Over de impact van digitalisering op het archiefproces

Vorige week berichtte de minister van OCW de Tweede Kamer dat de voorgenomen fusie van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief definitief niet doorgaat. (Hoera daarvoor). Samen met die brief stuurde ze ook een Eindrapport Impactanalyse & Scenarioverkenning naar de Kamer. In het rapport brengen de heren Aalbers, Bloembergen en Bom van PBLQ HEC verslag uit van een verkenning naar

1. de impact van de digitale archiefvorming binnen de rijksoverheid op de huidige uitvoering van de archiefwettelijke taak door de minister van OCW en,
2. het schetsen van scenario’s om onzekerheden, de relevante risico’s en gevolgen bij de uitvoering van deze wettelijk vastgelegde taken (Archiefwet), zoals die uit de impactanalyse naar voren komen, te ondervangen.

Al met al viel het rapport me niet mee, een paar constateringen.

Archief is niet alleen permanent te bewaren informatie.
Twee jaar geleden, toen staatssecretaris zijn nieuwe ideeën over selectie en vernietiging presenteerde, constateerde ik dat men op het ministerie blijkbaar denkt dat alleen permanent te bewaren informatie "archief" is. Helaas blijkt uit alles dat de onderzoekers van PBLQ HEC daar ook van uitgaan. Enkele passages om dit te illustreren:

Er is de loop van de jaren een enorme toename van archiefmateriaal geconstateerd. Die wordt deels geweten aan het groeiende overheidsapparaat en de verplichting om op grond van de Archiefwet alle archiefbescheiden ouder dan twintig jaar (en die niet voor vernietiging in aanmerking komen) over de te brengen naar een bewaarplaats. (p.15)

Ja, het groeiende overheidsapparaat zorgt waarschijnlijk voor meer archiefbescheiden, maar waardering en selectie - waar de tweede reden naar verwijst - natuurlijk niet.

Met de grote hoeveelheden aan informatie die nu verwerkt worden, is het van belang om scherp te hebben welke informatie archiefwaardig is. Tijdens het werk zal hier aandacht voor moeten zijn. Als de selectie op een later moment plaatsvindt, dan is het risico levensgroot aanwezig dat omwille van ‘volledigheid’ te veel aan informatie wordt gearchiveerd. (p.19)

Maar, bijna al die informatie die nu "verwerkt" wordt, zijn archiefbescheiden in de zin van de wet (want ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan). Selectie verandert daar niets aan, met selectie wordt alleen bepaald hoelang de archieven bewaard moeten blijven.

Om te beginnen – wat al in de vorige paragraaf is betoogd – ontstaat een goed archief tijdens het werkproces. En als het digitale archief er dan is, dan doet het er eigenlijk niet zo veel meer toe waar het fysiek is opgeslagen. Maar als zo’n archief niet gecreëerd wordt, is het nauwelijks doenlijk om met terugwerkende kracht alsnog een digitaal archief te vormen. (p.20)

Vanuit NEN-ISO 15489 zou deze passage waar kunnen zijn, want een van de uitgangspunten daarin is dat een organisatie vaststelt welke archiefstukken gevormd moeten worden om bewijs van het optreden van de organisatie te kunnen leveren. Maar gezien de rest van de passages, heb ik de indruk dat "archief creëren" hier gaat om het beheren van permanent te bewaren archiefstukken.

Daarnaast speelt het punt dat zorgdragers zich nog nauwelijks bewust zijn van het feit dat met digitaal werken er eigenlijk geen ‘archiefachterstanden’ meer kunnen ontstaan. Bij ongewijzigd beleid is het voorstelbaar dat er toch achterstanden komen, en zorgdragers – vanwege hun verplichtingen – besluiten om dan maar alle aanwezige digitale informatie te archiveren. Dit leidt eveneens tot een explosie aan kosten, omdat juist in het digitale tijdperk de omvang van archiefwaardig materiaal ten opzichte van beschikbaar materiaal enorm is (vooralsnog gaan wij uit van een factor 50 verschil).(p.24) 

Was er in het papieren tijdperk nog de mogelijkheid om achterstanden weg te werken, in het digitale tijdperk lukt dat niet meer. Daarvoor is de stroom aan informatie te omvangrijk, en zijn de kosten exorbitant hoog om vanwege het ontbreken van archieven alle digitale informatie duurzaam te bewaren (als dat al een oplossing zou zijn). Globale becijferingen geven aan dat de kosten voor het duurzaam bewaren van alle digitale informatie ten opzichte van het duurzaam bewaren en ontsluiten van archiefwaardige digitale informatie per jaar een factor 50 scheelt. (p.32)

Het punt van die laatste twee citaten is dat volgens PBLQ HEC maar twee procent van alle informatie binnen een ministerie permanent te bewaren is en dus aandacht verdient. Over die twee procent valt te discussiëren, want de werkzaamheden op kerndepartementen zijn vooral beleidsvormend en wetgevend en die "handelingen" worden altijd als B gewaardeerd. En in de huidige selectiemethodiek betekent dat, dat alle archiefbescheiden die voortvloeien uit die handelingen permanent bewaard moeten worden.
Maar, het grote probleem is dus dat zo goed als alle informatie die binnen een overheidsorganisatie gevormd of ontvangen wordt, archief is. Dus al die informatie zal als archief beheerd moeten worden, totdat deze op basis van de waardering in de selectielijst vernietigd kan worden. Zelfs als maar 2% van de informatie permanent te bewaren is, dat betekent niet dat de overige 98% aan zijn lot kan worden overgelaten.
Zoals ik eerder ook al gezegd heb: de meeste informatie die op basis van de Wob, of bijvoorbeeld een Rekenkamer-onderzoek of parlementaire enquête "nodig" is, is niet als permanent te bewaren gewaardeerd.

De minister van OCW is verantwoordelijk voor alle overgebrachte archieven
Iets anders dat in het rapport opvalt is dat er geen enkele keer wordt vastgesteld dat de minister van OCW zorgdrager is voor ALLE overgebrachte rijksarchieven (zie artikel 23, lid 3 van de Archiefwet). De onderzoekers schrijven:

In de Archiefwet zijn de volgende zaken geborgd (een en ander geschiedt bij Koninklijk Besluit):

• De zorgdrager is verantwoordelijk voor archivering, vanaf de archiefvorming tot met vernietiging en bewaring (tot moment van overbrenging);
• De minister van OCW wijst algemene bewaarplaatsen aan voor blijvende bewaring van de archieven van de rijksoverheid; het Nationaal Archief is belast met de feitelijke bewaring en alle taken die daaruit voortvloeien (denk aan publieksfunctie); de minister heeft de bevoegdheid om ook andere bewaarplaatsen aan te laten wijzen;
• Overbrenging van archieven naar zo’n algemene bewaarplaats gebeurt na een bewaartermijn van 20 jaar; de wet biedt ruimte om hierin uitzonderingen toe te staan;
• De minister van OCW benoemt een algemene Rijksarchivaris, die de regels bepaalt waar zorgdragers en bewaarders aan moeten voldoen, en tevens een adviserende rol naar de minister heeft;
• De minister van OCW benoemt een hoofdinspecteur die verantwoordelijk is voor de toezicht op het gehele archiefproces.(p.37)

Er staat wel verschillende keren dat de minister optreedt als "stelselverantwoordelijke" (bijvoorbeeld op p.36), maar nergens blijkt dat het NA en de RHC's, of beter gezegd de rijksarchivarissen, slechts uitvoerders zijn, en dat de minister van OCW verantwoordelijk is voor de overgebrachte rijksarchieven. Vanuit die positie heeft hij misschien ook wel wat in de melk te brokkelen.

Deskundigheid vloeit weg
Een constatering waar ik het wel helemaal mee eens ben, is dat we de komende decennia nog wel met papieren archieven te maken zullen hebben. Dit betekent dat we dus ook mensen nodig hebben die hiermee uit de voeten kunnen:

Indien aanvullend aandacht vanuit het archiefbeleid achterwege blijft, en de huidige praktijk zich voortzet, dan is het risico zeer groot dat uitvoerende partijen zoals het Nationaal Archief toch proberen om zo goed en kwaad als dat dan kan, uitvoering te geven aan de digitale archiveringstaken. Het zal gepaard gaan met consequenties voor de ‘papieren’ archieftaken (je kunt het geld maar één keer uitgeven). Bovendien is het gevaar denkbaar dat door natuurlijk verloop de deskundigheid en kwaliteit inzake het archiveren van papier verdwijnt.
Het risico is dus aanzienlijk dat de thans voorliggende behoefte vanuit de samenleving richting digitaal werken, al snel consequenties gaat hebben op de kwaliteit van de papieren archieven en het verliezen van specifieke kennis van en over duurzaam archiveren dat met archiefbeheer en –bewaring van papieren informatie is opgebouwd.(p.25)

Een andere waardevolle observatie is dat bij de rijksoverheid de afgelopen jaren een steeds grotere afstand tussen "het archief" en "de uitvoering" is ontstaan. Div-afdelingen werden wegbezuinigd of gingen op in Doc-Direkt, waardoor ze helemaal buiten de archiefvormende organisatie kwamen te liggen. Voor papieren archieven kon dat misschien (al twijfel ik ook daar aan), maar PBLQ HEC constateert terecht dat dit voor digitale archieven heel onwenselijk is. Als je vanaf het ontstaan van informatie het archiefbeheer moet uitvoeren, moet je dus ook nauw betrokken zijn bij die archiefvorming. Dat gaat moeilijker als je extern zit (en ook nog vooral gefocust bent op papieren archieven).

Geadviseerde maatregelen
Er valt nog wel het een en ander over het rapport te zeggen, maar ik laat het hier even bij.
Voor de volledigheid citeer ik hieronder de maatregelen die in het rapport voorgesteld worden integraal.

0. De directeur-generaal Cultuur en Media (OCW) en de directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst (BZK) spreken gezamenlijk uit dat het noodzakelijk is om te komen tot generieke spelregels/afspraken voor informatie- en archiefbeheer, om een correcte behandeling van overheidsinformatie door alle overheidsdiensten (zorgdragers) minder vrijblijvend en meer afrekenbaar te maken.
Beiden spreken af hiertoe gezamenlijk op te trekken en aanvullende afspraken te maken.

1. Het ministerie van OCW neemt het initiatief om op een heel concreet niveau helder te maken wat generiek beleid in het domein van het informatiebeheer (de voorkant van het archiefproces) betekent, wat er van zorgdrager en BZK verwacht wordt, welke impact het heeft op de werkprocessen bij de zorgdragers, en hoe het in lijn gebracht kan worden met reeds aanwezig beleid voor archiefbeheer (de achterkant van het archiefproces) en met andere domeinen van informatiebeheer, zoals informatiebeveiliging en privacy.
De ontwikkeling van dit beleid en daaruit voortvloeiende spelregels/afspraken vindt in nauw overleg met BZK en zorgdragers plaats.
Gedurende de ontwikkeling van de aanvullende spelregels/afspraken zullen pilots worden gehouden om de precieze impact en daarmee de haalbaarheid van het aanvullende beleid mee te wegen.
De resultaten zullen uitmonden in drie (tussen-)producten:
a) het PvE informatie- en archiefbeheer van digitale overheidsinformatie;
b) pakket van maatregelen ter bevordering van de ‘mindshift’ en implementatie van de aanvullende spelregels (generieke gebruiksvriendelijke voorzieningen, innovaties);
c) afspraken over het vervolg (de rijksbrede implementatie en toezicht erop).

2. Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden die voortvloeien uit het voorgaande advies, zal duidelijk worden op welke punten politieke verankering nodig is. Bijvoorbeeld voor de wijze waarop sprake zal zijn van de rijksbrede implementatie. In dat geval zullen de minister van OCW en de minister van Wonen en Rijksdienst (BZK) gezamenlijk optrekken.

3. De minister van OCW zorgt ervoor dat het Nationaal Archief voldoende wordt toegerust om (a) te kunnen optreden als centrale bewaarplaats van digitale overheidsinformatie en (b) zorgdragers zo vroeg als mogelijk (in de archiefketen) te kunnen ontzorgen op basis van aanwezige kennis en beschikbare diensten.

En wat zegt de minister wat ze gaat doen?

Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. 

Kijk aan, nieuwe voorschriften en implementaties...
Hoe zei Einstein dat ook alweer:

Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results.

Maar misschien is dat te cynisch.

Gerelateerd
Fusie van het NA en de KB
Een nieuwe selectieaanpak
Daar is hij dan, de #archiefvisie

Plaatje: PA7 70, Lego Crash Test Dummy van Jonathan_W

Een Erfgoedwet ipv een Informatiewet

Gisteren publiceerde de Raad voor Cultuur zijn advies over een nieuw museumbestel. Ik heb het hele advies alleen nog maar diagonaal gelezen en stuitte daarbij op deze passage op pagina 45:

Afspraken over de publieke werking en zorg voor erfgoed kunnen niet vrijblijvend zijn. De stabiliteit van het nieuwe bestel is gediend bij een kaderwet waarin museale taken en duurzame borging van de Kerncollectie Nederland geregeld zijn. Het in te richten wettelijke kader moet voorzien in een gelijke werking van het bestel op alle overheidsniveaus.
De raad adviseert om de bestaande wettelijke regelingen met betrekking tot archieven, monumenten en behoud cultuurbezit uit te breiden met musea en dit alles onder te brengen in één overkoepelende erfgoedwet. Aangezien  de beheerovereenkomsten met musea zijn opgezegd, bestaat hiertoe een unieke kans. Om het momentum niet te verliezen, kunnen ter overbrugging tijdelijke afspraken vastgelegd worden in bestuurlijke convenanten. Wat de erfgoedwet betreft, wordt hieronder uitsluitend het museale onderdeel behandeld.

En hoe reageert de minister Bussemaker op dit voorstel?

Het onderbrengen van de bestelvoorwaarden van musea binnen een nieuwe Erfgoedwet, zoals de Raad adviseert, sluit ik daarbij niet uit.
Momenteel bestaan er verschillende wetten voor de monumentenzorg, de archeologie, archieven en museale collecties. Een nieuwe Erfgoedwet kan deze terreinen met elkaar verbinden.
En het kan de criteria voor behoud en beheer, voor publieksbereik en educatie en óók voor zorgvuldige afstoting eenduidig - voor álle musea - verankeren.
Dat geeft helderheid en scheelt een hoop bureaucratie.

Oh boy...
In plaats van de door velen zo gewenste Informatiewet, zitten we straks dus met een Erfgoedwet opgescheept.
Heeft de minister niet twee jaar geleden een Archiefvisie vastgesteld? Wat stond daar ook alweer in?

Het kabinet acht de tijd nog niet rijp voor een ‘Informatiewet’, al dan niet onder algehele wijziging van de Archiefwet. Dit in aansluiting bij het eerdere advies van de Raad voor Cultuur, dat de ontwikkelingen op terrein van ICT en informatisering nog te snel gaan om nu al een eindbeeld te kunnen geven. Om die reden is het kabinet voorstander van modernisering van de Archiefwet in kleinere stappen, zonder grote ingrepen.

Zal wel iets met nieuwe bezems zijn...

Maar nog belangrijker is de vraag:

Waarom lukt het ons toch maar niet om duidelijk te maken dat we geen erfgoedprobleem, maar een verantwoordingsprobleem hebben?

Dat oud papier dat komt wel goed, het probleem zit in de archieven die nu ontstaan.

Overigens lijkt het erop dat de Raad voor Cultuur uitgaat van een ander archiefbestel dan het bestaande. Zo staat er in een hoofdstukje over inspectie:

Bij rijksverantwoordelijkheid voor collecties van nationaal belang hoort ook een passend systeem van toezicht. De raad adviseert, naar analogie van de archiefsector, een systeem van toezicht op de Kerncollectie Nederland in te richten. Hierin spelen de RCE, de Erfgoedinspectie, museumconsulenten, het Museumregister en de Archiefinspectie een rol. (p.49)

Wat zou de Raad bedoelen met "de Archiefinspectie"? Ik denk dat hij de voormalige provinciale archiefinspectie bedoelt, want even verderop staat:

7. met de Archiefinspectie wordt overeengekomen dat de technische kwaliteitszorg, zoals de aan depots  te stellen eisen, door de (regionale) archiefinspecteur  wordt uitgevoerd;

Maar er kan natuurlijk ook een taakverzwaring voor de gemeente- waterschaps- en provinciearchivarissen bedoeld zijn. Zullen ze leuk vinden...

Gerelateerd
Daar is hij dan: de Archiefvisie
Sectoranalyse Raad voor Cultuur: archivaris = Calimero

Plaatje van Patrick Vanoucke op Instagram

Hoe staat het eigenlijk met de innovatieagenda?

Nou, dat is nog altijd niet helemaal helder, maar er schijnt overeenstemming over te zijn.
BRAIN publiceerde afgelopen vrijdag de brief (pdf) die de Algemene Rijksarchivaris een dag eerder naar de voorzitters van BRAIN en KVAN stuurde. Daarin staat onder andere:

Ik kan u inmiddels laten weten dat het - na intensief overleg - is gelukt overeenstemming te bereiken met de onderhandelingsdelegatie van VNG/IPO/UvW en dat er afspraken zijn gemaakt over de Innovatieagenda 2012-2016. De staatssecretaris van OCW heeft hiermee inmiddels ingestemd. Omdat is afgesproken de volledige inhoud van het convenant pas bekend te maken als ook alle formele goedkeuringsprocedures bij de partners zijn doorlopen, kan ik helaas geen volledig inzicht geven.

Maar Berendse is zo vriendelijk om BRAIN en KVAN wel op hoofdlijnen te informeren.

Inhoud?
Niet heel verrassend is dat de vijf hoofdthema's uit de Archiefvisie als programmalijnen terugkomen in de Innovatieagenda:

1. Duurzaamheid
2. Openbaarheid en selectie
3. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL
4. Collectievorming
5. Kwaliteitszorg en versterking van het bestel

Maar "de bestuurlijke partners menen dat bij de inzet van middelen programmalijn 1 het zwaarste gewicht moet krijgen."

Uitvoering?
Ieder jaar stelt de staatssecretaris een uitvoeringsprogramma vast, dat wordt goedgekeurd door de bestuurlijke partners, na overleg met deelnemende partijen/uitvoeringspartners (waaronder BRAIN en KVAN). Om dit allemaal in goede banen te leiden stelt het NA een programmamanager, met een programmabureau, aan en stellen alle bestuurlijke partners uit eigen geledeingen een beleidsteam samen dat minstens zes keer per jaar bijeenkomt. Dit beleidsteam adviseert over de uitvoering, bewaakt de voortgang en overlegt met de deelnemende partijen/uitvoeringspartners en beoordeelt projectplannen.

Voor de begeleiding en uitvoering van de programmalijnen wordt een beroep gedaan op de vakorganisaties en kenniscentra. Zij worden uitgenodigd om als deskundigen deel te nemen in het kennis- en implementatienetwerk. Binnen dit netwerk kunnen themagroepen worden samengesteld. Om de speerpunten van de Innovatieagenda hoger op de bestuurlijke agenda van de decentrale overheden te krijgen, zal een bestuurlijk en ambtelijk aanjaagteam van ambassadeurs en consulenten bij IPO/VNG/UvW worden ingericht. Programmabureau en aanjaagteam verzorgen samen de begeleiding van de decentrale projecten.

Ja, ja, er moet natuurlijk wel wat te vergaderen overblijven...

Landelijk of lokaal?
Bij de uitvoering zal er een onderscheid gemaakt worden tussen landelijke en decentrale projecten. Voor de landelijke activiteiten is het programmabureau/kenniscentrum NA verantwoordelijk. Decentrale projecten worden uitgevoerd door archiefinstellingen, overheden en/of vakinstituten. Hierbij wordt uitgegaan van het "matchingsprincipe."

Organisaties en overheden nemen vrijwillig deel, met als uitgangspunt 50/50 matching tussen Rijk/NA enerzijds en andere partijen samen anderzijds. Het kan daarbij ook gaan om de gerichte inzet van mensen en middelen uit de eigen organisatie.

Tenslotte kondigt de Algemene Rijksarchivaris aan dat er in eind september/begin oktober een startconferentie zal worden gehouden voor alle betrokkenen en belangstellenden.

Dat u het maar weet...

Gerelateerd
Daar is hij dan: de #archiefvisie

Afbeelding: All it takes van Ryan Greenberg

Federal Scanning Commission, ook in Nederland?

We are not necessarily suggesting that the federal government immediately undertake an ambitious effort to scan the holdings of .gov, but if we ever hope to begin even a small piece of making available our past for use by our future, we should at least begin to scope out the size of the problem. We believe it would require a decade-long commitment to digitization to make our nation's cultural, scientific, educational, and historical resources available, but we can't even begin that discussion unless we know how big the problem is. Such an effort is indeed ambitious to contemplate, but we can only ask if we were able to put a man on the moon, why can't we launch the Library of Congress into cyberspace?

Nieuws van Karl Malamud, de man die de International Amateur Scanning League oprichtte. Hij pleit voor een "Federal Scanning Commission" die binnen een jaar de volgende vragen moet beantwoorden:

1. What are the holdings of our national institutions? How many images, documents, videos, and other objects are there?
2. How long would it take to digitize these materials?
3. How much would it cost given current technology? Is there directed research or are there economies of scale that would bring those costs down?
4. What is the strategy for digital preservation of these materials? How will we avoid digital obsolescence?
5. What is the strategy for identifying restrictions on use of the material? How does one identify and safeguard materials that have copyright restrictions, contain personally identifiable information, or contain classified materials?
6. What are the economic and non-economic benefits of such an effort?
• What are the cost savings to government?
• What are the economic benefits? Would this effort industries that build on top of scientific and technical information, spur innovation in the legal marketplace, or enable our creative industries to create more effectively?
• What are the non-economic benefits? Will such an effort lead to better STEM and other educational efforts? Will it promote a more informed citizenry and better access to justice?

Kijk, dat zijn de betere ambities: binnen een jaar antwoorden op de meest cruciale vragen om binnen tien jaar alles gedigitaliseerd te hebben.

En weet je, dit past redelijk binnen de Archiefvisie van de staatssecretaris.
Wat als we een deel van die innovatiegelden nou eens aan een vergelijkbaar onderzoek besteden?

Gerelateerd
Amateur scanners aller landen verenigt u
Daar is hij dan, de #archiefvisie

Plaatje: Rogue Archivist van Justgrimes

De Archiefvisie in de Tweede Kamer

Eigenlijk had de Tweede Kamer donderdag 27 oktober moeten praten over de Archiefvisie, maar - waarschijnlijk door Mauro - is het er toen niet van gekomen. Dit mondeling overleg is toen omgezet in een "schriftelijk overleg".
Afgelopen maandag verscheen de inbreng van de verschillende fracties op Officiële bekendmakingen. Verschillende fracties stellen interessante vragen aan de Staatssecretaris. Een bloemlezing.

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de visie sterk lijkt te leunen op een extern bedrijf. Zij zijn van mening dat dit niet erg is bij specialistische taken, maar zij vragen wel in hoeverre het geïnvesteerde geld ook een duurzame verbetering van de overheid als archiefbeheerder oplevert.
[...]
Tevens stellen zij vast dat de opleiding archivistiek in gevaar komt door de langstudeerdersmaatregel. Hoe garandeert de staatssecretaris dat de archieven ook over 20 jaar goed beheerd worden?
Deze leden merken op dat Digitaal Erfgoed Nederland haar (essentiële) rijkssubsidie verliest. Daarmee vervalt de ondersteuning voor veel (erfgoed-)archieven. Hoe is dat te rijmen met de ambities van de regering op het vlak van goede archivering, zo vragen zij.

De leden van de SP-fractie merken op dat de archiefvisie stelt dat toekomstige ontwikkelingen te ongewis zijn voor een blauwdruk. Maar juist het ongewisse zorgt ervoor dat de noodzaak om tot een goed uitgewerkte visie te komen groot is. De Raad voor Cultuur stelt dat de archiefvisie onvoldoende is uitgewerkt. De leden vragen de staatssecretaris om een reactie op deze kritiek te geven. Zorgvuldigheid is immers geboden, hoe gaat de staatssecretaris deze zorgvuldigheid garanderen, zo vragen deze leden.

Ten aanzien van het bestel vragen de leden van de VVD-fractie hoe de staatssecretaris de versnippering van ruim honderd, vaak kleinere instellingen zal tegengaan, en tegelijkertijd het archiefstelsel gaat hervormen zodat het ook digitale archivering behelst. De leden zijn erg benieuwd hoe de staatssecretaris invulling geeft aan een zorgvuldige uitwerking van beide ontwikkelingen.

Maar de kamerleden hebben ook wat minder geslaagde vragen:

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat de archiefvisie zelf een groot probleem aankaart, namelijk de versnippering en het gebrek aan samenwerking tussen de instellingen en betrokkenen. De leden vragen of er voldoende kennis en overzicht bij de overheid is om dit vlot te trekken. Wie wordt in dezen de projectleider? De leden vragen de staatssecretaris of mogelijk de Koninklijke Bibliotheek hier een rol in kan spelen, aangezien hier al vanzelf overheidsarchieven en maatschappelijke archieven samenvloeien.

De rest van dit "niet-dossierstuk" (kan iemand mij deze term even toelichten?) gaat over de RHC's en de nieuwe selectieaanpak. Vooral ten aanzien van dat laatste worden ook een paar interessante vragen gesteld:

De leden van de CDA-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris over selectie. [...]
De staatssecretaris benoemt voor het strategisch informatieoverleg een onafhankelijk lid dat binnen het afwegingsproces een onafhankelijke stem heeft. De leden vragen de staatssecretaris wat hij daarbij voor ogen heeft. Deze leden stellen namelijk vast dat de check op de selectie komt te vervallen. Zou de benoeming van een lid van de Raad voor Cultuur in het strategisch overleg wellicht deze achterafcontrole kunnen vervangen, zo vragen deze leden.

Voorts merken deze leden [van de SP-fractie] op dat door het selectieproces dichter op het primair werkproces te brengen, er efficiënter wordt gewerkt. Zij vragen echter of dan het gevaar van een te pragmatisch oordeel niet te groot is. Is omkering niet logischer: niet de selectielijst aanpassen aan de archiveringspraktijk, maar de praktijk aanpassen aan wat behouden moet worden? Er wordt gesproken over checks and balances in het selectieproces. De leden vragen hoe die checks and balances eruit gaan zien, welke criteria gaan er komen voor de daadwerkelijke selectie. [...]
Tevens merken deze leden op dat er afspraken worden gemaakt met het driehoeksoverleg/strategisch informatieoverleg voor waardering en selectieaanpak. Dit overleg verschuift de nadruk van deskundigheid naar verantwoordelijkheid. De leden betwijfelen of de verantwoordelijke ambtenaar altijd de juiste persoon is om afwegingen te maken met betrekking tot de informatie. Zou dit niet overgelaten moeten worden aan een deskundige?

En nu is het wachten totdat de minister zijn antwoorden naar de Kamer stuurt...

Gerelateerd
Daar is hij dan, de #archiefvisie
Wat ik echt mis in de #archiefvisie
Nieuwe selectieaanpak #KVAN11
De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)

Plaatje: Storage Visions SD card holder van Laptop Magazine

De #archiefvisie van de VNG - deel 2

Vorige week stuurde de VNG zijn reactie op de Archiefvisie naar de Tweede Kamer-commissie voor Onderwijs Cultuur en Wetenschap. Ik heb die brief een paar keer gelezen en een tijdje laten gisten. Maar het lukt me niet er echt iets van te vinden.

De VNG wil - uiteraard - meer geld. En de vereniging wil meer standaarden of misschien toch wel minder standaarden of eigenlijk vooral gemeentelijke standaarden.
Er moet een steuninstelling - je verzint het niet - komen voor het harmoniseren van de terminologie van het archiefwerk en de e-overheid.
De gemeenten hebben blijkbaar - om onbegrijpelijke redenen - last van de "Beleidsregel vervanging" van de staatssecretaris, terwijl die enkel geldt voor provincies en organen van de rijksoverheid en dus NIET voor gemeenten.
En de VNG vindt het volstrekt logisch en in lijn met zijn eigen constante roep om "gemeentelijke autonomie" dat iemand anders - het ministerie van Justitie - betaald voor het oplossen van de inktschade-problematiek in de gemeentelijke akten van de burgerlijke stand.

Ik hoop eerlijk gezegd niet dat dit een voorafschaduwing is van de discussies die de commissie op 27 oktober gaat voeren...

Gerelateerd
De #archiefvisie van de VNG
Alle andere Archiefvisie-blogs

Plaatjes
Ware Woorden van Jorem Jeukze en Tinus Wink
Standards van XKCD

Laten we het nog eens over de WOB hebben

Laten we het dan nog maar eens over de WOB hebben...

