van OCW is verantwoordelijk voor alle overgebrachte archieven
Iets anders dat in het rapport opvalt is dat er geen enkele keer wordt vastgesteld dat de minister van OCW zorgdrager is voor ALLE overgebrachte rijksarchieven (zie artikel 23, lid 3 van de Archiefwet). De onderzoekers schrijven:

In de Archiefwet zijn de volgende zaken geborgd (een en ander geschiedt bij Koninklijk Besluit):

• De zorgdrager is verantwoordelijk voor archivering, vanaf de archiefvorming tot met vernietiging en bewaring (tot moment van overbrenging);
• De minister van OCW wijst algemene bewaarplaatsen aan voor blijvende bewaring van de archieven van de rijksoverheid; het Nationaal Archief is belast met de feitelijke bewaring en alle taken die daaruit voortvloeien (denk aan publieksfunctie); de minister heeft de bevoegdheid om ook andere bewaarplaatsen aan te laten wijzen;
• Overbrenging van archieven naar zo’n algemene bewaarplaats gebeurt na een bewaartermijn van 20 jaar; de wet biedt ruimte om hierin uitzonderingen toe te staan;
• De minister van OCW benoemt een algemene Rijksarchivaris, die de regels bepaalt waar zorgdragers en bewaarders aan moeten voldoen, en tevens een adviserende rol naar de minister heeft;
• De minister van OCW benoemt een hoofdinspecteur die verantwoordelijk is voor de toezicht op het gehele archiefproces.(p.37)

Er staat wel verschillende keren dat de minister optreedt als "stelselverantwoordelijke" (bijvoorbeeld op p.36), maar nergens blijkt dat het NA en de RHC's, of beter gezegd de rijksarchivarissen, slechts uitvoerders zijn, en dat de minister van OCW verantwoordelijk is voor de overgebrachte rijksarchieven. Vanuit die positie heeft hij misschien ook wel wat in de melk te brokkelen.

Deskundigheid vloeit weg
Een constatering waar ik het wel helemaal mee eens ben, is dat we de komende decennia nog wel met papieren archieven te maken zullen hebben. Dit betekent dat we dus ook mensen nodig hebben die hiermee uit de voeten kunnen:

Indien aanvullend aandacht vanuit het archiefbeleid achterwege blijft, en de huidige praktijk zich voortzet, dan is het risico zeer groot dat uitvoerende partijen zoals het Nationaal Archief toch proberen om zo goed en kwaad als dat dan kan, uitvoering te geven aan de digitale archiveringstaken. Het zal gepaard gaan met consequenties voor de ‘papieren’ archieftaken (je kunt het geld maar één keer uitgeven). Bovendien is het gevaar denkbaar dat door natuurlijk verloop de deskundigheid en kwaliteit inzake het archiveren van papier verdwijnt.
Het risico is dus aanzienlijk dat de thans voorliggende behoefte vanuit de samenleving richting digitaal werken, al snel consequenties gaat hebben op de kwaliteit van de papieren archieven en het verliezen van specifieke kennis van en over duurzaam archiveren dat met archiefbeheer en –bewaring van papieren informatie is opgebouwd.(p.25)

Een andere waardevolle observatie is dat bij de rijksoverheid de afgelopen jaren een steeds grotere afstand tussen "het archief" en "de uitvoering" is ontstaan. Div-afdelingen werden wegbezuinigd of gingen op in Doc-Direkt, waardoor ze helemaal buiten de archiefvormende organisatie kwamen te liggen. Voor papieren archieven kon dat misschien (al twijfel ik ook daar aan), maar PBLQ HEC constateert terecht dat dit voor digitale archieven heel onwenselijk is. Als je vanaf het ontstaan van informatie het archiefbeheer moet uitvoeren, moet je dus ook nauw betrokken zijn bij die archiefvorming. Dat gaat moeilijker als je extern zit (en ook nog vooral gefocust bent op papieren archieven).

Geadviseerde maatregelen
Er valt nog wel het een en ander over het rapport te zeggen, maar ik laat het hier even bij.
Voor de volledigheid citeer ik hieronder de maatregelen die in het rapport voorgesteld worden integraal.

0. De directeur-generaal Cultuur en Media (OCW) en de directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst (BZK) spreken gezamenlijk uit dat het noodzakelijk is om te komen tot generieke spelregels/afspraken voor informatie- en archiefbeheer, om een correcte behandeling van overheidsinformatie door alle overheidsdiensten (zorgdragers) minder vrijblijvend en meer afrekenbaar te maken.
Beiden spreken af hiertoe gezamenlijk op te trekken en aanvullende afspraken te maken.

1. Het ministerie van OCW neemt het initiatief om op een heel concreet niveau helder te maken wat generiek beleid in het domein van het informatiebeheer (de voorkant van het archiefproces) betekent, wat er van zorgdrager en BZK verwacht wordt, welke impact het heeft op de werkprocessen bij de zorgdragers, en hoe het in lijn gebracht kan worden met reeds aanwezig beleid voor archiefbeheer (de achterkant van het archiefproces) en met andere domeinen van informatiebeheer, zoals informatiebeveiliging en privacy.
De ontwikkeling van dit beleid en daaruit voortvloeiende spelregels/afspraken vindt in nauw overleg met BZK en zorgdragers plaats.
Gedurende de ontwikkeling van de aanvullende spelregels/afspraken zullen pilots worden gehouden om de precieze impact en daarmee de haalbaarheid van het aanvullende beleid mee te wegen.
De resultaten zullen uitmonden in drie (tussen-)producten:
a) het PvE informatie- en archiefbeheer van digitale overheidsinformatie;
b) pakket van maatregelen ter bevordering van de ‘mindshift’ en implementatie van de aanvullende spelregels (generieke gebruiksvriendelijke voorzieningen, innovaties);
c) afspraken over het vervolg (de rijksbrede implementatie en toezicht erop).

2. Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden die voortvloeien uit het voorgaande advies, zal duidelijk worden op welke punten politieke verankering nodig is. Bijvoorbeeld voor de wijze waarop sprake zal zijn van de rijksbrede implementatie. In dat geval zullen de minister van OCW en de minister van Wonen en Rijksdienst (BZK) gezamenlijk optrekken.

3. De minister van OCW zorgt ervoor dat het Nationaal Archief voldoende wordt toegerust om (a) te kunnen optreden als centrale bewaarplaats van digitale overheidsinformatie en (b) zorgdragers zo vroeg als mogelijk (in de archiefketen) te kunnen ontzorgen op basis van aanwezige kennis en beschikbare diensten.

En wat zegt de minister wat ze gaat doen?

Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. 

Kijk aan, nieuwe voorschriften en implementaties...
Hoe zei Einstein dat ook alweer:

Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results.

Maar misschien is dat te cynisch.

Gerelateerd
Fusie van het NA en de KB
Een nieuwe selectieaanpak
Daar is hij dan, de #archiefvisie

Plaatje: PA7 70, Lego Crash Test Dummy van Jonathan_W

Bezuinigingen en wettelijke taken

De grafiek hierboven staat op pagina 76 van het rapport Bezuinigingen op uitvoeringsorganisaties van de Algemene Rekenkamer en laat de ontwikkeling van de geraamde rijksbijdragen en apparaatskosten van het Nationaal Archief zien.
In eerste instantie zou je zeggen dat er geen vuiltje aan de lucht is. De apparaatskosten zijn in 2016 iets lager dan de rijksbijdragen. Maar om de een of andere reden is dit niet het hele verhaal. De Algemene Rekenkamer zegt in een toelichting:

Als gevolg van de taakstellingen daalt in de periode 2011-2016 de geraamde rijksbijdrage voor het Nationaal Archief met €1,94 miljoen (10,2%). De apparaatskosten nemen vanaf 2012 juist toe, met in totaal 8,7%. Toch zijn in 2016 de apparaatskosten van het Nationaal Archief  €572.000 lager dan de rijksbijdrage. De verklaring hiervoor is dat in de apparaatskosten de kosten voor de uitvoering van de wettelijke digitale taak niet zijn meegenomen. Als dat wel gebeurt, is bij het Nationaal Archief in 2016 sprake van een substantieel tekort.*
*   Uitgaande van de kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van de wettelijke archiveringstaak zal het tekort in 2012 al zijn opgelopen tot meer dan €6 miljoen, zo is de verwachting. Bron: Doorlichting Nationaal Archief, 26 september 2012.

Dat is toch gek? Waarom zou de wettelijke digitale taak niet standaard meegenomen zijn?
In de toelichting staat trouwens ook dat de directie van het Nationaal Archief aan het ministerie van OCW heeft laten weten dat de realisatie van de taakstelling, gevolgen zal hebben voor de uitvoering van wettelijke taken. "Gesprekken hierover zijn gaande."

De manier waarop de bezuinigingen ingevuld zullen worden zijn trouwens ook interessant:

Zuiniger en efficiënter werken

• verhuur kantoorruimte (€0,2 miljoen);
• vermindering materiële uitgaven (circa €0,3 miljoen) en vermindering formatie (nog niet gekwantificeerd);
• vervanging van vast (depot-)personeel voor archiefbeheer door WSW’ers.

Minder taken/versobering taakuitvoering

• beperking openingstijden studiezaal;
• overheveling van taken naar Centraal Bureau Genealogie en naar Stichting Vrienden van het Nationaal Archief.

Anders

• extra inzet op verwerving van (meerjarige) projectmiddelen;
• beheer archieven provincie Zuid-Holland (€0,4 miljoen).

 Ik hou mijn hart vast...

Gerelateerd
Fusie van de KB en het NA
Bezuinigingen, RHC's en de Algemene Rijksarchivaris

Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Maandag 25 juni verscheen in de Staatscourant het vaststellingsbesluit van de selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie, waarmee de in 2005 gepubliceerde selectielijst kwam te vervallen. En net als in 2005 was het weer een moeizame bevalling. Dit kwam vooral doordat de VNG als gemachtigde voor alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen optreedt, maar er maar niet in slaagt die machtigingen adequaat vast te leggen.

Wat ik verder wonderbaarlijk vind, is dat de selectielijst zelf niet in de Staatscourant is gepubliceerd:

De selectielijst behorend bij deze beschikking zal beschikbaar gesteld worden via www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten

Heel fijn hoor, een link die verwijst naar een overzicht van - op dit moment - acht pagina's, waar je dan de selectielijst die je wil hebben maar in moet gaan zoeken. Dat zoeken is ook al geen sinecure, want daar heet de lijst opeens BSD Gemeentelijke en intergemeentelijke organen (actualisatie) 1996. Je moet maar weten dat BSD voor Basis SelectieDocument staat, een PIVOT-term die in de Archiefwet verder niet voorkomt.
En als je dan het pdf-bestand opent, heet het opeens weer SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Actualisatie. 
Heel consistent hoor...

En wat doen die rare gele markeringen (bijvoorbeeld op pagina 2) in dit officiële document?
Zijn dat de wijzigingen ten opzichte van de lijst uit 2005? Dat geldt dan in ieder geval al niet voor de eerste twee gele passages...

