Agenda's en financiële systemen

Vandaag bekijkt het gerechtshof in Arnhem of Joris Demmink vervolgd moet worden wegens verkrachting van minderjarige jongens. De NRC schreef er dit weekend over en het gaat weer over Demminks agenda:

De raadsheren van het hof zullen zich vooral buigen over de agenda’s van Demmink. Heeft Demmink een alibi, zoals hij beweert? De topambtenaar zegt dat hij in 1986 Turkije voor het laatst bezocht. Hij was er toen op dienstreis als voorzitter van de Nationale Veiligheidscommissie Burgerluchtvaart. Het probleem is, vertelt Demmink, dat hij niet via zijn oude agenda’s kan aantonen waar hij was op dagen dat hij beschuldigd wordt van deelname aan pedofielenparty’s. „Ons computersysteem wist alle agenda’s na vijf jaar. Mijn secretaresse is gestopt met het bijhouden van papieren agenda’s”, vertelt Demmink.
Hij belooft thuis nog eens te zoeken naar privé agenda’s. Tevergeefs, zegt hij in een nieuw gesprek met de rijksrecherche op 7 december 2011. „Ik heb thuis nog gekeken maar ik heb niks gevonden.” Hij heeft er ook een goede verklaring voor. „Mijn werkster is nogal van het opruimen.”
Deze zomer kreeg het OM de beschikking over resultaten van een onderzoek dat Turkse collega’s deden na een aangifte tegen Demmink in Turkije. De Turkse officier van justitie Selim Altay zou hebben vastgesteld dat de topambtenaar op 20 juli 1996 wel in Turkije was. Dat kan niet kloppen, vertelde Demminks’ advocaat Harro Knijff in september bij de rechtbank Utrecht. „Zijn eigen agenda laat zien dat hij op de datum van 20 juli 1996 in Nederland aanwezig was en enkele dagen daarna in Brussel.” Maar die agenda kon Demmink in 2011 toch al niet meer vinden? Knijff kan het verklaren. „Demmink heeft zijn privé agenda's inmiddels gevonden en ik heb de agenda van 1996 ingezien.”
[...]
De topambtenaar reisde overigens tussen 1993 en 2011 met een diplomatiek paspoort. Mogelijk zijn z’n precieze reisbewegingen hierdoor moeilijker te achterhalen. De rijksrecherche heeft in 2011 ook onderzoek gedaan in het zogeheten Justitieel Financieel Informatiesysteem (Jufis) dat alle declaraties bevat van medewerkers van het ministerie van justitie sinds 1995. Er zijn van Demmink geen reizen gevonden tussen 1995 en 1997 naar Turkije. 

Die laatste alinea is ook interessant.
Volgens mij is de bewaartermijn van de archiefstukken in dat Justitieel Financieel Informatiesysteem een jaar of tien. Handeling 248 uit de selectielijst Overheidspersoneel Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel (p. 114) luidt

Handeling Het vergoeden van reis- en verblijfkosten
(...)
Waardering V 10 jaar

Dat wil zeggen dat die informatie dus al in 2008 vernietigd had moeten zijn. Ik kan uit de formulering van de krant niet opmaken of dat de reden is waarom er geen informatie (meer) is.
(En op papier zou dat ook zeker het geval zijn geweest, digitaal ligt dat wat complexer...)

Gerelateerd
Als je er op let, zie je het overal
Over het archiveren van agenda's
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!

Over de impact van digitalisering op het archiefproces

Vorige week berichtte de minister van OCW de Tweede Kamer dat de voorgenomen fusie van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief definitief niet doorgaat. (Hoera daarvoor). Samen met die brief stuurde ze ook een Eindrapport Impactanalyse & Scenarioverkenning naar de Kamer. In het rapport brengen de heren Aalbers, Bloembergen en Bom van PBLQ HEC verslag uit van een verkenning naar

1. de impact van de digitale archiefvorming binnen de rijksoverheid op de huidige uitvoering van de archiefwettelijke taak door de minister van OCW en,
2. het schetsen van scenario’s om onzekerheden, de relevante risico’s en gevolgen bij de uitvoering van deze wettelijk vastgelegde taken (Archiefwet), zoals die uit de impactanalyse naar voren komen, te ondervangen.

Al met al viel het rapport me niet mee, een paar constateringen.

Archief is niet alleen permanent te bewaren informatie.
Twee jaar geleden, toen staatssecretaris zijn nieuwe ideeën over selectie en vernietiging presenteerde, constateerde ik dat men op het ministerie blijkbaar denkt dat alleen permanent te bewaren informatie "archief" is. Helaas blijkt uit alles dat de onderzoekers van PBLQ HEC daar ook van uitgaan. Enkele passages om dit te illustreren:

Er is de loop van de jaren een enorme toename van archiefmateriaal geconstateerd. Die wordt deels geweten aan het groeiende overheidsapparaat en de verplichting om op grond van de Archiefwet alle archiefbescheiden ouder dan twintig jaar (en die niet voor vernietiging in aanmerking komen) over de te brengen naar een bewaarplaats. (p.15)

Ja, het groeiende overheidsapparaat zorgt waarschijnlijk voor meer archiefbescheiden, maar waardering en selectie - waar de tweede reden naar verwijst - natuurlijk niet.

Met de grote hoeveelheden aan informatie die nu verwerkt worden, is het van belang om scherp te hebben welke informatie archiefwaardig is. Tijdens het werk zal hier aandacht voor moeten zijn. Als de selectie op een later moment plaatsvindt, dan is het risico levensgroot aanwezig dat omwille van ‘volledigheid’ te veel aan informatie wordt gearchiveerd. (p.19)

Maar, bijna al die informatie die nu "verwerkt" wordt, zijn archiefbescheiden in de zin van de wet (want ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan). Selectie verandert daar niets aan, met selectie wordt alleen bepaald hoelang de archieven bewaard moeten blijven.

Om te beginnen – wat al in de vorige paragraaf is betoogd – ontstaat een goed archief tijdens het werkproces. En als het digitale archief er dan is, dan doet het er eigenlijk niet zo veel meer toe waar het fysiek is opgeslagen. Maar als zo’n archief niet gecreëerd wordt, is het nauwelijks doenlijk om met terugwerkende kracht alsnog een digitaal archief te vormen. (p.20)

Vanuit NEN-ISO 15489 zou deze passage waar kunnen zijn, want een van de uitgangspunten daarin is dat een organisatie vaststelt welke archiefstukken gevormd moeten worden om bewijs van het optreden van de organisatie te kunnen leveren. Maar gezien de rest van de passages, heb ik de indruk dat "archief creëren" hier gaat om het beheren van permanent te bewaren archiefstukken.

Daarnaast speelt het punt dat zorgdragers zich nog nauwelijks bewust zijn van het feit dat met digitaal werken er eigenlijk geen ‘archiefachterstanden’ meer kunnen ontstaan. Bij ongewijzigd beleid is het voorstelbaar dat er toch achterstanden komen, en zorgdragers – vanwege hun verplichtingen – besluiten om dan maar alle aanwezige digitale informatie te archiveren. Dit leidt eveneens tot een explosie aan kosten, omdat juist in het digitale tijdperk de omvang van archiefwaardig materiaal ten opzichte van beschikbaar materiaal enorm is (vooralsnog gaan wij uit van een factor 50 verschil).(p.24) 

Was er in het papieren tijdperk nog de mogelijkheid om achterstanden weg te werken, in het digitale tijdperk lukt dat niet meer. Daarvoor is de stroom aan informatie te omvangrijk, en zijn de kosten exorbitant hoog om vanwege het ontbreken van archieven alle digitale informatie duurzaam te bewaren (als dat al een oplossing zou zijn). Globale becijferingen geven aan dat de kosten voor het duurzaam bewaren van alle digitale informatie ten opzichte van het duurzaam bewaren en ontsluiten van archiefwaardige digitale informatie per jaar een factor 50 scheelt. (p.32)

Het punt van die laatste twee citaten is dat volgens PBLQ HEC maar twee procent van alle informatie binnen een ministerie permanent te bewaren is en dus aandacht verdient. Over die twee procent valt te discussiëren, want de werkzaamheden op kerndepartementen zijn vooral beleidsvormend en wetgevend en die "handelingen" worden altijd als B gewaardeerd. En in de huidige selectiemethodiek betekent dat, dat alle archiefbescheiden die voortvloeien uit die handelingen permanent bewaard moeten worden.
Maar, het grote probleem is dus dat zo goed als alle informatie die binnen een overheidsorganisatie gevormd of ontvangen wordt, archief is. Dus al die informatie zal als archief beheerd moeten worden, totdat deze op basis van de waardering in de selectielijst vernietigd kan worden. Zelfs als maar 2% van de informatie permanent te bewaren is, dat betekent niet dat de overige 98% aan zijn lot kan worden overgelaten.
Zoals ik eerder ook al gezegd heb: de meeste informatie die op basis van de Wob, of bijvoorbeeld een Rekenkamer-onderzoek of parlementaire enquête "nodig" is, is niet als permanent te bewaren gewaardeerd.

