Donner, WOB en archieven

Ik heb de post van Jantje Steenhuis over de WOB-brief van Donner nu een paar keer (met grote tussenpozen) gelezen en hij blijft op verschillende punten schuren...

Gebruiksvergoeding
Donner stelt in zijn brief voor dat in de toekomst alleen nog de "verstrekkingskosten" in rekening gebracht mogen worden. Dit betekent vooral dat overheden geen legeskosten mogen rekenen, maar alleen de eventuele kosten voor reproductie en verzending. Daarnaast mogen overheden ook geen bronvermelding meer eisen.
Wat zou dit betekenten voor archiefdiensten? Jantje schrijft:

Wij stellen bij hergebruik (publicatie, tentoonstellingen etc.) de eis van bronvermelding en vragen bovendien – mede ter bestrijding van de kosten van beheer en behoud - een gebruiksvergoeding. Als Donner’s voorstel wet wordt, zal dat straks niet meer kunnen.

Neem me niet kwalijk, maar is dit ook niet een beetje een onzin-argument? Ik bedoel, waarom zou iemand die archieven alleen raadpleegt niet en iemand die een kopie publiceert wel moeten bijdragen aan het "bestrijden" van de kosten voor beheer en behoud van de collectie?
En dan nog, hoeveel zouden die ontvangen bedragen bij het GAR op jaarbasis zijn? Ik schat eerder in de orde van €1.000 dan van €10.000. Dat is toch zeker maar een druppel op een gloeiende plaat als je bekijkt hoeveel het totale archiefbeheer door het Gemeentearchief Rotterdam kost? Wat dat betreft is deze discussie op Archief 2.0 van ruim twee jaar geleden ook interessant. En natuurlijk de (roemruchte) blog van Christian van vorig jaar.
De zinnen die volgen op het bovenstaande citaat zijn trouwens ook interessant, al denk ik dat het niet zo'n vaart zal lopen:

Als we zijn lijn verder doortrekken, kunnen we straks ook geen kosten voor het verzamelen van informatie meer in rekening trekken. Betekent dat, dat we voortaan gratis genealogisch en ander historisch onderzoek moeten doen? Kan de studiezaalbezoeker ons straks vragen alle relevante stukken en informatie over zijn onderwerp voor hem op te zoeken en op zijn al dan niet virtuele tafel te leggen in plaats van dat hij zelf op zoek gaat in de (online) inventarissen en catalogi? Dat zijn interessante vragen voor de archivaris, maar ook vragen waarover we snel met het ministerie over in gesprek moeten gaan.

Mijn uitleg zou zijn dat het verschil tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven juist is dat de burger in die eerste helemaal zelf kan zoeken. De toegangen zijn beschikbaar, ze zijn - als het goed is - begrijpelijk en volledig en iedereen kan dus zelf zoeken en vinden. Bij niet-overgebrachte archieven is dit allemaal niet het geval. Een burger heeft vaak maar een globaal idee waar hij informatie zou kunnen zoeken en hij kan deze helemaal niet zelf vinden. Daarvoor is hij volledig afhankelijk van de overheidsorganisatie die alle sleutels in eigen zak heeft.
Desondanks lijkt lijkt me dat BRAIN hierover met de minister van gedachten zou moeten gaan wisselen en misschien heeft Jantje wel gelijk dat vervroegde overbenging hier de oplossing van een probleem zou kunnen zijn.

Records continuum
Wat ik echter niet snap, is dat blijven hameren op die Informatiewet, waarin WOB en Archiefwet zouden worden samengevoegd. Dat voornemen is ondertussen al een stuk of vier kabinetten Balkenende geleden gestorven en wederopstandig lijkt me werkelijk een godswonder. Daar komt bij dat de argumenten zo raar zijn.
De huidige overbrengingstermijn van twintig jaar

is niet meer van deze digitale tijd. De semi-statische fase verdwijnt in rap tempo en dossiers worden na afdoening direct in het e-depot opgenomen. Het records continuüm is werkelijkheid geworden en de mogelijkheden om overheidsinformatie direct actief openbaar te maken zijn fors vergroot.

Maar de huidige - ouderwetse - wet biedt alle ruimte voor vervroegde overbrenging, alleen zijn het vaak de archivarissen / archiefdiensten die hier huiverig tegenover staan. Zoals ik eerder al schreef, kom ik nog zelden bij gemeenten die een ongeordend zootje in de kelder hebben staan. Alle dossiers worden na afronding opgeborgen in de B of V-serie. In die zin is het records continuum daar al jaren realiteit: vanaf het ontstaan van een dossier wordt vastsgesteld wat de waarde van het dossier is en afhankelijk daarvan wordt bijvoorbeeld bepaald in welk type doos en map of bestandsformaat een document bewaard moet worden. En de permanent te bewaren dossiers zouden net zo goed een jaar na afsluiten naar de archiefdienst overgebracht kunnen worden.
Waarom gebeurt dit niet? Omdat (veel) archiefdiensten bij vervroegde overbrenging extra kosten in rekening brengen bij de overbrengende onderdelen en omdat archivarissen het misschien maar lastig vinden ieder jaar hun inventarissen te moeten aanpassen.
Dus, als Jantje die vervroegde overbrenging zo belangrijk vindt, dan lijkt me dat ze hier in BRAIN-verband best afspraken, protocollen en richtlijnen voor kan opstellen. Daar is geen wetswijziging, maar een mentaliteitswijziging voor nodig.
Gewoon doen, dus...

Gerelateerd
Nieuwe selectieaanpak? #KVAN11
Sectoranalyse Raad voor Cultuur: archivaris = Calimero
Wanneer is open open genoeg?

Plaatje: from portugal by thecla van todaysart (let vooral ook op de mini-blauhelm die ondersteboven aan het bord hangt...)