vrijdag 26 november 2010

De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie

Voor M.
Vorige week verscheen op de website van de Erfgoedinspectie een samenvatting van de notitie die zij eerder naar OCW gestuurd heeft. De afgelopen week ging het nauwelijks over de inhoud van deze reactie. Er werd vooral gepraat, en daar heb ik me zelf ook schuldig aan gemaakt, over de mededeling dat OCW en BZK ieder met een eigen archiefvisie zouden komen.
Maar de inhoud van de reactie verdient ook aandacht. Hoewel het een hele lap tekst is, citeer ik hier de vier aanvullende punten volledig:
  1. Beleid en wet moeten toekomstgericht zijn, waarbij een digitale informatiehuishouding het vertrekpunt voor nieuw beleid en een modernere regelgeving is. Eigenaarschap en beheer van digitale informatieketens, gebruik van architectuurprincipes en -modellen bij de inrichting van de informatiehuishouding èn een adequate ondersteuning bij het dagelijks werken met digitale systemen zijn onderwerpen die volgens de Erfgoedinspectie in wet en beleid verankerd zouden moeten worden.
  2. De gebruiker (of deze nu ambtenaar is of burger), moet op een betrouwbare informatiehuishouding aankunnen. Een betrouwbare informatiehuishouding kan volgens de Erfgoedinspectie niet anders bereikt worden dan via de in- en uitvoering van een sinds kort wettelijk voorgeschreven kwaliteitssysteem. Dat betekent dat organisaties kwaliteitscriteria moeten vaststellen en de uitvoering daarvan moeten borgen via een stelsel van audit en control. De huidige informatiehuishouding is zozeer 'embedded' in de primaire processen dat deze bijna zelf een primaire proces geworden is. En welke primaire processen zijn tegenwoordig niet ingericht volgens harde kwaliteitseisen?
  3. De toepassing van het begrip 'archiefbescheiden' leidt in de praktijk tot een veelvoud van opvattingen en praktijken. Resultaat hiervan is dat de kwaliteit en volledigheid van de overheidsinformatie gevaar lopen. De Erfgoedinspectie vindt het belangrijk dat dit ernstige risico in de Archiefvisie afdoende wordt aangepakt. Zelf zal de Erfgoedinspectie in 2011 ook een onderzoek naar dit thema doen.
  4. Door de grootschalige privatisering en uitbesteding van overheidstaken is de Archiefwet al snel niet meer van toepassing op de informatie in een publiek-private verhouding. De Erfgoedinspectie vindt daarom dat onderzocht zou moeten worden of het 'publieke belang' niet veel beter als uitgangspunt voor de reikwijdte van de Archiefwet genomen kan worden. Langs die weg zou de Archiefwet ook van toepassing zijn op archief dat bij een beleidsonderzoek of bijvoorbeeld bij het onderhoud van een weg of brug door een bedrijf wordt gevormd.
Het eerste punt is een beetje een open deur, maar daarom natuurlijk niet minder waar. Het tweede punt is eigenlijk een nadere toelichting op artikel 16 uit de Archiefregeling, met de kanttekening dat de Erfgoedinspectie hier (terecht) opmerkt dat het kwaliteitssysteem zou moeten gelden voor alle archieven en niet alleen voor de permanent te bewaren, zoals nu in feite in de Archiefregeling staat.
De laatste twee punten zijn veruit het interessantst.
Het klinkt een beetje suf, vragen of in de Archiefvisie niet gedefinieerd kan worden wat een archiefstuk is, maar het is naar mijn mening wel een terechte vraag. Zie bijvoorbeeld de discussies over het archiveren van e-mail en social media. Maar de vraag is nog fundamenteler, want valt allerlei informatie die automatisch gegenereerd wordt door systemen en applicaties onder de Archiefwet? Denk bijvoorbeeld aan, en dit zijn extreme voorbeelden, de informatie over uitgevoerde printopdrachten die in printers achterblijft? Of de logbestanden die iedere dag gegenereerd worden na een back-up?
Het laatste punt is ook een terechte opmerking die een nadere uitwerking verdient. Het gaat nu in de uitgangspunten van OCW wel over openbaarheid en over de vraag of en hoe we particuliere archieven voor later kunnen veiligstellen. Maar hierbij wordt volledig voorbij gegaan aan de steeds verdergaande privatisering van publieke taken, die er voort zorgt dat steeds meer informatie niet onder de Archiefwet of de WOB vallen.

Naschrift
De oplettende lezer denkt nu misschien "Interessant Ingmar, al die verwijzingen naar andermans reacties, maar heeft jouw club, het LOPAI, ook nog een visie op de Archiefvisie?" Tja dat is een goede vraag. Ik heb de afgelopen weken wel wat concepten gezien, maar weet eigenlijk niet of wij nog een reactie hebben gestuurd. Ik zal dit na het weekend eens navragen en ook kijken of deze reactie gepubliceerd kan worden.

Gerelateerd
De archiefvisie van de VNG
Live: Met het oog op morgen #archiefvisie
Archiefvisie 2.0 revisited
E-mail is toch geen archief
Het nieuwe archiveren

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen