E-mailreproductie

Ik ken ambtenaren (en voor sommigen daarvan heb ik hoge achting) die de e-mailclient op hun werk zo hebben ingesteld dat ieder ontvangen bericht wordt doorgestuurd naar Gmail. De redenen zijn divers, maar de meest voorkomende is dat ze veel op weg zijn, vaak niet van achter hun eigen bureau werken en de werkgever het van op afstand inloggen niet mogelijk kan of wil maken.
Hoewel ik snap waarom mensen dit doen, is dit wel een goed voorbeeld van de problemen die digitale archiefstukken opleveren.
Vroeger, zeg tot tien jaar geleden, zou het bij geen enkele ambtenaar opkomen om van alle correspondentie die hij (of zij) ontving een kopie te maken en die te versturen naar een grote postbus die in handen is van een particuliere organisatie. Toch is dat wat nu gebeurt.
En lees nu deze blogpost eens: What is a Record? The Old Rules No longer Apply. Mark Mandel zegt in zijn blog:

E-Discovery and the Federal Rules of Civil Procedure tell us that ALL electronic information that is available to a litigation is discoverable. This changes the game for Records Management principles, software, and processes. This means that all those personal documents and emails, Facebook and Twitter updates, audit logs, security cameras, etc. are all discoverable. Are these Records?
I think the answer to this question is YES. They are all records, and our systems must manage them as such. Also, the question about how long to keep them is a moving target as well, and we may have to throw out those old retention schedules.

Natuurlijk, dit is een Amerikaans stuk, gebaseerd op Amerikaanse wet- en regelgeving, maar toch... Wat is de waarde en de status van die naar Gmail doorgestuurde berichten in bijvoorbeeld een strafrechtelijk onderzoek, bij een onderzoek van de Rekenkamer of een parlementaire enquête? (Uit de fascinerende verhoren tijdens de Bouwfraude-enquête kan ik me trouwens herinneren dat medewerkers van bouwbedrijven hun administratie in de auto bewaarden, omdat de FIOD die niet mocht doorzoeken...)
Wij hebben nog altijd de mond vol van de plicht tot vernietiging, die voortvloeit uit artikel 3 van de Archiefwet, maar geldt die plicht dan ook voor die Gmail-berichten?
Ik weet ook wel dat de meeste overheden het goed archiveren van e-mail nog altijd niet serieus nemen, laat staan onder de knie hebben. Maar misschien is het eerst al eens zaak er voor te zorgen dat ambtenaren dergelijke noodoplossingen niet meer hoeven te verzinnen.

Plaatje: CarbonNYC