Sinds kort vinden nieuwe ‘sociale media’ hun weg van het privé-domein naar het zakelijke: ook overheid en bedrijven gaan intern en extern communiceren via twitter, chat, blogs en facebook. Ook hier maken enkelingen zich zorgen om de mogelijkheden om deze communicatievormen afdoende voor bedrijfsvoering en verantwoording vast te leggen. Maar het is ver voor de troepen uit marcheren als we niet eens in staat zijn om de relevante e-mails van gisteren en vandaag te archiveren!E-mail en sociale media
Uiteraard heeft hij hier helemaal gelijk in. E-mail wordt nu al meer dan vijftien jaar gebruikt en we zijn er nog altijd niet in geslaagd om een goede, praktische archiveringsmethode uit te denken. Maar dat is precies de reden waarom ik me nu zo druk maak om het archiveren van sociale media. Een van de redenen waarom het volgens mij zo rampzalig gesteld is met het archiveren van e-mailberichten is dat er van begin af aan is gezegd: e-mail is niet formeel; de afzender van e-mail is niet te controleren; de inhoud van een e-mailbericht kan gewijzigd worden etc. E-mailberichten zijn dus geen archiefstukken en wij, DIV en archivaris, gaan natuurlijk alleen over 'echte' archiefstukken. Ik kom tijdens mijn inspectiebezoeken nog altijd ambtenaren tegen die dit standpunt uitdragen, dit zijn gelukkig meestal niet de DIV-ers, maar die zitten er ook nog tussen. Ik zeg tijdens presentaties over het archiveren van sociale media dan ook dat de discussie hierover me sterk doet denken aan de discussie over e-mail van een paar jaar geleden.
Techniek
De problemen bij het archiveren van e-mail en web 2.0-uitingen komen trouwens in grote lijnen met elkaar overeen: het is zo veel en het is niet allemaal "archief". Bij e-mail wordt altijd aangevoerd dat heel veel berichten geen archief zijn, omdat ze 'persoonlijk' zijn en omdat het fysiek onmogelijk is voor DIV om al die e-mailberichten te waarderen, het is voor DIV natuurlijk lang niet altijd duidelijk in welk dossier een e-mail thuis hoort. Dit zelfde geldt ongeveer voor tweets, weblogs en reacties op fora. De oplossing die dan meestal gekozen wordt, is om maar helemaal niets te archiveren!
Ik ben nu trouwens heel benieuwd naar de volgende blogposts van Eric, want hij belooft ook te gaan schrijven over de mogelijkheden, voor- en nadelen van automatische classificatie. Kom maar op, Eric.
Gerelateerd
Manageging the Crowd - Steve Bailey
E-mail reproductie
Is archief wel procesgebonden informatie?
Ingmar, beter iets dan niets? Ik vind de aangegeven oplossing geen goede keuze, een soort 'weet niet/geen mening'. Eerder ontvingen we een vraag van een gemeente waar een dergelijke oplossing ook was gekozen. Al snel bleek HEEL VEEL opslagcapaciteit nodig en werd DIV gevraagd naar 'hoe lang zullen we de mail bewaren'. Het probleem bij de kop pakken, duidelijk benoemen en verantwoordelijkheden helder maken! En -natuurlijk- de archivering van mail en andere berichten zo mogelijk faciliteren. Bij mail kan dat veelal; bij tweets e.d. weet ik het nog niet direct. Een oplossing kan zijn: alle websites waar medewerkers dingen doen binnenhalen?!
BeantwoordenVerwijderenJa hoor, wacht jij maar af:-)
BeantwoordenVerwijderenOverigens wel geweldig dat je schrijft over praktische toepassing van zo'n E-vault oplossing. Uit mijn contacten met leveranciers weet ik dat het vreselijk moeilijk is om een vorm van autmatische afvang van e-mailberichten aan de man te brengen (of aan de vrouw). Want dat vindt men dan eng en spannend, want alles wordt vastgelegd em daar was e-mail toch niet voor en je had toch ook dat het vertrouwelijk verkeer was en weet ik wat voor argumenten. Maar nuchter nadenken over de hopeloze taak om e-mailberichten op dezelfde wijze als papieren poststukken te behandelen, met handmatig classificatie door specialisten, dat ontbreekt nog op veel plaatsen. Maar ik denk wel - als ik ook jouw blog lees en dank daarvoor! - dat het tij behoorlijk aan het keren is. Organisaties gaan echt wel inzien dat email-archivering onbeheersbaar is en dat email tegelijkertijd schreeuwt om zorgvuldige vastlegging voor verantwoording. En inderdaad wil ik dit onderwerp, dat nog lang niet uit de tijd is of uit de tijd raakt, graag op de voet blijven volgen. Dus wordt vervolgd.
@Jack Ik vind dit zeker geen geval van "weet niet / geen mening".
BeantwoordenVerwijderenDe gemeente constateerde (zoals bijna iedere gemeente doet) dat er wel heel weinig berichten aangeboden werden. De meesten zien dat als een gegeven. "Het staat in het reglement dat het wel moet, maar niemand doet het. Volgende vraag..."
Hier hebben ze twee dingen ingezien:
1. Ze hebben geen dms-achtige applicatie waar medewerkers zelf e-mailberichten in kunnen opslaan.
2. Medewerkers bieden (om wat voor reden dan ook) nauwelijks e-mailberichten aan.
Hun oplossing heeft zeker haken en ogen, die in de (nabije) toekomst misschien ook nog problemen zal veroorzaken, maar ze hebben wel een oplossing bedacht en ingevoerd.
En dat vind ik zeker voor een gemeente met nauwelijks 15.000 inwoners heel wat.
@Eric Het onderwerp hing blijkbaar 'in de lucht'. Dank voor je reactie
BeantwoordenVerwijderen@ingmar Het goede nieuws is inderdaad dat er in elk geval iets is gedaan. Ik heb daar =net als jij- alle waardering voor.
BeantwoordenVerwijderenNu komt de vraag: wat te doen met dit bestand aan mail?
Er zijn tools om het te doorzoeken en selecties te maken (zo gebeurt het ook wanneer 'archieven' worden nagezocht in strafzaken -heb ik van horen zeggen/ooit wel eens gelezen), maar dat is tamelijk kostbaar.
Een oplossing vind ik het niet.
Mogelijk ook van jou een wordt vervolgd wat er verder mee gebeurt?
Wat een mooie Archivering oplossing is voor MKB en overheid is http://www.blackip.nl/barracuda_message_archiver.html
BeantwoordenVerwijderenMet deze oplossing reduceerd u ook de data bases van Mail Servers.
@Paul G Ik zal er eens naar kijken
BeantwoordenVerwijderen