Schaduwarchieven: waar zijn de duplicaten van de archiefkaarten?

Luchtopname van Marinebasis Parera op Curacao uit 1960. Bron: Gahetna

Afgelopen week vroeg iemand waar de kopieën van de archiefkaarten van de bevolkingsregisters nu eigenlijk waren. Het korte antwoord is: vernietigd. Maar natuurlijk is er een langer antwoord te geven.

Even recapituleren
Begin jaren vijftig besloot de regering dat het wenselijk was om reserve-kopieën te hebben van allerlei documenten, zodat in het geval van een vijandige (Russische) inval een regering in ballingschap daar over kon beschikken. Om die reden werden onder andere de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand naar Curaçao verplaatst.
Maar de regering bedacht ook dat het bij een inval zinvol kon zijn om de gehele bevolkingsadministratie te vernietigen, zodat de bezetter daar geen gebruik meer van kon maken. Volledige vernietiging was natuurlijk een heel drastische maatregel met grote gevolgen op de langere termijn. Daarom besloot de ministerraad in 1951 dat alle archiefkaarten van de bevolkingsadministratie gekopieerd moeten worden om naar een veilige plek buiten Nederland te worden verplaatst.

Waar zijn de kopie-archiefkaarten nu?
We weten al dat de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in 1975 terug kwamen naar Nederland. (Ik heb me nu weer voorgenomen daar nog iets uitgebreider over te schrijven.) Maar wat is met die andere kopieën die op Curaçao lagen gebeurd?
Het overgrote deel is waarschijnlijk vernietigd, aangezien het toch maar kopieën waren. Begin 1975 schrijft de Secretaris-Generaal van het ministerie van Defensie aan zijn minister:

Gezien de moeilijkheden die na de Tweede Wereld Oorlog zijn ontstaan door de vernietiging tijdens de oorlog van bevolkingsregisters is na de Tweede Wereld Oorlog besloten om elders duplicaten van bevolkingsregisters op te leggen. Dit is gedeeltelijk gebeurd in de vorm van micro-films, gedeeltelijk in de vorm van archiefbladen. Deze stukken zijn opgeborgen in kisten gemerkt IBR en in Curaçao opgeslagen. Naar het hoofd van de Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, de heer J.H. Minkhorst, mij mededeelde, is men in 1962 met deze aangelegenheden gestopt. De gegevens die op micro-films waren opgeslagen, zijn naar Nederland teruggezonden en er is machtiging gegeven om de archiefbladen te vernietigen. De heer Minkhorst meende zich te herinneren dat dit gebeurd was door deze kisten verzwaard te dumpen in de Oceaan. Mochten er op het ogenblik in Curaçao nog kisten aanwezig zijn met archiefbladen van het bevolkingsregister, welke kisten dan gemerkt moeten zijn met de letters IBR, dan kan tot vernietiging daarvan worden overgegaan. Hij vroeg wel de nodige waarborgen dat dit met zorgvuldigheid zou geschieden.

Met andere woorden, de papieren kopieën liggen ergens tussen Curaçao en Den Helder op de bodem van de oceaan. De microfilms zijn blijkbaar wel terug gestuurd, maar ik weet (nog) niet waar die terecht zijn gekomen.

Bron
NL-HaNA, Defensie / Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308

Gerelateerd
Schaduwarchieven: twee wetten
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing
Schaduwarchieven: De dubbelen worden verzameld in Amsterdam

Klokkenluidersbrieven

Afgelopen week was er - ook onder archivarissen - enige commotie over de manier waarop de griffies en de Voorzitter van de Tweede Kamer omgingen met anonieme klokkenluidersbrieven: die werden namelijk niet geregistreerd, maar meteen door de shredder gegooid. Nieuwsuur berichtte hierover naar aanleiding van een klokkenluidersbrief over het "bonnetje van Teeven" die naar de Voorzitter van de Tweede Kamer zou zijn gestuurd. "Zou zijn gestuurd" omdat Nieuwsuur er niet in geslaagd is om te achterhalen of het briefje wel verstuurd is en of het daarna ook bij de Tweede Kamer is ontvangen. (Interessant is trouwens ook dat ze wel hebben ontdekt dat delen van de brief waar zijn, maar ook dat er fouten in het briefje staan).

Naar aanleiding van de vragen van Nieuwsuur heeft de Voorzitter van de Tweede Kamer, die hier eigenlijk helemaal niet over gaat, aangezien dit een bevoegdheid van de griffier en zijn ambtenaren is, aangegeven dat de procedure aangepast zal worden.
En, wonder boven wonder, de Haagse postzegel is te klein en met name de kamervoorzitter moet het ontgelden. Het is haar schuld dat die brieven niet geregistreerd worden. 

Natuurlijk mengen ook allerlei archivarissen zich in het (twitter)-debat. De ene, en dat is niet de minste, dus hij zal wel gelijk hebben, is er van overtuigd dat er in strijd met de Archiefwet is gehandeld, de andere zoekt naar een categorie in een selectielijst waar de brieven onder zouden vallen en de derde verwijst naar het Wetboek van Strafrecht.
Het zal allemaal wel. Ik voel me om twee redenen heel ongemakkelijk bij de discussie.

Want waar hebben we het hier over? In haar reactie legt de Voorzitter van de Tweede Kamer de werkwijze, naar mijn idee, helder uit:

Wat voor de hele organisatie geldt, is dat anonieme brieven in algemene zin niet in behandeling worden genomen. Bij de Griffie plenair en de Griffies Commissies en op het secretariaat van Voorzitter en Griffier worden anonieme brieven op hoofdlijnen ‘gescand’ op de inhoud. Bij de Griffies worden de brieven vervolgens enige tijd bewaard, maar niet formeel gearchiveerd. Bij het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier worden de brieven na de globale ‘scan’ doorgaans vernietigd. Brieven waarvan het dreigend karakter wordt onderkend, worden in handen gesteld van de Beveiligingsambtenaar, waarna deze voor eventuele follow up zorg draagt.

Met andere woorden, de brieven worden gelezen en geïnterpreteerd. Kunnen ze er niets mee, dan gooien ze ze - na korte of langere tijd - weg. Staan er dreigementen in, dan worden de brieven nader onderzocht. En alles bij elkaar gaat het om "niet meer dan enkele tientallen" brieven per jaar.

Natuurlijk het zou een kleine moeite zijn om dat kleine aantal brieven ook te registreren, maar blijkbaar heeft de Tweede Kamer daar al jarenlang een aparte - min of meer weloverwogen - procedure voor.
Kwestie van risicowaardering en risicoanalyse, lijkt me.
De afgelopen jaren blijkt er eigenlijk ook geen probleem te zijn geweest. De Expertgroep Klokkenluiders kende de procedure niet, omdat nog geen enkele klokkenluider heeft aangegeven dat de anonieme brief die hij naar de Tweede Kamer had gestuurd, was genegeerd. Tja...

En volgens mij hebben we wel "a bigger fish to fry" dan die tientallen anonieme brieven per jaar, of laten het er tien, nee honderd keer zo veel zijn, die niet geregistreerd en gearchiveerd worden. Die vallen namelijk in het niet bij die vermoedelijk duizenden digitale archiefstukken die, ook bij de Tweede Kamer, niet of nauwelijks gearchiveerd worden: e-mails, webpagina's, powerpoint-presentaties, financiële administraties of agenda's.
Dat is een veel groter probleem dan die schamele twee dozijn briefjes.

De tweede reden waarom ik moeite heb met dit alles, is de onredelijke afrekening die nu bezig is.
Iets gaat al jaren op een  bepaalde manier, een journalist vraagt of dat nou zo handig is en degene die bevraagd wordt zegt: "Nee, dat gaan we anders doen."
En dan zegt niemand: "Goed dat je dit aanpakt, laat ons weten wat de nieuwe werkwijze wordt." Nee, integendeel zelfs, het oplossen van een probleem als een probleem gezien, omdat er geen excuses worden aangeboden!

Dit opportunisme is heel contra-productief om precies dezelfde reden die de Klokkenluider-expert noemt: de animo om "fouten" publiekelijk te verbeteren wordt zo wel heel klein wordt. Voor je het weet, kost het je kop.
En dat terwijl een onderdeel van risicoanalyses en het (beruchte) kwaliteitssysteem uit de Archiefregeling toch ook het continu verbeteren van afwegingen, werkwijzes en procedures is.

Maar, misschien zie ik iets over het hoofd...

Gerelateerd
Risicowaardering en archivering #KVAN12
Vrijheid van meningsuiting of zelfcensuur
De impact van digitalisering op het archiefproces

Plaatje: Hunchback of Notre Dame van Luc-Olivier Merson

Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Destruction of Confidential and Secret Papers For the Admiralty during the Second World War

Een van de redenen om een duplicaat van de bevolkingsadministratie te maken en de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in veiligheid te brengen, was dat bij een nieuwe bezetting beide bestanden "probleemloos" konden worden vernietigd. Interessant is dat de commissie Janssen in 1949 in eerste instantie besloot dat bij een vijandelijke inval "niet zou worden overgegaan tot vernietiging van de Bevolkingsboekhouding en van de Registers van de Burgerlijke Stand."
Anderhalf jaar later, in oktober 1950, ziet de commissie zich genoodzaakt, min of meer onder druk van leden van het voormalige verzet, dat standpunt te herzien:

In de loop van haar werkzaamheden is de Commissie evenwel gebleken, dat ten aanzien van dit punt zeer uitgesproken opvattingen bestonden, in het bijzonder in kringen van het voormalig verzet en voorts dat met name onder ambtenaren van de bevolkingsboekhouding, die in dat verzet een vaak belangrijke rol gespeeld hadden, de sterke overtuiging leefde, dat in tact laten van de bevolkingsadministratie onder dergelijke omstandigheden te enen male onverantwoord was.

