Posts tonen met het label achterstanden. Alle posts tonen
Posts tonen met het label achterstanden. Alle posts tonen

woensdag 26 maart 2014

Een mijn vol dossiers en 600 "mijnwerkers"

Als je denkt dat de Nederlandse overheid een probleem heeft met papieren dossiers, dan moet je dit artikel toch eens lezen. Het gaat over de dossiers van Amerikaanse gepensioneerde federale ambtenaren die bewaard worden in Boyers, Pensylvania.In een oude kalksteenmijn zitten daar 600 mensen papier te schuiven, bestanden te printen en die papieren documenten weer te scannen.
Het gaat hierbij niet om geheime dossiers in een geheime bunker, maar om de pensioenaanvragen van alle federale ambtenaren. Deze mijn was in de jaren zestig een van de weinige plekken die groot genoeg was om de grote hoeveelheid dossiers te herbergen. En eigenlijk werken die 600 mensen nog altijd alsof het 1980 is.
Lees de infographic die The Washington Post maakte en huiver:
Op dit moment duurt de verwerking van een pensioensaanvraag gemiddeld 61 dagen. Zo lang duurde het ook in 1977. Maar drie jaar geleden duurde het nog 133 dagen! Op dit moment zijn blijkbaar meer dan 22.000 aanvragen in behandeling.
De krant schrijft dat de Amerikaanse regering de afgelopen dertig jaar al drie keer geprobeerd heeft om dit proces te versnellen (door het te digitaliseren), maar alle drie de pogingen zijn mislukt en kosten bij elkaar meer dan $125 miljoen dolllar!

Heb je Alle namen van José Saramago gelezen? Dat, maar dan in het echt (en misschien wel in het kwadraat).

Over die "facility" valt nog wel meer te vertellen.
Volgens The Washington Post is de mijn eigendom van Iron Mountain en ik denk dat je op het plaatje hierboven de parkeerplaats en ingang ziet. Althans, als ik Google Maps mag geloven.
Maar Edwin, die eergisteren op dit artikel attendeerde, schreef eerder ook al over een depot van Iron Mountain in Boyers. Dat is echter een heel zwaar beveiligde bunker waar Corbis/Bill Gates het Bettman-archief bewaren. Is dat dezelfde plek?
En dan is er ook nog "Room 48, an experiment in data center energy efficiency", ook van Iron Mountain, ook in een berg in de buurt van Boyers.
Eerst dacht ik dat het verschillende mijnen waren, maar ondertussen denk ik dat het een heel groot complex is. Want iedere keer kom ik uit bij het adres van het plaatje hierboven. Als je zoekt op Iron Mountain in Boyers, als je zoekt op "office of personnel management boyers pa" en ook het adres van National Underground Storage, de voormalige eigenaar van de berg waarin Room 48 ligt, ligt daar.
En hier zegt iemand:
One of the most secure Iron Mountain facilities is located two hundred feet under Boyers, Pennsylvania. 2,700 employees work in the 130-acre underground vault which has its own restaurant, fire truck, water treatment plant and backup power infrastructure. (...) Today, the United States Office of Personnel Management and the United States Patent and Trademark Office both maintain some of their most highly-sensitive documents there. The Corbis Corporation, a company owned by software billionaire Bill Gates that licenses the rights to more than 100 million images and 500,000 video clips, also stores their entire collection of originals at the Boyers, PA underground site.
En daar staat trouwens ook deze indrukwekkende foto bij:

Maar aan de andere kant, schrijft de Washington Post over de "catering" in de mijn:
Food must be brought in from outside, because you can’t have an open flame in a mine. So there is a pizza guy, with a security clearance, who arrives every day at 11:30 a.m. Another vendor, Randy Armagost, trucks in hot lunches and an assortment of at least four deep-fried items every day.
Maar hier lees ik dan weer:
The Underground, as the mine is called by employees, has its own cafe and a fire department with three engines. Like the other 2,700 workers here, Doughty traverses miles of roadways and tunnels in golf carts. Iron Mountain employs just 155 people in The Underground, the rest work for companies renting space in the facility.
Zoals Edwin zou zeggen: "Vage Sannie!"

Gerelateerd
Doc-Direkt en de magische achterstanden

dinsdag 22 februari 2011

Digitale departementen, e-depot en achterstanden

Afgelopen vrijdag verscheen op de website van het Nationaal Archief een persbericht over het e-depot: e-Depot van Nationaal Archief voor alle departementen. In het bericht wordt onder het kopje Vanaf 2015 een digitale overheid verwezen naar het voornemen van alle departemenen om in 2015 digitaal te werken:
Het e-Depot sluit aan op deze ontwikkeling bij de departementen. Vanaf 2015 neemt het Nationaal Archief dan alleen digitaal gecreëerde informatie op (naast het wegwerken van de paperen archiefachterstand). Op deze manier sluiten de processen in de keten (van het moment van creatie van informatie tot en met de archivering) volledig op elkaar aan en voorkomen we dat er een nieuwe, nu digitale, achterstand ontstaat.
Ik twitterde daar vrijdag over: "Wedden dat ze ook nog papier opnemen?"