De minister van OCW is verantwoordelijk voor alle overgebrachte archieven
Iets anders dat in het rapport opvalt is dat er geen enkele keer wordt vastgesteld dat de minister van OCW zorgdrager is voor ALLE overgebrachte rijksarchieven (zie artikel 23, lid 3 van de Archiefwet). De onderzoekers schrijven:

In de Archiefwet zijn de volgende zaken geborgd (een en ander geschiedt bij Koninklijk Besluit):

• De zorgdrager is verantwoordelijk voor archivering, vanaf de archiefvorming tot met vernietiging en bewaring (tot moment van overbrenging);
• De minister van OCW wijst algemene bewaarplaatsen aan voor blijvende bewaring van de archieven van de rijksoverheid; het Nationaal Archief is belast met de feitelijke bewaring en alle taken die daaruit voortvloeien (denk aan publieksfunctie); de minister heeft de bevoegdheid om ook andere bewaarplaatsen aan te laten wijzen;
• Overbrenging van archieven naar zo’n algemene bewaarplaats gebeurt na een bewaartermijn van 20 jaar; de wet biedt ruimte om hierin uitzonderingen toe te staan;
• De minister van OCW benoemt een algemene Rijksarchivaris, die de regels bepaalt waar zorgdragers en bewaarders aan moeten voldoen, en tevens een adviserende rol naar de minister heeft;
• De minister van OCW benoemt een hoofdinspecteur die verantwoordelijk is voor de toezicht op het gehele archiefproces.(p.37)

Er staat wel verschillende keren dat de minister optreedt als "stelselverantwoordelijke" (bijvoorbeeld op p.36), maar nergens blijkt dat het NA en de RHC's, of beter gezegd de rijksarchivarissen, slechts uitvoerders zijn, en dat de minister van OCW verantwoordelijk is voor de overgebrachte rijksarchieven. Vanuit die positie heeft hij misschien ook wel wat in de melk te brokkelen.

Deskundigheid vloeit weg
Een constatering waar ik het wel helemaal mee eens ben, is dat we de komende decennia nog wel met papieren archieven te maken zullen hebben. Dit betekent dat we dus ook mensen nodig hebben die hiermee uit de voeten kunnen:

Indien aanvullend aandacht vanuit het archiefbeleid achterwege blijft, en de huidige praktijk zich voortzet, dan is het risico zeer groot dat uitvoerende partijen zoals het Nationaal Archief toch proberen om zo goed en kwaad als dat dan kan, uitvoering te geven aan de digitale archiveringstaken. Het zal gepaard gaan met consequenties voor de ‘papieren’ archieftaken (je kunt het geld maar één keer uitgeven). Bovendien is het gevaar denkbaar dat door natuurlijk verloop de deskundigheid en kwaliteit inzake het archiveren van papier verdwijnt.
Het risico is dus aanzienlijk dat de thans voorliggende behoefte vanuit de samenleving richting digitaal werken, al snel consequenties gaat hebben op de kwaliteit van de papieren archieven en het verliezen van specifieke kennis van en over duurzaam archiveren dat met archiefbeheer en –bewaring van papieren informatie is opgebouwd.(p.25)

Een andere waardevolle observatie is dat bij de rijksoverheid de afgelopen jaren een steeds grotere afstand tussen "het archief" en "de uitvoering" is ontstaan. Div-afdelingen werden wegbezuinigd of gingen op in Doc-Direkt, waardoor ze helemaal buiten de archiefvormende organisatie kwamen te liggen. Voor papieren archieven kon dat misschien (al twijfel ik ook daar aan), maar PBLQ HEC constateert terecht dat dit voor digitale archieven heel onwenselijk is. Als je vanaf het ontstaan van informatie het archiefbeheer moet uitvoeren, moet je dus ook nauw betrokken zijn bij die archiefvorming. Dat gaat moeilijker als je extern zit (en ook nog vooral gefocust bent op papieren archieven).

Geadviseerde maatregelen
Er valt nog wel het een en ander over het rapport te zeggen, maar ik laat het hier even bij.
Voor de volledigheid citeer ik hieronder de maatregelen die in het rapport voorgesteld worden integraal.

0. De directeur-generaal Cultuur en Media (OCW) en de directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst (BZK) spreken gezamenlijk uit dat het noodzakelijk is om te komen tot generieke spelregels/afspraken voor informatie- en archiefbeheer, om een correcte behandeling van overheidsinformatie door alle overheidsdiensten (zorgdragers) minder vrijblijvend en meer afrekenbaar te maken.
Beiden spreken af hiertoe gezamenlijk op te trekken en aanvullende afspraken te maken.

1. Het ministerie van OCW neemt het initiatief om op een heel concreet niveau helder te maken wat generiek beleid in het domein van het informatiebeheer (de voorkant van het archiefproces) betekent, wat er van zorgdrager en BZK verwacht wordt, welke impact het heeft op de werkprocessen bij de zorgdragers, en hoe het in lijn gebracht kan worden met reeds aanwezig beleid voor archiefbeheer (de achterkant van het archiefproces) en met andere domeinen van informatiebeheer, zoals informatiebeveiliging en privacy.
De ontwikkeling van dit beleid en daaruit voortvloeiende spelregels/afspraken vindt in nauw overleg met BZK en zorgdragers plaats.
Gedurende de ontwikkeling van de aanvullende spelregels/afspraken zullen pilots worden gehouden om de precieze impact en daarmee de haalbaarheid van het aanvullende beleid mee te wegen.
De resultaten zullen uitmonden in drie (tussen-)producten:
a) het PvE informatie- en archiefbeheer van digitale overheidsinformatie;
b) pakket van maatregelen ter bevordering van de ‘mindshift’ en implementatie van de aanvullende spelregels (generieke gebruiksvriendelijke voorzieningen, innovaties);
c) afspraken over het vervolg (de rijksbrede implementatie en toezicht erop).

2. Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden die voortvloeien uit het voorgaande advies, zal duidelijk worden op welke punten politieke verankering nodig is. Bijvoorbeeld voor de wijze waarop sprake zal zijn van de rijksbrede implementatie. In dat geval zullen de minister van OCW en de minister van Wonen en Rijksdienst (BZK) gezamenlijk optrekken.

3. De minister van OCW zorgt ervoor dat het Nationaal Archief voldoende wordt toegerust om (a) te kunnen optreden als centrale bewaarplaats van digitale overheidsinformatie en (b) zorgdragers zo vroeg als mogelijk (in de archiefketen) te kunnen ontzorgen op basis van aanwezige kennis en beschikbare diensten.

En wat zegt de minister wat ze gaat doen?

Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. 

Kijk aan, nieuwe voorschriften en implementaties...
Hoe zei Einstein dat ook alweer:

Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results.

Maar misschien is dat te cynisch.

Gerelateerd
Fusie van het NA en de KB
Een nieuwe selectieaanpak
Daar is hij dan, de #archiefvisie

Plaatje: PA7 70, Lego Crash Test Dummy van Jonathan_W

"Hij bewaart alles"

Gemma:
"Ik hou van lege oppervlaktes, ik zou nooit ergens stapels neerleggen. Attilio daarentegen is archivaris, hij bewaart alles. Coupons, concertkaartjes, kranten..."
Attilio:
„Nee hoor, alleen als er iets interessants in staat.”
Gemma:
„Zelfs als ik oude post weggooi, wil hij het nog één voor één doornemen. Dus boven heeft hij een eigen kamer waar hij dat allemaal op stapeltjes heeft liggen."
NRC, 13 & 14 april 2013

Als ik dit soort stukjes lees, moet ik altijd aan Gé denken. Die werkte bij een organisatie waar ik een jaar of tien geleden een archiefbewerkingsproject deed. Op zijn prikbord hing een A4-tje met de tekst:

Archiveren is weggooi-kunst.

Hij was zelf niet zo artistiek aangelegd, want hij had de afgelopen jaren alles bewaard. Bijvoorbeeld ook de doorslagen van de kassabonnetjes van de Maasveren vanaf 1973 nog. Want, ja, je weet maar nooit...