Naar aanleiding daarvan heeft de commissie toen aan Graafland - het Hoofd der Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters - advies gevraagd en haar standpunt herzien. De eerste overweging daarbij was eigenlijk niet eens gebaseerd op het nut van het onbruikbaar maken van de bevolkingsadministratie. De "psychologische factoren" in de kringen van het voormalige verzet wogen zo zwaar dat het besluit om niet tot vernietiging over te gaan of moest worden herzien, of zeer grondig moest worden gemotiveerd. De commissie koos voor het eerste en stemde in met het voorstel van Graafland. In grote lijnen kwam dit plan neer op

het verzamelen van op één centraal punt, en copiëren, deels fotocopiëren van die delen der bevolkingsadministratie, die ten behoeve van de toekomstige reconstructie behouden moeten blijven. Het betreft hier het "archiefregister" en het z.g. "oude-archief". Aangezien het hier ten dele "levende" administraties betreft, zullen op het centrale punt een aantal ambtenaren aan het bijhouden daarvan moeten werken.
De copieën daarvan worden opgelegd in het buitenland.
Bij vijandelijke bezetting heeft totale vernietiging plaats en wel:
centraal, voor wat betreft het "oude archief"
plaatselijk, voor wat betreft de overige delen der bevolkingsadministratie, te weten het persoonsregisteren [sic], het woningregister en het archiefregister. Voor een toekomstige reconstructie zijn deze laatste niet nodig.

Graafland had zelfs al uitgewerkt dat het mogelijk zou moeten zijn om de 20.000.000 reproducties met 12 kopieerapparaten in 20 maanden te maken. Dit zou dan eenmalig 6.000.000 gulden kosten, met daarna een jaarlijkse kostenpost van Fl.100.000,-,
Tegelijkertijd plaatst Graafland hierbij een belangrijke kanttekening: voor het beste effect moesten vergelijkbare maatregelen genomen voor een dozijn andere administraties:

1. de registers van de Burgerlijke Stand;
2. de Kerkelijke bevolkingsregisters;
3. de belastingadministratie;
4. de dienstplichtregisters
5. de registers van de zogenaamde A- en B-kaarten
6. de registers der plaatselijke belastingen
7. de registers der radio- en televisievergunningen;
8. de Telefoonadministratie- en de telefoongidsen;
9. de administratie der Post- Cheque- en Girodienst en de gidsen
10. de administratie der sociale verzekeringen o.a.
    de Rijksverzekeringsbank
    de Raden van Arbeid
    de Pensioenfondsen (Rijks- en particuliere)
    de Ziekenfondsen
11. de administratie van het Rijksarbeidsbureau
    en vele andere administraties.

Maar, zegt de commissie, het is niet alleen technisch onmogelijk om dit te realiseren, het zal administratief ook wel onaanvaardbaar blijken. En waarschijnlijk is vernietiging van alleen de bevolkingsadministratie ook al ingrijpend genoeg.
Uiteindelijk leidde dit rapport ertoe dat in 1952 alle gemeenten het archiefregister van het bevolkingsregisters lieten kopiëren.

Een van de conclusies die je zou kunnen trekken uit het boek van Mark Traa, is niet alleen dat de plannen die de Nederlandse regering na de oorlog maakte niet of nauwelijks uitvoerbaar waren. Traa suggereert ook - tussen de regels door - dat ambtenaren en bestuurders dat niet inzagen.
Wat ik in dit geval opvallend vind, is dat verschillende ambtenaren expliciet twijfelen aan de mogelijkheid om de bevolkingsregisters tijdig te vernietigen. In november 1950 twijfelde Graafland in een memo aan de SG  van - ik denk - Algemene Zaken of Justitie aan het besluit van de ministerraad om de bevolkingsregisters te vernietigen bij een vijandelijke inval.