Inhoudelijk heb ik nauwelijks een mening over de waarderingen. Maar de Raad voor Cultuur heeft in zijn advies wel wat interessante opmerkingen gemaakt, bijvoorbeeld over de verschillen tussen de gemeentelijke lijst en de rijkslijsten als het gaat om financieel beheer en personeelszaken, of het bewaren van metagegevens.
Wat me vooral opviel in de reactie van de Raad was deze passage, over de exploitatie van begraafplaatsen en crematoria:

Overigens stuitte de Raad bij zijn poging om helderheid te krijgen over dit punt op het volgende. Steeds meer gemeenten besteden de exploitatie en het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria uit aan marktpartijen. Daarmee komt ook de taak van het bijhouden van de begraaf- en crematieregisters in particuliere handen. Navraag bij bedrijven als Yarden leert, dat deze bedrijven zich niet bewust zijn van het feit dat deze registers tot de overheidsarchieven behoren en op termijn behoren te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Ook enkele gemeenten die we op dit punt hebben bevraagd, waren zich hier niet van bewust. De Raad ziet hier een risico dat er registers vernietigd worden of buiten het publieke domein blijven. 

Een tijdje geleden hebben het LOPAI en de Erfgoedinspectie tijdens een gezamenlijke (besloten) studiedag hier ook al eens naar gekeken en het gaat natuurlijk om veel meer dan alleen de begraafplaatsen. Je kunt hier ook denken aan het verhalen van schade aan eigendommen, het beheer van websites of het verstrekken van subsidies.

Maar goed, er is dus een nieuwe selectielijst. Ben benieuwd hoe lang het duurt voor deze weer "geactualiseerd" wordt en hoe hij er dan uitziet. Want, zoals de Raad schrijft:

Op het snijvlak van inhoud en procedure ligt de systematiek van deze lijst: een ouderwetse stukkenlijst, ingedeeld in categorieën en strikt organisatiegebonden. De ‘VNG-lijst’ bestaat in deze vorm al sindsjaar en dag. De Raad is echter van mening, dat deze actualisatie laat zien dat de lijst in deze vorm zijn beste tijd gehad heeft. De indeling in categorieën en stukken ontneemt het zicht op de processen en wordt met alle verwijzingen, uitzonderingen en kanttekeningen steeds onoverzichtelijker en moeilijker te hanteren.
[...]
De organisatiegebondenheid van de lijst belemmert het zicht op de grotere gehele van de ketens waarvan veel gemeentelijke processen deel uit maken. De Raad zou daarom graag zien dat de VNG de lijst de komende jaren volledig herziet en daarbij aansluiting zoekt bij de werkprocessen van de gemeenten en de ketens waarvan die deel uit maken.

Aanvulling, 16 augustus 13:20
Ik begreep net van collega Sam dat in 2008 artikel 5 van de Archiefwet zodanig is gewijzigd dat een publicatie van de vastgestelde lijst in de Staatscourant niet meer nodig is.
Het derde lid van artikel 5 luidde eerst:

De vastgestelde lijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Sinds 22 oktober 2008 luidt dit echter:

Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

In de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel (je moet even zoeken, maar hij is te vinden) wordt dit als volgt verantwoord:

Doordat selectielijsten doorgaans een aanzienlijk aantal pagina’s in de Staatscourant beslaan, neemt het drukklaar maken ervan veelal een aantal weken in beslag. Deze wijziging maakt het mogelijk om in een besluit tot vaststelling van een selectielijst te bepalen dat de lijst zélf ter inzage wordt gelegd en raadpleegbaar wordt gemaakt via het internet. Deze technische aanpassing, die niet afdoet aan de kenbaarheid van de lijsten, strekt tot kostenbesparingen en tot verbetering van de effectiviteit.

Tja...

Gerelateerd
Tussentijdse wijziging gemeentelijke selectielijst
Nieuwe methode van archiefselectie: De Raad voor Cultuur vraag advies
Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Plaatje: Bordje op de Eiffeltoren van Koffiemetkoek

Hoe staat het eigenlijk met de innovatieagenda?

Nou, dat is nog altijd niet helemaal helder, maar er schijnt overeenstemming over te zijn.
BRAIN publiceerde afgelopen vrijdag de brief (pdf) die de Algemene Rijksarchivaris een dag eerder naar de voorzitters van BRAIN en KVAN stuurde. Daarin staat onder andere:

Ik kan u inmiddels laten weten dat het - na intensief overleg - is gelukt overeenstemming te bereiken met de onderhandelingsdelegatie van VNG/IPO/UvW en dat er afspraken zijn gemaakt over de Innovatieagenda 2012-2016. De staatssecretaris van OCW heeft hiermee inmiddels ingestemd. Omdat is afgesproken de volledige inhoud van het convenant pas bekend te maken als ook alle formele goedkeuringsprocedures bij de partners zijn doorlopen, kan ik helaas geen volledig inzicht geven.

Maar Berendse is zo vriendelijk om BRAIN en KVAN wel op hoofdlijnen te informeren.

Inhoud?
Niet heel verrassend is dat de vijf hoofdthema's uit de Archiefvisie als programmalijnen terugkomen in de Innovatieagenda:

1. Duurzaamheid
2. Openbaarheid en selectie
3. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL
4. Collectievorming
5. Kwaliteitszorg en versterking van het bestel

Maar "de bestuurlijke partners menen dat bij de inzet van middelen programmalijn 1 het zwaarste gewicht moet krijgen."

Uitvoering?
Ieder jaar stelt de staatssecretaris een uitvoeringsprogramma vast, dat wordt goedgekeurd door de bestuurlijke partners, na overleg met deelnemende partijen/uitvoeringspartners (waaronder BRAIN en KVAN). Om dit allemaal in goede banen te leiden stelt het NA een programmamanager, met een programmabureau, aan en stellen alle bestuurlijke partners uit eigen geledeingen een beleidsteam samen dat minstens zes keer per jaar bijeenkomt. Dit beleidsteam adviseert over de uitvoering, bewaakt de voortgang en overlegt met de deelnemende partijen/uitvoeringspartners en beoordeelt projectplannen.

