Rodin en de Archiefregeling - een rectificatie

Gisteren las ik in Sited! het artikel Een kritische blik op RODIN van Alexander Raven.
Het ontlokte mij de volgende tweet:

Iemand van VHIC ontdekt dat RODIN uit 2010 niet voldoet aan de Archiefregeling uit 2012. Tja... http://t.co/BNytcI8ZMp
— Ingmar Koch (@Ingmario) September 9, 2013

Gisteravond werd ik er op gewezen dat deze tweet niet fair was ten opzichte van de auteur van het artikel, hij heeft het namelijk helemaal niet over de aanpassingen van 2012.
Dat is helemaal waar. Ik had het artikel niet goed gelezen en had ook nog eens de tijdlijn van de ontwikkeling van RODIN (pdf) en de inwerkingtreding van de Archiefregeling verkeerd in mijn hoofd.

Om het enigszins goed te maken neem ik hieronder de belangrijkste kanttekeningen van Raven ten aanzien van RODIN en de Archiefregeling integraal over:

RODIN verwijst regelmatig naar verkeerde artikelen in de Archiefwet en –regeling als grondslag voor een eis of verwijst juist niet naar belangrijke wettelijke bepalingen. Bovendien komen enkele belangrijke elementen uit de Archiefregeling niet terug in RODIN.

Eis 1.1 (“De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen”) verwijst bijvoorbeeld naar artikel 19 van de Archiefregeling. Dit artikel zegt echter niets over het informatiebeleid, maar gaat over het opstellen van een metagegevensschema en het accuraat koppelen van metagegevens aan archiefbescheiden. Op zich doet dit niets af aan de validiteit van eis 1.1, maar het oogt wel slordig.

Eis 2.1 (“Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur”) verwijst niet naar de wettelijke grondslag: artikel 18 lid 1 van de Archiefregeling. Dit lijkt een onbelangrijk detail, maar toch is het dat niet. Classificatie op basis van een ordeningsstructuur is een verplichte eis. Door niet te verwijzen naar de wettelijke grondslag kan de indruk gewekt worden bij een niet-ingewijde gebruiker dat dit optioneel is. Zeker bij een instrument dat ook gebaseerd is op niet-verplichte normen en standaarden ligt een dergelijke inschattingsfout op de loer.

Eis 2.4a geeft conform artikelen 17 en 21 van de Archiefregeling aan dat tenminste de inhoud, structuur, verschijningsvorm en het gedrag van alle documenten moeten kunnen worden vastgesteld. Artikel 22 van de Archiefregeling zegt echter ook dat de functionele eisen van deze elementen moeten worden vastgelegd. Deze bepaling zie je niet terug in RODIN, terwijl dit wel van belang is: het niet vastleggen van de functionele eisen kan immers serieuze consequenties hebben voor de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden.

Eis 2.5 (“Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten”) verwijst naar artikel 24 van de Archiefregeling als grondslag. Dit artikel behandelt het vastleggen van informatie over de technische omgeving en digitale handtekening, niet het gestandaardiseerd toekennen van metagegevens. Het échte opvallende gebrek hier is dat er niet onder deze eis of op een andere plek wordt verwezen naar artikel 19 lid 1 van de Archiefregeling, die de zorgdrager verplicht tot het opstellen van een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081:2006. Het feit dat deze verplichting én de hiervoor genoemde verplichting onder artikel 22 niet in RODIN terugkomen, maakt dat het enkele cruciale hiaten bevat. Dit heeft als consequentie dat het uiteindelijk aan de gebruiker zelf is deze gaten op te vullen om te toetsen of de beheeromgeving aan de wettelijk eisen voldoet.

Gisterochtend begreep ik trouwens dat een herziening van RODIN op de rol staat. Bovenstaande opmerkingen (en ook de rest van het artikel van Raven) zullen daar uiteraard dankbaar in meegenomen worden.

