De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo'n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.Ik snap dat je om die bestaande kilometers 'achterstand' weg te werken, een aparte organisatie in het leven roept. Dan heb je een beter overzicht, kun je wat met werkzaamheden schuiven etc. Maar wat ik niet snap zijn die 35 kilometer achterstand die er per jaar bij komen. Hebben ze bij de ministeries geen DIV-afdelingen die dossiers beschrijven, beheren, ordenen, afstellen op bewaartermijn enzovoorts?
Ik bedoel: bij de gemeenten en provincies komen er ook per jaar ettelijke kilometers papier bij, maar ik durf te zeggen dat het overgrote deel daarvan geordend en toegankelijk is en dat er, op het moment dat (en vaak al voordat) de dossiers de paternosterkast verlaten een bewaartermijn wordt toegekend. Die dossiers zijn 'klaar' en wachten op overbrenging of vernietiging. Daar is weinig achterstand aan...
Hoe werkt dat dan bij de ministeries? Enlighten me please...
Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
Plaatje: Manuscript backlog 2010 van Minnesota Historical Society
Niets magisch aan, deze achterstanden. Vele jaren van taakstelling, personeel inleveren, geen geld vrij kunnen krijgen voor uitbesteden en een houding van 'laat het semi-statisch archief maar even, weggooien kan altijd nog' zorgt voor een leuke achterstand.
BeantwoordenVerwijderenDe aanwas van het semi-statisch archief is groter dan dat weggewerkt kan worden.
Ruimtegebrek is ook zo'n punt. Wanneer je veel vergunningen hebt die 30 jaar na intrekking pas weg mogen, heb je veel ruimte nodig. En in de huidige tijd van bezuiniging is ruimte schaars. Archiefruimte moet vaak plaats maken voor werkplekken.
Zet het 'oude spul' dan maar in opslag en al gauw is het 'uit het oog, uit het hart'. Totdat er weer een rondje gemaakt wordt met een mooi vragenlijstje van 'wat hebben jullie en van welke blokperiode is het?'
Dank je Lina, maar ik vraag me af of we over hetzelfde praten, met andere woorden "Hoe wordt 'achterstand' gedefinieerd?" En dan gaat het niet om die 300 km die er al zijn, maar om die 35 km die er per jaar bij zouden komen.
BeantwoordenVerwijderenIk bedoel: ook al heb je heel veel vergunningen die dertig jaar na intrekking weg mogen, dat maakt ze toch niet automatisch tot 'achterstand'? Als de vergunningen vigeren, zijn ze 'dynamisch' en geordend, beschreven en toegankelijk. Als de vergunningen vervallen zijn, zijn ze semi-statisch en wachten ze op vernietiging. Ze zijn nog altijd beschreven, geordend en toegankelijk, je hoeft er dus nauwelijks iets mee te doen: afwachten en op tijd weggooien.
En ook als het om te bewaren dossiers gaat, levert dat nauwelijks extra werk op, lijkt me: afwachten en op tijd overbrengen. (Zie ook hier)
In het interview zegt Appelman:
"Eigenlijk kun je het zo zien dat DD het middelste deel van de archiefketen vormt, tussen de archiefvormende instantie en het Nationaal Archief in. Het aardige is dat elk van de drie ketenpartners zich bezighoudt met één archieffase, te weten respectievelijk de dynamische, de semi-statische en de statische fase."
Ik heb nu de indruk dat alle dossiers die in een jaar worden afgesloten tot die 35 km 'achterstand' gerekend worden, maar dat is toch niet allemaal als 'achterstand' te karakteriseren? Tenzij de dossiervorming zo beroerd is, dat er ook geen goede 'dynamische' dossiers gemaakt worden, maar dan zal Doc-Direkt er nooit in slagen de kraan dicht te draaien.
Ingmar je hebt gelijk 'achterstanden' is een fout woord. De rijksoverheid heeft -een deel- van haar archiefbeheer gecentraliseerd in een shared service. Daar gaat het interview in Od over. Dat de aanwezige archiefbestanden worden voorgesteld als 'achterstanden' is wellicht -ik weet het echt niet- en gevolg van politiek geleuter of strategisch inzicht van hen die de financiën voor zo'n shared service moeten regelen. Ik weet uit mijn PIVOT verleden bij het rijk dat de oneliner 'waar de rijksoverheid begint houdt de logica op' een zeker waarheidsgehalte heeft als het om de euro's gaat.
BeantwoordenVerwijderenJe achterliggende vraag:" is het bij de rijksoverheid als het gaat om het beheer van archieven (documenten én procesgebonden informatie) een puinhoop", lijkt interessanter en relevanter. Puinhoop, nee, verdient het meer aandacht ja. Twee voorbeelden: in de zaak Fred Spijkers komt toch een document naar boven waaruit lijkt te blijken dat de overheid jarenlang pogingen heeft ondernomen om Fred Spijkers in discrediet te brengen. In dit verband is zelfs gepleit voor een parlementair onderzoek omdat, indien waar, dit zou duiden op ontoelaatbaar handelen van de overheid. Het simpele feit dat dit document is opgenomen in het dossier Fred Spijkers stemt mij tevreden. Of dit het gevolg is van een gewild en bewust adequaat en betrouwbaar informatiesysteem bij het ministerie van Defensie is een andere vraag -de Screbenica zaak heeft andere aspecten van dit informatiesysteem blootgelegd- maar het genoemde document is er (nog).
Marten Hillenaar en Martin Berendse treden regelmatig op om hun visie op het archiefbeheer (e-depot; duurzaamheid) toe te lichten. Alleen al het feit dat zij optreden met een presentatie gericht op de toekomst: zo gaat het er wellicht uit zien', doet je vermoeden dat het vandaag nog niet geregeld is. Maar wijkt het Rijk hierbij dan af van de gemiddelde andere organisatie laag -non profit en profit? Ik denk het niet, we worstelen allemaal met de overgang van analoog naar digitaal werken, we hebben allemaal te maken met hybride informatiesystemene en we hebben allemaal gefragmenteerd informatiebeheer. Is dat erg? Ja, maar vooral omdat we de risico's niet kennen, de omstandigheden niet een gevolg zijn van bewuste keuzes of een gewenst veranderpad, maar -naar mijn mening- vooral voortvloeien uit niet sturen, achter de omstandigheden aan lopen en alleen de incidenten managen.
Dank je Max. Het punt is natuurlijk dat in het OD-interview eigenlijk gedaan wordt alsof we nog 10 jaar de tijd hebben om de problemen die jij in die laatste alinea's beschrijft op te lossen. Eerst moeten we ieder jaar 35 km papier wegwerken...
BeantwoordenVerwijderenGeen wonder dat er zo'n achterstand is, .dure adviseurs overal benoemen, politieke spelletjes door mensen die geen verstand hebben van archieven ,nu denkt men even door nieuwe selectiemethoden de zaak op orde te krijgen zoals destijds met het PIVOT-verhaal, je zal zien , over tien jaar weer hetzelfde geduvel!!
BeantwoordenVerwijderenIk hoop het niet, maar ben bang van wel.
BeantwoordenVerwijderen