Naar mijn vaste overtuiging zal het niet mogelijk zijn alle registers tijdig te vernietigen. Wanneer een aanvaller inderdaad zoals waarschijnlijk wordt geacht, bliksemsnel zal toeslaan, zullen degenen, die belast zijn met het beheer der bevolkingsregisters niet in de gelegenheid zijn zowel de "lopende" als de "oude" delen van die registers aan de greep van de overweldiger te onttrekken.; de te vernietigen hoeveelheden papier en carton zijn daarvoor te groot en de brandbaarheid van het dicht opeengepakt materiaal is daarvoor te gering. Zelfs in gemeenten van 5.000 zielen zal totale destructie veelal onmogelijk blijken.

En in maart 1953, als de reproductie van het archiefregisters grotendeels voltooid is, schrijft de "hoofdambtenaar ter beschikking van de SG van Justitie" Mr. Van West de Veer over de problemen met de voorgenomen vernietiging van persoonsgegevens.

Van groot belang voor het bepalen van hetgeen vernietigd moet worden, is de capaciteit van de vernietigingsmethodes.
Deze capaciteit is thans helaas nogal beperkt. Men heeft ovens en papiersnijders, doch met geen van beide middelen kan men eraan denken om in een dag enigszins omvangrijke dossier-verzamelingen aan te kunnen. Men zal zich met de thans voorliggende destructie-methodes moeten beperken tot kaartsystemen (om de vindplaatsen in de dossierverzameling moeilijker bereikbaar te maken) en tot zeer beperkte dossier-verzamelingen.
[...]
Zolang echter de vernietiging nog gedetermineerd wordt door de thans beschikbare beperkte destructiemiddelen, moet - zoals gezegd - het hier te geven voorstel ook blijven binnen het kader van vernietiging van niet omvangrijke kaartsystemen en zeer beperkte dossier-verzamelingen.

De Secretaris-Generaal was het blijkbaar niet eens met deze constatering:

In Nederland is het gelukkig nooit nodig geweest om archieven op een dergelijke grote schaal te vernietigen, maar de gebeurtenissen in Oost-Duitsland aan het eind van 1989, laten zien dat de bedenkingen van Graafland en Van West de Veer reëel waren:

Toen eind 1989 bleek dat het DDR-regime binnen afzienbare tijd zou bezwijken, begon men bij de DDR-Staatssicherheit (Stasi) heimelijk het omvangrijke archief te vernietigen. Hiervoor werden speciale "vochtschredders" of Kollermaschine gebruikt, die de papieren verscheurden en daarna met water vermengden om een onreconstrueerbare papierpulp te maken.
Al snel bleek dat de capaciteit van de beschikbare Kollermaschine niet voldoende was om alle dossiers te vernietigen:

Die Stasi-Mitarbeiter begannen deshalb, Dokumente in großer Zahl per Hand zu zerreißen, um die Schnipsel anschließend in Garagen und Höfen mit Wasser zu übergießen und zu einem Papierbrei zu verstampfen oder in Papiermühlen abfahren zu lassen. Daneben wurden Akten in gewöhnlichen Reißwolfanlagen geschreddert oder in Heizöfen oder auf Müllhalden verbrannt.

Toen de Oost-Duitse burgers in de gaten kregen dat de Stasi alle bewijzen van zijn verleden aan het vernietigen was, werden de Stasi-kantoren bestormd en bezet:

Die aufgebrachten Bürger stoppten das Vernichtungswerk, so dass noch tausende Säcke mit vorvernichteten, also zerrissenen, aber noch nicht endgültig beseitigten Materialien gerettet wurden. Als Erbe der Friedlichen Revolution verblieben so über 15.000 Säcke zerrissener Materialien in der Obhut der Stasi-Unterlagen-Behörde.

Het verbazingwekkende aan de notitie van Van West de Veer is echter dat er na de constatering dat het praktisch onmogelijk is om veel te vernietigen in korte tijd, een tien-pagina's lange opsomming volgt van nog 24 categorieën gevoelige informatie die het Ministerie van Justitie in beheer had. Hij besluit dan ook met de opmerking dat een dergelijke grootschalige operatie alleen inderdepartementaal kan worden opgelost.
Dat laatste bleek echter op dat moment niet opportuun. Begin 1954 liet Secretaris-Generaal Josephus Jitta zijn "hoofdambtenaar ter beschikking" weten dat de voorstellen uit de memo op grote tegenstand in de ministerraad zouden stuiten en dat hij het onderwerp liet rusten.
Josephus Jitta had namelijk contact gehad met Graafland en wat bleek:

De heer Graafland herinnert er aan, dat de maatregelen met betrekking tot de bevolkingsadministratie eerst na lange weerstand door de Ministerraad aanvaard zijn. Het motief, dat in deze de doorslag gegeven heeft is niet gelegen in de argumenten, waarop het destijds gedane voorstel steunde, maar hoofdzakelijk in de werkgelegenheid, die daarmede voor een aantal werkeloze kantoorbedienden kon worden geschapen.

