Waar is het toezicht?

Gemeentereiniging organisatie.
Inspecteur der Gemeentereiniging spreekt twee jongens streng toe, Nederland 1980-1995.

Begin april publiceerde het Stadsarchief Rotterdam (zijn we er al uit welk acroniem dat wordt? StAR is misschien niet zo handig...) twee interessante documenten over de "vorming van het Stadsarchief en de overgang van de DIV/DIM afdelingen van de voormalige diensten naar de Rotterdamse Service Organisatie."
In het Plan Stadsarchief staat dat de Rotterdamse gemeentearchivaris ("stadsarchivaris" in het stuk) verantwoordelijk is voor het hele gemeentelijke informatiebeheer:

Het doel is het organiseren van het Stadsarchief en het informatiebeheer zodat conform de doelstellingen van de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen, formatiereductie en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de concerndoelstelling om digitaal te gaan werken.
Beslispunten:

• het benoemen van de Stadsarchivaris als proceseigenaar informatiebeheer.
• akkoord te gaan met de centrale inrichting informatiebeheer en aansluiten aan verdergaande digitalisering.

Een stukje verder staat het wat preciezer omschreven:

De Stadsarchivaris heeft als proceseigenaar de regie op de organisatie van het informatiebeheer, met de ambitie om met ingang van 1-1-2013 de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de totale keten van informatiebeheer (van creatie tot openbaarheid, van 1201 tot heden).  Dit impliceert de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het informatiebeheer bij de clusters en deelgemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat de beleidsontwikkeling, sturing en inrichting, uitvoering en beheer op dat terrein. Alle medewerkers die (nu nog decentraal bij de vakeenheden) hun hoofdtaak hebben binnen het informatiebeheer (de medewerkers DIV/DIM), komen onder (vakmatige) aansturing van het Stadsarchief. Daarnaast leidt het Stadsarchief records managers op en plaatst deze bij de clusters/vakeenheden en deelgemeenten, waar zij het informatiebeheer inrichten, op orde brengen en actueel houden. Op deze wijze wordt de centrale regie op het informatiebeheer gewaarborgd en worden de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd. 

Grafisch ziet dat er dan zo uit:

Maar, onder het kopje "Beoogde eindsituatie" staat de volgende alinea:

In de beoogde eindsituatie is de organisatie van informatiebeheer gecentraliseerd en wordt deels gedeconcentreerd uitgevoerd (op basis van nut en noodzaak) binnen kaders zoals die door de concerndirectie zijn vastgesteld. Op centraal niveau is een onderscheid gemaakt in de archieffunctie ten behoeve van de primaire processen (informatiebeheer) en de publieke functie. De Stadsarchivaris is namens de concerndirectie proceseigenaar informatiebeheer en heeft een kaderstellende en toezichthoudende rol met betrekking tot informatiebeheer. Aan de standaardisatie opgave is inhoud gegeven doordat de dienstverlening voor de uitvoeringsorganisaties.

Ik vraag me dan toch af hoe de gemeentearchivaris die toezichthoudende rol gaat uitvoeren.
Op wie gaat zij toezicht uitoefenen als ze zelf verantwoordelijk is voor het hele informatiebeheer? Controleren of dat goed gebeurt, maakt deel uit van het reguliere werk en is geen toezicht of audit.
Noch in het Plan Stadsarchief, noch in het Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief komt dit aan de orde. Sterker nog, de enige keer dat de term "toezicht" in beide artikelen voorkomt, is in bovenstaand citaat.

Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkel commentaar op de inhoud van de Rotterdamse plannen. Voor zover ik dat van hieruit kan inschatten ziet het er allemaal goed uit. Ik vraag me dus alleen af hoe de gemeenteraad dit gaat vaststellen en wat de provincie Zuid-Holland daar dan aan heeft.

Misschien had ik gisteren toch naar de BRAIN-bijeenkomst over archieftoezicht moeten gaan:

Prima workshop vanmiddag van @jeroenvanoss over positionering archiefinspectie. Boodschap helder voor mij: transformatie is nodig.
— Frans Smit (@fpsmit) April 15, 2013

Gerelateerd
Risicowaardering en archivering #kvan12
Het nieuwe archieftoezicht

Plaatje van Rob Krudzlo via Gahetna.

E-mail weg, taxatierapport vervalst

Jongetje in woonwagenkamp, met hondje op straat. Jaren 1950.

Uit de NRC van afgelopen vrijdag:

Marco heeft enkele taxatierapporten aangepast. Met instemming van de taxateur. Hij geeft het toe. „Omdat de taxateur aantoonbaar fouten had gemaakt.” Hij heeft ook zelf een aantal schadeopnamerapporten gemaakt, „op basis van de gegevens van een taxateur”. „Omdat haast was geboden. Ik heb altijd alleen het belang van mijn opdrachtgever voor ogen gehad.” [...] Al met al bezorgden zijn bazen bij de gemeente hem meer kopzorg dan de woonwagenbewoners. Hij had geen beslis- of betaalbevoegdheid. Zijn superieuren wel. Achteraf herinneren ze zich niets meer. De mails die hij hun stuurde, kan hij niet meer laten zien. En nu schuiven ze hem „alle schuld in de schoenen”. De helft van de uitgekeerde vergoedingen beschouwt de gemeente als verspild. „Omdat ik me niet aan de spelregels heb gehouden. De vergoedingen waren terecht.”

Een kopie van de volledige reconstructie van het "hoofdpijndossier" uit de NRC van 16 januari, vindt je hier. Dat nuanceert de opmerkingen van Marco een beetje.
Desondanks lijkt dit me een leuk klusje voor de interne toezichthouder...

Gerelateerd
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
Valse nucleaire certificaten

Afbeelding: Gahetna, collectie Spaarnestad

We gaan iets nieuws beginnen

Ik twitterde het vorige week al: vanaf 1 januari ga ik iets anders doen.
Nou ja, gedeeltelijk dan toch.
Een dag in de week blijf ik werken voor het cluster Archiefinspectie van het bureau Interbestuurlijke Betrekkingen & Toezicht als "interbestuurlijk toezichthouder conform artikel 124e Gemeentewet". Maar de rest van de week (drie dagen in mijn geval) ga ik als adviseur aan de slag bij bureau Informatievoorziening, het bureau waar ook de informatie-architecten en -adviseurs zitten.
Ik zal me daar bezig gaan houden met digitale houdbaarheid op de langere termijn. Dat is een nieuwe functie, waartoe Gedeputeerde Staten in oktober 2011 hebben besloten. Het precieze wat en hoe zullen we de eerste weken van 2013 gaan uitwerken, maar dit zijn de dingen waar ik in ieder geval voor moet gaan zorgen:

• Een organisatie-visie opstellen over de wijze waarop op de middellange tot lange termijn gezorgd wordt voor een toegankelijk en bruikbaar digitaal archief.
• Beleid ontwikkelen voor het adequaat beheren van digitale archiefbescheiden die niet in of met het dms beheerd kunnen worden.
• Beleid ontwikkelen voor de lange-termijn bewaring van de digitale archiefbescheiden die wel in of met het dms worden beheerd.
• Opstellen en bijhouden van een metagegevensschema voor alle archiefbescheiden zoals geëist in de Archiefregeling.
• Monitoren welke (nieuwe) technologieën en applicaties in de provinciale organisatie gebruikt worden en vaststellen of daar met het oog op het goed vastleggen van verantwoordingsinformatie bijzondere maatregelen voor getroffen zouden moeten worden.

Maar nu eerst vakantie tot en met 23 januari...

Plaatje: Doe vandaag iets nieuws van Proud2bme

Deskundige toezichthouders?

