De Amerikaanse zuster van Doc-Direkt

In Nederland hebben we Doc-Direkt:

(Filmpje is hiervandaan, maar ik kan hem niet embedden)

In Amerika hebben ze Federal Records Centers:

We are Federal employees who proudly serve our Federal customers. We help customers navigate the intricacies of Federal regulations to ensure that the Nation's records are protected and remain available for their scheduled life.

• We maintain facilities that are fully compliant with regulations that protect records from fire, theft, pests, water damage and natural disasters.

• We provide high-quality, cost-effective storage and servicing of records for our Federal customers.

• We are developing state-of-the-art technology to ensure that we will be able to continue to serve Federal agencies' needs for electronic records management in the digital era. 

Key statistics about the Federal Records Centers:

• 17 facilities in 9 regions throughout the United States

• Total holdings of 27 million cubic feet of records

• 13 million reference requests serviced annually

• 18,000 tons of paper recycled annually

• Professional staff of approximately 1,100 Federal employees

• Nearly 400 Federal agency customers

Gerelateerd
Doc-Direkt en de magische achterstanden

Doc-Direkt en de magische achterstanden

Ik geef meteen toe, ik ben niet erg thuis in de praktijk van de DIV-afdelingen bij de ministeries, maar wat ik deze week las in de Od van januari 2011 verbaast me toch. Gert-Jan de Graaf interviewt Kaat Appelman (directeur) en Rob Kramer (projectleider primair proces) naar aanleiding van het begin van Doc-Direkt op 1 januari 2011. De Graaf leidt zijn interview als volgt in:

De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo'n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.

Ik snap dat je om die bestaande kilometers 'achterstand' weg te werken, een aparte organisatie in het leven roept. Dan heb je een beter overzicht, kun je wat met werkzaamheden schuiven etc. Maar wat ik niet snap zijn die 35 kilometer achterstand die er per jaar bij komen. Hebben ze bij de ministeries geen DIV-afdelingen die dossiers beschrijven, beheren, ordenen, afstellen op bewaartermijn enzovoorts?
Ik bedoel: bij de gemeenten en provincies komen er ook per jaar ettelijke kilometers papier bij, maar ik durf te zeggen dat het overgrote deel daarvan geordend en toegankelijk is en dat er, op het moment dat (en vaak al voordat) de dossiers de paternosterkast verlaten een bewaartermijn wordt toegekend. Die dossiers zijn 'klaar' en wachten op overbrenging of vernietiging. Daar is weinig achterstand aan...

Hoe werkt dat dan bij de ministeries? Enlighten me please...

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Manuscript backlog 2010 van Minnesota Historical Society