Maar waarom maak ik me nu zo druk om dat PR-tekstje? Afgelopen dagen heb ik er over lopen peinzen en ik heb verschillende redenen verzonnen.
Allereerst weer die vreemde definitie van 'achterstand' die hier uit spreekt. Blijkbaar vallen de papieren dossiers die tussen nu en 2015 onvermijdelijk nog gemaakt zullen worden (want nog lang niet alle departementen werken digitaal) ook al onder de definitie van achterstand. Wat zegt dit nu toch over het dynamisch archiefbeheer bij de ministeries? Of misschien beter geformuleerd: Wat zegt dit over het beeld dat het Nationaal Archief heeft van het archiefbeheer?
Een ander ding dat me stoort is de bijna exclusieve focus van het Nationaal Archief op de departementen. Net als bij wat ik eerder over de nieuwe selectie-aanpak schreef, lijkt het er hier op dat het Nationaal Archief alle hoge colleges van staat en de ZBO's en PBO's gemakshalve vergeet. Als de "kerndepartementen" maar hun digitale dossiers naar het NA overbrengen, is het goed. Waarbij volgens mij overigens ook allerlei ministeriële buitendiensten over het hoofd gezien worden.
Het derde 'steentje in mijn schoen' is het stukje over "alleen digitaal gecreëerde informatie". Ik ben best bereid om ook vervangen archiefstukken onder 'digitaal gecreëerd' te rekenen, maar dan nog. Worden vanaf 2015 alle internationale verdragen, regeringsakkoorden en wat dies meer zij, ceremonieel, digitaal ondertekend? Of zouden we die toch nog maar op papier bewaren en overbrengen? En wat gebeurt met andere analoge archiefstukken die niet zo eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden, zoals maquettes? Waarom zo rücksichtslos stellen dat alleen digitale informatie opgenomen wordt?
Het vierde pijnpunt ligt helemaal niet aan het Nationaal Archief, maar aan alle andere overheden: waar blijven IPO, VNG en UVW met hun maatregelen om de digitale houdbaarheid te garanderen? Na het rapport van afgelopen zomer over gezamenlijke e-depotvoorzieningen is het in die kringen angstvallig stil gebleven.

Mijn bezwaren gaan dus niet over het streven naar "digitaal werkende" departementen (al betwijfel ik of 2015 haalbaar is), of een goed functionerend e-depot (dat lijkt me zeker haalbaar voor 2015). Nee, het gaat me om de versimpelingen die het Nationaal Archief (naar mijn idee steeds vaker) formuleert in dit soort persberichten. Waarom zo categorisch stellen dat er dan alleen nog maar digitaal gecreëerde archieven overgebracht worden? Waarom zo ongenuanceerd? 'Wij deskundigen' kunnen die nuanceringen wel plaatsen, maar voor burgers en bestuurders is dat heel lastig, maar wel noodzakelijk!

Gerelateerd
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Digital/analog wisdom van doctor paradox

woensdag 2 februari 2011

Doc-Direkt en de magische achterstanden

Ik geef meteen toe, ik ben niet erg thuis in de praktijk van de DIV-afdelingen bij de ministeries, maar wat ik deze week las in de Od van januari 2011 verbaast me toch. Gert-Jan de Graaf interviewt Kaat Appelman (directeur) en Rob Kramer (projectleider primair proces) naar aanleiding van het begin van Doc-Direkt op 1 januari 2011. De Graaf leidt zijn interview als volgt in:
De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo'n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.
Ik snap dat je om die bestaande kilometers 'achterstand' weg te werken, een aparte organisatie in het leven roept. Dan heb je een beter overzicht, kun je wat met werkzaamheden schuiven etc. Maar wat ik niet snap zijn die 35 kilometer achterstand die er per jaar bij komen. Hebben ze bij de ministeries geen DIV-afdelingen die dossiers beschrijven, beheren, ordenen, afstellen op bewaartermijn enzovoorts?
Ik bedoel: bij de gemeenten en provincies komen er ook per jaar ettelijke kilometers papier bij, maar ik durf te zeggen dat het overgrote deel daarvan geordend en toegankelijk is en dat er, op het moment dat (en vaak al voordat) de dossiers de paternosterkast verlaten een bewaartermijn wordt toegekend. Die dossiers zijn 'klaar' en wachten op overbrenging of vernietiging. Daar is weinig achterstand aan...

Hoe werkt dat dan bij de ministeries? Enlighten me please...

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Manuscript backlog 2010 van Minnesota Historical Society