Vervolgvragen mogen niet?
Als reactie op mijn vervolg-verzoek aan de KB zei iemand begin deze week tegen me (en ik citeer even letterlijk, het waren enkele DM's in Twitter)

d ingmario Officieel kan dit niet is mij bij een WOB cursus geleerd en kunnen ze dit weigeren. Je had dit gelijk bij de eerste WOB aanvraag moeten doen
d ingmario Bij een WOB aanvraag altijd vragen om én het document en ALLE onderliggende en met het onderwerp gerelateerde stukken
d ingmario Zo krijg je alle stukken. Tenminste....
d **** We zullen zien, maar lijkt me eigenlijk sterk: als ik niet weet wat er is, weet ik ook niet wat ik kan vragen
d ingmario Maar zo zit de WOB wet niet in elkaar. Je moet alle onderliggende stukken vragen. Vraag dé WOB specialist van NL maar eens @*****.
d **** Maar, dan zou iemand anders deze stukken ook niet meer op kunnen vragen omdat ik 't contract opgevraagd heb... Lijkt me niet
d ingmario Nee, dat zeg ik niet. Dezelfde aanvrager kan niet 2x .... Vraag @*****
d **** Maar dan laat ik mijn vrouw toch gewoon het verzoek ondertekenen?

Ik heb deze week de wet nog eens bestudeerd en geen enkel artikel suggereert dat een dergelijke vervolgvraag niet toegestaan zou zijn. Het zou ook een beetje bizar zijn natuurlijk, maar is er iemand die hier wat meer duidelijkheid over kan geven?

Bewaartermijn
Volgens mij heb ik het hier eerder al eens met iemand (Chido?) over gehad, maar ik weet het antwoord niet meer. De vraag is: Is het feit dat een document of informatie openbaar is gemaakt na of ten gevolge van  een WOB-verzoek, van invloed op de bewaartermijn?
We weten allemaal dat, in tegenstelling tot de suggestie die de Archiefvisie hierover wekt, openbaarheid en WOB-verzoeken ook - misschien wel vooral - gaan over documenten die als op termijn te vernietigen zijn gewaardeerd. Verandert deze bewaartermijn na een openbaarmaking op grond van de WOB?
Of, moet de afhandeling van een WOB-verzoek als een aparte "zaak" beschouwd worden en heeft alle informatie die gepubliceerd is daarmee een eigen bewaartermijn, onafhankelijk van de zaak waar de informatie uit komt? En als dit zo is, wat is die bewaartermijn dan?
Valt een WOB-verzoek bij bijvoorbeeld een gemeente onder

2.6 Publiciteit en voorlichting
Verstrekken van inlichtingen, opgaven en andere gegevens die voor de gemeente zelf van geen belang zijn - v 1 jaar

Wie kan hier antwoord op geven?

Hoorzitting Tweede Kamer
Gisteren vond in de Tweede Kamer een rondetafelgesprek plaats over de WOB en het voornemen van minister Donner om de wet aan te passen. Geen Stijl publiceerde gistermorgen al de integrale tekst van de bijdrage van Brenno de Winter. En De Winter slaat de spijker op zijn kop:

Veel van de klachten van Minister Donner zijn terug te voeren tot een en hetzelfde probleem. In zijn lezing wijst hij bijvoorbeeld op de bewerkelijkheid van het verstrekken van informatie rond wapenvergunningen. Ogenschijnlijk zou zoiets een simpele taak moeten zijn, maar in de praktijk zijn korpsen hier dagen mee kwijt. Dat verwijt de minister de verzoeker en spreekt van misbruik. Maar een goede administratie zou dergelijke informatie eenvoudig uit een database moeten kunnen toveren. Als iemand die ooit zelf programmeerde weet ik dat zoiets goed mogelijk is in minder dan een uur. Voorwaarde is wel dat de archiefvoering fatsoenlijk is.
[...]
Er zijn gemeenten die nog altijd een stapel papier hebben liggen in ongeordende vorm. Dus gebeurt het af en toe dat ik zelf door de stapel mag gaan om duidelijk te krijgen welke stukken er zijn. Dat is goed voor het negeren van uitzonderingsgronden, maar maakt het niet eenvoudiger om beleid te reconstrueren of deel te nemen aan het publieke debat. Dat is zeker niet altijd onwil, maar soms ook onkunde. Zo lukt het overheden soms totaal niet om documenten te digitaliseren. Er lijkt niemand de regie te nemen en zich verantwoordelijk voor het regelen van de toegang tot de informatie. Niemand regelt de ICT, niemand zet standaarden voor toegang neer en niemand is echt verantwoordelijk voor hard toezicht dat openheid ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Het gevolg is een incompleet dossier.

Interessant is ook de reactie van de Nationale Ombudsman. Brenninkmeijer - niet Bom, ik kan het niet nalaten dit te denken...- pleitte volgens Binnenlands Bestuur tijdens de hoorzitting voor afschaffing van de WOB:

"De overheid gebruikt de WOB in de dagelijkse praktijk vaak om gronden te vinden vor het afwijzen van een verzoek en juridische barrières op te werpen voor burgers en journalisten. De WOB leidt tot onnodige, kostbare en tijdrovende procedures. De openbaarmaking van informatie moet primair vanuit behoorlijk bestuur beoordeeld worden en niet vanuit juridisch perspectief."

Gerelateerd
Een tweede WOB-verzoek voor de KB
Daar is hij dan: de #archiefvisie
Donner, WOB en archieven

Gelezen: Ilija Trojanow, Juli Zeh - Angriff auf die Freiheit

Wir leben in einer Zeit der Schnüffelei. Heutzutage bedroht man Menschen nicht mit einem Dolch, sondern mit einem Dossier. Vance Packard

De afgelopen maanden zijn in de archiefwereld regelmatig grote woorden gebruikt. In de missie van de KVAN moest komen te staan dat de archivaris belangrijk was bij het verdedigen van de democratische rechtstaat en ook in de reacties op de Archiefvisie en de wijziging in het interbestuurlijk toezicht, werd verschillende keren daarnaar verwezen. In de inleiding op de Universele verklaring over archieven staat ook al het belang voor samenleving en democratie.

Ik heb daar iedere keer wat gemengde gevoelens bij, omdat ik iedere keer moet denken aan het belang van de Stasi-archieven voor de "Democratische" Duitse Republiek. Maar mede door bovenstaand citaat dat ik tegen kwam in het boekje van Trojanow en Zeh, gaat die uitspraak steeds meer wringen.
Trojanow en Zeh beschrijven in hun "Kampfschrift" gedetailleerd, maar niet genuanceerd, de manier waarop de afgelopen jaren de (Duitse) overheid steeds meer grondrechten in meer of mindere mate terzijde heeft geschoven onder het mom van "veiligheid" en strijd tegen terrorisme. Alles komt aan bod: camera's in de openbare ruimte, function creep, email- en internetverkeer afluisteren, profiling van burgers, folteren, noem maar op en alles onder het mom van "als je niets te verbergen hebt, heb je niets te vrezen". Maar:

Grundsätzlich gilt: Die neue Währung des Kommunikationszeitalters heißt »Information«. Wissen bedeutet Kontrolle, Kontrolle bedeutet Macht.  

En

Sonst müßten Sie sehen, daß es kein per se »gutes« System geben kann, dessen »guten« Zielen man in Krisenzeiten bedenkenlos hart erkämpfte Rechte opfern darf. Glauben Sie, diese Rechte nur unter der Bedingung abzugeben, daß der staat »gut« bleibt? Ein Staat wird gewiß nicht besser durch eine Erweiterung seiner Befugnisse, im Gegenteil - je mehr Macht er konzentriert, desto größer die Gefahr von Mißbrauch.

Want de staat laat eenmaal verkregen rechten en informatie niet zo snel meer los.

 Dit is ook waar Bert Looper op doelde in zijn reactie op de Archiefvisie:

Nu zijn we nog een beschaafd land, maar stel eens dat het mis gaat en de archivaris onderdeel is/wordt van manipulatief informatiemanagement vanuit politieke doelstellingen. Waar is dan de archivaris als ‘hoeksteen van de democratie’? Kortom, de Archiefvisie dwingt archivarissen en archiefdiensten om een zelfbewuste visie te hebben op hun belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid om informatiebeleid te ‘ontmaskeren’.

Maar, als je door de bril van Trojanow en Zeh kijkt, lijkt het erop - in tegenstelling tot wat Looper stelt - dat de archivaris nu al onderdeel is van manipulatief informatiemanagement. Hij wordt steeds meer verantwoordelijk voor het beheer van steeds meer informatie, die net wel net niet rechtmatig verzameld is en die net wel net niet rechtmatig gebruikt wordt.
En het is maar de vraag wat een "zelfbewuste visie" van archivarissen hier aan kan doen, want de archivaris is ook maar gewoon een ambtenaar, die deel uit maakt van het systeem. Misschien moet de KVAN, als ze dit echt belangrijk vindt, contact zoeken met organisaties als Bits of Freedom, om te bekijken of ze iets voor elkaar kunnen betekenen?

Angriff an der Freiheit is vertaald als Aanslag op de vrijheid

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid
Corpus Delicti - Juli Zeh
Kom op voor vrijheid op internet #1dag1000donateurs
Elf hotshots over de Archiefvisie

Privacy, openbaarheid en digitale archieven

Een van de kernpunten uit de Archiefvisie van de staatssecretaris is openbaarheid:

In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt.