Maxim Februari (meesterlijke startpagina, trouwens) in de NRC van afgelopen maandag:

Het toverwoord is daarom de laatste tijd ‘verantwoordelijkheid’. Je weet dat beleidsplannen alleen zin hebben als iedereen zijn verantwoordelijkheid kent. Daarom is het goed in het rapport over brandveiligheid te lezen dat gemeenten zich van hun verantwoordelijkheden „bewust” zijn. Minpunt is weer dat ze naast zich bewust zijn verder niet zo veel doen. Bij de meeste zorginstellingen komt zelden iemand naar de veiligheid kijken.
Daar komt nog bij dat de mensen die wel komen kijken, nergens verstand van hebben. Een voorbeeld van de algehele tendens naar ondeskundigheid in de wereld van de inspectie. Bij zijn afscheid als hoogleraar toezicht waarschuwde Ferdinand Mertens hier vorig jaar al voor. „Een goede toezichthouder moet een ingewijde zijn in het veld waarop hij toezicht houdt. Je zou dus specialisten in huis moeten halen, zeker aan de top, maar ook bij de mensen die de controles daadwerkelijk verrichten. Maar in werkelijkheid zie je bij de toezichthouders aan de top steeds meer generieke managers aantreden die geen flauw benul hebben van wat er op hun terrein allemaal speelt.

Maar dat is niets nieuws, helaas.

Gerelateerd
Geef ons de echte deskundigen terug
Onze Jan is manager geworden

Plaatje: Een op het oog interessant boekje

Cloudcomputing bij de bank

Afgelopen week heel wat interessante berichten over cloud computing...

Weg is weg
Arnoud Engelfriet beschreef donderdag nog maar eens een keer dat het niet heel evident is om je data terug te krijgen als de servers van service provider in beslag zijn genomen:

De claim “het is mijn data en ik wil deze terug” gaat hem niet worden. Data “is” niets in de zin van de wet, en deze kan dus niet worden opgeëist.
[...]
“Ik heb betaald voor de hardware”. Ah kijk, nú komen we ergens. Als een server daar eigendom is van de klant, dan kan deze hem opeisen. Natuurlijk moet wel het strafrechtelijk onderzoek zijn afgerond, maar de klant is in dat geval een onschuldige derde-eigenaar en die heeft recht op zijn spullen terug. Maar bij de cloud koop je zelden de fysieke hardware (dedicated server).
“Ik húúr dat ding netjes”. Nee, als huurder heb je geen recht op toegang tot het gehuurde als de verhuurder in de problemen raakt. Je hebt recht op je eigendommen terug, maar dat zou hier dus die data zijn en die hadden we al gehad.
“Mijn contract bepaalt expliciet dat ik recht heb op mijn data in situaties als deze”. Dat is een hele mooie contractuele bepaling, en eigenlijk moet iedereen eisen die in het cloudcontract te krijgen. Alleen helpt het nu net heel weinig in deze situatie: de FBI heeft niets te maken met zo’n contract. Megaupload Inc wel, maar ja daar is weinig meer te halen.
Dus nee, ik zie hem niet. Het devies blijft net als bij mijn oude PC met 4.77 MHz 8088 processor: maak backups, je hebt nooit genoeg backups.

DNB neemt hobbel weg
Een paar dagen eerder publiceerde De Nederlandse Bank het bericht dat Nederlandse banken gebruik zouden kunnen gaan maken van Office 365 van Microsoft. Tot voor kort mochten de banken geen gebruik maken van cloud computing, omdat DNB geen mogelijkheid had om onderzoek te doen bij de service provider. In bank-termen heet dat het 'right to examine.' Volgens het persbericht heeft Microsoft nu ingestemd met dit onderzoeksrecht.

Toezicht op uitbesteding
Interessant is dan nog dat DNB eind vorig jaar een circulaire over cloud computing en toezicht (pdf) heeft opgesteld. Eigenlijk zou ik die hier integraal willen citeren en door Gedeputeerde Staten laten vaststellen, want hij past naadloos binnen het archiefwettelijk toezicht. Twee citaten:

Conform de wettelijke vereisten gaat DNB er vanuit dat onder toezicht staande ondernemingen een samenhangende risicoanalyse kunnen opleveren voordat zij besluiten over te gaan tot uitbesteding van (IT)diensten. Deze risicoanalyse omvat minimaal een beoordeling van compliance met bestaande wet- en regelgeving, de gemaakte afspraken met betrekking tot de aangeboden diensten (de overeenkomst), de stabiliteit en betrouwbaarheid van de service provider, de locatie waar de diensten worden aangeboden, en het belang en afhankelijkheid van de IT-diensten en/of IT-componenten. Voor cloud computing dient hierbij expliciete aandacht besteed te worden aan de risico’s die samenhangen met onder meer de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van data. Tevens dient inzichtelijk te zijn op welke locatie de bedrijfsdata wordt bewerkt en opgeslagen. Indien de onderneming niet langer gebruik maakt van de service van de derde dient zij alle data veilig te stellen en zich ervan te vergewissen dat alle data is verwijderd van de systemen van de derde. 

Uitbesteding mag geen belemmering zijn voor het toezicht. Dat betekent dat een onder toezicht staande bank op zijn minst

• een adequaat beleid voert, en beschikt over toereikende procedures en maatregelen, met betrekking tot het op structurele basis uitbesteden van werkzaamheden.
• de overeenkomst met de derde, waaraan de werkzaamheden op structurele basis worden uitbesteed, schriftelijk vastlegt. In deze overeenkomst wordt in ieder geval het volgende geregeld:
• de mogelijkheid voor de toezichthouders om onderzoek ter plaatse te doen, of te laten doen bij de derde
• de onderlinge informatie-uitwisseling en dat desgewenst relevante informatie voor toezichthouders beschikbaar wordt gesteld;
• de onder toezicht staande onderneming te allen tijde wijzigingen kan aanbrengen in de wijze van uitvoering van de uitbestede werkzaamheden;
• voor de derde de verplichting geldt dat de onder toezicht staande onderneming in staat wordt gesteld blijvend te voldoen aan de wettelijke vereisten
• de wijze waarop de overeenkomst wordt beëindigd, en de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de onder toezichtstaande onderneming de werkzaamheden na beëindiging van de overeenkomst weer zelf of door een andere derde kan laten uitvoeren.

Zijn dat niet prachtige uitgangspunten?

Toezicht door DNB
In de financiële wereld is trouwens ook wat onrust ontstaan over het toezicht door De Nederlandse Bank. Het blijkt namelijk dat de kosten voor dit toezicht gedragen worden door de toezichtsgenieters. Of zoals de NRC gisteren schreef:

Om het toezicht uit te breiden voert DNB de kosten de komende jaren op. De rekening hiervoor komt vooral bij banken, verzekeraars en pensioenfondsen te liggen. Het frustreert veel bedrijven dat ze zelf door de crisis moeten snijden in de kosten en dat DNB ondertussen om steeds meer geld vraagt. Directieadviseur Theo Hoppenbrouwers van Zorgverzekeraars Nederland verklaart tegenover de krant:

“Alle sectoren zitten in zwaar weer. Maar het toezicht door DNB mag tegen alle stormen in groeien met dubbele cijfers, zonder dat ons duidelijk is wat er verbetert aan het toezicht.”

Gerelateerd
De IT van een bank
Aanvulling op archieven in het buitenland plaatsen

Plaatje: King Cloud van akakumo

Bruggen slaan

Vanmorgen heb ik heel snel door het regeerakkoord gegrasduind. Een paar dingen vielen me op.
Archief, (cultureel) erfgoed, openbaarheid en informatievoorziening (als in "DIV") komen er niet in voor.

Hier en daar lijken allerlei gelegenheidsargumenten te zijn verzonnen om taken te decentraliseren of juist te centraliseren. Neem bijvoorbeeld de volgende twee passages:

De regionale omroepen worden niet langer gefinancierd door de provincies, maar door het Rijk. Het budget wordt overgeheveld van het provinciefonds naar de mediabegroting. Door samenwerking en integratie van taken met de landelijke publieke omroep is een besparing mogelijk. (p.20)

Het overbrengen van een groot aantal taken van het Rijk naar gemeenten maakt meer maatwerk mogelijk en vergroot de betrokkenheid van burgers. Gemeenten kunnen de uitvoering van de taken beter op elkaar afstemmen en zo meer doen voor minder geld. (p.41)

Zoals ze in de Tweede Kamer zeggen, lijkt me dat het van tweeën één is...
Een derde punt waar mijn oog op viel was deze passage over toezicht:

Beleid en uitvoering worden vereenvoudigd, toezichtstaken en adviesfuncties samengevoegd, taken beëindigd of gedecentraliseerd naar andere overheden en de deregulering met kracht voortgezet. (p.42)

Hoe zat dat ook alweer met Enron, toezicht en advisering?
Hoe kun je nu tegelijkertijd (of achtereenvolgens) adviseren hoe iets aangepakt moet worden en daarna "objectief" vaststellen of de wettelijke voorschriften worden nageleefd (dat is toezicht in acht woorden)?
Overigens staat eerder, op pagina 10, ook iets over toezicht:

We gaan de vormgeving van toezicht waar nodig herbezien – ook in samenwerking met de medeoverheden – om met behoud van effectiviteit de toezichtlasten te verminderen.

Het puntje daarna is trouwens ook interessant:

De dienstverlening door overheden moet beter. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen – zoals het aanvragen van een vergunning – digitaal afhandelen. Er komt een eenmalige gegevensuitvraag voor ondernemers die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid.

Dit gaat misschien wel over informatievoorziening en "DIV".

En als laatste viel mijn zin op een passage die ik echt niet snap.
Het gaat over de bevoegdheden van het CBP (dat boetes mag gaan uitdelen) en dat bij de bouw van informatiesystemen standaard een "privacy impact analyse" gaat horen. En dan staat er, op pagina 29:

Inbreuken door de overheid zijn voorzien van een horizonbepaling en worden geëvalueerd.

Inbreuken waarop?
En wat is een "horizonbepaling"?
En wie gaat die inbreuken dan evalueren?

Gerelateerd
Een dunne lijn...
Toezichtmythes

Plaatje: brug_afstand van internethdcmedia

Certificaten, kwaliteit en toezicht

Zoals bekend "besloot" Odfjell op 27 juli 2012 om zijn terminal in Rotterdam te sluiten, nadat DCMR en de provincie Zuid-Holland de afgelopen maanden herhaaldelijk constateerden dat er ernstige veiligheidsrisico's waren. DCMR heeft op zijn website zelfs een speciale pagina gewijd aan Toezicht en handhaving bij Odfjell
Odfjell beschrijft de sluiting in een persbericht als volgt:

At this meeting OTR [Odfjell Terminals Rotterdam, IKo] presented a plan addressing both the short term needs and long-term goals with regards to the situation at OTR.
This plan starts with a controlled safety shutdown of the terminal within the next 24 hours. [...]
We regret the concerns that we have caused in the local community and we hope that this safety shutdown and plan going forward will put the minds at ease.
Odfjell is determined to improve the integrity of the terminal in order to ensure safe operations. ‘Safety and the environment has the highest priority within Odfjell throughout the world’, says Laurence Odfjell, Chairman of the Board of Odfjell SE. ‘The current situation at OTR does not reflect the values of Odfjell. Our commitment is to do whatever is necessary to bring OTR up to industry standards. In the time ahead I will be present at OTR to give my full attention and support to the needed improvements.’

DCMR omschrijft het iets anders:

Dat heeft er toe geleid dat Odfjell bekend heeft gemaakt binnen 24 uur alle activiteiten van het bedrijf stil te leggen. Voor de inspecties is dit de juiste reactie op de situatie op het terrein.

Inspecties
De DCMR, VRR en Inspectie SZW hebben vanaf september 2011 het toezicht bij Odfjell aanzienlijk geïntensiveerd. Daarbij kwamen veel gebreken van de installaties van Odfjell naar voren.
De instanties DCMR, Veiligheidsregio Rotterdam en Inspectie SZW constateerden dat Odfjell reactief bleef na opgelegde maatregelen en onvoldoende eigen verantwoordelijkheid nam. Daarmee raakte het bedrijf het vertrouwen van de overheid volledig kwijt en werd het toezicht steeds scherper. Er zijn hoge bedragen aan dwangsommen opgelegd en waar nodig zijn activiteiten acuut stilgelegd.

Het stukje krant op de foto bovenaan komt uit een interview met gedeputeerde Janssen van Zuid-Holland over de sluiting van de terminal in de NRC van 1 augustus. Nog geen twee maanden voordat Odfjell "besloot" de boel stil te leggen, had het bedrijf namelijk twee vernieuwde ISO-certificaten gekregen van de auditors van Lloyd's Register Quality Insurance. Of zoals Odfjell vol trots op 1 juni 2012 in een persbericht schreef:

Odfjell Terminals Rotterdam heeft de ISO 14001 en 9001 certificaten ontvangen uit handen van Lloyd’s Register Quality Insurance.
ISO 14001 is de internationaal geaccepteerde norm die aangeeft waaraan een milieumanagementsysteem moet voldoen. Dit systeem richt zich op het beheersen en verbeteren van prestaties op milieugebied.
ISO 9001 stelt eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie. Dit systeem richt zich op het verhogen van de kwaliteit en klanttevredenheid.
In het kader van de driejaarlijkse ISO evaluatie voerden auditors van Lloyd’s recentelijk een meerdaagse audit uit bij Odfjell Terminals Rotterdam. Daarbij werd getoetst of het managementsysteem van Odfjell voldoet aan de ISO 9001 en ISO 14001 norm. De inspecteurs van Lloyd’s hebben daarop een positieve aanbeveling gedaan voor het voortzetten van beide ISO certificaten.

Ik begrijp wel dat Gedeputeerde Janssen hier ietwat verbaasd over was...
De betekenis van beide ISO-certificaten is volgens mij namelijk dat de bedrijven hun managementsysteem goed op orde hebben en het aller- allerbelangrijkste onderdeel daarvan is de zogenaamde "continue verbetering", die wordt beschreven in de ondertussen alomtegenwoordige Deming-cirkel.

In die zin is het persbericht dat Lloyds zich vorige week genoodzaakt zag uit te sturen ook wat onwaarachtig:

De ISO 9001 standaard stelt eisen aan het management van bedrijfsprocessen van organisaties op basis van internationaal geaccepteerde kwaliteitseisen.
Een ISO 14001 gecertificeerde organisatie heeft een managementsysteem ingevoerd om de milieuprestaties en milieu gevolgen van de bedrijfsactiviteiten te managen onder normale, abnormale en noodsituaties.
Naleving van de eisen van de ISO 14001 standaard vermindert de kans op milieu-incidenten, maar is geen absolute garantie dat er geen problemen zullen optreden. De ISO standaarden bevatten aanbevelingen over hoe bedrijfsprocessen moeten worden beheerst en hoe op problemen moet worden gereageerd.
Daarom is het mogelijk dat bij een gecertificeerde organisatie incidenten plaatsvinden, maar men het certificaat nog wel behoudt.

Inderdaad, ongelukken (incidenten in ISO-termen) kunnen gebeuren, maar dat is ook niet de belangrijkste klacht van de toezichthouders. Het ging hun om het feit dat "Odfjell reactief bleef na opgelegde maatregelen en onvoldoende eigen verantwoordelijkheid nam."
Odfjell reageerde blijkbaar amper op incidenten en dat is precies waar beide certificaten over gaan!
Lloyds heeft ondertussen aangekondigd een special surveillance audit te gaan uitvoeren. "Dat gebeurt vaker als omstandigheden van een bedrijf veranderd zijn," zei een woordvoerder.