Gerelateerd
Archiefregeling, RODIN en toezicht

Plaatje: Drie schaduwen van Auguste Rodin, foto gemaakt door Puk Bresser

Archiefregeling, Rodin en toezicht

Afgelopen donderdag was ik op uitnodiging van de archiefinspecties van Groningen en Drenthe in Groningen aanwezig tijdens hun gezamenlijke voorlichtingsbijeenkomst voor gemeenten en waterschappen. Op het programma stonden drie presentaties.

Allereerst vertelde Robyn Steensma, Adjunct-inspecteur in Friesland, over de nieuwe Archiefregeling, inclusief de wijzigingen van 18 november 2010, en wat dit ongeveer betekent voor de zorgdragers. Hij legde hierbij een paar accenten:
Zo worden er in de regeling wel allerlei kwaliteitseisen gesteld aan bijvoorbeeld het te gebruiken papier en dozen, maar de zorgdragers hoeven aan de leveranciers geen certificaten te vragen die aantonen of het geleverde product wel aan de kwaliteitseisen voldoen. Dit lijkt vanuit de 'deregulering' wel leuk, maar is in de praktijk natuurlijk onwerkbaar, ik zal als inkoper toch op de een of andere manier moeten vaststellen of de leverancier levert wat hij zegt te zullen leveren...
Robyn besteedde ook nog aandacht aan het kwaliteitssysteem en het metagegevensschema die geëist worden op grond van de artikelen 16 en 19. Deze twee artikelen hebben een enorme impact op het informatiebeheer, omdat het heel wat eist van de zorgdragers.
(Overigens en ter zijde, bij het aanpassen van de modellen voor de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer voor gemeenten hebben we waarschijnlijk ten onrechte geen rekening gehouden met deze artikelen. Ik denk dat met name in het Besluit Informatiebeheer iets over het kwaliteitssysteem gezegd zal moeten worden.)

Na Robyn mocht ik een presentatie geven over RODIN.

RODIN-presentatie voor Noordelijke Provincies, 20101125

View more presentations from Ingmar Koch.

Tijdens de discussie na afloop bleek dat de gemeenten en waterschappen in Groningen en Drenthe niet afwijken van de gemeenten in 'mijn' regio. Ze zijn allemaal zoekende naar de 'goede' weg, willen allemaal samenwerken en vinden allemaal dat "de provincie" of misschien wel "het rijk" moet komen met duidelijke richtlijnen, handreikingen en standaarden.
Dit leidt volgens mij tot een paradox, want volgens mij bestaat "de" goede weg niet, er is alleen een goede richting of een goed doel. Iedere organisatie zal voor zichzelf moeten bekijken op welke manier zij het beste die richting op beweegt of bij dat doel uitkomt. En dan is die roep om van bovenaf opgelegde standaarden ook een beetje raar, want ik heb de ervaring dat ambtenaren (en bestuurders?) vinden dat hun eigen gemeente zo uniek is, dat zij niet aan "de standaard" kunnen voldoen. Waarschijnlijk is hier sprake van onzekerheid en risicomijdend gedrag: ik weet niet precies wat ik moet doen, maar ik mag ook geen fouten maken!
Ik heb in Groningen nog maar eens verteld dat ik het als toezichthouder veel kwalijker vind als een organisatie niets doet, dan wanneer een organisatie op weloverwogen gronden iets verkeerds doet.

Na de lunch vertelde Dick Bunskoeke, inspecteur in Groningen en Drenthe, over de manier waarop de drie noordelijke provincies om zullen gaan met de wijziging van het interbestuurlijk toezicht vanaf januari 2012. Het voert wat ver om alle finesses hier uit te gaan werken (ik schreef er begin dit jaar al iets over). Ik volsta daarom even met de opmerking dat Groningen, Drenthe en Friesland zichzelf tot 2014 hebben gegeven om de archiefinspectie op een nieuwe leest te schoeien. Ik hoop later nog iets meer te schrijven over de aanstaande wijzigingen.

Gerelateerd
Vijf jaar provinciale archiefinspectie
KVAN-dagen 2010 - dag 1 #kvan10
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie