Digitale departementen, e-depot en achterstanden

Afgelopen vrijdag verscheen op de website van het Nationaal Archief een persbericht over het e-depot: e-Depot van Nationaal Archief voor alle departementen. In het bericht wordt onder het kopje Vanaf 2015 een digitale overheid verwezen naar het voornemen van alle departemenen om in 2015 digitaal te werken:

Het e-Depot sluit aan op deze ontwikkeling bij de departementen. Vanaf 2015 neemt het Nationaal Archief dan alleen digitaal gecreëerde informatie op (naast het wegwerken van de paperen archiefachterstand). Op deze manier sluiten de processen in de keten (van het moment van creatie van informatie tot en met de archivering) volledig op elkaar aan en voorkomen we dat er een nieuwe, nu digitale, achterstand ontstaat.

Ik twitterde daar vrijdag over: "Wedden dat ze ook nog papier opnemen?"

Maar waarom maak ik me nu zo druk om dat PR-tekstje? Afgelopen dagen heb ik er over lopen peinzen en ik heb verschillende redenen verzonnen.
Allereerst weer die vreemde definitie van 'achterstand' die hier uit spreekt. Blijkbaar vallen de papieren dossiers die tussen nu en 2015 onvermijdelijk nog gemaakt zullen worden (want nog lang niet alle departementen werken digitaal) ook al onder de definitie van achterstand. Wat zegt dit nu toch over het dynamisch archiefbeheer bij de ministeries? Of misschien beter geformuleerd: Wat zegt dit over het beeld dat het Nationaal Archief heeft van het archiefbeheer?
Een ander ding dat me stoort is de bijna exclusieve focus van het Nationaal Archief op de departementen. Net als bij wat ik eerder over de nieuwe selectie-aanpak schreef, lijkt het er hier op dat het Nationaal Archief alle hoge colleges van staat en de ZBO's en PBO's gemakshalve vergeet. Als de "kerndepartementen" maar hun digitale dossiers naar het NA overbrengen, is het goed. Waarbij volgens mij overigens ook allerlei ministeriële buitendiensten over het hoofd gezien worden.
Het derde 'steentje in mijn schoen' is het stukje over "alleen digitaal gecreëerde informatie". Ik ben best bereid om ook vervangen archiefstukken onder 'digitaal gecreëerd' te rekenen, maar dan nog. Worden vanaf 2015 alle internationale verdragen, regeringsakkoorden en wat dies meer zij, ceremonieel, digitaal ondertekend? Of zouden we die toch nog maar op papier bewaren en overbrengen? En wat gebeurt met andere analoge archiefstukken die niet zo eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden, zoals maquettes? Waarom zo rücksichtslos stellen dat alleen digitale informatie opgenomen wordt?
Het vierde pijnpunt ligt helemaal niet aan het Nationaal Archief, maar aan alle andere overheden: waar blijven IPO, VNG en UVW met hun maatregelen om de digitale houdbaarheid te garanderen? Na het rapport van afgelopen zomer over gezamenlijke e-depotvoorzieningen is het in die kringen angstvallig stil gebleven.

Mijn bezwaren gaan dus niet over het streven naar "digitaal werkende" departementen (al betwijfel ik of 2015 haalbaar is), of een goed functionerend e-depot (dat lijkt me zeker haalbaar voor 2015). Nee, het gaat me om de versimpelingen die het Nationaal Archief (naar mijn idee steeds vaker) formuleert in dit soort persberichten. Waarom zo categorisch stellen dat er dan alleen nog maar digitaal gecreëerde archieven overgebracht worden? Waarom zo ongenuanceerd? 'Wij deskundigen' kunnen die nuanceringen wel plaatsen, maar voor burgers en bestuurders is dat heel lastig, maar wel noodzakelijk!

Gerelateerd
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Digital/analog wisdom van doctor paradox

De #archiefvisie van de VNG

Via allerlei kanalen (Twitter, LinkedIn, Archief 2.0 en zelfs e-mail) lees ik dat de VNG een brief gestuurd heeft over de Archiefvisie. Maar wat een rare brief is het eigenlijk...
En dan heb ik het niet eens over het "Archiefbesluit 2010" dat volgens de VNG is vastgesteld, of over de inhoudsopgave die niet overeenkomt met de inhoud van de brief.
Nee, maar ik struikelde wel over de terminologie die de VNG hanteert, waarom introduceren ze opeens die malle term: archiefwerk?

Archiefwerk en documentaire informatievoorziening dienen in samenhang te worden gebracht met andere aandachtsgebieden binnen het domein van de overheidsinformatievoorziening.
(...)
Maar ook bijvoorbeeld de harmonisatie van de terminologie uit het domein van de digitale documentaire informatievoorziening en het domein van het archiefwerk die zich sterk uiteenlopend ontwikkelen.
(...)
zij [de provincies, IKo] treden echter wel op het gebied van lokaal archiefwerk als toezichthouder op.
(...)
Wij hebben behoefte aan stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de DIV.
(...)
De overheden staan voor grote uitdagingen om toekomstgericht en duurzaam archiefwerk en documentaire informatievoorziening te ontwikkelen.