Revitalisering Generiek Toezicht
Gedeputeerde Janssen zei in dat interview nog wat interessante dingen, die zeker met het oog op de revitalisering van het generiek toezicht met ingang van 1 oktober van dit jaar, relevant zijn.
Vanaf die datum wordt bij het interbestuurlijk toezicht nog meer dan nu al het geval is, de nadruk gelegd op vertrouwen in en de verantwoordelijkheid van de onder toezicht gestelden. De toezichthouder moet zijn oordeel vooral baseren op de resultaten van het interne, horizontaal toezicht en zo min mogelijk zelf op onderzoek uitgaan. Dat maakt het antwoord van Janssen op de vraag van de NRC of er een pseudowerkelijkheid is ontstaan, interessant:

„Ja. De vraag is waar je als inspectie nog vanuit mag gaan. Die certificaten blijken dus van nul en generlei waarde te zijn. Als een onderhoudsbedrijf bij wijze van spreken een verklaring afgeeft dat het de tank heeft gecontroleerd, moet je dan als inspectie weer dat onderhoudsbedrijf gaan controleren of het zijn werk goed heeft gedaan? Wie controleert de controleur?”
[...]
Want zoals het nu gaat, werkt het niet?
„Je moet je afvragen of het niet een papieren werkelijkheid is geworden. Een schijnveiligheid. We hebben bij DCMR al vorig jaar een nieuwe lijn ingezet. Niet meer alleen aangekondigde bezoeken. We zeggen nu tegen een bedrijf: we willen over een uur een live test van de koel- en blusleiding zien. En er zelf bij blijven. En dan zelf ook zien of het werkt of niet.”

Daarnaast wordt ook bij de informatievoorziening van de overheid steeds meer belang gehecht aan het voldoen aan standaarden, bij voorkeur afgetopt met een externe deskundige die op een certificaat verklaart dat er aan die of die norm voldaan wordt. Maar dit leidt onherroepelijk tot abstrahering, vereenvoudiging en lijstjes-fetisjisme en niet noodzakelijkerwijs tot een betere informatievoorziening (of veiligheidscultuur, zoals Odfjell laat zien).
Ik schreef daar eerder al over naar aanleiding van het rapport van de RMO.
Een andere mogelijkheid is dat er bij het denken over toezicht - net als bij het denken over bijvoorbeeld privatisering - sprake is van een slingerbeweging: van toezicht dat dichtbij en intensief is naar toezicht op afstand en beperkt en weer terug.
Het vervelende is dan, maar dat is vaker natuurlijk, dat de slinger nu alweer terug lijkt te bewegen op het moment dat de wetgeving net aangepast is aan de beweging de andere kant op.

Gerelateerd
KPI, perversiteit en de kikker
Manifest voor Kwaliteitsmodel Inspectie
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Risicowaardering en archivering #KVAN12

Plaatje: Problem Solving PDCA van Luigi Mengato

Manifest voor Kwaliteitsmodel Inspectie

Gisteren organiseerde BRAIN in Almere de Dag van de Kwaliteit (pdf), waar het Kwaliteitsmodel Inspectie werd gepresenteerd. Hierboven zie je het daar bij horende Manifest. Het is een aardig filmpje, al is het alleen maar omdat ik het er nu en dan niet helemaal mee eens ben.
Als het over het kwaliteit van het archief gaat (vanaf 1.51) zegt "de stem" bijvoorbeeld dat de archivaris en de secretaris toezien op het beheer van archieven die nog niet zijn overgebracht. Het lijkt een detail, maar de gemeentearchivaris heeft toezicht op alle niet-overgebrachte archieven. Dat wil dus zeggen ook de archieven die helemaal niet overgebracht zullen worden (omdat ze op termijn te vernietigen zijn).
Daarnaast vind ik het problematisch om te zeggen dat de secretaris toezicht uitoefent als er geen archivaris benoemd is. In de praktijk is de secretaris namelijk "de beheerder" van het archief (niet-overgebracht en overgebracht). Dan kan hij dus geen toezicht uitoefenen op het beheer.
Ik vraag me ook af of het bij het toezicht wel gaat om "compliance & efficiency." Volgens mij stelt artikel 32. 2 van de Archiefwet, waar dit toezicht op gebaseerd is, dat het enkel om compliance gaat:

Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris.

Hier staat niets over doelmatigheid.
Tenslotte wordt ook nog verwezen naar de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht, die tot gevolg zullen hebben dat de gemeentelijk archiefinspecteurs "hoogstwaarschijnlijk nog meer op hun bord gaan krijgen." Eerlijk gezegd vind ik dit een rare uitspraak, omdat de gemeentelijke inspecteurs volgens mij gewoon moeten blijven doen wat ze nu ook al zouden moeten doen. De inhoud van artikel 32.2 verandert volgens mij niet.

Maar goed, dat is een beetje geneuzel in de marge, want over het algemeen vind ik het goed dat BRAIN nu eindelijk eens serieus aandacht besteed aan inspectie en controle.
Als ik het manifest goed begrijp, heeft de werkgroep gisteren drie zaken opgeleverd:

• Een procesmodel - ik denk dat hier in beschreven staat hoe je een inspectie aanpakt / organiseert
• Zeven fundamentele vragen
• Een quickscan

Alleen jammer dat ik dit nog nergens op de site van BRAIN heb kunnen vinden. Maar dat komt vast binnenkort.

Aanvulling, dinsdag 29 november 16:06
Ondertussen zijn verschillende documenten via BREED beschikbaar

Gerelateerd

Het einde van de provinciale archiefinspectie

Inspectierapport Audiovisuele Raadsverslagen

Kennisdelen kan ook zonder agenda en Erfgoed Nederland

Daar is hij dan: de #archiefvisie

Mijn analoge versie van de Archiefvisie. Alle aantekeningen kun je hier vinden.

Gisteren tijdens de miniconferentie van de ACDD over gezamenlijke e-depots was het belangrijkste nieuws dat staatssecretaris Zijlstra en minister Donner de Archiefvisie naar de Tweede Kamer hadden gestuurd.

• De Archiefvisie, waar we in een LinkedIn-groep over hebben kunnen discussiëren (maar aangezien die groep is opgeheven, is daar in het openbaar niets meer over terug te vinden.)
• De Archiefvisie, waar we met zijn allen over en mee hebben kunnen twitteren (al is het Archiefvisie-twitteraccount voor 't laatst gebruikt op 22 oktober 2010 en zelfs gisteren niet meer tot leven gekomen.)
• De Archiefvisie, waar we in Eindhoven en Zwolle met zijn allen over hebben kunnen praten.
• De Archiefvisie, waar de VNG, de Erfgoedinspectie en BRAIN al in een eerder stadium hun standpunten over naar buiten brachten

En nu, ruim een jaar nadat Paul Breevaart de Archiefvisie aankondigde tijdens de KVAN-dagen in Rolduc, is de definitieve tekst er.

Er zijn vijf thema's waarop de bewindslieden "opgaves" constateren: Duurzaamheid, Openbaarheid, Collectievorming overheid en niet-overheid, Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL, Bestel. Over drie daarvan wil ik hier iets zeggen.

Duurzaamheid
Veel aandacht wordt besteed aan de houdbaarheid en overbrenging van digitale archiefbescheiden. Veel snap ik eerlijk gezegd niet helemaal. Neem nu deze passage, die, als ik het goed snap, gaat over het tijdstip van overbrenging van digitaal archief:

Zonder dat hier sprake is van een blauwdruk voor de gehele overheid – maatwerk staat voorop – zou dit op termijn kunnen leiden tot de volgende driedeling:
1) beleidsvormende organen brengen hun informatie op korte termijn over naar een aan het openbaar archiefwezen verbonden e-depot;
2) tijdelijke (project- of thema-)organisaties beheren hun informatie binnen de voorziening van het hiervoor genoemde e-depot; na opheffing van de activiteiten worden de bestanden hier aansluitend duurzaam bewaard;
3) uitvoeringsorganisaties bewaren hun digitale informatie binnen de eigen digitale infrastructuur, zolang zij deze informatie voor hun bedrijfsvoering nodig hebben.

Maar gaat dit nu alleen over de rijksoverheid, of ook over de lokale overheden? En wat zijn "beleidsvormende organen" dan? En die "uitvoeringsorganisaties" moeten die het maar helemaal zelf uitzoeken? Hebben die alleen archieven die binnen vijf jaar vernietigd kunnen worden en helemaal geen archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven? Raadsels...