De hele kopieer-operatie van 1952 was eigenlijk een vorm van werkverschaffing geweest!

Gerelateerd
Eerdere blogs over schaduwarchieven
De Knipselmachine

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647

Plaatje
Beadell S J (Lt), Royal Navy official photographer [Public domain], via Wikimedia Commons

Agenda's en financiële systemen

Vandaag bekijkt het gerechtshof in Arnhem of Joris Demmink vervolgd moet worden wegens verkrachting van minderjarige jongens. De NRC schreef er dit weekend over en het gaat weer over Demminks agenda:

De raadsheren van het hof zullen zich vooral buigen over de agenda’s van Demmink. Heeft Demmink een alibi, zoals hij beweert? De topambtenaar zegt dat hij in 1986 Turkije voor het laatst bezocht. Hij was er toen op dienstreis als voorzitter van de Nationale Veiligheidscommissie Burgerluchtvaart. Het probleem is, vertelt Demmink, dat hij niet via zijn oude agenda’s kan aantonen waar hij was op dagen dat hij beschuldigd wordt van deelname aan pedofielenparty’s. „Ons computersysteem wist alle agenda’s na vijf jaar. Mijn secretaresse is gestopt met het bijhouden van papieren agenda’s”, vertelt Demmink.
Hij belooft thuis nog eens te zoeken naar privé agenda’s. Tevergeefs, zegt hij in een nieuw gesprek met de rijksrecherche op 7 december 2011. „Ik heb thuis nog gekeken maar ik heb niks gevonden.” Hij heeft er ook een goede verklaring voor. „Mijn werkster is nogal van het opruimen.”
Deze zomer kreeg het OM de beschikking over resultaten van een onderzoek dat Turkse collega’s deden na een aangifte tegen Demmink in Turkije. De Turkse officier van justitie Selim Altay zou hebben vastgesteld dat de topambtenaar op 20 juli 1996 wel in Turkije was. Dat kan niet kloppen, vertelde Demminks’ advocaat Harro Knijff in september bij de rechtbank Utrecht. „Zijn eigen agenda laat zien dat hij op de datum van 20 juli 1996 in Nederland aanwezig was en enkele dagen daarna in Brussel.” Maar die agenda kon Demmink in 2011 toch al niet meer vinden? Knijff kan het verklaren. „Demmink heeft zijn privé agenda's inmiddels gevonden en ik heb de agenda van 1996 ingezien.”
[...]
De topambtenaar reisde overigens tussen 1993 en 2011 met een diplomatiek paspoort. Mogelijk zijn z’n precieze reisbewegingen hierdoor moeilijker te achterhalen. De rijksrecherche heeft in 2011 ook onderzoek gedaan in het zogeheten Justitieel Financieel Informatiesysteem (Jufis) dat alle declaraties bevat van medewerkers van het ministerie van justitie sinds 1995. Er zijn van Demmink geen reizen gevonden tussen 1995 en 1997 naar Turkije. 

Die laatste alinea is ook interessant.
Volgens mij is de bewaartermijn van de archiefstukken in dat Justitieel Financieel Informatiesysteem een jaar of tien. Handeling 248 uit de selectielijst Overheidspersoneel Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel (p. 114) luidt

Handeling Het vergoeden van reis- en verblijfkosten
(...)
Waardering V 10 jaar

Dat wil zeggen dat die informatie dus al in 2008 vernietigd had moeten zijn. Ik kan uit de formulering van de krant niet opmaken of dat de reden is waarom er geen informatie (meer) is.
(En op papier zou dat ook zeker het geval zijn geweest, digitaal ligt dat wat complexer...)

Gerelateerd
Als je er op let, zie je het overal
Over het archiveren van agenda's
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!

Over het archiveren van agenda's

Vorig jaar rond deze tijd bleek dat een Brabantse gemeente niet aan een Wob-verzoek kon voldoen, omdat de informatie waar het om ging niet bewaard was gebleven. De agenda's waar in het verzoek om gevraagd werd, waren - ten onrechte - niet langer beschikbaar.
De afgelopen maanden hebben we gewerkt aan een brochure waarin we uitleggen waarom ook agenda's als archiefstukken beschouwd moeten worden, hoe lang ze bewaard zouden moeten blijven en op welke manier dat zou kunnen gebeuren. De brochure vind je hier.

Gerelateerd
Over agenda's als archiefstukken #sod12

E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg.

