Hoewel ik snap waarom mensen dit doen, is dit wel een goed voorbeeld van de problemen die digitale archiefstukken opleveren.
Vroeger, zeg tot tien jaar geleden, zou het bij geen enkele ambtenaar opkomen om van alle correspondentie die hij (of zij) ontving een kopie te maken en die te versturen naar een grote postbus die in handen is van een particuliere organisatie. Toch is dat wat nu gebeurt.
En lees nu deze blogpost eens: What is a Record? The Old Rules No longer Apply. Mark Mandel zegt in zijn blog:
E-Discovery and the Federal Rules of Civil Procedure tell us that ALL electronic information that is available to a litigation is discoverable. This changes the game for Records Management principles, software, and processes. This means that all those personal documents and emails, Facebook and Twitter updates, audit logs, security cameras, etc. are all discoverable. Are these Records?Natuurlijk, dit is een Amerikaans stuk, gebaseerd op Amerikaanse wet- en regelgeving, maar toch... Wat is de waarde en de status van die naar Gmail doorgestuurde berichten in bijvoorbeeld een strafrechtelijk onderzoek, bij een onderzoek van de Rekenkamer of een parlementaire enquête? (Uit de fascinerende verhoren tijdens de Bouwfraude-enquête kan ik me trouwens herinneren dat medewerkers van bouwbedrijven hun administratie in de auto bewaarden, omdat de FIOD die niet mocht doorzoeken...)
I think the answer to this question is YES. They are all records, and our systems must manage them as such. Also, the question about how long to keep them is a moving target as well, and we may have to throw out those old retention schedules.
Wij hebben nog altijd de mond vol van de plicht tot vernietiging, die voortvloeit uit artikel 3 van de Archiefwet, maar geldt die plicht dan ook voor die Gmail-berichten?
Ik weet ook wel dat de meeste overheden het goed archiveren van e-mail nog altijd niet serieus nemen, laat staan onder de knie hebben. Maar misschien is het eerst al eens zaak er voor te zorgen dat ambtenaren dergelijke noodoplossingen niet meer hoeven te verzinnen.
Plaatje: CarbonNYC
Ok, je bent goed in verwarring zaaien Ingmar, dat is genoegzaam bekend. :)
BeantwoordenVerwijderenIn dit geval is de status van de e-mail in de gmailbox bepalend toch?
In de analoge wereld zijn er ook genoeg voorbeelden van archiefstukken die mogelijk in de administratie zijn vernietigd na verloop van tijd, maar waarvan kopieën, of minuten in bezit zijn van particulieren die ze gewoon bewaren.
Is dat niet hetzelfde? En hoe gaan we daar dan mee om?
@Luud Als jij zegt dat de status van de berichten in de gmail-box bepalend is, wat is die status dan volgens jou? En wat betekent dat dan voor de bewaring?
BeantwoordenVerwijderenIk weet ook wel dat er vroeger kopieën werden gemaakt en mee naar huis genomen, maar dat waren toch meer incidenten. In dit geval wordt structureel alles wat iemand ontvangt door gestuurd naar een derde.
En, formeel geldt de vernietigingsplicht uit de Archiefwet volgens mij ook voor die analoge kopieën. Dat dat ook vroeger niet gebeurde is geen argument. Ik weet van een geval waarbij ambtenaren analoge 'schaduw'-dossiers aanboden aan heemkunde-kringen, want de provincie wilde ze eigenlijk vernietigen. Moet dat dan ook kunnen?
De vraag is eigenlijk misschien wel: gaat de vernietigingsplicht uit de Archiefwet over archiefstukken, over informatie of over allebei?
De vernietigingsplicht gaat over archiefstukken en niet over informatie. Het gaat er om dat als de overheid het origineel niet meer nodig meent te hebben, het vernietigd moet worden. Er is immers maar één origineel en dat is vernietigd. Niet aan iemand anders overgedaan.
BeantwoordenVerwijderenKopieën hebben niet de status van origineel. Althans niet voor het proces / organisatie waaruit ze stammen. Voor de ontvangende partij zullen het wel weer originelen zijn voor het proces waarvoor ze opgevraagd zijn.
Als de vernietigingsplicht zou gelden voor de informatie, zou de kopie van een document dat op basis van een WOB-verzoek is afgegeven vernietigd moeten worden als de selectielijst dat zegt. Lijkt me juridisch niet haalbaar (het hele vernietigingsbeleid is natuurlijk een gekunstelde constructie, maar dat terzijde).
Ik vind de vergelijking met het uitgangspunt van Mandel niet helemaal opgaan. Hij gaat uit van de 'originele' stukken in de vorm van emails, facebook-updates, tweets, audit trails en wat dies meer zij. Het voorbeeld van de kopie-mailbox in Gmail is meer een back-up, een 'view' op de inbox van het eigenlijke mailsysteem, dan een verzameling archiefstukken.
In eerste instantie zijn de berichten in je Gmailbox natuurlijk kopietjes van de originele berichten in je officiële werkmailbox (die bij doorsturen trouwens soms ook in de prullenbak worden gezet!) Maar vanaf dat moment wordt eventueel voor de ambtenaar de Gmail-kopie als 'origineel' gebruikt en wordt eventueel daarop het werk voortgezet. Berichten worden verder via de Gmailbox beantwoord en misschien rechtstreeks ontvangen - da's handig voor de ambtenaar. In extreme gevallen functioneert de Gmailbox als 'werkmailbox', waarbij de 'officiële' werkmailbox een soort doorgeefluik is geworden van een deel van de aan de ambtenaar gerichte berichten. Voor de rest vindt alles plaats in zijn (ook privé?) Gmailbox. Daarin zitten dan dus archiefstukken, lijkt me, met alle gevolgen van dien...
BeantwoordenVerwijderenAls overheden gewoon allemaal webmail mogelijk maken, dan is een deel van het probleem al vooruitgeschoven. ;-)
@Christian
BeantwoordenVerwijderenEens, op het moment dat de Gmailbox ook gebruikt wordt om te antwoorden op mail of om nieuwe mail op te stellen, wordt het complexer. Je zou dan kunnen zeggen dat die mail dan ook cc of bcc naar de werkmailbox gaat, waar het door registratie (ook al zo'n onderwerp) tot archiefstuk verwordt.
Het blijft natuurlijk klooien met workarounds en bypasses. Zoals je al zei: organisatorische webmail lost een hoop op.
Of Gmail formaliseren, dat kan natuurlijk ook. Ik ken een archivaris die haar organisatie verdeeld zag over 5 locaties en vanwege incompatibiliteit van de verschillende netwerken en de werknemers-laptops, met de IT-afdeling van de hoofdvestiging geregeld had dat ze een corporate Gmail-account (dus in handen van de gemeente) kreeg en alle medewerkers met hun eigen Gmail-account 'aansloten'. Zo heeft ze haar mailarchief, agenda, contacten enz. in een keer overgedragen aan haar opvolger.
Maar ja, dat vereist wel een out-of-the-box denkende IT-afdeling (nog even los van allerlei informatiebeveiligingszaken).
Ik ken een ambtenaar in mijn zeer directe omgeving die al zijn werkmail door laat sturen naar een gmailbox (en van daaruit weer naar een ambtelijke mailbox bij een aanpalend ministerie waar hij met een enigszins andere pet op zit). Het doorsturen naar die gmailbox is niet in zijn eigen werkomgeving ingesteld, maar al een stap eerder, door de systeembeheerder. De mail wordt al doorgestuurd voordat deze de formele werkbox (Outlook) heeft bereikt. Het komt daarom voor dat werkmail niet de Outlookmailbox bereikt omdat die vol is maar wel de gmailbox. Vanuit die gmailbox worden natuurlijk ook allerlei berichten beantwoord (of vanuit de mailbox van het aanpalende ministerie). In het gebruik allemaal handig natuurlijk, de antwoorden worden vaak ook wel weer doorgestuurd naar de diverse mailboxen. Privé-mail komt er gelukkig vrijwel niet op al die boxen binnen.
BeantwoordenVerwijderenDe gmailbox vertelt dat de mail die vanuit die box wordt verstuurd namens de formele werkmailbox, dat is ook het reply-adres.
Zelf heb ik het idee dat beide mailboxen (dan vergeet ik even die van het aanpalende ministerie) archiefbescheiden ontvangen en verzenden. De ene box wordt 'ambtelijk' beheerd, de andere privé. Maar dat laatste maakt de mail nog niet privé. De inhoud van beide boxen valt volgens mij onder de werking van de Archiefwet. Wat in deze situatie nou precies als kopie moet worden beschouwt is mij niet helemaal duidelijk, of het zou zo moeten zijn dat de mail die ontvangen wordt op een ander adres dan het adres waar de mail formeel naar verstuurd is een kopie is. Maar dan nog: de gmailbox zegt bij het versturen van mail dat dat gebeurt namens het formele adres. Misschien is er wel geen sprake van kopieën maar van één origineel dat zich op meerdere plaatsen bevindt? Voor het vernietigen maakt het op zich niet veel uit denk ik, immers de mail krijgt geen andere status door het gebruik van een andere mailbox: nog steeds voor één en dezelfde functionaris in één en dezelfde functie bedoelt, voor hetzelfde werkproces.
@allemaal In ieder geval dank voor jullie reacties.
BeantwoordenVerwijderenChristian en Chido geven alletwee een mogelijke oplossing, waar ik in mijn laatste zin ook op doelde. Opvallend is wel dat ze nog al verschillend zijn van elkaar.
Christian voegt de dimensie toe die ik ook al in mijn hoofd had: zodra er vanuit die gmail-box gereageerd wordt, verandert de status van het ontvangen bericht. Aike trekt dit daarna nog verder door, door te stellen dat er sprake is van 'enkelvoudige originelen' die zich op meerdere plaatsen bevinden. (En dat dus alle berichten op grond van de Archiefwet vernietigd dan wel overgebracht moeten worden).
Overigens ontspon zich op Twitter ook nog een interessante discussie tussen Christian en Patrick over het verschil tussen cc en bcc.
@Aike
BeantwoordenVerwijderenPrachtig voorbeeld (in je "zeer directe omgeving" zei je? ;-)).
In dat geval is de Gmailbox inderdaad gewoon een bewaarplaats van archiefmateriaal. Dat wordt nog versterkt door het feit dat het doorsturen e.d. formeel geregeld is met IT-beheer. Zie ook het voorbeeld in mijn vorige reactie.
@Ingmar
Ik had bij jouw verhaal het gevoel dat het vooral ging om het kunnen blijven volgen van de ingekomen mail.
Dit lijkt ook zo te zijn in de discussie tussen Christian en Patric. (Ik dacht dat BCC overigens BLIND Carbon Copy betekende.)