En hoe lossen we de duurzaamheidsproblemen op volgens de bewindslieden? Uiteraard door het ontwikkelen van overheidsbrede normen en standaarden!
Hoeveel normen, standaarden, kaders, modellen en richtsnoeren zouden er nodig zijn? Het probleem zit niet of nauwelijks in de ontwikkeling van normen en standaarden, die zijn er genoeg. Het probleem zit hem in de beperkte toepassing ervan. En dat wordt deels veroorzaakt door gebrek aan kennis en deskundigheid "op de werkvloer." Daar moet iets aan gebeuren.

Openbaarheid

In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt.

Het zal niet verbazen dat ik een beetje moeite heb met deze zinnen.
Op basis van de WOB is zo goed als alle overheidsinformatie in principe openbaar. Dat dit in de praktijk nu niet het geval is, ligt voor een groot deel niet aan de wet, maar aan de uitvoerders van de wet. (Ja, ik weet dat er ook nog wat andere problemen met de WOB zijn, maar daar gaat het nu even niet om.) Mijn probleem met deze passage is tweeledig:

1. Waarom zou overbrenging de openbaarheid opeens vergroten? In de voetnoot bij bovenstaand citaat staat dat de archiefvormer of zorgdrager bij de overbrenging nog altijd beperkingen aan de openbaarheid kunnen stellen in relatie tot de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat het belang van de Staat of zijn bondgenoten en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
   Dat zijn ongeveer dezelfde criteria als bij de WOB. Het verschil is echter dat bij een WOB-verzoek deze afweging veel specifieker per verzoek en per document gemaakt kan (moet) worden. Bij overbrenging moet echter in één keer voor hele dossiers of zelfs blokken besloten worden of ze openbaar zijn of niet. Deze afweging kan niet pas gemaakt worden als een dossier opgevraagd wordt: openbaar is namelijk openbaar. Het gevolg zou dan best wel eens kunnen zijn dat overgebrachte dossiers nog minder toegankelijk zijn dan ze nu onder de WOB zouden zijn!
2. Wat hier mee samenhangt is het verschil tussen 'recht op informatie' uit de WOB en 'recht op toegang' uit de Archiefwet. Het recht op informatie maakt het mogelijk om samenvattingen of "gekuiste" afschriften beschikbaar te stellen. Het voordeel hiervan is dat in principe meer informatie openbaar gemaakt kan worden, omdat bijvoorbeeld persoonsgegevens eenvoudig "weggelakt" kunnen worden, waardoor de rest van het document wel openbaar gemaakt kan worden. De Archiefwet geeft bij mijn weten geen enkele mogelijkheid om op deze manier "bewerkte" archiefstukken uit overgebrachte archieven te openbaren.

Iets anders is nog, dat de nadruk nu heel erg (eigenlijk alleen maar) ligt op de openbaarheid van te bewaren archiefstukken. Maar de grote bulk aan archieven is te vernietigen en wordt dus nooit overgebracht, terwijl het gros van de WOB-verzoeken  volgens mij betrekking heeft op te vernietigen archiefbescheiden.

Bestel

Tenslotte schrijven Zijlstra en Donner onder het kopje Toezicht en kwaliteitszorg nog iets over de provinciale archiefinspectie:

Voor de huidige provinciale archiefinspecteurs zien wij een nieuwe sleutelrol als kennisverspreiders en adviseurs op landelijk, regionaal en lokaal niveau bij de uitvoering van de innovatieagenda, zonder hierbij overigens de scheiding tussen toezicht en advisering aan te willen tasten. De staatssecretaris van OCW zal hierover met de betrokken partijen nadere afspraken maken.

Interessant, betekent dit dat artikel 28 uit de Archiefwet toch niet geschrapt wordt? Of wordt "provinciaal archiefinspecteur" vervangen door "provinciaal archiefadviseur"?

Fact free politics
Wat mij vooral opvalt in de visie is dat er nogal wat dingen geponeerd worden, die niet onderbouwd worden of gewoon niet waar zijn.
In de paragraaf over Duurzaamheid staat bijvoorbeeld:

De wereld waarin de Archiefwet 1995 tot stand kwam was een wereld, waarin informatie werd vastgelegd op papier en zo werd verspreid en bekend gemaakt. En waarin informatie 20 jaar of zelfs meer kon liggen, voordat het werd geselecteerd om te worden overgebracht naar het openbaar archief.

Maar, dit staat in de memorie van toelichting op die vermaledijde, ouderwetse en strikt op papier gerichte Archiefwet 1995:

Digitale informatiedragers worden dan ook in dit wetsvoorstel op dezelfde wijze behandeld als andere informatiedragers net als bijvoorbeeld perkament en papier
[...]
Wat echter even belangrijk is als de houdbaarheid van de drager (anders dan bij papier als informatiedrager), is de feitelijke beschikbaarheid (opvraagbaarheid) van de informatie, aangezien men voor raadpleging van de op de digitale informatiedrager opgeslagen informatie is aangewezen op de oorspronkelijke software. Derhalve vormt een goede documentatie, waarin gegevensstructuren en software functioneel zijn beschreven, een wezenlijk onderdeel bij de bewaring van machineleeesbare gegevensbestanden. Een ander belangrijk aspect dat verbonden is aan de bewaring van digitale informatie (en waarin de digitale informatiedrager zich onderscheidt van de traditionele informatiedragers) betreft het wijzigen van gegevens in geautomatiseerde registraties. Wijziging van dergelijke gegevens impliceert immers doorgaans dat de oorspronkelijke gegevens verloren gaan. Ingeval naast de gemuteerde gegevens de oorspronkelijke gegevens danwel voorgaande mutaties opgeslagen en opvraagbaar moeten blijven, dient dit bij het systeemontwerp expliciet te worden aangegeven.

Een ander voorbeeld, waar ik gisteren echt een beetje boos om werd, is deze passage over de provinciale archiefinspectie:

Het wetsvoorstel revitalisering generiek toezicht noopt tot een herpositionering van de provinciale inspectiefunctie. Veel archiefinspecteurs zijn nu reeds naast hun reguliere werk als toezichthouder bezig met onderzoek, inventarisatie en advies.

Ik beschouw dit eerlijk gezegd als een schoffering van mij en mijn collega's. Wij zijn met negentien provinciale archiefinspecteurs en volgens mij heeft er geen één de afgelopen zes jaar (zolang werk ik hier nu) een archief geïnventariseerd of "zo maar" archiefonderzoek gedaan. Als het niet zo bombastisch klonk schreef ik: "Kom maar op met al die inventarissen en onderzoeken. Ik eis voorbeelden, namen, rugnummers..."

Financiën
Staan er ook nog goede dingen in de visie? Ja, want er wordt geldt beschikbaar gesteld voor een Innovatieagenda.

Voor de uitvoering van de innovatieagenda stelt de staatssecretaris van OCW met ingang van 2012 voor de komende 5 jaar een programmabudget ter beschikking dat oploopt tot een totaal van € 9 mln. in 2016 met uitzicht op continuering17. Tijdig zal evaluatie en beoordeling plaatsvinden. Zelfredzaamheid van de sector blijft uitgangspunt. De uitdaging is om met de relatief beperkte Rijksmiddelen investeringen uit andere bron los te maken. Het budget is bedoeld voor:
1) onderzoek en ontwikkeling van direct toepasbare kennis op gebied van duurzaamheid en openbaarheid van overheidsinformatie; 2) toegankelijkheid en representativiteit van de Archiefcollectie NL; 3) versterking van het bestel. Het Rijksaandeel in het innovatieprogramma is tevens een uitnodiging aan de sector om op basis van matching hierin deel te nemen.

En dat is toch niet iets wat ik verwacht had in deze barre tijden...

Gerelateerd
Archiefvisie-blogs
Donner, WOB en archieven

Weg met die checklisten!

Afgelopen zomer heb ik met Paul Huisman gewerkt aan een artikel over het gebruik van checklists bij de archiefinspectie. Het artikel was bedoeld voor een van de Jaarboeken van S@P en ik was alweer bijna vergeten dat we het geschreven hebben.
(Hallo, hallo S@P-redactie, hoe staat het ermee? Mochten jullie het artikel kwijt zijn, hier staat het laatste concept.)
Vandaag moest ik er weer aan denken omdat ik in de NRC een artikel las over de brand bij Chemie Pack in Moerdijk: Er is iets grondig mis met het denken over veiligheid. Daarin zegt professor Kerstens van de TU Eindhoven:

In plaats van bedrijven te verplichten een doel te halen om de veiligheid steeds te verbeteren, zijn deze gebonden aan gedetailleerde voorschriften. Kerstens: „Het kan heel goed zijn dat straks uit onderzoek blijkt dat Chemie-Pack alle lijstjes met voorschriften had afgevinkt. Zo zag de directeur van dat bedrijf er op televisie ook uit: geschrokken. Hij dacht kennelijk dat hij alles op orde had. Maar die lijstjes zeggen niet alles. Men denkt in Nederland: als we alles maar in details vastleggen, dan houden we de veiligheid in de klauwen. Dat is niet waar. Hou toch eens op met dat afvinken. Weg met die checklisten.” (onderstreping door mij, IKo)

Laat dat nu ook ongeveer de strekking van ons artikel zijn...

Gerelateerd
Gelezen: The checklist manifesto van Atul Gawande

Plaatje: Nirvana check van Vinsflickr

Minder last...

Minder regels? Praat John van Paassen, varkenshouder te Deurne, vlak achter Helmond, er niet van. Hij krijgt al jaren te horen dat er minder regels komen, minder toezicht en inspectie
(...)
John van Paassen schampert achter zijn batterij computers voor de varkensadministratie. Elke week moet hij invoeren hoeveel dieren hij heeft. eigenlijk elke dag, maar dat verdomt hij. "Die beloofde lastenverlichting is vooral een lastenverschuiving." Vroeger kwamen ze in het jaar van vier instanties langs voor controle, de AID, het waterschap, de provincie en de gemeente. Nu komen ze alleen nog voor steekproeven, om te zien of John de boel niet flest. Het betekent: hou alles zelf maar bij. Je mestboekhouding, de ziektes, de aantallen dieren, de vrachtbrieven naar de slachterij, het zaai- en pootgoed. Straks is er geen controle meer, alleen nog zelfcontrole. "Die hele verantwoordelijkheid komt op ons bordje neer."
Het lijkt een briljante zet van de overheid. Het verzoenen van het ogenschijnlijk onverzoenbare. In het regeerakkoord staat de trotse aankondiging dat er per 1 januari een 'inspectievakantie' voor bedrijven aankomt. "Bij deugdelijke zelfregulering", staat erbij, zal er minder worden gecontroleerd. Een kleinere overheid, maar niet minder greep op de zaken. De droom van elke minister. En een kostenverschuiving, aangezien John van Paassen zijn zelfcontrole ook zelf betaalt. (de Volkskrant, 14 december 2010, p.7)

Minder last, meer effect. Maar ook meer werk en hogere kosten?

P.S. Let ook even op de manier waarop de ligging van Deurne aangegeven wordt: "achter Helmond". Niet "bij Helmond", niet "onder de rook van Helmond" of "een paar kilometer ten oosten van Helmond". Nee, "achter Helmond." Zou de Volkskrant vooral op de Randstad georiënteerd zijn?

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Toezichtsmythes

Plaatje: Less is more van Hooverine

Toezichtsmythes

Uit een lezing van Paul Robben tijdens het congres Mythes in beleid en toezicht (dat ik helaas gemist heb):

Mythe: Systeemtoezicht is effectief en efficiënt en leidt tot kostenbesparing met minder toezichtslasten voor de ondertoezichtgestelden
Systeem toezicht is het externe toezicht door de overheid dat gebruik maakt van interne borgingssystemen binnen organisaties of sectoren.
Uit onderzoek weten we dat systeemtoezicht alleen mogelijk is onder specifieke condities en goedkoper is het waarschijnlijk niet.
(...)
Meerwaarde van systeemtoezicht is waarschijnlijk dat het leervermogen van instellingen wordt bevorderd door het opbouwen van een interne kwaliteitssysteem. Onderzoek maakt duidelijk dat de mythe van systeemtoezicht als oplossing voor gebrek aan effectiviteit en efficiëntie een broodje-aap-verhaal is maar wel een bruikbaar concept is voor het toezicht op een aantal maatschappelijke domeinen.

Mythe: Het toezicht is onafhankelijk
Veel inspecteurs en inspecties geven aan de onafhankelijkheid van het toezicht een absolute betekenis en gooien onafhankelijkheid op één hoop met autonomie. Goed toezicht zou volstrekt autonoom ten opzicht van het beleid en het veld. Een bestuurskundige analyse van de positionering van het toezicht laat een heel ander beeld zien.
Een inspectie maakt onderdeel uit van een complex netwerk van de overheid waaronder: ministers, Tweede Kamer, De Europese Unie, en andere toezichthouders. Ook ondertoezichtgestelden, veldpartijen media burgers en lobby-organisaties maken deel uit van dit netwerk. Niks autonomie, sterker nog, de rol van het toezicht kan alleen maar effectief gespeeld worden als deelnemer aan dit netwerk. Wel zou de inspectie onafhankelijk moeten zijn in zijn oordeelsvorming en keuze van maatregelen in individuele gevallen, daar moeten de minister en anderen zich niet mee bemoeien.

Lees hier de hele lezing (pdf)

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Wek vrees op, tutoyeer niet
Hoe moet een inspecteur opereren?

Over de openbaarheid van een inspectierapportage

In het Archievenblad van december staat een artikel (pdf) van Hans Berende over wat in de archiefwereld "de Haarlemse casus" is gaan heten. Kortweg komt het er op neer dat het college van burgemeester en Wethouders van Haarlem een inspectierapport van de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie uit 2005 heeft genegeerd. En begin dit jaar werd het tweede, kritisch rapport "geheim" verklaard. Louise van Zetten, vroeger archivaris van Bloemendaal en nu fractievoorzitter van D66 in Haarlem, wilde daar meer van weten. Ondertussen zijn beide rapporten boven water en op 25 november besproken in de raad.

Het artikel gaat verder over de vraag of die rapportages van de provinciaal archiefinspecteur en archivaris niet actiever openbaar gemaakt zouden moeten worden. Het mondt uit in een beetje modieuze roep om een "register van openbare en geheime stukken." In het artikel vielen me een paar dingen op.

EEN
Allereerst de rol van mevrouw Van Zetten, of beter gezegd, de rol van de gemeenteraad. Van Zetten zegt in het artikel:

"Het verhaal in Haarlem begint met te stellen dat een gemeenteraadslid moeilijk kan weten dat een rapport bestaat als daar geen melding van wordt gemaakt."

Daarna gaat het vooral over de redenen waarom B&W het rapport uit 2010 geheim verklaarden. Maar mevrouw Van Zetten gaat hier volgens mij helemaal voorbij aan de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening van de gemeente Haarlem (doc), waarvan artikel 9 luidt:

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Tussen 2005 en 2010 had de raad dus al minstens vijf (!) keer door het college geïnformeerd moeten worden. Dat het college dat niet doet, is het college aan te rekenen. Maar, dat de raad er niet zelf naar vraagt, is evenzeer de raad aan te rekenen.

(Interessant detail is nog dat OCW, VNG en IPO er van uit gaat dat vanaf 2012, als het interbestuurlijk toezicht gewijzigd wordt, de raad zijn controlerende rol ook op het terrein van archiefbeheer actiever gaat spelen. Zouden al die gemeenteraadsleden dit al weten?)

TWEE
In Noord-Holland/Haarlem is het blijkbaar gebruikelijk dat de provinciaal archiefinspecteur en de gemeentelijk archiefinspecteur gezamenlijk "op inspectie" gaan en ook gezamenlijk één rapport uitbrengen. Het verbaast me enigszins dat hier in het artikel geen enkele kritische kanttekening bij geplaatst wordt.  De rol en positie van de provinciale archiefinspecteur en de gemeentelijke archiefinspecteur zijn volgens mij zodanig dat zij niet samen kunnen rapporteren. Al is het alleen maar omdat toezicht op zorg ook toezicht op toezicht op het beheer inhoudt. Op deze manier neemt de provinciale archiefinspectie voor een deel de taken van de archivaris over. In Haarlem zal de provinciale archiefinspecteur dan ook nooit (kunnen) rapporteren dat het toezicht op het archiefbeheer onder de maat is, aangezien zijn eigen rapport ook over het archiefbeheer gaat.

DRIE
Hoewel het in het artikel gaat over de vraag of de inspectierapportages door de toezichthouder openbaar gemaakt moeten worden of niet, worden de consequenties van een "ja" of "nee" niet besproken. En eerlijk gezegd ben ik persoonlijk er ook nog altijd niet uit. Directe publicatie door de toezichthouder kan naar mijn idee sowieso niet: je zult de geïnspecteerde partij altijd de gelegenheid moeten geven om een 'weerwoord' te geven. Verder ben ik ook niet zo'n liefhebber van 'naming and shaming.' Ik vind het een onsympathieke manier van werken en blijkbaar is het ook minder effectief dan we soms denken. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van Judit van Erp (pdf').

Maar kunnen jullie nog andere voor- of nadelen noemen?

Gerelateerd
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Afbeelding: 'Openheid en transparantie vinden we belangrijk' van Wovox

Archiefregeling, Rodin en toezicht

Afgelopen donderdag was ik op uitnodiging van de archiefinspecties van Groningen en Drenthe in Groningen aanwezig tijdens hun gezamenlijke voorlichtingsbijeenkomst voor gemeenten en waterschappen. Op het programma stonden drie presentaties.

Allereerst vertelde Robyn Steensma, Adjunct-inspecteur in Friesland, over de nieuwe Archiefregeling, inclusief de wijzigingen van 18 november 2010, en wat dit ongeveer betekent voor de zorgdragers. Hij legde hierbij een paar accenten:
Zo worden er in de regeling wel allerlei kwaliteitseisen gesteld aan bijvoorbeeld het te gebruiken papier en dozen, maar de zorgdragers hoeven aan de leveranciers geen certificaten te vragen die aantonen of het geleverde product wel aan de kwaliteitseisen voldoen. Dit lijkt vanuit de 'deregulering' wel leuk, maar is in de praktijk natuurlijk onwerkbaar, ik zal als inkoper toch op de een of andere manier moeten vaststellen of de leverancier levert wat hij zegt te zullen leveren...
Robyn besteedde ook nog aandacht aan het kwaliteitssysteem en het metagegevensschema die geëist worden op grond van de artikelen 16 en 19. Deze twee artikelen hebben een enorme impact op het informatiebeheer, omdat het heel wat eist van de zorgdragers.
(Overigens en ter zijde, bij het aanpassen van de modellen voor de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer voor gemeenten hebben we waarschijnlijk ten onrechte geen rekening gehouden met deze artikelen. Ik denk dat met name in het Besluit Informatiebeheer iets over het kwaliteitssysteem gezegd zal moeten worden.)

Na Robyn mocht ik een presentatie geven over RODIN.

RODIN-presentatie voor Noordelijke Provincies, 20101125

View more presentations from Ingmar Koch.

Tijdens de discussie na afloop bleek dat de gemeenten en waterschappen in Groningen en Drenthe niet afwijken van de gemeenten in 'mijn' regio. Ze zijn allemaal zoekende naar de 'goede' weg, willen allemaal samenwerken en vinden allemaal dat "de provincie" of misschien wel "het rijk" moet komen met duidelijke richtlijnen, handreikingen en standaarden.
Dit leidt volgens mij tot een paradox, want volgens mij bestaat "de" goede weg niet, er is alleen een goede richting of een goed doel. Iedere organisatie zal voor zichzelf moeten bekijken op welke manier zij het beste die richting op beweegt of bij dat doel uitkomt. En dan is die roep om van bovenaf opgelegde standaarden ook een beetje raar, want ik heb de ervaring dat ambtenaren (en bestuurders?) vinden dat hun eigen gemeente zo uniek is, dat zij niet aan "de standaard" kunnen voldoen. Waarschijnlijk is hier sprake van onzekerheid en risicomijdend gedrag: ik weet niet precies wat ik moet doen, maar ik mag ook geen fouten maken!
Ik heb in Groningen nog maar eens verteld dat ik het als toezichthouder veel kwalijker vind als een organisatie niets doet, dan wanneer een organisatie op weloverwogen gronden iets verkeerds doet.

Na de lunch vertelde Dick Bunskoeke, inspecteur in Groningen en Drenthe, over de manier waarop de drie noordelijke provincies om zullen gaan met de wijziging van het interbestuurlijk toezicht vanaf januari 2012. Het voert wat ver om alle finesses hier uit te gaan werken (ik schreef er begin dit jaar al iets over). Ik volsta daarom even met de opmerking dat Groningen, Drenthe en Friesland zichzelf tot 2014 hebben gegeven om de archiefinspectie op een nieuwe leest te schoeien. Ik hoop later nog iets meer te schrijven over de aanstaande wijzigingen.

Gerelateerd
Vijf jaar provinciale archiefinspectie
KVAN-dagen 2010 - dag 1 #kvan10
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie

Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Het is een heel verhaal dat de archiefinspecteur van Almere heeft opgesteld over het beheer van de audio-visuele opnamen van de wekelijkse "Politieke Marktplaats" in zijn gemeente. De conclusies liegen er niet om:

Conclusie 1:
De audiovisuele verslagen zijn een mooi eigentijds middel voor de vastlegging van het proces van democratische besluitvorming in de Gemeente Almere ten bate van gebruikers van nu én gebruikers in de (nabije en verre) toekomst.
Conclusie 2:
De audiovisuele verslagen en de bijbehorende gegevens zijn permanent te bewaren archiefbescheiden conform de Archiefwet.
Conclusie 3:
Er is geen sprake van duurzaam archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen conform wettelijke regels en normen.
Conclusie 4:
Er is op dit moment geen beleidsvorming, er zijn geen gedefinieerde processen en procedures en er zijn geen middelen om het archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen op het vereiste wettelijke niveau te brengen.

En ik vind het ook heel goed dat Almere het op de site van de VNG heeft gepubliceerd. Maar is het ook een goed inspectierapport? Mwah...
Het gaat me dan niet om de taalkundige missers in de tekst, al ben ik ervan overtuigd dat dit niet bijdraagt aan een krachtige presentatie. (Overigens, de eerste zin van de rapportage komt letterlijk uit de Archiefregeling en is waarschijnlijk een van de lelijkste zinnen uit de Nederlandse archiefwet- en regelgeving.)
Ik betwijfel ook niet de juistheid van de conclusies of aanbevelingen, al vind ik de aanbeveling dat Almere zich aan de wet moet houden een beetje apart. Nee, het gaat me meer om de vraag of de conclusies op de juiste manier onderbouwd wordt. Heeft de inspecteur met de juiste 'bril' naar de juiste punten gekeken?
De taak van de archiefinspecteur wordt in de Archiefwet 1995 omschreven als: "het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens" de Archiefwet.
Mij lijkt dat je dan ook moet toetsen of het beheer voldoet aan de Archiefwet- en regelgeving en niet (in eerste instantie) aan allerlei normen, standaarden en handreikingen die niet in de wet zijn opgenomen, maar waar op zijn hoogst in een toelichting naar verwezen wordt.
Waarom niet 'gewoon' de artikelen uit de Archiefregeling gevolgd? Volgens mij kon dat in dit geval uitstekend:

Er is geen kwaliteitssysteem (artikel 16), er worden lang niet genoeg metadata vastgelegd (artikel 17, 21 en 24), er is geen metagegevensschema (artikel 19), het gekozen bestandsformaat is niet open en maakt gebruik van compressie (artikel 26).
Op die manier wordt conclusie 3 ook veel duidelijker onderbouwd.

Misschien ben ik erg legalistisch, maar we hebben een wet, we moeten van die wet toetsen aan diezelfde wet, laten we dat dan ook maar doen ook!

Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel

Werkgeversorganisatie VNO/NCW noemt de groei van het toezichtswezen "zelfrijzend bakmeel." Het wereldbeeld van [de inspectie Jeugdzorg] is het bakpoeder dat het rijzen veroorzaakt. Het is de pretentie van morele superioriteit, een manicheïsch
wereldbeeld met de goeden aan deze kant en de krachten der duisternis aan gene zijde, een laatste residu van het geloof in een maakbare samenleving - waarin de inspecties dan wel niet de architecten zijn met hun ontwerpmacht, maar toch ten minste optreden als de bouwopzichters met hun afkeuringsmacht.

Bovenstaande alinea komt uit de column van Johan Schaberg uit de NRC van afgelopen weekend (helaas niet online), naar aanleiding van opmerkingen van Irene Albers van de Inspectie Jeugdzorg en Harry Paul, Inspecteur-Generaal van de VROM-inspectie. Paul zei blijkbaar in een interview (helaas ook niet volledig online) met het Financieel Dagblad dat het toezicht in Nederland alleen maar zal toenemen omdat we steeds meer risico's willen uitbannen.

Volgens Schaberg heeft Paul het hier over "vraag en aanbod", maar ziet hij over het hoofd dat de kans bestaat dat hier de vraag gecreëerd wordt door het aanbod:

Er zijn tegenwoordig zo krankzinnig veel toezicht- en inspectiewinkeltjes, die allemaal in de media gratis reclame mogen maken met hun alarm- en treurverhalen, dat menig consument toch maar eens gaat kijken of er voor hem ook iets van zijn gading is.

En, zegt Schaberg, die inspecties zijn helemaal niet bezig met het verlichten van de "risico-allergie", ze versterken de allergie alleen maar:

Meer inspecties en toezichthouders vergroten de woede en het onbegrip bij de bevolking wanneer er dingen fout gaan. Er waren immers mensen die zouden opletten dat het niet zou gebeuren?
En (...) hoe meer toezicht, des te meer echt of vermeend kwaad er te rapporteren zal zijn.

Suggereert Schaberg hier dat we allemaal (en vooral 'de markt') beter af zijn zonder toezicht? Dat zou uiteindelijk wel het streven van een inspectie moeten zijn, zichzelf overbodig maken. Maar, zoals Ben Tiggelaar deze week schreef, zo'n 150 jaar geleden vond 'de markt' in Nederland het gewoon om kinderen 16 uur te laten werken. Maar misschien is dat een te ver gezochte analogie?
Of gaat het Schaberg alleen om minder of misschien anders vormgegeven toezicht? Dat de inspecties alleen naar cruciale, levensbedreigende zaken moeten kijken?
Schaberg ziet in zijn column in ieder geval de invloed van de politiek over het hoofd. Hoewel de meeste inspecties doen alsof ze 'onafhankelijk' zijn, wordt hun functioneren zeer beïnvloed door de manier waarop Tweede Kamerleden en bewindspersonen reageren op incidenten: "Dit mag in de toekomst niet meer gebeuren, daar moet beter op gelet worden" is de standaardreflex als iets fout is gegaan.
Hoe dan ook is het een column om over na te denken...

Foto: Paral_lax

Wek vrees op, tutoyeer niet

Onder die titel schreef J.S. Cramer, Amsterdam in de NRC van zaterdag een Plannetje voor ideaal toezicht. 

Het fundamentele uitgangspunt is dat wij, krachtens wet en recht, toezicht uitoefenen op anderen die onder dat toezicht vallen. Dat spraakgebruik geeft aan dat wij boven die anderen zijn gesteld en dat zij in de uitoefening van hun beroep aan ons ondergeschikt zijn, net zoals schoolkinderen aan hun leerkrachten en werknemers aan hun leidinggevende, hoe superieur en voortreffelijk zij ook in andere opzichten mogen zijn.
Van deze fundamentele onderschikking dient de gehele organisatie doordrongen te zijn en op den duur ook de gehele buitenwereld.

Ik geloof dat ik niet zo graag op deze manier zou willen werken:

Ondergeschikten, en ook functioneel onder-geschikten, moet men altijd met achterdocht en wantrouwen bejegenen. Het is een vaststaand gegeven dat het gezien hun positie hun natuurlijke habitus is ons te misleiden en te bedriegen, of op zijn minst de zaken mooier voor te stellen dan zij zijn. Dat wij dit weten, moet onzerzijds tot uiting komen in een gereserveerde en afstandelijke opstelling bij onderlinge contacten. Gesprekspartners moeten natuurlijk correct worden behandeld, maar koeltjes. Vriendschappelijke of zelfs vertrouwelijke gesprekken moeten worden vermeden, en het is aan te bevelen dat men elkander niet tutoyeert en niet met de voornaam aanspreekt. Voortaan zal onzerzijds bij besprekingen ook geen consumptie (zoals koffie of thee) worden aangeboden, behoudens – bij langdurige besprekingen – een kan kraanwater en wat papieren bekertjes. Ieder verzoek of voorstel van derden, ook al is het ogenschijnlijk nog zo redelijk, krijgt voortaan in eerste instantie een kille en afhoudende ontvangst.

Zo sluit je je als toezichthouder wel heel erg af van de "onder toezicht gestelden." Volgens mij is dat ook niet bevorderlijk voor de informatiepositie van een toezichthouder. Als de onder toezicht gestelden jou niet vertrouwen, is het wel bijna zeker dat je 'verdraaide' informatie krijgt. Zeker als je dan ook nog 'onberekenbaar' gaat optreden:

Voor een omslag in de bestaande verhoudingen zullen wij om te beginnen meer dan voorheen vrees moeten inboezemen; wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat dit effectiever is dan begrip. Een krachtig middel daartoe is een zekere onberekenbaarheid van ons beleid. Onder de Directie zal een kleine eenheid worden gevormd, die (...) geheel onverwacht en zonder uitleg drastische ingrepen pleegt, zoals invallen, huiszoekingen, en (kortstondige) voorlopige hechtenis van vooraanstaande personen, steeds vergezeld van goed georkestreerde publiciteit. Ook als achteraf blijkt dat er niets aan de hand is, zal dit zeker effect hebben. 

Dit zal zeker effect hebben, want waarschijnlijk zal de publieke opinie zich op deze manier heel snel tegen de toezichthouder keren, als hij om de haverklap met veel bombarie onterechte ingrepen doet.

Wat me trouwens het meeste stoort aan deze "ingezonden mededeling" is het volledig gebrek aan context. Wie is die S.J. Cramer, Amsterdam? Waarom is het het waard om zijn of haar ideeën over toezicht in de NRC te plaatsen.

Ziende blind

Kees Cools, hoogleraar corporate finance in de NRC van 8 januari 2010:

"Van een lantarenpaal ziet u maar 15 procent, de rest verzint u er zelf bij. Wat u ziet wordt bepaald door die 15 procent, door ervaringen uit het verleden en door wat u hóópt te zien. Dat geldt ook voor toezichthouders."

Oei!

Lantarenpaal: Patrick Rasenberg

Hoe moet een inspecteur opereren?

Energiek en dynamisch – maar niet driftig en agressief
Hard – maar correct
Vernuftig – maar niet misleidend
Enigszins flexibel – maar niet met zich laten sollen
Rustig – maar enigszins ongeduldig
Enige afstand bewaren – maar niet arrogant of pretentieus
Vriendelijk – maar niet gezellig
Respect tonen voor degene waar je mee te maken hebt – en respect eisen voor jezelf

Hans Blix, Missie Irak. Achter de schermen van de wapeninspecties. Amsterdam 2004