In April 2013, my office received a complaint from Member of Provincial Parliament Peter Tabuns (MPP), alleging that Mr. Craig MacLennan, the former Chief of Staff to the former Minister of Energy, had a practice of routinely deleting all of his emails. The MPP took the position that this practice was inappropriate. Of particular concern was the fact that this former political staffer had been involved in discussions surrounding the cancellation of the gas plants which had attracted a great deal of media attention and was the subject of a review by the Legislature’s Standing Committee on Justice Policy. The review by the Standing Committee on Justice Policy stemmed from a 2012 motion by the Estimates Committee, and a subsequent Speaker’s ruling, for the production of documents related to the closure of the gas plants.
Upon receipt of this complaint, my office immediately launched an investigation. Of significant concern to both the complainant and my office was that, despite more than 56,500 pages of responsive records having been produced by the Ministry of Energy and the Ontario Power Authority (OPA), not one responsive record was produced by political staff in the Minister of Energy’s office.
During the course of the interviews we conducted as part of our investigation, we met with the Secretary of the Cabinet. During this interview, we learned that in early 2013, staff in the former Premier’s office had approached him, asking questions about how to permanently delete emails and other electronic documents. While the Secretary took steps to inform them of their obligations, I was very concerned with the prospect of inappropriate deletions of electronic records by political staff in the former Premier’s office. As a result, I decided to expand the scope of my investigation.
It is difficult to accept that the routine deletion of emails was not in fact an attempt by staff in the former Minister’s office to avoid transparency and accountability in relation to their work. Further, I have trouble accepting that this practice was simply part of a benign attempt to efficiently manage one’s email accounts.
While I cannot state with certainty that there was inappropriate deletion of emails by the former Premier’s staff as part of the transition to the new Premier in an effort to avoid transparency and accountability, I concluded that the email management practices of the former Premier’s office were in violation of the obligations set out in the ARA.
This failure to comply with the records retention requirements of the ARA, coupled with a culture of avoiding the creation of written and electronic records, assists in explaining the apparent paucity of documents relating to the gas plant closures produced by the offices of the former Minister of Energy and the former Premier.

Dit uitgebreid citaat komt uit de "Executive Summary" van het rapport Deleting Accountability: Record Management Practices of Political Staff van de Information and Privacy Officer van Ontario.
Het rapport is het verslag van een "speciaal onderzoek" van de commissaris en het is interessant - en helaas zelfs herkenbaar - leesvoer.
Vooral de passages over de "mondelinge" cultuur vind ik verhelderend:

We were told by MacLennan and Livingston that while there were frequent in-person meetings with the various players involved on the gas plants file, the only information that would generally be captured in writing would be an email proposing a meeting. MacLennan explained that the Minister’s office was a “very verbal office.” He would encourage his staff to talk through an issue face-to-face, instead of using a form of written documentation. We were told that the former Minister’s office kept a particularly hectic pace and that staff were always trying to manage high-profile issues and “put out fires.” He candidly stated that records management would have been one of the last things on the minds of political staff. This verbal culture may have been prevalent within the former Premier’s office as well. Livingston stated that meetings were held every morning but no notes were ever taken. In his view, verbal communications were sufficient and there was no need to document the information exchanged.

Maar lees vooral het hele rapport, want ook de passages over de pogingen om verwijderde e-mailberichten alsnog te redden zijn zeer informatief.

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief?
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Plaatje: Is email dead? van Cambodia4kids

Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Ai, ai, Nu.nl schrijft over een pijnlijke zaak voor de provincie Groningen.
Greenpeace heeft om de openbaarmaking van allerlei documenten over de bouw van een kolencentrale in de Eemshaven gevraagd. In de stukken die de provincie openbaar gemaakt heeft, staan verwijzingen naar andere documenten, die Greenpeace niet gekregen heeft:

In de rechtszaak schrijft de provincie Groningen dat diverse stukken via de mail zijn uitgewisseld. “De ontvangen of verstuurde e-mailberichten zijn destijds door de betreffende medewerkers van de provincie geprint en gearchiveerd, waarna de digitale versie van het e-mailbericht niet bewaard is gebleven”, houdt de provinctie Groningen de rechters voor.
“Daarbij is echter de vaak omvangrijke bijlage bij het e-mailbericht niet geprint en derhalve verloren gegaan met de verwijdering van de digitale versie van het e-mailbericht.”
Al worden e-mails op de server bewaard, toch zijn de documenten niet meer te herstellen. “De server van de provincie zal geen hulp bieden omdat van verwijderde e-mails maximaal een jaar een backup wordt bewaard”, schrijft de provincie in een verweer. Uiteindelijk is er op last van de rechter wel opnieuw gezocht en zijn enkele documenten gevonden. Een deel is nog steeds zoek.