Trouwens, die Attilio hierboven is helemaal geen archivaris, hij werkt als muziekbibliothecaris bij ArtEZ Conservatorium in Enschede.

Gerelateerd
Opslag wordt steeds goedkoper, dus laten we maar alles bewaren

Plaatje: Do not throw away van Je Kemp

Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Maandag 25 juni verscheen in de Staatscourant het vaststellingsbesluit van de selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie, waarmee de in 2005 gepubliceerde selectielijst kwam te vervallen. En net als in 2005 was het weer een moeizame bevalling. Dit kwam vooral doordat de VNG als gemachtigde voor alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen optreedt, maar er maar niet in slaagt die machtigingen adequaat vast te leggen.

Wat ik verder wonderbaarlijk vind, is dat de selectielijst zelf niet in de Staatscourant is gepubliceerd:

De selectielijst behorend bij deze beschikking zal beschikbaar gesteld worden via www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten

Heel fijn hoor, een link die verwijst naar een overzicht van - op dit moment - acht pagina's, waar je dan de selectielijst die je wil hebben maar in moet gaan zoeken. Dat zoeken is ook al geen sinecure, want daar heet de lijst opeens BSD Gemeentelijke en intergemeentelijke organen (actualisatie) 1996. Je moet maar weten dat BSD voor Basis SelectieDocument staat, een PIVOT-term die in de Archiefwet verder niet voorkomt.
En als je dan het pdf-bestand opent, heet het opeens weer SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Actualisatie. 
Heel consistent hoor...

En wat doen die rare gele markeringen (bijvoorbeeld op pagina 2) in dit officiële document?
Zijn dat de wijzigingen ten opzichte van de lijst uit 2005? Dat geldt dan in ieder geval al niet voor de eerste twee gele passages...

Inhoudelijk heb ik nauwelijks een mening over de waarderingen. Maar de Raad voor Cultuur heeft in zijn advies wel wat interessante opmerkingen gemaakt, bijvoorbeeld over de verschillen tussen de gemeentelijke lijst en de rijkslijsten als het gaat om financieel beheer en personeelszaken, of het bewaren van metagegevens.
Wat me vooral opviel in de reactie van de Raad was deze passage, over de exploitatie van begraafplaatsen en crematoria:

Overigens stuitte de Raad bij zijn poging om helderheid te krijgen over dit punt op het volgende. Steeds meer gemeenten besteden de exploitatie en het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria uit aan marktpartijen. Daarmee komt ook de taak van het bijhouden van de begraaf- en crematieregisters in particuliere handen. Navraag bij bedrijven als Yarden leert, dat deze bedrijven zich niet bewust zijn van het feit dat deze registers tot de overheidsarchieven behoren en op termijn behoren te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Ook enkele gemeenten die we op dit punt hebben bevraagd, waren zich hier niet van bewust. De Raad ziet hier een risico dat er registers vernietigd worden of buiten het publieke domein blijven. 

Een tijdje geleden hebben het LOPAI en de Erfgoedinspectie tijdens een gezamenlijke (besloten) studiedag hier ook al eens naar gekeken en het gaat natuurlijk om veel meer dan alleen de begraafplaatsen. Je kunt hier ook denken aan het verhalen van schade aan eigendommen, het beheer van websites of het verstrekken van subsidies.

Maar goed, er is dus een nieuwe selectielijst. Ben benieuwd hoe lang het duurt voor deze weer "geactualiseerd" wordt en hoe hij er dan uitziet. Want, zoals de Raad schrijft:

Op het snijvlak van inhoud en procedure ligt de systematiek van deze lijst: een ouderwetse stukkenlijst, ingedeeld in categorieën en strikt organisatiegebonden. De ‘VNG-lijst’ bestaat in deze vorm al sindsjaar en dag. De Raad is echter van mening, dat deze actualisatie laat zien dat de lijst in deze vorm zijn beste tijd gehad heeft. De indeling in categorieën en stukken ontneemt het zicht op de processen en wordt met alle verwijzingen, uitzonderingen en kanttekeningen steeds onoverzichtelijker en moeilijker te hanteren.
[...]
De organisatiegebondenheid van de lijst belemmert het zicht op de grotere gehele van de ketens waarvan veel gemeentelijke processen deel uit maken. De Raad zou daarom graag zien dat de VNG de lijst de komende jaren volledig herziet en daarbij aansluiting zoekt bij de werkprocessen van de gemeenten en de ketens waarvan die deel uit maken.

Aanvulling, 16 augustus 13:20
Ik begreep net van collega Sam dat in 2008 artikel 5 van de Archiefwet zodanig is gewijzigd dat een publicatie van de vastgestelde lijst in de Staatscourant niet meer nodig is.
Het derde lid van artikel 5 luidde eerst:

De vastgestelde lijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Sinds 22 oktober 2008 luidt dit echter:

Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

In de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel (je moet even zoeken, maar hij is te vinden) wordt dit als volgt verantwoord:

Doordat selectielijsten doorgaans een aanzienlijk aantal pagina’s in de Staatscourant beslaan, neemt het drukklaar maken ervan veelal een aantal weken in beslag. Deze wijziging maakt het mogelijk om in een besluit tot vaststelling van een selectielijst te bepalen dat de lijst zélf ter inzage wordt gelegd en raadpleegbaar wordt gemaakt via het internet. Deze technische aanpassing, die niet afdoet aan de kenbaarheid van de lijsten, strekt tot kostenbesparingen en tot verbetering van de effectiviteit.

Tja...

Gerelateerd
Tussentijdse wijziging gemeentelijke selectielijst
Nieuwe methode van archiefselectie: De Raad voor Cultuur vraag advies
Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Plaatje: Bordje op de Eiffeltoren van Koffiemetkoek

Opslag wordt steeds goedkoper, dus laten we maar alles bewaren

Er zijn mensen die vinden dat selectie en vernietiging van digitale archiefstukken onnodig is. Vroeger, in de analoge situatie, was de enige reden om dossiers te vernietigen het gebruik van en gebrek aan fysieke opslagruimte. Maar, aangezien digitale opslag nauwelijks fysieke ruimte inneemt en ook nog eens steeds goedkoper wordt (de beroemde Wetten van Moore en Kryder), is digitale vernietiging niet meer nodig: Let's just keep everything!
De afgelopen week heb ik een paar blogs gelezen die deze ideeën toch wat nuanceren.

Kosten
Allereerst was er David Rosenthal die berekende wat het zou kosten om alle in 2011 gecreëerde data (1,8 Zettabytes, bijna 2 miljard TB) in the cloud op te slaan:

If we decided to keep it all for the long term in the cloud, we would be effectively endowing it. How big would the endowment be? Applying our model, starting with S3's current highest-volume price of $0.055/GB/mo and assuming that price continues to drop at the 10%/yr historic rate for S3's largest tier, we need an endowment of about $6.3K/TB. So the net present value of the cost of keeping all the world's 2011 data in S3 would be about $11.4 trillion. The 2011 Gross World Product (GWP) at purchasing price parity is almost $80 trillion. So keeping 2011's data would consume 14% of 2011's GWP. The world would be writing S3 a check each month of the first year for almost $100 billion, unless the world got a volume discount.

Daarna berekent hij dat in 2018 het bewaren van alles wat er in dat jaar gecreëerd wordt, evenveel kost als 't gehele Bruto Wereldproduct.
In de comments voegt hij daar nog een interessant perspectief bij:

Amazon designs S3 for 11 nines of reliability, or a 10^-11 chance that an object will be unrecoverable in a given year. The average size of an object is a megabyte. Thus 2011's 1.8 Zettabytes would be 1.8*10^15 objects, and S3 would lose 18,000 of 2011's objects each year, or 18GB/yr of data.

Maar er is meer...

Groei
Ruim anderhalf jaar geleden schreef Barclay Blair ook het een en ander over opslagkosten.
Een van de (onuitgesproken) aannames achter de opmerking "opslag wordt goedkoper", is ook dat opslag minder gaat kosten. Blair laat aan de hand van onderstaand plaatje zien hoe het "echt" zit:

In tien jaar tijd zijn de kosten voor een schijf per GB ongeveer 100 keer zo klein geworden. Dat zie je in de onderste lijn. Maar, en dat is de middelste lijn, de uitgaven voor hardware zijn in die tien jaar gelijk gebleven. Met behulp van een analogie legt Blair uit wat dit betekent:

The average American drives 12,000 miles each year. At a rate of 30 mpg, that means he/she uses 400 gallons of fuel, at current prices of $3.00 per gallon. As such, he/she spends $1200 each year on gas. Now, if the price of gas dropped the equivalent of the price of hard drives - from $3.00 per gallon to 3 cents per gallon, for that same $1200, he/she could drive 1.2 million miles per year, not 12,000. And that is exactly what we have been doing with digital information, as the cost of hard drives has dropped 100 times, we have continued to spend the same amount of money even though the cost is less than 1% of what it was. Clearly, we are “driving” more.