Voor de begeleiding en uitvoering van de programmalijnen wordt een beroep gedaan op de vakorganisaties en kenniscentra. Zij worden uitgenodigd om als deskundigen deel te nemen in het kennis- en implementatienetwerk. Binnen dit netwerk kunnen themagroepen worden samengesteld. Om de speerpunten van de Innovatieagenda hoger op de bestuurlijke agenda van de decentrale overheden te krijgen, zal een bestuurlijk en ambtelijk aanjaagteam van ambassadeurs en consulenten bij IPO/VNG/UvW worden ingericht. Programmabureau en aanjaagteam verzorgen samen de begeleiding van de decentrale projecten.

Ja, ja, er moet natuurlijk wel wat te vergaderen overblijven...

Landelijk of lokaal?
Bij de uitvoering zal er een onderscheid gemaakt worden tussen landelijke en decentrale projecten. Voor de landelijke activiteiten is het programmabureau/kenniscentrum NA verantwoordelijk. Decentrale projecten worden uitgevoerd door archiefinstellingen, overheden en/of vakinstituten. Hierbij wordt uitgegaan van het "matchingsprincipe."

Organisaties en overheden nemen vrijwillig deel, met als uitgangspunt 50/50 matching tussen Rijk/NA enerzijds en andere partijen samen anderzijds. Het kan daarbij ook gaan om de gerichte inzet van mensen en middelen uit de eigen organisatie.

Tenslotte kondigt de Algemene Rijksarchivaris aan dat er in eind september/begin oktober een startconferentie zal worden gehouden voor alle betrokkenen en belangstellenden.

Dat u het maar weet...

Gerelateerd
Daar is hij dan: de #archiefvisie

Afbeelding: All it takes van Ryan Greenberg

Digitaal Nationaal Archief

Terwijl ik deze week zonder internet in Willingen in het Sauerland zat, verscheen bovenstaand filmpje op het Youtube-kanaal van het Nationaal Archief. Naar mijn mening is het filmpje een beetje traag en lang, maar het is mooi gemaakt.

Is er ook overheidsarchief buiten het NA dan?

Kijk, dit vind ik toch wel heel stoer...

Gisteren schreef Christian over de brief die staatssecretaris Knapen naar de Tweede Kamer had gestuurd over het voorstel van de Europese Commissie voor meer open overheidsdata.
Het kabinet is van mening dat "cultuur ten principale niet thuis hoort in de richtlijn voor hergebruik van overheidsinformatie." Tja dat is een mening waar je het wel of niet mee eens kunt zijn. De mening van Nederland wordt dan onderbouwd met een drietal argumenten: open overheidsinformatie jaagt de erfgoedinstellingen op kosten, hiermee instemmen is misschien een "stepping stone" voor nog verdere openheid en als openingspaukenslag:

Afgezien van overheidsinformatie in het Nationaal Archief (die al onder de Archiefwet valt) kwalificeren collecties in archieven, musea en bibliotheken niet als overheidsinformatie.

Ja, het staat er echt: alleen het Nationaal Archief beheert overheidsinformatie!
Geen idee wat die andere kleine en grote archiefdiensten in Nederland beheren, maar volgens de staatssecretaris van Buitenlandse Zaken in ieder geval geen overheidsinformatie.

En wat is nu het stoere? Dat de KVAN vandaag binnen één dag onderstaande brief naar de staatssecretaris gestuurd heeft!

Geachte heer Knapen,

In uw brief van 20 januari jl. aan de Tweede Kamer stelt u onder meer een nieuwe Europese richtlijn aan de orde die het hergebruik van overheidsinformatie moet vergemakkelijken. Het kabinet, zo schrijft u, kan zich op hoofdlijnen vinden in de voorgestelde richtlijn, maar vindt de uitbreiding van de reikwijdte van de richtlijn naar archieven, bibliotheken en musea ongewenst. Dit motiveert het kabinet door te stellen dat, afgezien van de informatie die bij het Nationaal Archief berust, er geen sprake is van overheidsinformatie in archieven, bibliotheken en musea. Het kabinet beschouwt dat, wat zich daar bevindt, als (digitaal) erfgoed en niet als overheidsinformatie.

Wij willen u er langs deze weg op wijzen dat deze constatering volledig voorbij gaat aan het feit dat alle overheden in Nederland overheidsinformatie voortbrengen, informatie die op een goed moment conform de Archiefwet niet alleen in het Nationaal Archief maar ook in archiefbewaarplaatsen van Regionale Historische Centra, gemeenten en waterschappen terecht komt en daarmee beschikbaar is voor de burger.
Wij nemen aan dat een en ander op een misverstand berust en dat u onze mening deelt, dat zich ook in archieven buiten het Nationaal Archief overheidsinformatie bevindt.
Hoogachtend,

Dr. F.J.W. van Kan
voorzitter

 Het is gezien, het is niet onopgemerkt gebleven.

Fusie van de KB en het NA

Op de laatste dag voor de kerstvakantie maakten de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief bekend dat het kabinet besloten had dat de twee instellingen met ingang van 1 juli 2013 gefuseerd zullen zijn. Otto en Ton schreven daar eerder al uitgebreid over. Ik wil er ook nog drie dingen over zeggen.

Bibliotheek vs archief
Uit het persbericht:

De samenvoeging van een nationaal archief en een nationale bibliotheek was in het papieren tijdperk niet gebruikelijk. Ongepubliceerde (archief) en gepubliceerde documenten (bibliotheek) vereisten verschillende manieren van bewaren en beschrijven. In het digitale tijdperk zijn de verschillen veel minder groot, en de uitdagingen van bewaren en beschrijven nagenoeg hetzelfde.

