Is archief wel procesgebonden informatie? #kvan10

Tijdens de KVAN Studiedagen mocht ik de laatste sessie van de tweede dag verzorgen. De presentatie maakte deel uit van de Archief 2.0 sessies en ging over de fundamentele vraag of al die web 2.0 uitingen van overheden wel archief zijn. Wij zeggen wel dat de vorm van archiefstukken niet uitmaakt ("ongeacht de vorm", zoals in de wet staat), maar in de praktijk denken wij allemaal nog in A4-tjes, ook als het gaat om digitale archieven. Terwijl de digitale verschijningsvormen veel complexer zijn. Een Google Wave, een weblog, een tweet, een bericht op een community-site kunnen allemaal archiefstukken zijn, maar lijken evenveel op een digitaal A4-tje als een Romeinse strijdkar op een Formule 1 auto.
Het doel van mijn sessie was zeker niet om het ultieme antwoord te geven, maar om mensen te laten nadenken over de manier waarop wij op dit moment naar archief en documenten kijken. Het was niet voor niks een verwarringssessie.
Hoewel het even duurde, barstte uiteindelijk de discussie toch los. Zoals Christian al schreef, waren er verschillende mensen die dachten het ultieme antwoord te hebben. Uiteindelijk viel dat wel mee (of tegen, afhankelijk van je perspectief).
De reacties hebben mij wel weer aan het denken gezet over de vraag hoe wij archief definiëren.
Eerder schreef ik al eens dat de meeste mensen waar ik tijdens inspectiebezoeken mee praat, de definitie uit de Archiefwet wel kennen. En, schreef ik, soms zit er ook nog wel een slimmerik tussen, die dan heel trots "procesgebonden informatie" zegt.
Tot vorige week dinsdag was ik heel tevreden met die laatste definitie, maar de discussie heeft me aan het twijfelen gebracht. Uit de opmerkingen van een van de deelnemers tijdens de discussie maakte ik op dat "procesgebonden" voor haar betekent dat het proces ten gevolge waarvan de archiefstukken ontstaan tot in detail beschreven moet zijn. Zij zei iets als (en ik parafraseer hier, ook al staat het tussen aanhalingstekens):

"Bij de beschrijving van een werkproces beschrijf je - op voorhand - ook zo precies mogelijk welke middelen gebruikt worden om de archiefstukken te maken of ontvangen. Als in die procesbeschrijving Twitter of Blogger staat, dan zijn de tweets en weblogs archiefstukken, anders niet."

Als dit de juiste uitleg van "procesgebonden informatie" is, dan zijn die achterstanden bij het rijk snel weggewerkt, aangezien het werkproces volgens mij maar zelden expliciet beschreven is en daar ook nauwelijks in zal staan dat de archiefstukken op papier gemaakt moeten worden.

Ik heb "procesgebonden" eigenlijk ook altijd geïnterpreteerd als "taak-" of "functiegebonden", waarbij ik er van uit ga dat archiefstukken ontstaan ten gevolge van de werkzaamheden of taken die iemand doet. Hierbij maakt het niet uit of de manier waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd (het werkproces dus) tot in detail zijn beschreven of niet. Als er informatie ontstaat ten gevolge van werkzaamheden is het archief. Natuurlijk, in de ideale situatie is op voorhand al beschreven waarom en hoe de archiefstukken gevormd worden. Maar het ontbreken van deze beschrijving maakt de informatie niet meer of minder archief.

Of zie ik dit verkeerd, Agnes?

Het plaatje is van Verbeeldingskr8