De derde lijn laat zien wat daar de consequentie van is: meer opslag betekent ook dat meer software nodig is om die opslag goed te beheren. Tien jaar geleden bedroegen de softwarekosten nog ongeveer 1/6 van de totale opslagkosten (hardware + software), in 2010 was dat al 1/3.

[Het plaatje dat hier stond is weg. IKo, 9 juni 2012]

Ook het plaatje hierboven komt van Blair en laat in de eerste kolom zien dat de data-groei in de komende tien (ondertussen acht) jaar enorm is. Maar, het aantal "bestanden" dat ontstaat en beheerd zou moeten worden, groeit nog sneller!

As we complete the transition from paper to digital, the kinds of data we are creating and the kind of management it requires is changing. According to the study, the amount of data requiring some type of information governance (i.e, for “privacy, compliance, custodial protection, confidentiality, or absolute lock down” purposes) by 2020 will nearly double. Moreover, the portion requiring the highest levels of information governance control will grow 100 times. Furthermore, when viewed from a files – rather than an absolute volume perspective – the number of files requiring some kind of information governance will be over 90%.

En er is nog meer...

Minimalisering
Al die data opslaan is een uitdaging, die misschien wel opgelost wordt door de opslagruimte revolutionair te verkleinen. Zie bijvoorbeeld waar IBM mee bezig is:

Researchers at I.B.M. have stored and retrieved digital 1s and 0s from an array of just 12 atoms, pushing the boundaries of the magnetic storage of information to the edge of what is possible.

Vraag is natuurlijk hoe lang het gaat duren voordat dit bruikbaar en betaalbaar is.
Maar er is nog een probleem...

Migratie
De huidige digitale dragers (harde schijven, tape) lijden allemaal aan autonoom verval. Dat wil zeggen dat de data die er op staan regelmatig verplaatst moeten worden naar een nieuwe drager, omdat de data anders onleesbaar worden doordat de drager niet meer (goed) toegankelijk is. Goedaardige verwaarlozing leidt dan onherroepelijk tot verlies van informatie.
Inge Angevaare schreef daar iets interessants over in haar verslag van Screening the Future:

Hummel indicated that a single media migration at an (unidentified) major studio took six months! He quoted the 100 Year Archive Task Force of the Storage Networking Industry Association (SNIA) as saying:

It is the contention of the 100 Year Archive Task Force that migration [meaning: media migration, IA] as a discrete long-term preservation methodology is broken in the data center. Today’s migration practices do not scale cost-effectively and won’t be done until a crisis erupts. This means that today’s reliance on [media - IA] migration is taking us down a ‘dead-end path.’ Hear this, under these practice guidelines, the world’s digital information is at great risk.

Daar zijn wel oplossingen voor.
Mijn Zeeuwse collega zweert bij de M-Disc van Millenniata, waarbij de nullen en eentjes niet in een laklaag gesmolten worden, maar in een soort steen geëtst worden. De schijven zijn daarna afspeelbaar in ieder "gewoon" cd- of dvd-station. Nadeel is wel dat er "maar" 4,7 GB op een schijfje passen.
Een andere mogelijke oplossing is DOTS van Group 47:

DOTS (Digital Optical Technology System) is a digital storage media that is archival for no less than 100 years, non-magnetic, chemically inert, immune from electromagnetic fields including electromagnetic pulse (EMP), able to be stored in normal office environments or extremes ranging from -9º - 65º C.
Because there are no demanding climate control requirements, DOTS is a low-cost, environmentally-friendly way to truly archive data long term.

Het idee achter DOTS komt van Eastman Kodak, lijkt een beetje op de Rosetta-disk van Long Now en komt overeen met iets waar ik het een paar jaar geleden met Ad van Heijst over had in de marge van een overleg over vervanging:

DOTS is a true optical “eye-readable” method of storing digital files. With sufficient magnification, one can actually see the digital information. Our “Rosetta Leader™” specification calls for microfiche-scale human readable text at the beginning of each tape with instructions on how the data is encoded and instructions on how to actually construct a reader. Because the information is visible, as long as cameras and imaging devices are available, the information will always be recoverable.

Het gaat hier dus om een variant op microfilm, waarbij op 1 tape circa 1 TB opgeslagen kan worden.

Bestandsformaten 

Het probleem dat nog speelt bij die laatste twee oplossingen is natuurlijk ook nog de veroudering van bestandsformaten. (Ik laat de veroudering van afspeelapparatuur even buiten beschouwing, maar dat is met name bij M-Disk natuurlijk ook nog een risico. Hoe lang gebruiken we nog cd- of dvd-spelers?)

Zowel bij M-Disk als bij DOTS sla je bestanden op in een bepaalde codering. Dat betekent dat ik te zijner tijd de sleutel (software) nodig heb om die informatie te kunnen "ontcijferen". En hoe gaan we dat doen?

Wat ik eigenlijk wou zeggen

Goed een lang verhaal kort, opslag wordt inderdaad steeds kleiner, sneller en goedkoper. Maar, de hoeveelheid data die gecreëerd en beheerd moet worden en de totale kosten die dat met zich meebrengt, groeien zo snel, dat ze waarschijnlijk niet of nauwelijks worden gecompenseerd door "Moore en Kryder."

Als je kijkt naar digitale archiefstukken, denk ik daarom dat we om dezelfde reden als bij analoge archiefstukken niet ontkomen aan selectie en vernietiging: het zal gewoon te kostbaar zijn om alles permanent te bewaren.

Gerelateerd

Infopocalypse, kent u dat?

Een kleine geschiedenis van data-opslag

Digitale goedaardige verwaarlozing

Digitale antiquiteiten

Plaatje bovenaan: Fire proof van Derek Bruff

P.S. Deze blog is het resultaat van zes jaar discussiëren met Chido over alles bewaren of niet. Afgelopen week hebben we er weer eens wat over heen en weer getwitterd. Eigenlijk hadden we een voorstel willen indienen voor KVAN12, maar dat is er niet van gekomen. Wie weet volgend jaar of misschien doen we de discussie zondagavond voorafgaand aan de KVAN-dagen nog eens in het openbaar en in real-life. Maar misschien ook niet...

Ordening en vernietiging bij de politie (bijgewerkt)

Het archiefbeheer bij de politie in Alphen blijft de gemoederen bezig houden en weer blijkt dat mensen selectie en vernietiging en dossiervorming niet snappen. De NOS schreef gisteravond:

Diverse bronnen bevestigen echter dat op de afdeling bijzondere wetten van politie Hollands-Midden van elke wapenvergunninghouder ook fysieke dossiermappen waren. Die werden bij elke aanvraag aangemaakt. Dat er een dossier van Van der Vlis heeft bestaan, staat zwart op wit in het onderzoeksrapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid. In dat papieren dossier zat onder meer de correspondentie van de aanvraag en weigering van de wapenvergunning uit 2005.
Volgens NOS-bronnen binnen de politie zat er meer informatie in het dossier. Informatie over de psychische gesteldheid van Van der Vlis, die de politiemedewerker die de vergunningaanvraag behandelde, had bemachtigd. Betrokkenen vragen zich af waar de map gebleven is.
Degene die de aanvraag van de wapenvergunning van Van der Vlis in 2008 behandelde, heeft volgens NOS-bronnen ook een nieuwe map aangemaakt. Bij het archiveren van die map moet hij dus het oude dossier uit 2005 zijn tegengekomen. Daarbij moet hij hebben gezien dat al bekend was dat Van der Vlis psychische problemen had.

Allereerst dat dossier uit 2005.
Op basis van categorie 1.3 uit de op 3 april 2006 in de Staatscourant verschenen Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties vanaf 1 april 1994 voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten mogen, nee moeten geweigerde vergunningen na drie jaar vernietigd worden:

Weigering, intrekking en vervallenverklaring van vergunningen

Weigeringen, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Dat dit dossier er nu niet meer is, is dus heel goed verklaarbaar. De enige archiefwettelijke vraag die nu nog gesteld kan worden is: is er een proces-verbaal van vernietiging waaruit blijkt dat dit dossier daadwerkelijk vernietigd is. De enige reden waarom politie en justitie überhaupt weten dat er een dossier is geweest, is trouwens omdat de afwijzing door de rijksrecherche bij Van der Vlis in huis gevonden is.

Of de politie bij het archiveren van de aanvraag (en verleende) vergunning uit 2008 het oude dossier uit 2005 had moeten tegenkomen, lijkt me ook niet evident. Natuurlijk ligt het voor de hand dat degene die de vergunning verleent, terug kijkt naar eerder aangevraagde vergunningen, maar dat de afgewezen vergunning  uit 2005 en de verleende vergunning uit 2008 bij elkaar bewaard zouden worden is niet voor de hand liggend. Het ene dossiers mocht een paar maanden later vernietigd worden, terwijl het andere nog een tijdje (tot één jaar na het verlopen van de vergunning) bewaard moest blijven.

Kortom (en van een afstandje bekeken) lijkt mij dat er wat dit dossier betreft archiefwettelijk gezien weinig op de handelwijze van de politie aan te merken. Inhoudelijk, voor wat betreft de wijze van vergunningverlening, misschien wel, maar daar weet ik niets van.

Aanvulling, 7 april 2012, 16:59
Ondertussen heb ik contact gehad met de journalist van de NOS en blijkt het iets complexer in elkaar te zitten. De Minister heeft begin dit jaar namelijk aangegeven dat de Wet Politiegegevens van toepassing is op  gegevensverwerkingen met betrekking tot wapenverloven en jachtaktes, waar het hier om gaat:

Het gaat om het uitvoeren van een «taak ten dienste van justitie». Het verwerken van gegevens ter uitvoering van de vergunningverlening en de handhaving van de Wet Wapens en Munitie vindt plaats op grond van artikel 13, eerste lid, van de Wet Politiegegevens. Inzake het beheer van deze gegevens bepaalt deze wet dat relevante gegevens moeten worden bewaard gedurende een termijn die door de korpschef wordt vastgesteld.

Nu gaan deze antwoorden over het beruchte PDF-bestand en mij is nog niet helemaal duidelijk of dit ook geldt voor "gegevens" die dateren van voor de invoering van de Wet Politiegegevens in 2007.
Volgens de bronnen van de NOS had de korpschef de bewaartermijn voor deze gegevens op 8 jaar gezet.

Wordt nog vervolgd...

Gerelateerd

Interne e-mail is geen archief

Driehoeken, vernietiging en de archivaris

Plaatje: Archives' stacks van Dolescum

Niet vernietigd, maar toch weg

Dat schreef staatssecretaris Bleker eergisteren aan de Tweede Kamer naar aanleiding van vragen van Dijkgraaf en Wiegman:

Op de eerste vraag kan ik u antwoorden dat er geen documenten van de MKZ-crisis 2001 zijn vernietigd. De bezwaarmakers uit Kamperveen hebben een aantal documenten opgevraagd die in de versie van 2001 zo niet meer beschikbaar zijn. Het gaat hierbij namelijk om zogenoemde laboratoriumvoorschriften voor het uitvoeren van diagnostische tests, de zogenaamde standard operating procedures (SOP’s) uit 2001. Het zijn werkinstructies waar in detail wordt voorgeschreven hoe een bepaalde test uitgevoerd dient te worden.
De SOP’s die in 2001 ten tijde van de MKZ-crisis zijn gebruikt zijn niet meer aanwezig bij het CVI, omdat zij in de loop der jaren vervangen zijn door nieuwere versies. In het laboratorium worden de werkvoorschriften voor testen continu ontwikkeld en aangepast. De SOP’s uit 2001 zijn in dit proces digitaal overschreven waarbij de nieuwste versies geprint en geparafeerd in een map op het laboratorium aanwezig waren. De oudere versies zijn niet digitaal bewaard gebleven. De werkvoorschriften die gebruikt zijn tijdens de hele MKZ-crisis van 2001 zijn daarmee ook niet meer beschikbaar, dus noch voor de zaak in Kamperveen noch voor de zaak in Kootwijkerbroek.

In het RD wordt gedetailleerder beschreven waar het om gaat, inclusief een volledige lijst van relevante (en niet meer aanwezige) documenten.
Dit is allemaal extra pijnlijk omdat in 2008 het College van Beroep voor het Bedrijfsleven (CvBB) heeft bepaald dat de veehouders uit Kamperveen en Kootwijkerbroek inzage moesten krijgen in alle stukken waarop het ministerie in 2001 zijn besluiten tot ruiming baseerde. De boeren zijn er namelijk van overtuigd dat hun vee voor niets geruimd is, aangezien het virus zelf niet was aangetroffen, maar enkel anti-stoffen. Daarnaast bleek de diagnose niet te zijn gesteld door een bevoegd dierenarts en werd een "verkorte versie" van de tests uitgevoerd. Maar hoe die precies verlopen zijn valt nu dus niet meer te achterhalen.

Disoposal hold
En daarmee is dit ook een goede gelegenheid om een vertaalvraag van Eric Burger te herhalen:

Nog steeds op zoek naar betere vertaling van 'hold' of 'legal hold' dan 'wachtruimte' (als in #SharePoint2010) #recordsmanagement #dtv
— Eric Burger (@spiekerdijk6) maart 5, 2012

Bestaat er een Nederlands equivalent voor het Angelsaksische begrip "hold"?
Dat wil zeggen: hebben wij een term voor het feit dat je archiefstukken (nog) niet mag vernietigen omdat ze deel uitmaken van een juridische procedure, bijvoorbeeld een beroepsprocedure of een rechtzaak?
In Amerikaanse systemen (zoals Sharepoint of een dingetje van IBM) is retention hold een standaard functionaliteit en ook in MoReq 2010 wordt "disposal hold" als requirement beschreven (zie R8.4.21).
Maar in NEN 2082 of de Archiefwiki kom ik het niet tegen.

Bestaat er wel een aparte Nederlandse term voor?

Gerelateerd
Driehoeken, vernietiging en de archivaris
Onrechtmatige vernietiging: schadeclaim van 5 miljoen dollar
Niet alle versies zijn archiefstukken?
Interne e-mail is geen archief

Met dank aan EJK

Plaatje: uit 'n artikel van de NOS

Over de vernietiging van een wapenregistratie

Een groep meisjes van de schietclub staan in badpak op het strand en allen houden een geweer vast.
Californië, Verenigde Staten van Amerika, 1933

In Canada bestaat de Canadian Firearms Registry, een database waarin op basis van de Canadese wapenwet allerlei vuurwapens geregistreerd worden. Een speciaal onderdeel is het "long-gun registry" waarin sinds 2001 "geweren" geregistreerd worden. Sinds de invoering ervan ligt deze "geweer-registratie" onder vuur en binnenkort wordt de wet zodanig aangepast dat registratie van "long-guns" niet meer nodig is. In die wetswijziging - Bill C-19 - heeft de regering ook bepaald dat de bestaande registraties direct vernietigd moeten worden en dat hierbij de bepalingen uit de Library and Archives Act niet gelden. Dit betekent dat de vernietiging van de database kan plaatsvinden zonder formele goedkeuring van de "chief archivist."
Dit was uiteraard tegen het zere been van de Canadese archivarissen. De voorzitter van de Association of Canadian Archivists zei tegen de National Post:

“It sets a very dangerous precedent for future legislation,” said association president Loryl MacDonald. [...]
MacDonald said her group’s concern is not with the nature of the gun registry records themselves, but with a process she said undermines the government’s own practices for keeping records.
Archivists and bureaucrats typically meet to determine how long different kinds of government records should be kept. The Firearms Act, MacDonald said, required the gun registration listings be kept for 10 years after the “last administrative action” on each record.
“The government might proceed to go about over-riding other records schedules, and records that might have long-term value might be destroyed,” MacDonald said.

En ook Ian Wilson, de voormalige "chief archivist", liet van zich horen:

“They should trust the existing processes already enshrined in legislation,” Wilson told the Citizen on Tuesday.
The instruction to destroy records in Bill C-19 suggests the government ”doesn’t trust the process,” Wilson said.
“I dont think archivists are arguing the records should be retained, but the issue is process.”
[...]
Wilson says he suspects the gun registry records would not be worth retaining permanent, but says an achivist must do a professional review to determine if they should be kept.

Interessant in de hele discussie zijn ook de argumenten die de voorstanders van acute vernietiging gebruiken:
de registratie had überhaupt nooit bijgehouden moeten worden, de archiefstukken zijn niets waard en ze vormen een inbreuk op de privacy van Canadese burgers.

Firearms advocates say the government had no business collecting the long-gun registrations in the first place so the listings should be permanently erased.
In question period Monday, the NDP called the plan to destroy the records “a $2-billion bonfire,” in reference to the purported cost to establish the registry under the Liberal government. Public Safety Minister Vic Toews responded by saying the records it created have no value.
“Just because the Liberals spent $2-billion on a long gun registry does not mean it is worth anything,” Toews said. “In fact, the only thing it does is target law-abiding Canadian citizens improperly and is obtrusive in their private affairs.”