Dit kan toch niet waar zijn?
Zijn Berendse en Savenije nou echt van mening dat de bewaaromstandigheden voor papieren boeken anders zijn dan die voor papieren archiefstukken?
En denken ze echt dat het beschrijven van digitale archieven en publicaties anders is dan het beschrijven van analoge archieven en publicaties? Worden taken, werkprocessen en archiefvormers of auteurs, uitgeverijen en titels anders beschreven bij digitale archieven en collecties dan bij analoge archieven en collecties?
En heeft iemand al eens geprobeerd ISAD(G), ISAAR (CPF) of ISDF aan een bibliothecaris  uit te leggen, laat staan met behulp daarvan wat publicaties te beschrijven?
Misschien kan de nieuwe ZBO binnen twee jaar fuseren met Beeld en Geluid, DANS en, doe eens gek, SARA? Die beheren en beschrijven ook allemaal digidingetjes...

Fusie als oplossing?
En nou stel eens dat bovenstaande citaat waar is, dat KB en NA overlappende werkzaamheden uitvoeren, is fusie dan de optimale oplossing?
Is er niet ook nog sprake van aparte verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken bij de verschillende organisaties? Ik bedoel: een subtropisch zwemparadijs en een waterzuiveringsbedrijf hebben ook overlappende werkzaamheden, maar moeten ze dan maar fuseren?
Natuurlijk zijn er overlappende werkzaamheden en waarschijnlijk is het inderdaad effectiever en efficiënter om sommige dingen gezamenlijk te doen, maar de verschillen zijn ook aanzienlijk en niet te onderschatten.
De Algemeen Rijksarchivaris bestaat bij de gratie van artikel 25 en 26 uit de Archiefwet en is niet alleen de beheerder van de archieven in de centrale rijksarchiefbewaarplaats, hij is ook de "landsarchivaris" in de zin dat hij de belangrijkste (misschien wel enige) adviseur van de minister is als het om archiefaangelegenheden gaat. Dan gaat het dus onder meer om selectiebeleid, openbaarheid en wijzigingen van de Archiefwet en -regelgeving. Dat is toch iets anders dan het bewaren en beschikbaar stellen van wat publicaties. Een algemene rijksbibliothecaris met vergelijkbare taken en verantwoordelijkheden bestaat niet.
Daarnaast is de rol van een archiefdienst ten opzichte van de "leveranciers" van archieven toch wezenlijk anders dan de relatie die een bibliotheek met uitgevers of "contentleveranciers" heeft. In presentaties en publicaties over het e-depot blijven medewerkers van het NA benadrukken dat het cruciaal is dat het NA "naar voren in het proces moet" en dus door de archiefvormers (ministeries, hoge colleges van staat en ZBO's) al betrokken moet worden bij het ontstaan van digitale archieven. Dat lijkt me niet de natuurlijke houding en habitat van bibliothecarissen.
Tenslotte zijn de status en het belang van archieven toch ook anders dan van publicaties: archieven "bewijzen" iets, grote misstanden of persoonlijke herkomst. Ik denk niet dat veel bezoekers van de studiezaal van de KB in huilen uitbarsten nadat ze een publicatie aangevraagd hebben. Terwijl iedere studiezaalmedewerker van een archiefdienst dit vaker dan eens heeft meegemaakt.
Met andere woorden, natuurlijk moeten de KB en het NA samenwerken wanneer dit opportuun is, maar ieder met zijn eigen deskundigheid en zijn eigen verantwoordelijkheid. Ik ben heel bang dat deze bij een fusie ondergesneeuwd raken in een strijd om de "macht".

Rol van het NA
Het laatste wat ik erover wil zeggen is dat ik het betreur dat het NA het komende anderhalf jaar dus nog meer naar zichzelf zal gaan kijken en waarschijnlijk nog minder het expertisecentrum zal zijn, dat het pretendeert te zijn.

Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, is dat het een rol speelt in discussies als deze.
Nee, Martin Berendse hoeft niet mee te discussiëren op BREED of Archief 2.0 (dat mag wel hoor), maar volgens mij heeft het NA nog nooit iets gezegd over wat te doen met tweets, Facebook-updates, LinkedIn-pagina's, Gmail-acounts en cloud-storage. Vergelijk dat eens met bijvoorbeeld Australië of de Verenigde Staten.


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn analyses en adviezen over de manier waarop RMA's en zaaksystemen gebruikt zouden kunnen of moeten worden.
Dan denk ik aan antwoorden op vragen als: Wat zijn de voor- en nadelen van Sharepoint als DMS? Welke metadata uit een zaaksysteem zijn relevant om permanent te bewaren? Vergelijk dat eens met Groot Brittannië of Nieuw Zeeland.


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn begrijpelijke en bruikbare handreikingen. 
Handreikingen over metadata, bestandsformaten, opslagmethoden en misschien wel WOB-verzoeken. Vergelijk dat ook eens met Nieuw Zeeland of Zuid-Afrika


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn activiteiten en adviezen waar ook "de gewone man" iets aan heeft.
Dit is de beste manier om uw analoge foto's te bewaren. Zo kunt u het beste digitale bestanden opslaan. Vergelijk dat weer eens met Amerika (of Bewaar als, het initiatief van Premsela.org en BNO).

Ik vrees echter dat de komende twee jaar dus vooral besteed zullen worden aan allerlei intern organisatie-politiek landje-pik. En daar zitten we allemaal helemaal niet op te wachten.

Aanvulling 6 januari 2012, 14:24
Zie hier nog de brief die staatssecretaris Zijlstra op 23 december 2011 naar de Tweede Kamer stuurde.

Plaatje: Merge -> van Lexinatrix

Uitlenen van overgebrachte archiefbescheiden

Wetten en statuten
van de Universiteit Leiden, 1631,
uit het Archief van Curatoren
(AC1 1)

Een week of twee geleden, berichtten het Nationaal Archief en de Universiteit Leiden alletwee over de overbrenging van de universiteitsarchieven naar het Nationaal Archief. Zo'n overbrenging is normaal gesproken geen nieuws, maar deze keer is er geen verhuisbedrijf aan te pas gekomen. In de woorden van de Universiteit:

Paul van der Heijden, rector en voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Leiden en Martin Berendse, Algemeen Rijksarchivaris, hebben een overeenkomst gesloten waarbij de Leidse universiteitsarchieven in formele zin zijn ‘overgebracht’ naar het Nationaal Archief. Tegelijkertijd heeft de Algemeen Rijksarchivaris het besluit ondertekend om deze archieven in langdurige bruikleen te geven aan de Universiteit Leiden. Dit alles zonder dat er ook maar één snipper papier is verplaatst.

Het Nationaal Archief voegde daar in zijn bericht nog aan toe:

De formele regeling die nu is getroffen, houdt in dat het universiteitsarchief overeenkomstig de Archiefwet wordt overgedragen aan het Nationaal Archief, maar direct weer wordt uitgeleend. De universiteitsbibliotheek voldoet aan de voorwaarden die aan archiefbewaarplaatsen worden gesteld. Tot nu toe is deze regeling in een zeer beperkt aantal gevallen toegepast, namelijk voor het NIOD, het Rijksmuseum en de Hoge Raad van Adel.

En ik vroeg me af: Kan dat nu zomaar?
Wat rondzoeken en het inschakelen van een hulplijn leverde het volgende op:
Ja het mag, maar er zijn wat haken en ogen.

Op grond van het tweede lid van artikel 18 van de Archiefwet, is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd "archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden."

Wat hier meteen al opvalt is dat uitlening slechts voor "bepaalde tijd" toegestaan is. De universiteit en het NA noemen in hun berichten geen concrete termijn, de Universiteit spreekt van "langdurige bruikleen".
Maar er is meer...

In 1996 heeft de toenmalige algemene rijksarchivaris een circulaire over uitlening geschreven: Richtlijnen voor de uitlening van archiefbescheiden. De circulaire heb ik nog nergens online gevonden, maar hij staat in ieder geval in het Handboek Archiefrecht en in "Schuurmans & Joordens".
Er staan interessante dingen in die circulaire:

2. [...] Maar om te voorkomen dat iedere keer opnieuw een beheerder van een archiefbewaarplaats zelf onderzoek moet laten instellen of een aanvragende instelling een deskundig beheer en een veilige bewaring waarborgt, hebben rijksarchiefdienst, Landelijk Overleg van Provinciale Inspecteurs en Kring van  Archivarissen bij Lagere Overheden besloten een lijst te maken en bij te houden van instellingen waar een dergelijke toetsing niet of niet meer nodig is.
Deze lijst wordt aangehouden door de algemene rijksarchivaris en de provinciale inspecteurs der archieven. De algemene rijksarchivaris zorgt voor regel-matige publikatie van de lijst.
3. Op de lijst worden in ieder geval geplaatst: het Koninklijk Huisarchief, alle rijksarchiefbewaarplaatsen, alle archiefbewaarplaatsen van gemeenten en waterschappen, mits daaraan een archiefambtenaar in het bezit van het diploma archivistiek is verbonden, de bewaarplaats door GS is goedgekeurd en raadpleging in een studiezaal onder voortdurend toezicht is gewaarborgd.

Ik heb gezocht naar een dergelijke lijst, maar heb hem nog niet gevonden. Als iemand hem heeft, hou ik me aanbevolen.

Als een instelling niet op de lijst staat, kan er toch uitgeleend worden, maar dan dient de beheerder zich ervan te vergewissen dat: de archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen, er deskundig personeel belast is met het beheer van de bewaarplaats, de raadpleging in de studiezaal veilig kan gebeuren.
In dit geval is het rapport van de Erfgoedinspectie uit 2009 misschien nog wel interessant.

Wat zeker interessant is:

4. Ieder verzoek om uitlening vergt een besluit van de beheerder van de archiefbewaarplaats, die bevoegd is het verzoek af te wijzen (artikel 18, derde lid), met de mogelijkheid van beroep ingevolge de Algemene wet bestuursrecht.

Behalve de hierboven geciteerde persberichten, heb ik nog geen besluit van de Algemene Rijksarchivaris gezien / gevonden. Ook hiervoor houd ik me aanbevolen.

En wat dacht je van lid 5:

Het verdient aanbeveling om, in geval van een verzoek tot uitlening aan een instelling gelegen binnen een afstand van 50 km of van een uur gaans, met de aanvrager in overleg te treden over een alternatief voor uitlening. 

Maar, de afstand tussen de Universiteit Leiden en het Nationaal Archief is volgens Google: 19,8 km (21 minuten met de auto).

Met andere woorden, het mag wel, maar ik ben wel heel erg benieuwd naar de inhoud van het "uitleningsbesluit" en de eventueel daarin gestelde beperkingen.

Studiezaal open, of toch niet?

Wat is de waarde van een bezoekersreglement? Kan ik een rijksarchief er op aanspreken als de openingstijden niet overeenkomen met het vigerende Bezoekersreglement Rijksarchiefdienst?

In 1980 heeft de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk het Bezoekersreglement Rijksarchiefdienst vastgesteld en volgens wetten.overheid.nl geldt dit nu nog altijd.
Artikel 1 van het besluit luidt:

1.De studiezalen van een rijksarchief zijn voor het publiek geopend op werkdagen van
9.00 uur – 17.00 uur.
Op zaterdag is in elk rijksarchief ten minste één studiezaal geopend van 9.00 uur – 12.30 uur.
2.De studiezalen van de rijksarchieven te 's-Gravenhage zijn bovendien geopend op zaterdag van 12.30 uur – 17.00 uur.
3.De rijksachivaris kan bepalen dat de studiezalen buiten de in het eerste en tweede lid genoemde tijden voor het publiek geopend zijn.

Vergelijk dit nu eens met de openingstijden van enkele "Rijksarchieven".
Het Nationaal Archief:

Openingstijden studiezaal
Dinsdag: 10.00-21.00 uur
Woensdag tot en met vrijdag: 10.00-17.00 uur
Zaterdag om de week (zie hieronder): 10.00-16.00 uur

Maandag is de studiezaal gesloten!

Zaterdagopenstelling 2011
juni: 11 en 25
juli: 9 en 23
augustus: 6 en 20
september: 3 en 17
oktober: 1, 15 en 29
november: 12 en 26
december: 10

Het BHIC:

Openingstijden locatie Den Bosch
Dinsdag: 09.00-17.00 uur
Woensdag: 09.00-17.00 uur
Donderdag: 09.00-17.00 uur
vrijdag: 09.00-17.00 uur
Zaterdag: 09.00-17.00 uur op de eerste zaterdag van de maand, met uitzondering van feestdagen.

Het RHCL:

Openingstijden
Maandag: 13.00 - 17.00 uur
Dinsdag: 09.00-17.00 uur
Woensdag: 09.00-17.00 uur
Donderdag: 09.00-17.00 uur
vrijdag: 09.00-17.00 uur

Nou ja, ik denk dat we de rest wel redelijk kunnen invullen...

Waar het op neer komt is dat de openingstijden dus structureel afwijking van een wettelijk voorschrift: rijksarchieven zijn zelden open op maandag (tenzij dat voor rijksambtenaren geen werkdag is) en niet structureel op zaterdag.
Artikel 2 van het Bezoekersreglement Rijksarchiefdienst geeft wel ruimte voor uitzonderingen, maar die worden omschreven als "bijzondere gevallen". Dat lijkt me dus niet iets waar je een structurele sluiting onder kunt vegen.

Vraag is nu natuurlijk: kan ik me als bezoeker beroepen op het reglement dat de staatssecretaris heeft vastgesteld?

Plaatje: Closed van Jasoon

Nederlandse e-depotfilmpjes

Eigenlijk had ik hier een filmpje van de Library of Congress over de Waldseemuller-kaart willen embedden:

Collections at the Library of Congress consist not only of material objects but also of digital files. In some cases, material objects are scanned, which creates a digital copy.
The Waldseemuller Map is not only preserved in a special case to slow its aging, it has been scanned and its digital copy is online for anyone to access and explore. The Library has also created advanced multispectral images that are crucial for fully understanding the physical map and for monitoring its conservation.
This video compares the physical and digital preservation of the Waldseemuller Map.

Maar het video-beleid van de LoC is mij een beetje een raadsel. Sommige filmpjes staan op YouTube, andere op Archive.org en met weer anderen, zoals deze, kun je helemaal niets.
Daarom maar twee filmpjes over Nederlandse e-depots.

Het eerste van het Nationaal Archief over het rollenspel dat ze daar spelen om te onderzoeken welke valkuilen het opnemen van digitaal archief met zich meebrengt:

Nationaal Archief from Groener Gras Producties on Vimeo.

Het tweede filmpje is van het Gemeentearchief Rotterdam en gaat voornamelijk over de technische inrichting van wat zij de E-Bewaarplaats noemen:


Heel mooi dat deze archiefdiensten op deze manier hun werk uitleggen en bekend maken.

Gerelateerd
Websites archiveer je voor een zesbenig wezen
Gezamenlijke e-depotvoorziening
Digitale houdbaarheid
Digitale departementen, e-depot en achterstanden

Digitale departementen, e-depot en achterstanden

Afgelopen vrijdag verscheen op de website van het Nationaal Archief een persbericht over het e-depot: e-Depot van Nationaal Archief voor alle departementen. In het bericht wordt onder het kopje Vanaf 2015 een digitale overheid verwezen naar het voornemen van alle departemenen om in 2015 digitaal te werken:

Het e-Depot sluit aan op deze ontwikkeling bij de departementen. Vanaf 2015 neemt het Nationaal Archief dan alleen digitaal gecreëerde informatie op (naast het wegwerken van de paperen archiefachterstand). Op deze manier sluiten de processen in de keten (van het moment van creatie van informatie tot en met de archivering) volledig op elkaar aan en voorkomen we dat er een nieuwe, nu digitale, achterstand ontstaat.

Ik twitterde daar vrijdag over: "Wedden dat ze ook nog papier opnemen?"

Maar waarom maak ik me nu zo druk om dat PR-tekstje? Afgelopen dagen heb ik er over lopen peinzen en ik heb verschillende redenen verzonnen.
Allereerst weer die vreemde definitie van 'achterstand' die hier uit spreekt. Blijkbaar vallen de papieren dossiers die tussen nu en 2015 onvermijdelijk nog gemaakt zullen worden (want nog lang niet alle departementen werken digitaal) ook al onder de definitie van achterstand. Wat zegt dit nu toch over het dynamisch archiefbeheer bij de ministeries? Of misschien beter geformuleerd: Wat zegt dit over het beeld dat het Nationaal Archief heeft van het archiefbeheer?
Een ander ding dat me stoort is de bijna exclusieve focus van het Nationaal Archief op de departementen. Net als bij wat ik eerder over de nieuwe selectie-aanpak schreef, lijkt het er hier op dat het Nationaal Archief alle hoge colleges van staat en de ZBO's en PBO's gemakshalve vergeet. Als de "kerndepartementen" maar hun digitale dossiers naar het NA overbrengen, is het goed. Waarbij volgens mij overigens ook allerlei ministeriële buitendiensten over het hoofd gezien worden.
Het derde 'steentje in mijn schoen' is het stukje over "alleen digitaal gecreëerde informatie". Ik ben best bereid om ook vervangen archiefstukken onder 'digitaal gecreëerd' te rekenen, maar dan nog. Worden vanaf 2015 alle internationale verdragen, regeringsakkoorden en wat dies meer zij, ceremonieel, digitaal ondertekend? Of zouden we die toch nog maar op papier bewaren en overbrengen? En wat gebeurt met andere analoge archiefstukken die niet zo eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden, zoals maquettes? Waarom zo rücksichtslos stellen dat alleen digitale informatie opgenomen wordt?
Het vierde pijnpunt ligt helemaal niet aan het Nationaal Archief, maar aan alle andere overheden: waar blijven IPO, VNG en UVW met hun maatregelen om de digitale houdbaarheid te garanderen? Na het rapport van afgelopen zomer over gezamenlijke e-depotvoorzieningen is het in die kringen angstvallig stil gebleven.

Mijn bezwaren gaan dus niet over het streven naar "digitaal werkende" departementen (al betwijfel ik of 2015 haalbaar is), of een goed functionerend e-depot (dat lijkt me zeker haalbaar voor 2015). Nee, het gaat me om de versimpelingen die het Nationaal Archief (naar mijn idee steeds vaker) formuleert in dit soort persberichten. Waarom zo categorisch stellen dat er dan alleen nog maar digitaal gecreëerde archieven overgebracht worden? Waarom zo ongenuanceerd? 'Wij deskundigen' kunnen die nuanceringen wel plaatsen, maar voor burgers en bestuurders is dat heel lastig, maar wel noodzakelijk!

Gerelateerd
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Digital/analog wisdom van doctor paradox

Bezuinigingen, RHC's en de Algemene Rijksarchivaris

Ik heb Bezuinigingen en vergezichten van de Algemene Rijksarchivaris/Directeur Nationaal Archief nu een paar keer gelezen, maar wat zegt hij nou eigenlijk?

Waar gaat het om?
In het regeerakkoord (pdf) staat op pagina 33:

"De uitgaven aan behoud en beheer van cultureel erfgoed, bibliotheken en het Nationaal Archief worden zoveel mogelijk ontzien."

Terwijl in de bijlage op pagina 7 staat:

(...) de Regionale Historische Centra worden gedecentraliseerd naar provincies met een korting op het budget van 25%.

De afgelopen week hebben verschillende directeuren van RHC's daar publiekelijk op gereageerd: Lieuwe Zoodsma van het Noordhollands Archief noemt de korting "een ramp" en Fred van Kan liet aan De Gelderlander weten dat de studiezaal op deze manier nog maar een dag in de week open kan. En vrijdag stuurde BRAIN een zeer scherpe, maar inhoudelijk correcte brief (pdf) naar de staatssecretaris, dat de bezuinigingen oneerlijk en irreëel zijn. Ook Christian reageerde op de bezuinigingen met een voor zijn doen redelijk felle post over verantwoording en democratie.

Bezuinigingen en vergezichten
En tegen deze achtergrond blogt de Algemene Rijksarchivaris/Directeur Nationaal Archief over Bezuinigingen en vergezichten. Hij begint met te zeggen dat hij directeur is van "het RHC Nationaal Archief". Dat is toch de eerste keer dat ik dat hoor: Regionaal Historisch Centrum Nationaal Archief! Op de tekstueel wat rammelende pagina over RHC's op de website van het RHC Nationaal Archief (archief.nl) staat het volgende:

In de provinciehoofdsteden en andere grote steden worden de archieven bewaard bij de Regionale Historische Centra (RHC's). Het gaat dan om rijksarchieven die naar hun aard verbonden zijn met de uitvoering van taken van de Rijksoverheid in de provincie (waterstaat, rechterlijke macht).
(...)
In Zuid-Holland is het Nationaal Archief de provinciale rijksarchiefbewaarplaats.
(...)
De RHC’s vormen een 'openbaar lichaam' op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), waarin het Rijk, een of meer gemeenten, een provincie of een andere instelling vertegenwoordigd zijn.

Samen met het Nationaal Archief vormen de Regionaal Historische Centra het zogenaamde Consortium. Dit Consortium voert regelmatig overleg om het beleid voor het beheer van de archieven te bepalen en richting te geven. De Regionaal Historische Centra hebben alle een eigen website.

Omdat alles in bovenstaande tekst suggereert dat het Nationaal Archief geen RHC is, lijkt dit een beetje slachtoffer spelen met de andere slachtoffers. "Ik hoor bij jullie en ben ook zielig hoor!" Ook de recente wijziging in de samenstelling van de besturen van de verschillende RHC's, duidt er volgens mij niet op dat het Nationaal Archief op gelijke voet staat met de andere 11 RHC's.

Daarna zegt de Algemene Rijksarchivaris/directeur RHC Nationaal Archief min of meer (en ik parafraseer hier een beetje vrij):

Kijk, eigenlijk kan ik niet zeggen wat ik vind van de voorgestelde maatregelen. Ik ben als Algemene Rijksarchivaris de adviseur van de staatssecretaris. Dus eigenlijk is het ook een beetje dom van al die mensen die mijn mening hierover vragen.

Maar, uiteraard bekijkt hij de voorgenomen plannen wel met grote interesse en hij ziet er dan ook vooral een aanmoediging in om de plannen die hij samen met de Rijks-CIO heeft om alle ministeries aan het e-depot te krijgen, te versnellen. En daar heeft hij de RHC's (en andere archiefdiensten misschien ook wel) heel hard bij nodig.
Waarom hij die anderen nodig heeft, is mij niet helemaal duidelijk, want de RHC's hebben helemaal niets te maken met die ministeries. Die brengen hun archieven namelijk allemaal over naar het Nationaal Archief en niet naar de RHC's.

Jammer genoeg doet de blog me al met al een beetje denken aan president Kennedy:

Ask not what the Algemene Rijksarchivaris can do for you, ask what you can do for the Algemene Rijksarchivaris!

Misschien wordt het toch eens tijd om de functies van Algemene Rijksarchivaris en directeur RHC Nationaal Archief radicaal uit elkaar te trekken en de Algemene Rijksarchivaris een echt onafhankelijke adviseur van de minister te maken?

Plaatje