Los daarvan begint de brief ook met een paukenslag, die ik niet helemaal snap:

De dienstverlening aan de burger moet onzes inziens als eerste uitgangspunt gelden als het gaat om de organisatie van overheidsinformatie.

Wat wordt hier toch mee bedoeld? Blijkbaar ligt de oplossing in "harmonisatie van selectielijsten, naamgeving en bewaartermijnen van archiefbescheiden." Maar, welke dienstverlening aan welke burger is dan te uitgangspunt?
De VNG schrijft ook dat de gemeenten behoefte hebben aan "een shared service voorziening voor elektronische opslag van digitale archiefbescheiden" en dat verschillende grote archiefdiensten en het Nationaal Archief al met een initiatief zijn gekomen. Ik neem maar aan dat ze hiermee verwijzen naar het rapport over de gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Het is wel gek dat ze om dit te realiseren alleen geld vragen aan het Rijk , zonder aan te geven dat ze hier zelf ook wat aan willen bijdragen...
Tenslotte heb ik sterk de indruk dat de gemeenten nu allerlei zaken aan de minister vragen, die ze zo zelf kunnen regelen, zoals een "certificatiesysteem voor archiefinstellingen en plan van aanpak om alle instellingen te bereiken in dit opzicht." Volgens mij zijn de meeste archiefsinstellingen in de Archiefwiki gemeentelijke instellingen!
Of neem deze passage over de gemeentelijke archiefinspectie:

Daarnaast moet kritisch gekeken worden naar de eisen die worden gesteld aan het gemeentelijk beheer en inspectie. Daarbij moet ook gedacht worden aan de borging van kennis over niet alleen archiefwerk, maar ook kennis van ICT om de moderne ontwikkelingen in de kwaliteit te borgen. Tevens moet ruimte worden gecreëerd voor gemeenten om gezamenlijk gebruik te maken van de expertise van een (inter)gemeentelijke archiefinspecteur.

Als de gemeenten dit zo'n belangrijk punt vinden, moeten ze er iets aan doen! Daar hebben ze geen minister of Gedeputeerde Staten bij nodig.

Gerelateerd
Live: Met het oog op morgen #archiefvisie
Archiefvisie 2.0 revisited
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen

Gezamenlijke e-depotvoorzieningen

En nog een wat ouder rapport en voorstel (waar ik zelf aan meegewerkt heb trouwens): e-Depot. Duurzame digitale toegang tot informatie. Gemeenschappelijke e-Depot Voorzieningen en services.

In deze twee documenten beschrijft de Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid - een gelegenheidsverbond (?) van LOPAI, Nationaal Archief, KVAN, BRAIN, RHC's, Stadsarchief Amsterdam, Gemeentearchief Rotterdam en DEN - op welke manier een landelijk dekkend net van e-Depots voor archieven tot stand zou kunnen worden gebracht.
Belangrijkste uitgangspunt van het voorstel is eigen verantwoordelijkheid, maar gezamenlijke aanpak. Daarom doet de ACDD het voorstel aan VNG, IPO, UvW BZK en OCW om voor een periode van vijf jaar 20 miljoen euro beschikbaar te stellen om te komen tot gezamenlijke e-Depotvoorzieningen en services.
Het idee is dat er een soort netwerk-organisatie wordt opgericht die voor alle zorgdragers delen van het beheer van digitale archieven uit handen neemt. Schematisch zou dat ongeveer uitzien:

De voorzieningen en services die "uitbesteed" kunnen worden zijn onder andere het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale content en het beheer van hardware.

Twintig miljoen euro, dat klinkt enorm, zeker in tijden van bezuinigingen en herijkingen. Maar, als je omrekent wat dit per organisatie zou kosten, vind ik het eigenlijk reuze meevallen. Voor de provincies, zou het, als je gewoon, ongewogen deelt, neer komen op nog geen €67.000 per jaar.
En wat levert het dan op? Een van de zaken die bij het opstellen van rapport en advies is uitgezocht, is wat duurzame toegankelijkheid zou kosten als iedere zorgdrager het zelf doet en wat het kost als ze het gezamenlijk doen. Het blijkt dat volledige samenwerking tot vijf keer goedkoper is dan wanneer iedere organisatie het zelf doet. Wordt er maar gedeeltelijk samengewerkt, dan kan dit nog een factor drie schelen. Dat zijn toch substantiële bezuinigingen, lijkt me.

Maar ik heb geen idee of die op dit moment onder leiding van Opstelten besproken worden, zal wel niet hè...