Maar, zegt de provincie, het gaat hierbij niet om "kernstukken" die kwijt zijn. Alle "belangrijke stukken" zijn wel gewoon beschikbaar, volgens een woordvoerder.
Nu.nl heeft Roger Vleugels gevraagd daar op te reageren:

“Kerndocumenten bestaat niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten”, stelt hij tegenover NU.nl. “Ook mogen documenten ook niet zomaar worden vernietigd als ze onderdeel van een procedure zijn.”
Vleugels vraagt zich daarbij af hoe de provincie kan beweren dat het niet om kerndocumenten gaat als de stukken zelf zoek zijn.

Gelukkig stoppen we met e-mailen.

Gerelateerd
Over agenda's als archiefstukken #sod12
E-mail is toch geen archief
Much ado about email

Plaatje: De Emaillerie in Eerbeek

"Normaliter zoek je nooit dingen op in je archief."

Geknipt voor u, onderstreping door mij...

Maak om te beginnen onderscheid tussen je eigen administratie, werkdossiers en naslagmappen, waarin je informatie snel wilt kunnen opzoeken. Deze richt je thematisch in, of op een andere manier die je zelf handig vindt. Dit is niet je archief. Je stopt iets pas in het archief als je het niet meer in je onderneming gebruikt. Het archief is alleen bedoeld om dingen weg te stoppen voor een eventuele belastingcontrole, een juridisch conflict of iets dergelijks. Normaliter zoek je nooit dingen op in je archief.
Je archief kun je het beste per kalenderjaar indelen.

• Koop minimaal één goedkope kartonnen archiefdoos of -map per jaar bij de kantoorboekhandel. Schrijf het jaartal er in grote letters op.
• Berg stukken die je niet meer gebruikt op in het archief van het jaar op het moment van opbergen, niet in het jaar waarop het stuk gedateerd is. Pas nadat het stuk zijn actualiteitswaarde heeft verloren begint namelijk de bewaartermijn te lopen.
• Nadat een jaar helemaal is afgesloten kun je de archiefmap stevig dichtbinden en wegstoppen in een kast, kelder of zolder.

Je elektronische archief kun je op dezelfde manier inrichten. Maak speciale archiefmappen per kalenderjaar waarin je de relevante bestanden wegstopt. Om te voorkomen dat je die groeiende hoeveelheid materiaal steeds moet back-uppen, kun je na afsluiting van een jaar de betreffende archiefmap op cd branden en de cd in je fysieke archiefmap bewaren. Je weet dan dat je een back-up in je archief hebt en je kunt de afgesloten archiefmappen buiten je normale dagelijkse of wekelijkse back-up houden.

Overigens staat op die pagina van Lancelots ook wel wat zinnige dingen hoor.

Na een jaar of acht freelancen komt dan het moment waarop je een oude jaardoos kunt weggooien. Bijvoorbeeld: op 1 januari 2008 kun je de archiefdoos van 2000 weggooien (want er kunnen stukken in zitten die je op 31 december 2000 hebt gearchiveerd en de bewaarplicht van die stukken eindigt zeven jaar later op 31 december 2007).
Let op: er zijn dingen die je niet wilt weggooien, ook niet na zeven jaar. Freelancers in de creatieve hoek (fotografen, tekstschrijvers, webdesigners etc.) hebben bijvoorbeeld te maken met het auteursrecht, dat blijft gelden tot 70 jaar na de dood van de maker. Daarnaast zijn er rechtsvorderingen die verlopen na 20 of 30 jaar. Bewaar bijvoorbeeld teksten of foto's, contracten en licenties, relevante correspondentie, eigendomsbewijzen, akten, polissen e.d. in aparte ordners die je nooit weggooit. Op die manier kun je je archiefmappen na zeven jaar wel gewoon weggooien, zonder je zorgen te maken over stukken die erin zitten die je nog langer wilt bewaren.

Gerelateerd
Over de maatschappelijke relevantie van archieven
Niveaus van digitaal beheer

Plaatje: Fun van Grabadonut

Over agenda's als archiefstukken #sod12

Vorige week tijdens het SOD-congres heeft Brenno de Winter iets geroepen over het bewaren van agenda's en een brief laten zien van de Provincie Noord-Brabant. Omdat mij ondertussen allerlei mensen gevraagd hebben hoe dit zit, zal ik dat hier in grote lijnen (maar zonder namen te noemen) uit de doeken doen.