Ik schreef daar bij het verschijnen van de Archiefvisie al over dat dit heel mooi klinkt, maar allerlei nieuwe problemen met zich meebrengt. Op het moment dat het om digitale archieven gaat, moet je de vraag beantwoorden hoe je gaat voorkomen dat persoonlijke informatie ten onrechte openbaar gemaakt wordt.
Laat ik me hier even beperken tot "klassieke" documenten, zoals bijvoorbeeld het KB-Google-contract.
Ik heb expliciet om een digitale versie van dit contract gevraagd (en dat ook gekregen). Stel nu de KB had, om wat voor reden dan ook, een artikel geheim willen houden. Het was dan niet genoeg geweest om de tekst in het pdf-bestand digitaal zwart te lakken met behulp van de teken-functionaliteit in Adobe Acrobat. De OCR-tekst was dan nog gewoon toegankelijk geweest. Afgelopen jaren hebben we verschillende voorbeelden gezien, waarbij men dacht dat dit wel voldoende was. Daar schreef ik eerder elders over.
Afgelopen maand heeft Bonnie Weddle tijdens SAA11 een presentatie gegeven met de titel:
Personal Privacy and Freedom of Information in the Digital Age: Challenges and Strategies for Government Archivists. Zie hier de slides.Personal Privacy and Freedom of Information in the Digital Age: Challenges and Strategies for Government A...

Weddle beschrijft in haar presentatie vooral de "ouderwetse" manier van informatie weglakken. Er zijn ondertussen ook andere manieren, die bijvoorbeeld worden toegepast op rechtspraak.nl.
Het bedrijf Jurisource levert een programma dat Digi Identity heet:

Wanneer een computerprogramma taal begrijpt kan het ook geleerd worden om bepaalde patronen te herkennen. Een belangrijk patroon is dat van persoonsgegevens: alle op de persoon herleidbare gegevens volgens de privacywetgeving. Dat slaat niet alleen op namen, maar ook op bijvoorbeeld beroepen, kentekens, rekeningnummers, kortom alles wat de persoon in beeld laat komen.
De anonimiseermodule Digi Identity herkent alle privacygevoelige passages en vervangt deze door neutrale aanduidingen. Dit alles in enkele seconden!
Maar ook het omgekeerde is mogelijk, want de op personen herleidbare gegevens kunnen ook worden gemarkeerd om zo het zoeken in vertrouwelijke bestanden te vereenvoudigen.

Allemaal verplichte kost voor hedendaagse DIV-ers, WOB-ambtenaren en archivarissen, lijkt me.

Gerelateerd
Donner, WOB en archieven
Daar is hij dan: de #archiefvisie
150 dozen met e-mails

Hier kun je een T-shirt bestellen met het plaatje dat boven dit bericht staat.

Elf hotshots over de #Archiefvisie

Goed werk van Hans Berende en zijn redactie van het Archievenblad om elf mensen die er toe doen te vragen om een reactie op de Archiefvisie van de staatssecretaris te geven. Hieronder een samenvatting van iedere reactie in twee zinnen.

Richard Hermans, directeur Erfgoed Nederland
Hermans pleit voor een sterkere ondersteuningsstructuur, die (mede) door de staatssecretaris betaald moet worden:

De grotere instellingen die door hun kennis en financiële middelen deel kunnen nemen aan de Innovatieagenda en de kleinere instellingen (en dat zijn in aantal de meeste) die dat niet kunnen. [...] Zonder een krachtige ondersteuningsstructuur die kan rekenen op de steun van staatssecretaris en minister, loopt de Innovatieagenda grote risico’s.

Jantje Steenhuis en Margreet Windhorst namens BRAIN
BRAIN betreurt de opmerkingen over openbaarheid in de visie, maar is ingenomen met de 9 miljoen euro die aan de innovatie-agenda gekoppeld worden. Daarnaast legt BRAIN een interessante relatie tussen de inhoud van de Archiefvisie aan de voorgenomen bezuinigingen op het NMI en het Theaterinstituut Nederland:

De Archiefvisie verscheen kort na de brief in juni, waarin Zijlstra een streep zette door de subsidie van twee instellingen met belangrijke particuliere collecties: het Nederlands Muziek Instituut en het Theaterinstituut Nederland. In de Archiefvisie reikt de staatssecretaris zichzelf de argumenten aan om deze collecties alsnog te ondersteunen: het Rijk voelt immers, zo schrijft hij, een verantwoordelijkheid ‘waar particuliere archieven of archiefcollecties van evidente nationale betekenis in het geding zijn die om welke reden dan ook verloren dreigen te gaan’

Saskia Wieringa, directeur Aletta
Wieringa maakt duidelijk dat gemeenschappelijek e-depotvoorzieningen ook voor particuliere archieven van belang zijn en geeft aan dat de opmerkingen over het gebrek aan acquisitiebeleid onterecht zijn:

Wij vinden de tekst over het gebrek aan acquisitiebeleid en -praktijk te negatief. Juist de zogenoemde categoriale instellingen werken al decennialang samen in onder andere CANNet, hebben in de jaren negentig hun collectieprofielen gepubliceerd en op internet gezet, hebben afspraken gemaakt over afstemming en afbakening, weten elkaar te vinden en verwijzen naar elkaar door.

Marco de Niet, directeur DEN
De Niet legt uit waarom hij het zeer goed vindt dat in de Archiefvisie verwezen wordt naar Apenet (een naam die mij trouwens nog altijd meer aan een dierentuin dan een archief doet denken):

Voor andere vormen van zoeken is bladeren in een semantische context waardevol, omdat je dan verwante bronnen vindt die niet precies aan je zoekopdracht voldoen of waarvan je het bestaan niet vermoedt. [...] Zo’n aggregator [Apenet, IKo] kan efficiënt op nationaal niveau koppelingen tussen archiefcollecties onderling en met andere erfgoedcollecties realiseren, die Google of de eigen databases van instellingen niet aan gebruikers kunnen leveren.

Raad voor Cultuur
De Raad juicht de beschikbaarheid van extra geld en de nadruk op samenwerking en het streven naar één toegang voor de Archiefcollectie Nederland toe. Maar herhaalt zijn eerdere opmerking dat er eerder sprake is van een actiepuntenlijstje dan van een echte visie:

Het is te hopen dat dit toekomstperspectief er alsnog komt. [...] In het beleidsstuk van BRAIN en KVAN Archiveren is vooruitzien zijn goede aanzetten gegeven voor een visie, die idealiter de door de staatssecretaris voorgestelde agendapunten in zich opneemt, zodat duidelijk wordt waarheen de archiefsector zich beweegt.

Jeroen Tijhuis, voorzitter SNAAI
Naast terechte zorgen voor de toekomst van de opleidingen archivistiek aan de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam, is Tijhuis teleurgesteld in het 2.0 gehalte van de Archiefvisie. Niet alleen omdat alleen in de eerste paragraaf de social media maar heel kort aangestipt worden, maar ook omdat de LinkedIn-groep opgedoekt is:

Bij de totstandkoming van de visie is hiervan [LinkedIn-groep, IKo] gebruik gemaakt, maar na de opheffing is niets meer terug te vinden over alles wat daar is geschreven. Ik had het interessant gevonden om deze reacties eens terug te lezen, zodat men ook kon zien dat er wat mee was gedaan. 

Erfgoedinspectie
Dit is een beetje een raar stukje, omdat het niet over de Archiefvisie, maar over de voorgestelde wetswijziging gaat.

Martin Berendse, algemeen rijksarchivaris / directeur Nationaal Archief
Tja, wat zou Martin Berendse nu van de Archiefvisie vinden? De man die eerder zei dat hij niets kon zeggen over de voorgenomen bezuinigingen, omdat hij op dit gebied de belangrijkste adviseur van de staatssecretaris is... Berendse ziet vooral heil in "gezamenlijkheid":

Tegelijk zit er in het kabinetsstuk wel een hele belangrijke boodschap: de versnippering van kennis en expertise is een ongewenste situatie. [...] Samenwerking en opschaling zijn hard nodig om de uitdagingen binnen de archiefsector op te kunnen pakken.

Marianne Loef, blijkbaar als zichzelf (maar is lid van LOPAI en Raad voor Cultuur)
Loef kijkt vooral terug naar het vorige Archiefconvenant en roept desondanks iedereen op om zijn bestuur te bewegen deel te nemen aan de innovatieagenda. Daarnaast benadrukt ze de misverstanden over toezicht en kwaliteitszorg in de Archiefvisie en het gebrek aan afstemming tussen OCW en BZK. Het meest bezorgd maakt Loef zich om het tekort aan professionals:

Het uitvoeren van de Innovatieagenda staat of valt met de aanwezigheid van professionals bij alle overheidslagen. In de visie wordt wel de nadruk gelegd op het grote belang van de archivaris, maar in de praktijk wordt deze steeds schaarser.

Geert-Jan van Bussel, blijkbaar als zichzelf (maar gewezen voorzitter Bijzondere Commissie Archieven van de RvC, eigenaar van VBDS en docent aan de HvA)
Van Bussel vindt de Archiefvisie noch visionair, noch ambiteus. De beschreven situatie lijkt te veel op de huidige toestand, met hier en daar wat kleine wijzigingen.

De motivatie voor die geringe ambitie, ontbrekende visie en afwezige innovatieve ideeën wordt gemotiveerd met de dooddoener dat de informatietechnologische ontwikkelingen zó snel gaan dat een visie voor de langere termijn niet mogelijk is. Een vreemde opmerking, wetende dat de rijksoverheid allerlei visies openbaart waarin die snelle ontwikkeling juist een argument is om het ambitieniveau zo hoog mogelijk op te schroeven.

Bert Looper, blijkbaar als zichzelf (maar is directeur van Tresoar)
Hoewel Looper begint met de constatering dat er weinig op de Archiefvisie valt aan te merken, geeft hij wel aan dat hij vindt dat de rol en functie van de RHC's als kenniscentra onderbelicht blijft. Daarnaast voorziet hij tegenstrijdige belangen als de provinciale archiefinspecteurs moeten gaan optreden als adviseurs, terwijl de provincies deel uit gaan maken van de RHC's. Belangrijkste opmerking van Looper is echter dat het nu aan de archivarissen is om een visie op hun eigen rol te ontwikkelen:

Naast de verstandige visie op informatie in het digitale tijdperk als zodanig, zullen de archivarissen zichzelf goed moeten bezinnen op de vraag welke verantwoordelijkheid zij hebben ten aanzien van de overheidsinformatie. [...] Kortom, de Archiefvisie dwingt archivarissen en archiefdiensten om een zelfbewuste visie te hebben op hun belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid om informatiebeleid te ‘ontmaskeren’.

Gerelateerd
Daar is hij dan: de #archiefvisie
De Raad voor Cultuur oordeelt (1/2)
Wat ik echt mis in de #archiefvisie

Plaatje: 1949 Crosley Hotshot brochure door Aldenjewell

De Raad voor Cultuur oordeelt (1/2)

Terwijl ik met een KVAN-plu poseerde op een caroussel in Oneglia, publiceerde de Raad voor Cultuur zijn mening over de voorgenomen wijzigingen van de Archiefwet. Omdat de Raad dit in twee verschillende adviezen deed, zal ik er ook in twee berichten over berichten. Vandaag het advies over de zorg voor de provinciale archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Ik geloof niet dat het overdreven is om te stellen dat de Raad brandhout maakt van het voorstel om een provinciearchivaris aan te stellen en Gedeputeerde Staten op die manier verantwoordelijk te maken voor de zorg voor hun eigen overgebrachte archieven. De korte samenvatting van het advies luidt:

De Raad acht dit voorstel nogal onvolledig uitgewerkt. Daarnaast acht hij deze wijziging tegen de achtergrond van hetgeen in de op 30 juni j.l. gepubliceerde archiefvisie ten aanzien van het archiefbestel nog ontwikkeld moet worden prematuur. Hij meent deze wijziging dan ook te moeten ontraden.

Eerder gaf de Raad trouwens al een korte reactie, die de toon zette.
Kern van de bezwaren van de Raad ligt denk ik in het zinnetje: "De Raad betreurt dit gebrek aan reflectie in hoge mate..."
De staatssecretaris maakt volgens de Raad nergens duidelijk waarom de wetswijziging nu en op deze manier moet worden doorgevoerd. Hierbij wijst hij ook, zoals ik ook al eerder deed, naar de totstandkoming van de Archiefwet 1995 en de argumenten die toen aangevoerd werden om de provincies juist geen "eigen" archieven te geven.
Daarnaast hekelt de Raad ook het ontbreken van een verwijzing naar de Herijking van het Interbestuurlijk Toezicht en de gevolgen daarvan voor de provinciale archiefinspectie en de Archiefwet.
De Raad maakt duidelijk dat ze wel snapt waarom de Archiefwet op het punt van de zorg voor provinciale archieven moet worden aangepast (bestuurlijk is afgesproken dat de provincies voor hun eigen archieven gaan betalen), maar vraagt zich af of een "tussentijdse" wetswijziging dan de juiste oplossing is. De Raad voelt meer voor de geleidelijkheid. Eerder raadde hij ook al af

om "halverwege de grote transitie die het archiefwezen thans doormaakt ook de Archiefwet zelf aan te pakken." Binnen de Nederlandse verhoudingen achtte hij het eigenlijk "vruchtbaarder om eerst een nieuw evenwicht te laten ontstaan om die vervolgens in wetgeving te bestendigen."

Voor dit concrete wijzigingsvoorstel betekent dit dat de Raad voorstelt dat "het Rijk" binnen de huidige Archiefwet, de zorg voor de overgebrachte provinciale archieven delegeert naar de colleges van Gedeputeerde Staten en een jaar of vier bekijkt hoe dit werkt. Daarna kan dit een permanent karakter krijgen door wijziging van de Archiefwet, waarbij de opgedane ervaringen mee kunnen wegen.

Ik ben benieuwd...

Archiefvisie
In zijn advies zegt de Raad ook nog een en ander over De Archiefvisie, waaruit blijkt dat hij eigenlijk, zoals zo velen, teleurgesteld is over de inhoud van de visie:

De Raad merkt allereerst op dat de archiefvisie door haar opzet en inhoud meer het karakter heeft van een strategische agenda dan een inhoudelijk uitgewerkte vizie op wenselijk beleid ten aanzien van de archieven. In haar opzet is deze visie meer een inventarisatie van agendapunten dan een toekomstperspectief voor een vitaal "bij de tijd te brengen" van archiefwezen en Archiefwet. Anders gezegd, de archiefvisie gaat feitelijk alleen over oplossingen.

Binnenkort een stukje over het tweede advies van de Raad, over waardering, selectie, CIO's en de rol van de Raad zelf.

Gerelateerd
De Raad voor Cultuur adviseert
De Archiefwet wordt gewijzigd
Ze wijzigen de Archiefwet
Vreemde gang van zaken
Het einde van de provinciale archiefinspectie
Sectoranalyse Raad voor Cultuur: archivaris = Calimero

Wat ik echt mis in de #archiefvisie

Door reactie van Bennie op mijn eerdere blog, herinnerde ik me dat ik eigenlijk ook nog iets had willen zeggen over wat ik nu echt mis in de Archiefvisie.
Waar de bewindslieden helaas geen aandacht aan besteden dan is dat een punt uit de eerdere brief van de Erfgoedinspectie, aangevuld met de problematiek van de keten- en  netwerkinformatisering zoals de WRR die omschrijft.

1. Wat zijn archiefbescheiden
Het ging afgelopen week ook op dit weblog al weer uitgebreid over wat archiefstukken wel en niet zijn. En elders is de discussie over het archiveren van social media ook weer eens opgelaaid. Het zou mooi zijn als in de Archiefvisie had gestaan: dit en dat beschouwen wij wel en zus en zo beschouwen we niet als archiefstukken. Of op zijn minst iets als:

We zijn ons er van bewust dat er, mede door de digitalisering, onduidelijkheid is ontstaan over wat als archiefbescheiden beschouwd moet worden. Daarom zullen wij de Algemene Rijksarchivaris opdracht geven hierover in samenwerking met het veld duidelijkheid te geven.

2. Informatienetwerken
De WRR maakt in iOverheid heel veel duidelijk, onder andere over de "informatienetwerken" waar overheden en particulieren steeds meer in opereren.

Waar de wetenschap veelal spreekt over netwerken, hanteert de Nederlandse overheid in haar officiële stukken juist de term ‘ketens’ en een ketenbenadering. Dat doet ze ook op momenten dat – kijkend naar de applicatie – de term netwerk op z’n plaats is.
In een ketenbenadering werken organisaties en actoren samen om een probleem op te lossen of een doel te bereiken. De verbinding in de keten komt niet voort uit een overkoepelend gezag dat hierop stuurt, maar de behoefte van verschillende organisaties aan elkaars product of informatie (Grijpink 2006a). De keten is een lineair proces waarin verschillende organisaties buiten hun eigen organisatiegrenzen werken aan een gemeenschappelijk resultaat (Borst 2009). De volgorde waarin onderdelen en actoren hun plaats in de keten innemen, wordt bepaald door het probleem dat opgelost moet worden, dan wel de dienst of product die geleverd moeten worden. Voor het goed functioneren van de keten zijn alle onderdelen en actoren noodzakelijk.
Naast de opkomst van ketens, zijn (zowel publieke als private) organisaties steeds vaker verbonden met andere organisaties in een netwerk. De term ‘netwerk’ verwijst naar een relatief open verband waarbij verschillende onderdelen (knooppunten) in relatie staan tot andere onderdelen via veelvoudige, doorkruisende en vaak redundante verbindingen. Via deze verbindingen beweegt informatie zich van het ene onderdeel naar het andere (Barney 2004). In tegenstelling tot bij ke tens zijn er in een netwerk dus alternatieve mogelijkheden om uitwisseling tot stand te brengen. De stromen bewegen zich in verschillende richtingen, wederkerig of in één richting, en mogelijk via meerdere vertakkingen. Verbindingen kunnen bovendien sterk of zwak, enkelvoudig of meervoudig zijn. Vanwege het dynamische, flexibele en adaptieve karakter is een netwerk moeilijk te coördineren en sturen (Castells 1996). Alhoewel binnen de overheid in principe iedere informatiestroom is gereguleerd, informatie daarmee niet ‘vrij stroomt’ maar volgens wettelijke gedetermineerde routes en aldus gesproken zou kunnen worden van ketens, is de dagelijkse realiteit soms een andere en is in feite sprake van een netwerk. Door te spreken in termen van ketens waar het in werkelijkheid netwerken betreft, wordt deze complexiteit door de overheid onvoldoende onderkend. (iOvereid, p.72)

In dit soort constellaties is het heel lastig om vast te stellen welk archief van welke zorgdrager is. Dan kom je er niet met een formulering als De Archiefwet bepaalt wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor zorg en beheer van de informatie, want helaas doet de Archiefwet dat niet of nauwelijks. Zeker niet als er ook nog particuliere bedrijven bij het netwerk betrokken zijn.
(En in de praktijk blijkt, uit de analyse van de WRR, voelt geen enkele deelnemer zich verantwoordelijk voor de informatie in het netwerk... Ik hoop komende week nog een stukje over iOverheid te schrijven.)

Plaatje: Now that's what I call missing van RobPatrick

Daar is hij dan: de #archiefvisie

Mijn analoge versie van de Archiefvisie. Alle aantekeningen kun je hier vinden.

Gisteren tijdens de miniconferentie van de ACDD over gezamenlijke e-depots was het belangrijkste nieuws dat staatssecretaris Zijlstra en minister Donner de Archiefvisie naar de Tweede Kamer hadden gestuurd.

