zaterdag 26 juni 2010

Is archief wel procesgebonden informatie? #kvan10

Tijdens de KVAN Studiedagen mocht ik de laatste sessie van de tweede dag verzorgen. De presentatie maakte deel uit van de Archief 2.0 sessies en ging over de fundamentele vraag of al die web 2.0 uitingen van overheden wel archief zijn. Wij zeggen wel dat de vorm van archiefstukken niet uitmaakt ("ongeacht de vorm", zoals in de wet staat), maar in de praktijk denken wij allemaal nog in A4-tjes, ook als het gaat om digitale archieven. Terwijl de digitale verschijningsvormen veel complexer zijn. Een Google Wave, een weblog, een tweet, een bericht op een community-site kunnen allemaal archiefstukken zijn, maar lijken evenveel op een digitaal A4-tje als een Romeinse strijdkar op een Formule 1 auto.
Het doel van mijn sessie was zeker niet om het ultieme antwoord te geven, maar om mensen te laten nadenken over de manier waarop wij op dit moment naar archief en documenten kijken. Het was niet voor niks een verwarringssessie.
Hoewel het even duurde, barstte uiteindelijk de discussie toch los. Zoals Christian al schreef, waren er verschillende mensen die dachten het ultieme antwoord te hebben. Uiteindelijk viel dat wel mee (of tegen, afhankelijk van je perspectief).
De reacties hebben mij wel weer aan het denken gezet over de vraag hoe wij archief definiƫren.
Eerder schreef ik al eens dat de meeste mensen waar ik tijdens inspectiebezoeken mee praat, de definitie uit de Archiefwet wel kennen. En, schreef ik, soms zit er ook nog wel een slimmerik tussen, die dan heel trots "procesgebonden informatie" zegt.
Tot vorige week dinsdag was ik heel tevreden met die laatste definitie, maar de discussie heeft me aan het twijfelen gebracht. Uit de opmerkingen van een van de deelnemers tijdens de discussie maakte ik op dat "procesgebonden" voor haar betekent dat het proces ten gevolge waarvan de archiefstukken ontstaan tot in detail beschreven moet zijn. Zij zei iets als (en ik parafraseer hier, ook al staat het tussen aanhalingstekens):
"Bij de beschrijving van een werkproces beschrijf je - op voorhand - ook zo precies mogelijk welke middelen gebruikt worden om de archiefstukken te maken of ontvangen. Als in die procesbeschrijving Twitter of Blogger staat, dan zijn de tweets en weblogs archiefstukken, anders niet."
Als dit de juiste uitleg van "procesgebonden informatie" is, dan zijn die achterstanden bij het rijk snel weggewerkt, aangezien het werkproces volgens mij maar zelden expliciet beschreven is en daar ook nauwelijks in zal staan dat de archiefstukken op papier gemaakt moeten worden.

Ik heb "procesgebonden" eigenlijk ook altijd geĆÆnterpreteerd als "taak-" of "functiegebonden", waarbij ik er van uit ga dat archiefstukken ontstaan ten gevolge van de werkzaamheden of taken die iemand doet. Hierbij maakt het niet uit of de manier waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd (het werkproces dus) tot in detail zijn beschreven of niet. Als er informatie ontstaat ten gevolge van werkzaamheden is het archief. Natuurlijk, in de ideale situatie is op voorhand al beschreven waarom en hoe de archiefstukken gevormd worden. Maar het ontbreken van deze beschrijving maakt de informatie niet meer of minder archief.

Of zie ik dit verkeerd, Agnes?

Het plaatje is van Verbeeldingskr8

9 opmerkingen:

  1. Ik ben het met jouw 'definitie' eens. Strikt uitgaan van zo'n werkprocesbeschrijving leidt tot verder gedachteloos handelen, tot het blind volgen van de regels van het beschreven werkproces. Even kort door de bocht natuurlijk.

    Want hoe goed is het werkproces beschreven? Ruim genoeg? Te nauwkeurig? Zijn er in de tussentijd bijvoorbeeld geen platformen bijgekomen waar 'procesgebonden informatie' wordt vastgelegd, die op het moment van het beschrijven van het proces nog niet bekend waren? Is je beschrijving dus wel actueel? Is de bechrijving sowieso wel actueel genoeg te houden?

    Terug naar jouw voorbeelden: ik wed dat in de procesbeschrijving van die Amsterdamse afdeling niks stond over Google Wave. Weggooien dan maar?

    Lost meteen veel problemen op. ;-)

    Procesgebonden informatie dus, procesbeschrijving of niet.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Dit is een reactie om Disqus te testen

    BeantwoordenVerwijderen
  3. De gedetailleerdheid en actualiteit is inderdaad een van de problemen bij procesbeschrijvingen. Ik hoop dat Andrea de Palm hier nog gaat uitleggen hoe het bij VenW geregeld is.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Misschien werpt de oude bejaarde en toch verassend actuele definitie uit de Handleiding wat licht in de duisternis. :-)

    Par. 1:
    "Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambte naren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten."

    Het lijkt mij dat niet een activiteit binnen een proces (beschreven of niet beschreven), een project of een programma allesbepalend is. Centraal staat het antwoord op de vraag of die activiteit ex officio oftewel ambtshalve plaatsvindt.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Dank je wel voor deze aanvulling Rienk. Zo ver in het verleden had ik nog niet terug gekeken!

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Procesbeschrijvingen die zo gedetailleerd zijn, dat ook beschreven is hoe aan de informatie gekomen is tijdens het proces (bijv. informatie verkregen uit Twitter of andere Social Media-tools) lijkt mij iig veel te ver gaan. In traditionele archiefvormings keek je ook altijd naar de "archiefwaarde" van allerlei "extra informatie". Was het niet (meer) van belang, dan gooide je de documenten alsnog weg.
    Zo moet het ook met de digitale informatie. Is het niet (meer) van belang dan kan is het geen procesgebonden informatie meer en kan het weg.
    Doe je dit niet, dan zul je veel (te veel) gaan bewaren en zie je door de digitale bomen het digitale bos niet meer!

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Een mooi voorbeeld van procesdenken is de afweging binnen OLO om documenten met een niet 'archiefwaardige' extensie (o.a. BIM, XLS) na beschikking niet over te dragen aan het bevoegde gezag, ondanks dat deze documenten wel degelijk – als (procesgebonden) achtergrondinformatie – een rol hebben gespeeld in het proces om te komen tot een omgevingsvergunning. Enkel het gegeven dat MOR deze formaten niet toestaat maakt dat deze documenten niet (mogen) bestaan in archieftechnische zin. Een dwaling van de eerste orde als je het mij vraagt... In het verlengde hiervan vraag ik mij wel eens af, of we met al ons procesdenken uiteindelijk niet vergeten om het belangrijkste proces te ondersteunen (documenteren), namelijk de wijze waarop we met de burger communiceren (?)

    BeantwoordenVerwijderen
  8. En als er een ding niet 2.0 is, dan is het wel het WABOLO. Goed punt Ton, dank je wel

    BeantwoordenVerwijderen
  9. De discussie gaat niet zo zeer over het verzamelen van informatie tijdens
    het proces, maar over het *maken* of *ontvangen* van informatie bij de
    uitvoering van werkzaamheden. Als de politie een opsporingsverzoek twittert
    of een tip krijgt, dan is dat archief, ook als niet in procesbeschrijvingen
    staat dat twitter het geeikte medium is.

    Op 28 juni 2010 12:35 schreef Disqus
    <>het volgende:

    BeantwoordenVerwijderen