Intentieverklaring fusie BRAIN en KVAN

Vandaag in de mailbox van KVAN- en BRAIN-leden:

Geachte leden,
Als besturen van KVAN en BRAIN zijn wij na jaren van eendrachtig en constructief samenwerken tot de conclusie gekomen dat beide verenigingen en doelgroepen overwegend dezelfde belangen hebben en dezelfde doelen nastreven. Ook constateren wij dat beide verenigingen afzonderlijk kleiner en zwakker zijn dan wenselijk en dat we voor de broodnodige inzet van vrijwilligers vaak in dezelfde vijver vissen. Beide besturen zijn er van overtuigd dat BRAIN en KVAN samen sterker staan en toekomstbestendiger zijn.
Wij stellen onze leden dan ook voor om in 2013 een fusietraject te starten met de intentie om eind 2013 te komen tot een krachtige gecombineerde branche- en beroepsvereniging die de belangen van het archiefveld optimaal kan behartigen.
Daartoe wordt aan de ledenvergadering van BRAIN dd. 22 april 2013 en aan de ledenvergadering van de KVAN dd. 10 juni 2013 gevraagd om:

1. de intentie van de besturen te onderschrijven;
2. de randvoorwaarden vast te stellen waaraan het fusieproces en de uitkomsten daarvan moeten voldoen;
3. de besturen de opdracht te geven een fusiebesluit voor te bereiden dat in het najaar van 2013 definitief genomen kan worden.

In de bijgevoegde notitie maken wij u deelgenoot van onze overwegingen en formuleren wij een voorstel voor de onder 2 genoemde randvoorwaarden. Een belangrijke randvoorwaarde luidt dat de geledingen van instellingen en professionals niet aan kracht moeten inboeten door de fusie. Het zou een slechte zaak zijn als instellingen hun lidmaatschap opzeggen omdat ze zich via het individuele lidmaatschap van hun medewerkers al vertegenwoordigd voelen of andersom. Daarom vragen we de leden om commitment. Als u als lid van BRAIN of KVAN besluit de intentieverklaring te ondersteunen en de opdracht te verlenen om het fusieproces te starten, nemen wij aan dat u daarmee ook de intentie hebt om uw lidmaatschap in de nieuwe vereniging voort te zetten.
Wij hopen van harte dat u tijdens de komende ledenvergaderingen in groten getale aanwezig zult zijn om mee te praten en mee te beslissen over deze belangrijke stap.
Met vriendelijke groet,
namens BRAIN,                  namens KVAN,
Marens Engelhard                Fred van Kan

BRAIN EN KVAN: SAMEN STERK
overwegingen van de besturen bij het voornemen tot fuseren

Voorgeschiedenis
De Vereniging van Archivarissen in Nederland werd in 1891 opgericht met als doel de belangen van het Nederlands archiefwezen te bevorderen. Decennia lang was de KVAN de vereniging waar zowel de belangen van de beroepsbeoefenaren als die van de instellingen werden gediend. De oprichters waren gemeentearchivarissen, die opkwamen voor hun organisatie, hun collectie en hun professie. Gaandeweg ontstonden er naast de KVAN allerlei functiegebonden gremia, zoals de Kring van Archivarissen van Lagere Overheden, het Landelijk Overleg Provinciaal Archiefinspecteurs en het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs.
Pas in de jaren negentig van de vorige eeuw bracht de oprichting van DIVA een grote verandering in de brede belangenbehartiging van het archiefveld. Op uitdrukkelijke wens van OCW, die graag een spreekbuis wilde voor het kleine, maar inmiddels door vele organisaties vertegenwoordigde archiefveld, zou deze koepelorganisatie de Nederlandse instellingen en samenwerkings- en overlegorganen op het gebied van archieven en DIV moeten verenigen. Daarmee ontstond voor het eerst een vereniging van betekenis naast de KVAN. Dat betekende voor de KVAN een herbezinning op taak en doel en een sterkere profilering als beroepsvereniging, hoewel in de statuten ook bleef staan dat de KVAN opkomt voor de belangen van het Nederlands archiefwezen.
DIVA ging in 2007 samen met andere erfgoedkoepels op in Erfgoed Nederland. Ook dat weer op instigatie van OCW, die nu behoefte had aan een sectorinstituut dat rijksbeleid in de sector handen en voeten kon geven. De besteltaken van Erfgoed Nederland verdroegen zich echter niet met belangenbehartiging van instellingen en andere branchetaken die DIVA daarvoor ook had vervuld. Een groep instellingsdirecteuren vond dat die taken expliciet belegd moesten worden bij een vereniging van en voor het veld. Een voorstel om de KVAN open te stellen voor instellingslidmaatschap en deze taken daar onder te brengen, werd door de ledenvergadering van de KVAN verworpen. Belangrijkste reden daarvoor was de vrees dat de belangen van instellingen enerzijds en de professionals anderzijds strijdig zouden kunnen zijn.

Vervolgens werd in 2007 BRAIN opgericht. BRAIN heeft als doel het verbinden, versterken en ondersteunen van archiefinstellingen in Nederland, zodat die in staat zijn de maatschappelijke, culturele en informatieve waarde van hun archieven en documentaire collecties optimaal tot hun recht te laten komen. De vereniging schept daarvoor de benodigde voorwaarden door op te treden als lobbyist, dienstverlener/adviseur, platform en ‘gilde’.

Hoe ziet de praktijk anno 2013 er uit?
In de afgelopen jaren hebben BRAIN en KVAN waar het gaat om de belangenbehartiging voor instellingen en professionals, altijd gezamenlijk opgetreden.
In 2008 schreven we gezamenlijk het visiedocument Archiveren is vooruitzien. Dit document is tot dusver leidend geweest bij de afzonderlijke en gezamenlijke activiteiten op het gebied van beleidsvorming en –beïnvloeding. Het heeft onder andere geleid tot de oprichting van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid en de daaruit voortgekomen voorstellen voor gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Veel van wat beide verenigingen in hun visiedocument hebben bepleit is terecht gekomen in de Archiefvisie van OCW en in het interbestuurlijke Archiefconvenant dat daaraan uitvoering gaat geven. Deze programmatische samenwerking is dan ook zeer vruchtbaar geweest, zo ervaren beide besturen.
Ook in ad hoc reacties op ontwikkelingen in en om het archiefveld zijn BRAIN en KVAN steeds eensgezind en samenwerkingsbereid geweest. Brieven aan bijvoorbeeld OCW en onderwijsinstellingen (instellingscollegeld) worden altijd samen opgesteld, overleg met de algemene rijksarchivaris wordt gezamenlijk gevoerd. In de afgelopen zes jaar bleken beide verenigingen inhoudelijk steeds dezelfde koers te varen. Niet zo vreemd als je bedenkt dat KVAN geen werknemersvereniging is en BRAIN geen werkgeversvereniging. Beide zijn vakinhoudelijk gericht. Beide laten zich leiden door de Ethische Code. Bovendien is bij beide verenigingen het besef sterk aanwezig dat een klein veld als het onze alleen maar invloed kan uitoefenen op het beleid, als het eensgezind optrekt. Verschillen van inzicht die er zijn, worden steeds aan de vergadertafel uitgediscussieerd zodat beide verenigingen uiteindelijk met een eensluidend standpunt naar buiten kunnen treden.
De enige kwestie waarbij er tot dusver sprake is van enig verschil van mening is die van het beroepsregister. Over het nut van het concept van ‘een leven lang leren’ zijn BRAIN en KVAN het roerend eens. Over de vraag of certificering daarvoor op dit moment het meest geschikte middel is, verschillen de meningen tot op zekere hoogte. Ook hiervoor geldt echter, dat deze kwestie interbestuurlijk afgestemd en opgelost wordt voordat de beide verenigingen met een eventuele koerswijziging naar buiten treden. Tot die tijd blijft ook op dit punt Archiveren is vooruitzien leidend en dus het streven naar een register het standpunt.

Redenen om te fuseren
De eendrachtige samenwerking is de beste en de belangrijkste reden voor beide besturen om tot fusie te willen overgaan. Instellingen en beroepsbeoefenaren zijn beiden het meest gebaat bij het samen optrekken van branche en professie. In de praktijk gebeurt dat ook al, en naar volle tevredenheid. Samen staan we sterk.
De leden van KVAN werken voor het 0vergrote deel bij de instellingen die lid zijn van BRAIN. De belangen, aandachtspunten en vertegenwoordigingen overlappen dan ook vrijwel geheel. BRAIN en KVAN vertegenwoordigen beiden een groot deel van hun doelgroep, maar zijn en blijven niettemin kleine organisaties met een beperkt ondersteuningsapparaat. Veel moet van de leden zelf komen. Dubbele organisaties betekenen steevast: dubbele belasting voor het bezoeken van ledenvergaderingen en studiedagen, idem voor verenigingsactiviteiten en representatie. BRAIN en KVAN vissen in dezelfde kleine vijver van actievelingen in het archiefveld.
De groeipotentie van beide verenigingen is beperkt. Het veld waarin we opereren is nu eenmaal klein. Dat betekent dat we budgettair en qua personele bezetting altijd moeten woekeren met beperkte middelen en uren. Ook vanuit het oogpunt van effectiviteit en efficiency is samengaan daarom een verstandige keuze.
In het buitenland en in aanpalende sectoren zijn er verschillende voorbeelden van een goed samengaan van individuele leden en instellingsleden, zoals de Duitse VDA en de Amerikaanse SAA. Ook de International Council on Archives werkt met een lidmaatschap voor zowel professionals (individueel of via hun verenigingen) als instellingen. Deze voorbeelden laten zien dat een dergelijke constructie mogelijk is en goed kan werken.

Randvoorwaarden

1. De ethische code en de Universal Declaration on Archives zijn de grondslagen van de gecombineerde beroeps- en branchevereniging.
2. Vakinhoudelijke uitwisseling, deskundigheidsbevordering, kwaliteitsverbetering, belangenbehartiging, samenwerking en promotie van branche en professie staan centraal in de doelstellingen van de gecombineerde beroeps- en branchevereniging.
3. Professionals en instellingen hebben binnen de nieuwe vereniging nog steeds een eigen geleding, waarin beide doelgroepen zich kunnen herkennen en zich thuis voelen. Naar binnen kunnen deze geledingen binnen de bestuurlijke en beleidsmatige kaders zelfstandig opereren; naar buiten toe treedt de vereniging steeds als een eenheid op.
4. De bestuurlijke inrichting is evenwichtig: de geledingen van instellingen en professionals zijn gelijkelijk vertegenwoordigd.
5. Bestuursleden worden door hun geleding in het bestuur verkozen, maar opereren als bestuurslid zonder last of ruggespraak.
6. De voorzitter van het bestuur kan weliswaar uit een van de geledingen afkomstig zijn, maar vertegenwoordigt zijn geleding niet in het bestuur. Hij neemt nadrukkelijk een onafhankelijke en verbindende positie in en staat voor het geheel.
7. De instellingsgeleding en de geleding van de professionals moeten beiden niet aan kracht inboeten als gevolg van de fusie.
8. De naam KVAN blijft gehandhaafd; de naam BRAIN vervalt. De A van KVAN kan zowel voor archivarissen als voor archiefinstellingen staan. Daarmee houden we de lange geschiedenis en de bijzondere positie van de KVAN als oudste beroepsvereniging van ons land in ere.

BRAIN/KVAN, april 2013

Toch maar niet fuseren dan?

Eigenlijk had ik voor vandaag al een andere blog klaar staan, maar na het nieuws van de Informatieprofessional dat gisteren mijn twitter-tijdlijn overheerste, heb ik die maar een dag uitgesteld.

Er waren al eerder signalen die die richting op wezen, maar de IP heeft de hand gelegd op "interne documenten" (zo te zien uit de KB-hoek) waaruit blijkt dat de voorgenomen fusie van KB en NA niet doorgaat:

Uit de blauwdruk die is opgesteld door fusieregisseur Anita Wouters blijkt niet dat een fusie meerwaarde heeft. Er wordt een nieuw verkenning gestart naar andere samenwerkingsvormen, schrijft Hans van der Vlist, secretaris-generaal van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), op 16 oktober jl. in een brief aan de medewerkers van de KB en het NA. De verkenning zal uitgevoerd worden onder leiding van de directeur-generaal Cultuur en Media. In het voorjaar van 2013 zal de verkenning afgerond zijn zodat het nieuwe kabinet een besluit kan nemen over de gewenste samenwerkingsvorm.

Blijkbaar waren de voordelen van een fusie toch niet zo groot en de toekomstige rechtsvorm was een van de struikelblokken:

Bas Savenije, directeur van de KB, zegt in een toelichting voor medewerkers van de KB die op 17 oktober is verschenen dat de ambities van de fusie "voor de staatssecretaris onverkort belangrijk zijn". Vooral de "samenwerking aan een digitale toekomst" blijft belangrijk, aldus Savenije. Ook de KB-directeur noemt het gebrek aan voordelen van een samengaan van bibliotheek en archief: "De meerwaarde van fuseren ‐ ook in termen van geld is ‐ is op dit moment niet voldoende aan te tonen", aldus Savenije.
Volgens Savenije bleek de rechtsvorm van de nieuwe organisatie een belangrijk discussiepunt. Aanvankelijk zou de nieuwe organisatie een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) worden, maar het Nationaal Archief heeft zoveel wettelijke plichten dat deze rechtsvorm ongeschikt bleek. Daarna is naar de vorm van een agentschap gekeken. Nu de fusie van de baan is, gaat de KB verder als ZBO.

Het is mij niet helemaal duidelijk of die nieuwe verkenning alleen over nieuwe samenwerkingsvormen voor de KB gaat, of ook het NA omvat. Al heb ik wel wat vermoedens over de organisaties waar het NA naar zou kunnen of willen gaan lonken. Punt is dan wel dat die rechtsvorm waarschijnlijk weer problematisch zal zijn. Hoe dan ook, de staatssecretaris stuurt hierover vandaag of morgen een brief naar de Tweede Kamer. Dus die blog van vandaag verschuift misschien nog een dag.

Overigens, de grote G wist op 18 oktober al dat de fusie van de baan is. Het plaatje hierboven is een schermafdruk van de zoektermen die op die dag gebruikt zijn om op dit weblog uit te komen!

Gerelateerd
Fusie van de KB en het NA
Europese trends op Google

Fusie van de KB en het NA

Op de laatste dag voor de kerstvakantie maakten de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief bekend dat het kabinet besloten had dat de twee instellingen met ingang van 1 juli 2013 gefuseerd zullen zijn. Otto en Ton schreven daar eerder al uitgebreid over. Ik wil er ook nog drie dingen over zeggen.

Bibliotheek vs archief
Uit het persbericht:

De samenvoeging van een nationaal archief en een nationale bibliotheek was in het papieren tijdperk niet gebruikelijk. Ongepubliceerde (archief) en gepubliceerde documenten (bibliotheek) vereisten verschillende manieren van bewaren en beschrijven. In het digitale tijdperk zijn de verschillen veel minder groot, en de uitdagingen van bewaren en beschrijven nagenoeg hetzelfde.

Dit kan toch niet waar zijn?
Zijn Berendse en Savenije nou echt van mening dat de bewaaromstandigheden voor papieren boeken anders zijn dan die voor papieren archiefstukken?
En denken ze echt dat het beschrijven van digitale archieven en publicaties anders is dan het beschrijven van analoge archieven en publicaties? Worden taken, werkprocessen en archiefvormers of auteurs, uitgeverijen en titels anders beschreven bij digitale archieven en collecties dan bij analoge archieven en collecties?
En heeft iemand al eens geprobeerd ISAD(G), ISAAR (CPF) of ISDF aan een bibliothecaris  uit te leggen, laat staan met behulp daarvan wat publicaties te beschrijven?
Misschien kan de nieuwe ZBO binnen twee jaar fuseren met Beeld en Geluid, DANS en, doe eens gek, SARA? Die beheren en beschrijven ook allemaal digidingetjes...

Fusie als oplossing?
En nou stel eens dat bovenstaande citaat waar is, dat KB en NA overlappende werkzaamheden uitvoeren, is fusie dan de optimale oplossing?
Is er niet ook nog sprake van aparte verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken bij de verschillende organisaties? Ik bedoel: een subtropisch zwemparadijs en een waterzuiveringsbedrijf hebben ook overlappende werkzaamheden, maar moeten ze dan maar fuseren?
Natuurlijk zijn er overlappende werkzaamheden en waarschijnlijk is het inderdaad effectiever en efficiënter om sommige dingen gezamenlijk te doen, maar de verschillen zijn ook aanzienlijk en niet te onderschatten.
De Algemeen Rijksarchivaris bestaat bij de gratie van artikel 25 en 26 uit de Archiefwet en is niet alleen de beheerder van de archieven in de centrale rijksarchiefbewaarplaats, hij is ook de "landsarchivaris" in de zin dat hij de belangrijkste (misschien wel enige) adviseur van de minister is als het om archiefaangelegenheden gaat. Dan gaat het dus onder meer om selectiebeleid, openbaarheid en wijzigingen van de Archiefwet en -regelgeving. Dat is toch iets anders dan het bewaren en beschikbaar stellen van wat publicaties. Een algemene rijksbibliothecaris met vergelijkbare taken en verantwoordelijkheden bestaat niet.
Daarnaast is de rol van een archiefdienst ten opzichte van de "leveranciers" van archieven toch wezenlijk anders dan de relatie die een bibliotheek met uitgevers of "contentleveranciers" heeft. In presentaties en publicaties over het e-depot blijven medewerkers van het NA benadrukken dat het cruciaal is dat het NA "naar voren in het proces moet" en dus door de archiefvormers (ministeries, hoge colleges van staat en ZBO's) al betrokken moet worden bij het ontstaan van digitale archieven. Dat lijkt me niet de natuurlijke houding en habitat van bibliothecarissen.
Tenslotte zijn de status en het belang van archieven toch ook anders dan van publicaties: archieven "bewijzen" iets, grote misstanden of persoonlijke herkomst. Ik denk niet dat veel bezoekers van de studiezaal van de KB in huilen uitbarsten nadat ze een publicatie aangevraagd hebben. Terwijl iedere studiezaalmedewerker van een archiefdienst dit vaker dan eens heeft meegemaakt.
Met andere woorden, natuurlijk moeten de KB en het NA samenwerken wanneer dit opportuun is, maar ieder met zijn eigen deskundigheid en zijn eigen verantwoordelijkheid. Ik ben heel bang dat deze bij een fusie ondergesneeuwd raken in een strijd om de "macht".

Rol van het NA
Het laatste wat ik erover wil zeggen is dat ik het betreur dat het NA het komende anderhalf jaar dus nog meer naar zichzelf zal gaan kijken en waarschijnlijk nog minder het expertisecentrum zal zijn, dat het pretendeert te zijn.

Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, is dat het een rol speelt in discussies als deze.
Nee, Martin Berendse hoeft niet mee te discussiëren op BREED of Archief 2.0 (dat mag wel hoor), maar volgens mij heeft het NA nog nooit iets gezegd over wat te doen met tweets, Facebook-updates, LinkedIn-pagina's, Gmail-acounts en cloud-storage. Vergelijk dat eens met bijvoorbeeld Australië of de Verenigde Staten.


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn analyses en adviezen over de manier waarop RMA's en zaaksystemen gebruikt zouden kunnen of moeten worden.
Dan denk ik aan antwoorden op vragen als: Wat zijn de voor- en nadelen van Sharepoint als DMS? Welke metadata uit een zaaksysteem zijn relevant om permanent te bewaren? Vergelijk dat eens met Groot Brittannië of Nieuw Zeeland.


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn begrijpelijke en bruikbare handreikingen. 
Handreikingen over metadata, bestandsformaten, opslagmethoden en misschien wel WOB-verzoeken. Vergelijk dat ook eens met Nieuw Zeeland of Zuid-Afrika


Wat ik van het Nationaal Archief als expertisecentrum verwacht, zijn activiteiten en adviezen waar ook "de gewone man" iets aan heeft.
Dit is de beste manier om uw analoge foto's te bewaren. Zo kunt u het beste digitale bestanden opslaan. Vergelijk dat weer eens met Amerika (of Bewaar als, het initiatief van Premsela.org en BNO).

Ik vrees echter dat de komende twee jaar dus vooral besteed zullen worden aan allerlei intern organisatie-politiek landje-pik. En daar zitten we allemaal helemaal niet op te wachten.

Aanvulling 6 januari 2012, 14:24
Zie hier nog de brief die staatssecretaris Zijlstra op 23 december 2011 naar de Tweede Kamer stuurde.

Plaatje: Merge -> van Lexinatrix