• De Archiefvisie, waar we in een LinkedIn-groep over hebben kunnen discussiëren (maar aangezien die groep is opgeheven, is daar in het openbaar niets meer over terug te vinden.)
• De Archiefvisie, waar we met zijn allen over en mee hebben kunnen twitteren (al is het Archiefvisie-twitteraccount voor 't laatst gebruikt op 22 oktober 2010 en zelfs gisteren niet meer tot leven gekomen.)
• De Archiefvisie, waar we in Eindhoven en Zwolle met zijn allen over hebben kunnen praten.
• De Archiefvisie, waar de VNG, de Erfgoedinspectie en BRAIN al in een eerder stadium hun standpunten over naar buiten brachten

En nu, ruim een jaar nadat Paul Breevaart de Archiefvisie aankondigde tijdens de KVAN-dagen in Rolduc, is de definitieve tekst er.

Er zijn vijf thema's waarop de bewindslieden "opgaves" constateren: Duurzaamheid, Openbaarheid, Collectievorming overheid en niet-overheid, Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL, Bestel. Over drie daarvan wil ik hier iets zeggen.

Duurzaamheid
Veel aandacht wordt besteed aan de houdbaarheid en overbrenging van digitale archiefbescheiden. Veel snap ik eerlijk gezegd niet helemaal. Neem nu deze passage, die, als ik het goed snap, gaat over het tijdstip van overbrenging van digitaal archief:

Zonder dat hier sprake is van een blauwdruk voor de gehele overheid – maatwerk staat voorop – zou dit op termijn kunnen leiden tot de volgende driedeling:
1) beleidsvormende organen brengen hun informatie op korte termijn over naar een aan het openbaar archiefwezen verbonden e-depot;
2) tijdelijke (project- of thema-)organisaties beheren hun informatie binnen de voorziening van het hiervoor genoemde e-depot; na opheffing van de activiteiten worden de bestanden hier aansluitend duurzaam bewaard;
3) uitvoeringsorganisaties bewaren hun digitale informatie binnen de eigen digitale infrastructuur, zolang zij deze informatie voor hun bedrijfsvoering nodig hebben.

Maar gaat dit nu alleen over de rijksoverheid, of ook over de lokale overheden? En wat zijn "beleidsvormende organen" dan? En die "uitvoeringsorganisaties" moeten die het maar helemaal zelf uitzoeken? Hebben die alleen archieven die binnen vijf jaar vernietigd kunnen worden en helemaal geen archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven? Raadsels...

En hoe lossen we de duurzaamheidsproblemen op volgens de bewindslieden? Uiteraard door het ontwikkelen van overheidsbrede normen en standaarden!
Hoeveel normen, standaarden, kaders, modellen en richtsnoeren zouden er nodig zijn? Het probleem zit niet of nauwelijks in de ontwikkeling van normen en standaarden, die zijn er genoeg. Het probleem zit hem in de beperkte toepassing ervan. En dat wordt deels veroorzaakt door gebrek aan kennis en deskundigheid "op de werkvloer." Daar moet iets aan gebeuren.

Openbaarheid

In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt.

Het zal niet verbazen dat ik een beetje moeite heb met deze zinnen.
Op basis van de WOB is zo goed als alle overheidsinformatie in principe openbaar. Dat dit in de praktijk nu niet het geval is, ligt voor een groot deel niet aan de wet, maar aan de uitvoerders van de wet. (Ja, ik weet dat er ook nog wat andere problemen met de WOB zijn, maar daar gaat het nu even niet om.) Mijn probleem met deze passage is tweeledig:

1. Waarom zou overbrenging de openbaarheid opeens vergroten? In de voetnoot bij bovenstaand citaat staat dat de archiefvormer of zorgdrager bij de overbrenging nog altijd beperkingen aan de openbaarheid kunnen stellen in relatie tot de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat het belang van de Staat of zijn bondgenoten en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
   Dat zijn ongeveer dezelfde criteria als bij de WOB. Het verschil is echter dat bij een WOB-verzoek deze afweging veel specifieker per verzoek en per document gemaakt kan (moet) worden. Bij overbrenging moet echter in één keer voor hele dossiers of zelfs blokken besloten worden of ze openbaar zijn of niet. Deze afweging kan niet pas gemaakt worden als een dossier opgevraagd wordt: openbaar is namelijk openbaar. Het gevolg zou dan best wel eens kunnen zijn dat overgebrachte dossiers nog minder toegankelijk zijn dan ze nu onder de WOB zouden zijn!
2. Wat hier mee samenhangt is het verschil tussen 'recht op informatie' uit de WOB en 'recht op toegang' uit de Archiefwet. Het recht op informatie maakt het mogelijk om samenvattingen of "gekuiste" afschriften beschikbaar te stellen. Het voordeel hiervan is dat in principe meer informatie openbaar gemaakt kan worden, omdat bijvoorbeeld persoonsgegevens eenvoudig "weggelakt" kunnen worden, waardoor de rest van het document wel openbaar gemaakt kan worden. De Archiefwet geeft bij mijn weten geen enkele mogelijkheid om op deze manier "bewerkte" archiefstukken uit overgebrachte archieven te openbaren.

Iets anders is nog, dat de nadruk nu heel erg (eigenlijk alleen maar) ligt op de openbaarheid van te bewaren archiefstukken. Maar de grote bulk aan archieven is te vernietigen en wordt dus nooit overgebracht, terwijl het gros van de WOB-verzoeken  volgens mij betrekking heeft op te vernietigen archiefbescheiden.

Bestel

Tenslotte schrijven Zijlstra en Donner onder het kopje Toezicht en kwaliteitszorg nog iets over de provinciale archiefinspectie:

Voor de huidige provinciale archiefinspecteurs zien wij een nieuwe sleutelrol als kennisverspreiders en adviseurs op landelijk, regionaal en lokaal niveau bij de uitvoering van de innovatieagenda, zonder hierbij overigens de scheiding tussen toezicht en advisering aan te willen tasten. De staatssecretaris van OCW zal hierover met de betrokken partijen nadere afspraken maken.

Interessant, betekent dit dat artikel 28 uit de Archiefwet toch niet geschrapt wordt? Of wordt "provinciaal archiefinspecteur" vervangen door "provinciaal archiefadviseur"?

Fact free politics
Wat mij vooral opvalt in de visie is dat er nogal wat dingen geponeerd worden, die niet onderbouwd worden of gewoon niet waar zijn.
In de paragraaf over Duurzaamheid staat bijvoorbeeld:

De wereld waarin de Archiefwet 1995 tot stand kwam was een wereld, waarin informatie werd vastgelegd op papier en zo werd verspreid en bekend gemaakt. En waarin informatie 20 jaar of zelfs meer kon liggen, voordat het werd geselecteerd om te worden overgebracht naar het openbaar archief.

Maar, dit staat in de memorie van toelichting op die vermaledijde, ouderwetse en strikt op papier gerichte Archiefwet 1995:

Digitale informatiedragers worden dan ook in dit wetsvoorstel op dezelfde wijze behandeld als andere informatiedragers net als bijvoorbeeld perkament en papier
[...]
Wat echter even belangrijk is als de houdbaarheid van de drager (anders dan bij papier als informatiedrager), is de feitelijke beschikbaarheid (opvraagbaarheid) van de informatie, aangezien men voor raadpleging van de op de digitale informatiedrager opgeslagen informatie is aangewezen op de oorspronkelijke software. Derhalve vormt een goede documentatie, waarin gegevensstructuren en software functioneel zijn beschreven, een wezenlijk onderdeel bij de bewaring van machineleeesbare gegevensbestanden. Een ander belangrijk aspect dat verbonden is aan de bewaring van digitale informatie (en waarin de digitale informatiedrager zich onderscheidt van de traditionele informatiedragers) betreft het wijzigen van gegevens in geautomatiseerde registraties. Wijziging van dergelijke gegevens impliceert immers doorgaans dat de oorspronkelijke gegevens verloren gaan. Ingeval naast de gemuteerde gegevens de oorspronkelijke gegevens danwel voorgaande mutaties opgeslagen en opvraagbaar moeten blijven, dient dit bij het systeemontwerp expliciet te worden aangegeven.

Een ander voorbeeld, waar ik gisteren echt een beetje boos om werd, is deze passage over de provinciale archiefinspectie:

Het wetsvoorstel revitalisering generiek toezicht noopt tot een herpositionering van de provinciale inspectiefunctie. Veel archiefinspecteurs zijn nu reeds naast hun reguliere werk als toezichthouder bezig met onderzoek, inventarisatie en advies.

Ik beschouw dit eerlijk gezegd als een schoffering van mij en mijn collega's. Wij zijn met negentien provinciale archiefinspecteurs en volgens mij heeft er geen één de afgelopen zes jaar (zolang werk ik hier nu) een archief geïnventariseerd of "zo maar" archiefonderzoek gedaan. Als het niet zo bombastisch klonk schreef ik: "Kom maar op met al die inventarissen en onderzoeken. Ik eis voorbeelden, namen, rugnummers..."

Financiën
Staan er ook nog goede dingen in de visie? Ja, want er wordt geldt beschikbaar gesteld voor een Innovatieagenda.

Voor de uitvoering van de innovatieagenda stelt de staatssecretaris van OCW met ingang van 2012 voor de komende 5 jaar een programmabudget ter beschikking dat oploopt tot een totaal van € 9 mln. in 2016 met uitzicht op continuering17. Tijdig zal evaluatie en beoordeling plaatsvinden. Zelfredzaamheid van de sector blijft uitgangspunt. De uitdaging is om met de relatief beperkte Rijksmiddelen investeringen uit andere bron los te maken. Het budget is bedoeld voor:
1) onderzoek en ontwikkeling van direct toepasbare kennis op gebied van duurzaamheid en openbaarheid van overheidsinformatie; 2) toegankelijkheid en representativiteit van de Archiefcollectie NL; 3) versterking van het bestel. Het Rijksaandeel in het innovatieprogramma is tevens een uitnodiging aan de sector om op basis van matching hierin deel te nemen.

En dat is toch niet iets wat ik verwacht had in deze barre tijden...

Gerelateerd
Archiefvisie-blogs
Donner, WOB en archieven

De #archiefvisie van het LOPAI (en IPO)

Vorige week vroeg ik me openlijk af wat eigenlijk de mening van mijn eigen club, het LOPAI, was over de Archiefvisie van OCW. Ik heb wel concept-reacties voor OCW gezien, maar geen definitieve brief.
Navraag leerde dat het LOPAI helemaal geen reactie heeft gestuurd. Het belangrijkste argument daarvoor is dat dit niet goed zou vallen binnen het Interpovinciaal Overleg (IPO). Daarom is er voor gekozen om via de twee archiefinspecties die lid zijn van BRAIN de LOPAI-punten in hun reactie (brief en bijlage, beide PDF) onder te brengen.
En het IPO? Daar stelt degene die er over gaat dat het IPO in het ontwikkeltraject op diverse momenten duidelijk heeft gemaakt wat belangrijk is voor de provincies en dat het dus niet nodig is om nog een aparte (openbare) brief te sturen. Zodra de Archiefvisie definitief is, zal IPO er waarschijnlijk wel op reageren.

Dus...

Gerelateerd
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie
De #archiefvisie van de VNG
Live: Met het oog op morgen #archiefvisie


Plaatje: Jorem Jeukze

De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie

Voor M.
Vorige week verscheen op de website van de Erfgoedinspectie een samenvatting van de notitie die zij eerder naar OCW gestuurd heeft. De afgelopen week ging het nauwelijks over de inhoud van deze reactie. Er werd vooral gepraat, en daar heb ik me zelf ook schuldig aan gemaakt, over de mededeling dat OCW en BZK ieder met een eigen archiefvisie zouden komen.
Maar de inhoud van de reactie verdient ook aandacht. Hoewel het een hele lap tekst is, citeer ik hier de vier aanvullende punten volledig:

1. Beleid en wet moeten toekomstgericht zijn, waarbij een digitale informatiehuishouding het vertrekpunt voor nieuw beleid en een modernere regelgeving is. Eigenaarschap en beheer van digitale informatieketens, gebruik van architectuurprincipes en -modellen bij de inrichting van de informatiehuishouding èn een adequate ondersteuning bij het dagelijks werken met digitale systemen zijn onderwerpen die volgens de Erfgoedinspectie in wet en beleid verankerd zouden moeten worden.
2. De gebruiker (of deze nu ambtenaar is of burger), moet op een betrouwbare informatiehuishouding aankunnen. Een betrouwbare informatiehuishouding kan volgens de Erfgoedinspectie niet anders bereikt worden dan via de in- en uitvoering van een sinds kort wettelijk voorgeschreven kwaliteitssysteem. Dat betekent dat organisaties kwaliteitscriteria moeten vaststellen en de uitvoering daarvan moeten borgen via een stelsel van audit en control. De huidige informatiehuishouding is zozeer 'embedded' in de primaire processen dat deze bijna zelf een primaire proces geworden is. En welke primaire processen zijn tegenwoordig niet ingericht volgens harde kwaliteitseisen?
3. De toepassing van het begrip 'archiefbescheiden' leidt in de praktijk tot een veelvoud van opvattingen en praktijken. Resultaat hiervan is dat de kwaliteit en volledigheid van de overheidsinformatie gevaar lopen. De Erfgoedinspectie vindt het belangrijk dat dit ernstige risico in de Archiefvisie afdoende wordt aangepakt. Zelf zal de Erfgoedinspectie in 2011 ook een onderzoek naar dit thema doen.
4. Door de grootschalige privatisering en uitbesteding van overheidstaken is de Archiefwet al snel niet meer van toepassing op de informatie in een publiek-private verhouding. De Erfgoedinspectie vindt daarom dat onderzocht zou moeten worden of het 'publieke belang' niet veel beter als uitgangspunt voor de reikwijdte van de Archiefwet genomen kan worden. Langs die weg zou de Archiefwet ook van toepassing zijn op archief dat bij een beleidsonderzoek of bijvoorbeeld bij het onderhoud van een weg of brug door een bedrijf wordt gevormd.

Het eerste punt is een beetje een open deur, maar daarom natuurlijk niet minder waar. Het tweede punt is eigenlijk een nadere toelichting op artikel 16 uit de Archiefregeling, met de kanttekening dat de Erfgoedinspectie hier (terecht) opmerkt dat het kwaliteitssysteem zou moeten gelden voor alle archieven en niet alleen voor de permanent te bewaren, zoals nu in feite in de Archiefregeling staat.
De laatste twee punten zijn veruit het interessantst.
Het klinkt een beetje suf, vragen of in de Archiefvisie niet gedefinieerd kan worden wat een archiefstuk is, maar het is naar mijn mening wel een terechte vraag. Zie bijvoorbeeld de discussies over het archiveren van e-mail en social media. Maar de vraag is nog fundamenteler, want valt allerlei informatie die automatisch gegenereerd wordt door systemen en applicaties onder de Archiefwet? Denk bijvoorbeeld aan, en dit zijn extreme voorbeelden, de informatie over uitgevoerde printopdrachten die in printers achterblijft? Of de logbestanden die iedere dag gegenereerd worden na een back-up?
Het laatste punt is ook een terechte opmerking die een nadere uitwerking verdient. Het gaat nu in de uitgangspunten van OCW wel over openbaarheid en over de vraag of en hoe we particuliere archieven voor later kunnen veiligstellen. Maar hierbij wordt volledig voorbij gegaan aan de steeds verdergaande privatisering van publieke taken, die er voort zorgt dat steeds meer informatie niet onder de Archiefwet of de WOB vallen.

Naschrift
De oplettende lezer denkt nu misschien "Interessant Ingmar, al die verwijzingen naar andermans reacties, maar heeft jouw club, het LOPAI, ook nog een visie op de Archiefvisie?" Tja dat is een goede vraag. Ik heb de afgelopen weken wel wat concepten gezien, maar weet eigenlijk niet of wij nog een reactie hebben gestuurd. Ik zal dit na het weekend eens navragen en ook kijken of deze reactie gepubliceerd kan worden.

Gerelateerd
De archiefvisie van de VNG
Live: Met het oog op morgen #archiefvisie
Archiefvisie 2.0 revisited
E-mail is toch geen archief
Het nieuwe archiveren

De #archiefvisie van de VNG

Via allerlei kanalen (Twitter, LinkedIn, Archief 2.0 en zelfs e-mail) lees ik dat de VNG een brief gestuurd heeft over de Archiefvisie. Maar wat een rare brief is het eigenlijk...
En dan heb ik het niet eens over het "Archiefbesluit 2010" dat volgens de VNG is vastgesteld, of over de inhoudsopgave die niet overeenkomt met de inhoud van de brief.
Nee, maar ik struikelde wel over de terminologie die de VNG hanteert, waarom introduceren ze opeens die malle term: archiefwerk?

Archiefwerk en documentaire informatievoorziening dienen in samenhang te worden gebracht met andere aandachtsgebieden binnen het domein van de overheidsinformatievoorziening.
(...)
Maar ook bijvoorbeeld de harmonisatie van de terminologie uit het domein van de digitale documentaire informatievoorziening en het domein van het archiefwerk die zich sterk uiteenlopend ontwikkelen.
(...)
zij [de provincies, IKo] treden echter wel op het gebied van lokaal archiefwerk als toezichthouder op.
(...)
Wij hebben behoefte aan stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de DIV.
(...)
De overheden staan voor grote uitdagingen om toekomstgericht en duurzaam archiefwerk en documentaire informatievoorziening te ontwikkelen.

Los daarvan begint de brief ook met een paukenslag, die ik niet helemaal snap:

De dienstverlening aan de burger moet onzes inziens als eerste uitgangspunt gelden als het gaat om de organisatie van overheidsinformatie.

Wat wordt hier toch mee bedoeld? Blijkbaar ligt de oplossing in "harmonisatie van selectielijsten, naamgeving en bewaartermijnen van archiefbescheiden." Maar, welke dienstverlening aan welke burger is dan te uitgangspunt?
De VNG schrijft ook dat de gemeenten behoefte hebben aan "een shared service voorziening voor elektronische opslag van digitale archiefbescheiden" en dat verschillende grote archiefdiensten en het Nationaal Archief al met een initiatief zijn gekomen. Ik neem maar aan dat ze hiermee verwijzen naar het rapport over de gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Het is wel gek dat ze om dit te realiseren alleen geld vragen aan het Rijk , zonder aan te geven dat ze hier zelf ook wat aan willen bijdragen...
Tenslotte heb ik sterk de indruk dat de gemeenten nu allerlei zaken aan de minister vragen, die ze zo zelf kunnen regelen, zoals een "certificatiesysteem voor archiefinstellingen en plan van aanpak om alle instellingen te bereiken in dit opzicht." Volgens mij zijn de meeste archiefsinstellingen in de Archiefwiki gemeentelijke instellingen!
Of neem deze passage over de gemeentelijke archiefinspectie:

Daarnaast moet kritisch gekeken worden naar de eisen die worden gesteld aan het gemeentelijk beheer en inspectie. Daarbij moet ook gedacht worden aan de borging van kennis over niet alleen archiefwerk, maar ook kennis van ICT om de moderne ontwikkelingen in de kwaliteit te borgen. Tevens moet ruimte worden gecreëerd voor gemeenten om gezamenlijk gebruik te maken van de expertise van een (inter)gemeentelijke archiefinspecteur.

Als de gemeenten dit zo'n belangrijk punt vinden, moeten ze er iets aan doen! Daar hebben ze geen minister of Gedeputeerde Staten bij nodig.

Gerelateerd
Live: Met het oog op morgen #archiefvisie
Archiefvisie 2.0 revisited
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen