Is archief wel procesgebonden informatie? #kvan10

Tijdens de KVAN Studiedagen mocht ik de laatste sessie van de tweede dag verzorgen. De presentatie maakte deel uit van de Archief 2.0 sessies en ging over de fundamentele vraag of al die web 2.0 uitingen van overheden wel archief zijn. Wij zeggen wel dat de vorm van archiefstukken niet uitmaakt ("ongeacht de vorm", zoals in de wet staat), maar in de praktijk denken wij allemaal nog in A4-tjes, ook als het gaat om digitale archieven. Terwijl de digitale verschijningsvormen veel complexer zijn. Een Google Wave, een weblog, een tweet, een bericht op een community-site kunnen allemaal archiefstukken zijn, maar lijken evenveel op een digitaal A4-tje als een Romeinse strijdkar op een Formule 1 auto.
Het doel van mijn sessie was zeker niet om het ultieme antwoord te geven, maar om mensen te laten nadenken over de manier waarop wij op dit moment naar archief en documenten kijken. Het was niet voor niks een verwarringssessie.
Hoewel het even duurde, barstte uiteindelijk de discussie toch los. Zoals Christian al schreef, waren er verschillende mensen die dachten het ultieme antwoord te hebben. Uiteindelijk viel dat wel mee (of tegen, afhankelijk van je perspectief).
De reacties hebben mij wel weer aan het denken gezet over de vraag hoe wij archief definiëren.
Eerder schreef ik al eens dat de meeste mensen waar ik tijdens inspectiebezoeken mee praat, de definitie uit de Archiefwet wel kennen. En, schreef ik, soms zit er ook nog wel een slimmerik tussen, die dan heel trots "procesgebonden informatie" zegt.
Tot vorige week dinsdag was ik heel tevreden met die laatste definitie, maar de discussie heeft me aan het twijfelen gebracht. Uit de opmerkingen van een van de deelnemers tijdens de discussie maakte ik op dat "procesgebonden" voor haar betekent dat het proces ten gevolge waarvan de archiefstukken ontstaan tot in detail beschreven moet zijn. Zij zei iets als (en ik parafraseer hier, ook al staat het tussen aanhalingstekens):

"Bij de beschrijving van een werkproces beschrijf je - op voorhand - ook zo precies mogelijk welke middelen gebruikt worden om de archiefstukken te maken of ontvangen. Als in die procesbeschrijving Twitter of Blogger staat, dan zijn de tweets en weblogs archiefstukken, anders niet."

Als dit de juiste uitleg van "procesgebonden informatie" is, dan zijn die achterstanden bij het rijk snel weggewerkt, aangezien het werkproces volgens mij maar zelden expliciet beschreven is en daar ook nauwelijks in zal staan dat de archiefstukken op papier gemaakt moeten worden.

Ik heb "procesgebonden" eigenlijk ook altijd geïnterpreteerd als "taak-" of "functiegebonden", waarbij ik er van uit ga dat archiefstukken ontstaan ten gevolge van de werkzaamheden of taken die iemand doet. Hierbij maakt het niet uit of de manier waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd (het werkproces dus) tot in detail zijn beschreven of niet. Als er informatie ontstaat ten gevolge van werkzaamheden is het archief. Natuurlijk, in de ideale situatie is op voorhand al beschreven waarom en hoe de archiefstukken gevormd worden. Maar het ontbreken van deze beschrijving maakt de informatie niet meer of minder archief.

Of zie ik dit verkeerd, Agnes?

Het plaatje is van Verbeeldingskr8

KVAN-dagen 2010 - dag 2 #kvan10

De tweede dag begon niet zo veelbelovend. Leon de Caluwé kwam uitleggen op welke manier de regenboog van pas kan komen bij het reorganiseren van organisaties. Zijn zie-mij-eens-grappig-zijn-over-mijn-eigen-werk-manier van presenteren werd wat mij betreft niet gecompenseerd door een interessante inhoud. (Al geloof ik dat ik een van de weinigen was die er zo over dacht. De rest van de dag ging het steeds over blauw, geel en rood. Ik geloof dat iedereen graag rood zou willen zijn en dat blauw of geel toch een beetje ongewenst zijn...)

Vervangen
Om elf uur ben ik uiteraard gaan luisteren naar de paneldiscussie over vervanging, onder leiding van Max Beekhuis. Ik had me voorgenomen alleen te luisteren, maar aangezien het na tien minuten al ging over de verhouding tussen de Archiefinspectie van Noord-Brabant en een van de Brabantse archiefdiensten, kon ik mijn mond weer niet houden. Uiteindelijk was de sessie een beetje teleurstellend. Max kondigde in het begin aan dat het doel van de sessie was om NA, LOPAI en WGA huiswerk te geven, zodat zij konden komen tot één voor iedereen begrijpelijke en bruikbare regel over vervanging. Helaas mondde de discussie al snel uit in een babelonische sprakverwarring over de bevoegdheden van de gemeentearchivaris en de zorgdrager en wat een toezichthouder wel of niet moet doen. Uiteraard overschaduwde 'het kleuren-vraagstuk' ook hier de discussie: is vervanging in zwart-wit toegestaan. Geert-Jan van Bussel leverde wat dat betreft een schampschot door te stellen dat vervanging in kleur misschien niet op grond van de Archiefwet verplicht is, maar toch zeker 'op basis van diverse andere wetten.' Helaas vond hij het niet nodig om dit nader te specificeren.

Tijdens de lunch vond ook de Algemene Ledenvergadering van de KVAN plaats. Voor mij een bijzondere vergadering, omdat ik benoemd zou worden tot bestuurslid. Tot mijn schande heb ik dit heugelijke moment gemist, doordat ik te laat in de Aula Major was. Ik zal dit tijdens mijn eerste bestuursvergadering proberen goed te maken met wat Maastrichtse lekkernijen.

Gute Nacht Freunde...
Buiten was het 23 graden, binnen zat Paul Breevaart.
Hij kwam vertellen over de ideeën die ze op het ministerie van OCW hebben over een vernieuwd archiefbestel. Helaas is mij dit niet helemaal duidelijk geworden. Breevaart gebruikte meer dan 35 minuten om te vertellen over de visies, rapporten en adviezen die de afgelopen tien jaar allemaal zijn verschenen en het eind van zijn presentatie heb ik gemist. Ik moest zelf aansluitend in een andere zaal mijn presentatie over Archiveren 2.0 geven (waarover later meer).
Vanmorgen zag ik in de presentatie op Slidesher dat het in de visie zal gaan om vier thema's:

1. Archivering bij de overheid en openbaarheid


2. .Waardering, selectie en collectievorming: van overheid naar samenleving


3. Duurzaam bewaren en toegankelijkheid


4. Het bestel van morgen

Helaas heb ik alleen de toelichting bij het eerste punt gehoord en als ik het goed begrepen heb, moet de overbrengingstermijn verkort worden, omdat dat de openbaarheid van de archieven ten goede komt.

De afsluiting van de dagen was volgens velen een diep-geel moment: de ondertekening van het voorstel om te komen tot gezamenlijke e-depotvoorzieningen voor alle overheidslagen. Ik ben niet geheel onbevooroordeeld aangezien ik heb meegeschreven aan het voorstel, maar ik vind dat toch een iets meer inhoudelijke toelichting verdiend had dan wat de Algemeen Rijksarchivaris er nu van maakte. Volgens mij was behalve voor de direct betrokkenen nu voor niemand duidelijk wat die mensen op dat podium ondertekenden. Ook hierover later nog een keer meer...

En wat vond je er nu van?
Eigenlijk vond ik de presentaties die ik gezien heb het allemaal net niet. Er waren er twee die een beetje anders dan anders waren, de paneldiscussie over vervanging en de presentatie van het Zeeuws Archief over 23 archiefdingen. Die andere waren toch allemaal mannen (en één vrouw) die een recht-toe recht-aan verhaal hielden, waarbij ze er net iets te lang over deden om hun punt te maken. Dat het toch geslaagde dagen waren, komt vooral door, wat mijn collega, de wandelgangen noemt. Ik heb allerlei mensen weer eens gezien en gesproken. Daarom: tot volgend jaar!

De foto is van Katey Nicosia

KVAN-dagen 2010 - dag 1 #kvan10

Een week later is een mooi tijdstip om de balans op te maken. Hoe waren de KVAN-dagen in Rolduc nu echt?
Allereerst opnieuw complimenten voor de organisatie, het is een hels karwei om deze dagen te organiseren en als buitenstaander heb ik niet de indruk dat er echt iets mis is gegaan. Er zaten wel een paar missers tussen, zoals die buutereedner tijdens het diner. Ook vond ik de planning erg krap, zeker als je van een presentatie in de Aula Major naar een lezing in een van de andere zalen wilde. Maar dat zijn op zich minder relevante details, die ruimschoots gecompenseerd worden door de 'gouden grepen'. De lokatie was prachtig (en lekker dicht bij huis) en het uitdelen van zakjes Lego was echt een heel leuk idee.

Pre-conference
Omdat de eigenlijke KVAN-dagen pas om 12:30 begonnen (Rolduc ligt blijkbaar ver weg voor velen) mochten we 's ochtends van de organisatie gratis een heuse pre-conference organiseren over de toekomst van Archief 2.0. Wat ik het opvallendste vond van de bijeenkomst was de toch wel grote opkomst (circa zestig mensen) en de bereidheid van de mensen om mee te praten en discussiëren. Binnenkort zal op Archief 2.0 een uitgebreidere 'evaluatie' verschijnen.

Douwe Draaisma over geheugen en archieven
Draaisma kwam vertellen over de verschillen en overeenkomsten tussen 'het geheugen' en 'het archief.' Op zich interessant, omdat archiefdiensten zich steeds meer presenteren als 'het geheugen' van de stad, de provincie, het land. Draaisma vertelde uitgebreid over twee romans van Péter Esterházy: Harmonia Caelestes en Verbeterde editie. Heel interessant, ware het niet dat Draaisma blijkbaar maar één verhaal heeft als het over archieven moet gaan. Hij recyclede grotendeels de lezing die hij bijna vijf jaar geleden hield bij het afscheid van Arnold den Teuling als provinciaal archiefinspecteur in Drenthe.

Na de lezing van Draaisma was het tijd voor de reclameboodschappen van de sponsors. Mij lijken deze praatjes volledig overbodig, aangezien iedereen in de zaal toch wel weet wat de leveranciers te bieden hebben. Aansluitend kwam meneer Duparc de Duparc-prijs overhandigen aan Julia en Aaron voor hun scriptie over eigentijdse toegankelijkheid.
Ondertussen zaten allerlei mensen te wippen in hun stoelen, niet omdat ze aan een sanitaire stop toe waren, maar omdat Nederland voetbalde tegen Denemarken. De organisatie had daar rekening meegehouden door gedurende de hele tweede helft een uitgebreide koffiepauze in te lassen.

Rode lezingen
's Middags heb ik twee lezingen beluisterd uit Lijn 4: veranderen.
Hanneke, Poulus en Lineke vertelden over de gevolgen van de cursus 23 Archiefdingen binnen het Zeeuws Archief. Ze hadden onder andere onderzocht of er een relatie was tussen het afronden van de cursus en de leeftijd van de deelnemers. Hoewel ze er heel enthousiast over praatten, kan ik me voorstellen dat mensen die niets weten van de inhoud van de cursus een beetje teleurgesteld waren. Het had misschien iets strakker en inhoudelijker gemogen. Hier is hun Prezi te vinden.

Aansluitend presenteerden Marianne Loef en Bernhard Mantel RODIN: Referentiekader Ontwikkeling Digitaal Informatiebeheer. Een lijstje van dertig aandachtspunten voor het informatiebeheer dat WGA en LOPAI hebben samengesteld op basis van wetten, regels en normen. Op dit moment wordt over de inhoud ervan al druk gediscussieerd op BREED. De presentatie had iets swingender gemogen, het was nu wel erg droog en rechtoe-rechtaan.

Na de presentatie van het tiende S@P-Jaarboek over De Archivaris, was het tijd voor borrel en diner, in mijn geval in het goede gezelschap van twee mensen van de CAS.

Morgen volgen de indrukken van de tweede dag.

De foto hierboven is van Jeroen Trispel

De KVAN-dagen zitten er op #KVAN10

Nu zitten ze er echt op. Alle lezingen gehoord, alle discussies gevoerd,
goed gegeten en gedronken en de Lego in elkaar gezet.
Later misschien nog wat uitgebreidere bespiegelingen, nu alleen
complimenten voor de organisatie. Erika, Aike, Jorien, Petra, Roelof,
Frans, Susan, Maaike, May en wie ik nog vergeet:

jullie hadden het weer goed voor elkaar.