En daar voegt de National Post nog de volgende, voor mij ietwat raadselachtige, alinea aan toe:

The federal government has retained records of some of its most discredited programs. To make reparations, the government used documents related to the internment of Japanese Canadians during the Second World War, the collection of head taxes from Chinese immigrants, and listings of First Nations children forced into residential schools, for example.

Zou de krant nu bedoelen dat archieven van "descredited programs" sowieso allemaal vernietigd moeten worden?
Of bedoelt de krant te zeggen dat dit juist niet zou moeten gebeuren, omdat je dan nog iets goed kunt maken?

Wat tenslotte ook nog interessant is - en dat sluit aan bij onze vingerafdrukken-discussie - is dat het geweren-register wordt beheerd door de RCMP - de Mounties - en deel uitmaakt van een veel groter register waar ook allerlei andere types vuurwapens in geregistreerd worden. Enkel het long-gun-deel moet nu vernietigd worden. Maar:

Destruction of the existing records may not be simple as pushing the “delete” button.
The RCMP would have created backup versions that, presumably, also will have to be destroyed. But that could be a complicated process if the records of non-restricted long-guns are integrated in the backup version with listings of other registered firearms that cannot be erased.

Morgen nog een stukje over problematische vernietiging in de Verenigde Staten...

Gerelateerd
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!
Driehoeken, vernietigen en de archivaris
Interne e-mail is geen archief

Foto uit de collectie van het NA

De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)

En dan had de Raad voor Cultuur ook nog geadviseerd over de door de staatssecretaris voorgestelde nieuwe selectie-aanpak.
Zo duidelijk en overzichtelijk als het advies over de zorg voor de provinciale archieven is, zo onduidelijk en onoverzichtelijk is dit advies. Dat ligt deels aan de opbouw van het advies, met op pagina 4 een (de?) conslusie, daarna tien pagina's waarin de Raad antwoord geeft op de vier vragen die de staatssecretaris gesteld heeft en allerlei adviezen formuleert, gevolgd door een puntsgewijze samenvatting van anderhalve pagina, "afgevuld" met in de drie bijlagen een verslag van een expertmeeting, de ideeën van de Raad over digitale archivering en een notitie over het schrappen van de wettelijke adviestaak van de Raad. En voor een ander deel ligt de onduidelijk ook weer aan het taalgebruik van de penvoerder. (Die er volgens mij ook niet altijd met zijn hoofd bij was, getuige de verschrijving Raad van Cultuur op pagina 13).
In dit stukje beperk ik me nu tot de puntsgewijze samenvatting, daar lijken me de kernpunten van de ideeën van de Raad in te staan.
 De Raad vraagt zich, naar mijn mening terecht, af hoe vastgesteld kan worden dat deze nieuwe methode beter is zal werken dan de ondertussen blijkbaar vermaledijde PIVOT-methode. Daartoe zal eerst een grondige analyse en evaluatie van de PIVOT-methode uitgevoerd moeten worden. Daarnaast stelt de RvC dat er nog te weinig concrete praktijkervaring met de nieuwe methode is opgedaan, aangezien er pas één pilot is uitgevoerd.
Het derde punt van de Raad is een aspect waar ik ook al een tijdje mee worstel: "Er moet meer aandacht gaan naar het onderscheid tussen het wegwerken van de papieren achterstanden en de omgang met een digitaal archief." Ik heb ook de indruk dat er door het NA gezocht wordt naar één ultieme oplossing voor twee totaal verschillende problemen: Hoe zorgen we dat de papieren achterstanden snel, maar goed weggewerkt worden? vs Hoe gaan we (vanaf nu) digitale archiefstukken selecteren?
Daarna vraagt de Raad zich af of er verschillen zijn tussen de ministeries: waar is de nood het hoogst? Kunnen de achterstanden op alle ministeries met één methode weggewerkt worden. Hierbij valt op dat ook de Raad voorbij gaat aan alle andere rijks-zorgdragers, maar zich concentreert op de ministeries.
Punten vijf en zes: de trenanalyse is volgens de Raad interessant, maar hij stelt ook vast dat veel informatie pas op termijn gewaardeerd kan worden. Trends worden pas na een jaar of tien duidelijk, dus het is onmogelijk om direct bij het ontstaan van archiefstukken al vast te stellen of iets bewaard moet worden of niet. De Raad pleit daarom voor een soort getrapte waardering en selectie: na vijf jaar, na tien jaar en ten slotte na dertig jaar. Verder zou met name de culturele en historische perspectieven meer aandacht moeten krijgen. In dit voorstel gaat de aandacht vooral uit naar administratieve en bestuurlijke thema's.
Het zevende punt uit de samenvatting snap ik niet helemaal:

Er moet een voorstel komen voor het transparanter maken van archieven. Op welke manier biedt de nieuwe methode ook meer transparantie en inzicht in het proces, de regie en in het eindproduct voor de gebruiker?

Wat bedoelt de Raad met "transparantere archieven"? En wie is de gebruiker, waarvoor "het proces, de regie en het eindproduct" transparanter moet?
De laatste twee punten uit de samenvatting gaan over de rolverdeling binnen het nieuwe driehoeksoverleg en tussen het driehoeksoverleg en de maatschappij. De Raad vindt dat er voor het driehoeksoverleg kwalificaties opgesteld moeten worden voor de deelnemende CIO en de "derde onafhankelijke." En er is blijkbaar een kloof tussen "CIO, informatici en uitvoerders" aan de ene kant en archivarissen, ambtenaren en maatschappij (gebruikers in termen van de Raad) aan de andere kant. Ik geloof niet dat ik precies snap waarom de Raad deze twee groepen onderscheid. Ik bedoel: zijn CIO's, uitvoerders en archivarissen niet allemaal ook ambtenaren? Om welke kloof gaat het dan?


Maar uiteindelijk is mij niet helemaal duidelijk wat de Raad nu van de voorgestelde nieuwe aanpak vindt. Ik geloof dat hij er niet zo gelukkig mee is, maar dat staat er niet zo nadrukkelijk.


Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
De Raad voor Cultuur adviseert
De Raad voor Cultuur oordeelt (1/2)

Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Vooruit nog eentje over KVAN11 dan...
Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.

Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman

View more presentations from KVANdagen

Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:

1. Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
2. Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.

Het eerste goed doen, is heel lastig, want er moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden en je loopt bijna altijd achter de feiten (nieuwe wetgeving, sociale ontwikkelingen) aan. Maar, als het eerste goed gedaan is, hoeft het tweede niet meer zo heel lastig te zijn. En volgens mij geldt dit ook in grote lijnen voor digitale archieven.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.

Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes

Niet op tijd afgewerkt, dan gooi ik het weg

Op het Haagse Paleis van Justitie stonden weer eens kasten vol met onverwerkte stukken. Gerard Bouman, hoofdofficier van Justitie in Den Haag van 2000 tot en met 2003, zei tegen zijn medewerkers dat de stukken voor een bepaalde datum verwerkt moesten zijn. "Toen dat na de afgesproken datum nog niet gebeurd was, heeft Bouman de kasten weg laten halen en de stukken laten vernietigen," vertelt de voormalige Haagse burgemeester Wim Deetman.

Zo begon het artikel in Binnenlands Bestuur over Gerard Bouman.

Hoezo rechtstaat?
Hoezo selectielijst?
Hoezo verklaring van vernietiging?
Hoezo Archiefwet?

Gerelateerd
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Paper trail

Plaatje: Case files and medical records van Benuski

Nieuwe methode van archiefselectie: de RvC vraagt reacties

Tegelijkertijd met zijn reactie op de voorgenomen wetswijziging, plaatste de Raad voor Cultuur eergisteren een oproep op zijn website.

De Staatssecretaris van OCW heeft de Raad voor Cultuur verzocht te adviseren over een nieuwe aanpak en methodiek van de selectie van de rijksarchieven. De Raad streeft er naar dit advies uiterlijk 1 juli a.s. uit te brengen.
[...]
De Raad voor Cultuur nodigt iedereen die zich betrokken voelt bij dit thema (als archiefbeheerder, archiefonderzoeker of anderszins) graag uit om te reageren. De Raad zou het bijzonder op prijs stellen uiterlijk tegen eind april a.s. over deze commentaren te kunnen beschikken.

De Raad zou graag een antwoord krijgen op de volgende vragen:

1. Doelstelling van het driehoeksoverleg nieuwe stijl is om de verschillende belangen, genoemd in het Archiefbesluit evenwichtig af te wegen. Is dit in de voorgestelde aanpak voldoende gegarandeerd of heeft de Raad hiervoor nog andere suggesties?
2. Onderschrijft de Raad de noodzaak tot integratie van waardering en selectie in de informatiehuishouding van de zorgdrager?
3. Onderschrijft de Raad dat de voorgestelde selectieaanpak bijdraagt aan een meer duurzame informatiehuishouding?

Deze drie vragen komen rechtstreeks uit de adviesaanvraag van de Staatssecretaris. De Raad heeft daar zelf een vierde, nog al omslachtig geformuleerde, vraag aan toegevoegd:

Waardering tot archiefselectie is de vaardigheid, de kunst om uit de archiefmassa de relevante gegevens te selecteren die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De gehanteerde methode dient naast efficiënt en effectief, transparant, controleerbaar en door alle betrokkenen hanteerbaar te zijn. Niet alleen uit het oogpunt van verantwoording, maar ook omdat uiteindelijk maar een deel van het proces leidt tot onomkeerbaarheid, de materiële tenietdoening van archiefmateriaal. De vraag is of de nu voorgestelde methode (de methode dus als zodanig) het vertrouwen wekt dat de gestelde doelen zo goed mogelijk kunnen worden bereikt.

 Uhm.... Tja... Wat zal ik daar eens op zeggen...

De Raad wil de antwoorden liefst voor "eind april" ontvangen, zodat ze nog meegenomen kunnen worden in de expertmeeting die begin mei gehouden zal worden.
Al met al, heel goed dat de Raad op deze manier zijn advies wil gaan vormgeven, al vraag ik me wel af hoe "openbaar" het zal worden: komen de ontvangen "antwoorden" ook online? Is die expertmeeting openbaar?

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
Ze wijzigen de Archiefwet...

Plaatje: DTMinc

Tussentijdse wijziging gemeentelijke selectielijst

Vorige week heeft de VNG een ontwerp van een tussentijdse wijziging van de gemeentelijke selectielijst voorgelegd aan de staatssecretaris van OCW. Enkele opvallende dingen in het ontwerp zijn:

* Alle Nederlandse gemeenten met uitzondering van één hebben de VNG gemachtigd de bestaande lijst aan te passen en voor te leggen aan het ministerie. Alleen de gemeente Groningen trekt zijn eigen plan.
* De gemeenschappelijke regelingen blijven problematisch. De lijst uit 2005 geldt officieel niet voor gemeenschappelijke regelingen, omdat de VNG er destijds niet in geslaagd is om van alle dagelijkse besturen een volmacht te krijgen. Formeel geldt voor die organisaties dus nog altijd de Vernietigingslijst 1983 (pdf). Ook deze keer lukte het de VNG blijkbaar niet om een volledig overzicht te krijgen:

Wij willen u dringend verzoeken de lijst niet alleen vast te stellen voor alle 418 gemeenten maar ook voor alle 844 thans bekende intergemeentelijke organen.
Toelichting:
Gelet op de lange duur van de eerdere inventarisatie en de gebrekkige detailinformatie lukt het ons naar verwachting niet om op een redelijke termijn de ondertekende machtigingen van de intergemeentelijke organen c.q. de gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam die zelf op basis van een verordening archiefzorgdrager kúnnen zijn, binnen te krijgen. Bovendien denken wij dat de meeste van hen een deelnemende (centrum)gemeente als archiefzorgdrager hebben aangewezen: deze hebben ons reeds gemachtigd. En alle gemeenten hebben reeds kunnen reageren op ons eerdere concept.
Derhalve willen wij verzoeken voor de intergemeentelijke organen c.q. gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam een zogenaamde ‘stilteprocedure’ toe te passen. Dat wil zeggen: zij krijgen in de periode van de ter inzage legging door u evenals ‘een ieder’ de tijd om hun zienswijze te geven conform het bepaalde in artikel 4 lid 3 van het Archiefbesluit. Doen zij dat niet, dan wordt de lijst daarna door u ook voor hen vastgesteld.

Hierbij gaat de VNG volgens mij overigens uit van een verkeerde interpretarie van artikel 40 van de Archiefwet. Daarin staat dat een gemeenschappelijke regeling "een voorziening omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen" moet behelsen. In het derde lid staat daarna dat als dit niet gebeurd is, de voorzieningen van de gemeente van vestiging gelden. Dit zegt echter niets over het zorgdragerschap, aangezien dat in artikel 41 expliciet geregeld wordt:

1. Met de zorg voor de archiefbescheiden van andere dan in de voorafgaande artikelen bedoelde overheidsorganen, voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is belast:
a. het dagelijks bestuur of in de gevallen, dat er geen dagelijks bestuur is, het bestuur;

Ben benieuwd wat de reactie van de staatssecretaris deze keer zal zijn.
*  Om de een of andere reden heeft de VNG het uiteindelijke concept (dat als ik het goed snap ruim een jaar oud is) niet op haar website gepubliceerd. Inhoudelijk valt er dus niets over te zeggen.
Toevoeging 11 maart 2001, 15:28
Peter Diebels wees me er net op dat de volledige lijst te vinden is op de site van de VNG onder Brieven:  http://www.vng.nl/eCache/DEF/1...
*  Grote vraag is nu natuurlijk ook: wie gaat er namens de Raad van Cultuur nu een advies aan de staatssecretaris geven?

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
De Archiefwet wordt gewijzigd
De Archiefvisie van de VNG

Plaatje: Angry Shredder van Willsfca

Doc-Direkt en de magische achterstanden

Ik geef meteen toe, ik ben niet erg thuis in de praktijk van de DIV-afdelingen bij de ministeries, maar wat ik deze week las in de Od van januari 2011 verbaast me toch. Gert-Jan de Graaf interviewt Kaat Appelman (directeur) en Rob Kramer (projectleider primair proces) naar aanleiding van het begin van Doc-Direkt op 1 januari 2011. De Graaf leidt zijn interview als volgt in:

De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo'n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.

Ik snap dat je om die bestaande kilometers 'achterstand' weg te werken, een aparte organisatie in het leven roept. Dan heb je een beter overzicht, kun je wat met werkzaamheden schuiven etc. Maar wat ik niet snap zijn die 35 kilometer achterstand die er per jaar bij komen. Hebben ze bij de ministeries geen DIV-afdelingen die dossiers beschrijven, beheren, ordenen, afstellen op bewaartermijn enzovoorts?
Ik bedoel: bij de gemeenten en provincies komen er ook per jaar ettelijke kilometers papier bij, maar ik durf te zeggen dat het overgrote deel daarvan geordend en toegankelijk is en dat er, op het moment dat (en vaak al voordat) de dossiers de paternosterkast verlaten een bewaartermijn wordt toegekend. Die dossiers zijn 'klaar' en wachten op overbrenging of vernietiging. Daar is weinig achterstand aan...

Hoe werkt dat dan bij de ministeries? Enlighten me please...

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Manuscript backlog 2010 van Minnesota Historical Society

Een nieuwe selectieaanpak

Vlak voor Kerst stuurde de staatssecretaris van Cultuur een brief naar de Tweede Kamer over de vernieuwde "selectieaanpak archieven."

Zo'n nieuwe selectieaanpak is hard nodig. De huidige methodiek is niet geschikt om toegepast te worden in het digitale informatietijdperk en wegwerken van de papieren archiefachterstanden van het Rijk zou in de meest conservatieve berekening nog 40 jaar duren. Dit is onaanvaardbaar.

De nieuwe methode heeft drie hoofddoelen: versnelling, toepasbaar op digitale informatie en zorgen voor een kwalitatief hoogwaardige archiefcollectie.

In de brief staan een paar dingen, die ik niet helemaal snap of logisch vind.
Zo wordt het driehoeksoverleg opgeheven ten faveure van een "strategisch informatieoverleg" tussen de CIO van elk departement, de algemene rijksarchivaris en een door de staatssecretaris te benoemen onafhankelijke derde onpartijdig lid, dat een onafhankelijke stem heeft ten aanzien van de selectievoostellen. Waarom zou dit overleg beter zijn voor digitale archieven dan het oude overleg?
Maar wat me meer zorgen baart zijn de onderwerpen die volgens Zijlstra in dit overleg aan de orde komen:

In dit overleg worden vraagstukken besproken die samenhangen met waardering en selectie, zoals openbaarheid van informatie en informatiebeveiliging.

Wie heeft de staatssecretaris verteld dat deze vraagstukken iets met waardering en selectie te maken hebben? Volgens mij hebben ze daar namelijk evenveel mee te maken als het gebruik van enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt papier! Het enkele feit dat een document of dossier op het moment van ontstaan wel of niet openbaar is, zegt namelijk helemaal niets over de historische of bewijswaarde over twintig, vijftig of honderd jaar. Dat belooft wat voor dat nieuwe overleg...
Natuurlijk ben ik ook zeer benieuwd hoe dit 'strategisch informatieoverleg' georganiseerd wordt bij de andere overheidsorganisaties. En dan denk ik niet alleen aan de provincies, gemeenten en waterschappen, zoals Zijlstra doet in zijn brief, maar ook aan al die andere 'rijksorganen', zoals de Hoge Colleges van Staat en die baaierd aan ZBO's.

Hoewel het nergens expliciet staat, wekt de brief bij mij de indruk dat op termijn te vernietigen archiefbescheiden minder belangrijk zijn dan permanent te bewaren bestanden en dat er dus minder aandacht aan hoeft te worden besteed. Dat is althans de impliciete boodschap die ik op maak uit zinnetjes als:

Door de toepassing van de nieuwe aanpak zal per saldo (...) veel minder archiefmateriaal hoeven te worden bewerkt om tot het gewenste resultaat te komen. Dit levert zowel tijdwinst als kostenvoordeel op.
(...)
Met behulp van het nieuwe instrumentarium wordt informatie op het moment van of vlak na creatie gewaardeerd. Integrale benadering van selectie (...) leidt tot een kwalitatief strerkere collectie en mogelijk tot grotere efficiency ten aanzien van selectie van overheidsarchieven.

Het meeste werk zit bij het archiveren volgens mij niet in het bepalen of iets te bewaren of te vernietigen is, maar in het beschrijven en ordenen van de bestanden, opdat het archief in goede en geordende staat is. En dat werk moet gebeuren voor alle archiefstukken, te bewaren EN te vernietigen.

Waar ik ook heel benieuwd naar ben is de manier waarop de rol die de Raad voor Cultuur op dit moment nog heeft bij het vaststellen van selectielijsten wordt ingevuld. In de brief staat daarover:

De adviserende rol die de Raad voor Cultuur speelt bij de beoordeling van de individuele selectielijst maakt plaats voor systeemtoezicht waarbij achteraf wordt getoetst of het proces van waardering en selectie conform de gestelde regels en uitgangspunten is uitgevoerd. In het voorjaar van 2011 informeer ik u via de archiefvisie waar dit systeemtoezicht wordt belegd.

Aan de ene kant klinkt dit goed, aangezien 'toezicht' ook 'handhaving' inhoudt, terwijl de Raad voor Cultuur alleen maar mocht 'adviseren.'Aan de andere kant ben ik erg benieuwd wie dit systeemtoezicht zou gaan uitvoeren en hoe dat dan vorm gegeven wordt. Hoe ziet 'het systeem' er uit?

De positie van de Raad voor Cultuur is sowieso interessant, omdat alle leden van de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad hun functie hebben neergelegd naar aanleiding van de brief over de nieuwe selectiemethodiek die de Raad op 6 december 2010 naar de staatssecretaris heeft gestuurd. In de brief van Zijlstra wordt in een voetnoot wel naar deze brief verwezen, maar ik heb de brief zelf nog nergens gevonden. Is hij wel openbaar?

Al met al reden te meer om vol verwachting uit te kijken naar de Archiefvisie van het kabinet.

Gerelateerd
Eerdere berichten over de Archiefvisie
Wat leest een staatssecretaris
De culturele uitgangspunten van een staatssecretaris
De Raad voor Cultuur adviseert...

NB
Hierboven verwijs ik verschillende keren naar pagina's op archief.nl. Helaas is mijn ervaring dat de url's hierop niet erg 'permanent' zijn. Ik heb dus geen idee hoelang die links nog functioneren.

Plaatje: Shredder art van florriebassingbourn

Verdwijn uit mijn zaak...

Begin deze week een interessant gesprek gehad in West-Brabant. In het begin leek het allemaal niet zo spannend, maar na verloop van tijd werd het toch wat ingewikkelder. Waar ging het om?

Stel je wil 10.000 potloden kopen. Dan vraag je drie leveranciers om een offerte te sturen en tegen de goedkoopste zeg je: "Jij mag aan mij leveren." Makkelijk zat.
Nu heb je als gemeente het zaaksgewijs werken omarmd. Dan start je dus een zaak "Aanschaf potloden" met daar in minstens het offerte-verzoek, offertes 1, 2 en 3, de opdrachtbevestiging, leveringsbon en factuur. Case closed.
En dan komt artikel 3 van de Archiefwet 1995 in het spel, het artikel dat zorgdragers verplicht tot het vernietigen van daartoe in aanmerking komende archiefstukken.

In de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 staat onder categorie 2.15:

Offertes, inschrijvingen	Ongevraagde aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt	1 jaar
	Inschrijvingen/offertes van aanbestedingen en leveringen betreffende:
	– niet-gegunde werken/leveringen/diensten	1 jaar na gunning opdracht
	– gegunde werken/leveringen/diensten	7 jaar na vervallen van het belang

Bedoelt de wetgever in dit geval (en er zijn uiteraard meer voorbeelden te verzinnen) echt dat er op documentniveau uit de zaak vernietigd moet worden?
En doen al die gemeenten die "zaaksgewijs werken" dit dan ook, of worden die twee offertes ook gewoon zeven jaar bewaard?

West-Brabant en ik zijn heel benieuwd naar jullie antwoorden...

Vuilnisbak: Eric Kilby

23 dingen die je niet mag e-mailen

Loyaliteit en integriteit kunnen elkaar soms in de weg zitten, dat beseffen archivarissen en recordsmanagers ook wel. Neem nu vernietiging van dossiers. Aan de ene kant zijn wij fel gekant tegen onrechtmatige en voortijdige vernietiging. Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat een soort superhelden-gevoel hierbij een rol speelt: wij staan pal voor de integriteit van het archief, ook als het minder plezierige aspecten van onze organisatie documenteert. Maar, tegelijkertijd is een van onze argumenten om documenten en dossiers (tijdig) te vernietigen, dat je geen gedoe met justitie, pers of burgers wil hebben over dossiers die eigenlijk al lang vernietigd hadden mogen / moeten worden. Dus die onaangename dingen moet je bewaren, maar niet langer dan noodzakelijk is. (Zie onder andere Archiefbeheer in de praktijk, december 2007, 4005-5)

Onze Ethische Code zegt over dit koorddansen:

De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.
De voornaamste taak van de archivaris bestaat uit het bewaren van de integriteit van de aan hem toevertrouwde archiefbestanden. Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn vakbekwaamheid.
Hij dient elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.

(Overigens, naar het schijnt wordt de website van de KVAN binnenkort vernieuwd, dus ik weet niet hoe lang bovenstaande link naar de Ethische Code nog werkt. In dit geval is deze misschien wat duurzamer...)

Ik moest aan dat koorddansen denken toen ik deze weblog van Johannes Scholtes (directielid van ZyLab) las. Scholtes verwijst in zijn blog naar een artikel waarin beschreven wordt welke zoekwoorden onderzoekers van de Lehman Brothers-zaak gebruikten om relevante e-mails te vinden in de 4,4 miljoen geconfisceerde berichten. Hierbij gaat het dan om termen als "risk", "concern", "let's discuss", "just between us", "breach", "big trouble", "too late", en uiteraard "stupid". Hij verwijst overigens ook naar het artikel 23 things not to say in an e-mail (die titel is te mooi om niet volledig te citeren), waarin een uitgebreide lijst is opgenomen.
Uiteindelijk was het de slotalinea uit het artikel van Scholtes dat me aan het koorddansen deed denken:

What can we learn from this? We can certainly train our senior management not to use these words. We can officially forbid using them by means of a corporate email policy. We can create alerts in our email systems if such words are being used and implement direct actions as a means of enforcing corporate policies. But my take is that people will always continue to use email to discuss sensitive topics. Sometimes because they are naïve or ignorant, but also to cover themselves should there ever be an investigation so they can prove that they did “warn” the others that something was wrong.

Therefore, at the end of the day, not using email at all may be the only solution to avoid that email communication is used against you. Was it not Ken Lay, CEO from ENRON, who did not use email at all?

Met andere woorden: zorg alsjeblieft dat je helemaal geen archiefstukken maakt, als je 'domme' dingen gaat doen. Dan hoeven de records managers en archivarissen niet meer te balanceren tussen integriteit en loyaliteit.

Afbeelding: Hans_S