Eind augustus belde De Winter naar de provinciale archiefinspectie met de mededeling dat hij het vermoeden had dat een Brabantse gemeente onrechtmatig archieven had vernietigd: de agenda's van de burgemeester van voor week 21 van 2009 waren niet meer beschikbaar en De Winter vroeg de inspectie om de Archiefwet te handhaven.
Naar aanleiding van die melding hebben wij verschillende dingen gedaan.
Allereerst hebben we uitgezocht of agenda's in het algemeen en die van bestuurders in het bijzonder, archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn. We constateerden dat agenda's ook onder de definitie van artikel 1c van de Archiefwet vallen en dus archiefbescheiden in de zin van de wet zijn.
Ten tweede hebben we vastgesteld dat de bewaartermijn van deze archiefbescheiden op grond van categorie 2.10 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zeven jaar bedraagt en dat de agenda's tot ten minste 2005 dus nog beschikbaar zouden moeten zijn.
Daarna hebben we bij de betreffende gemeente geverifieerd of de agenda's echt weg zijn en er dus sprake is van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden. Dit bleek het geval te zijn. Maar aangezien de betreffende gemeente het beleid voor de bewaring en vernietiging van agenda's ondertussen had aangepast, vonden wij het niet nodig nog handhavend op te treden. (En dat zou ook weinig zin hebben gehad natuurlijk, weg was weg in dit geval.)
Tegelijkertijd met dit onderzoek hebben we een kort onderzoekje uitgevoerd bij een beperkt aantal Brabantse gemeenten om te bekijken hoe daar met het bewaren van (bestuurlijke) agenda's wordt omgegaan. Bij de meeste onderzochte gemeenten bleken de agenda's niet als archiefbescheiden beschouwd en behandeld te worden. Slechts een gemeente had iets dat op een weloverwogen beleid leek.

Naar aanleiding van dit alles zullen we binnenkort alle lokale overheden in Noord-Brabant duidelijk maken dat (bestuurlijke) agenda's beschouwd moeten worden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.

Dat is dus wat er in de brief stond die De Winter donderdag op het grote scherm projecteerde.

Gerelateerd
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Niet vernietigd, maar toch weg

Plaatje:Iphone calendar screen by Paolo Neo

Vergeet mij toch

Begin dit jaar publiceerde de Europese Commissie een nieuwe verordening ”betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.” Ik schreef er in februari al over.
Gisteren publiceerde ENISA (European Network and Information Security Agency) een rapport over de technische consequenties van het in de verordening geïntroduceerde recht om te worden vergeten.
En er zitten nog al wat haken en ogen aan.
Allereerst constateert ENISA dat de definitie van "personal data" nogal ruim is.

These definitions define personal data broadly as information that can be linked, either by itself or in combination with other available information, to uniquely identify a natural person. However, they leave to interpretation whether it includes information that can be used to identify a person with high probability but not with certainty, e.g. a picture of a person or an account of a person’s history, actions of performance. Neither is it clear whether it includes information that identifies a person not uniquely, but as a member of a more or less small set of individuals, such as a family. 

Een andere gerelateerde vraag is op welke manier geaggregeerde informatie (dus statistieken) beïnvloed worden door het verwijderen van de onderliggende ruwe data. Het risico van deze data niet uit de aggregaties verwijderen is dat de "verwijderde" informatie misschien wel weer gereconstrueerd kan worden door verschillende collecties te "kruisen".
Klinkt ver gezocht misschien, maar het doel van de verordening is juist om die data te verwijderen als mensen daarom vragen.

Dat is trouwens een ander probleem dat ENISA beschrijft: wie heeft het recht om data te laten verwijderen?
Stel twee mensen staan samen op de foto en een van die twee wil de foto laten verwijderen, terwijl de ander de foto per sé online wil laten staan. Wiens recht gaat dan voor?
Of wat gebeurt er met bijvoorbeeld een blogbericht van mij, waarin ik een tweet van een ander citeer en die ander wil die tweet laten verwijderen? Moet ik hem dan ook uit mijn bericht wissen? En tenslotte natuurlijk, wat te doen met politici?

A related question is how the right to be forgotten should be balanced against the public interest in  accountability, journalism, history, and scientific inquiry? Should a politician or government be able to request removal of some embarrassing reports? Should the author of a scientific study be able to request withdrawal of the publication? What principles should be used to decide, and who has the authority to make a decision? 

De derde vraag die ENISA stelt, kennen archivarissen ook uit hun dagelijkse praktijk: wanneer is weg weg genoeg?

A strict interpretation would require that all copies of the data be erased and removed from any derived or aggregated representations to the point where recovering the data is impossible by any known technical means. A slightly weaker (and possibly more practical) interpretation would allow encrypted copies of the data to survive, as long as they cannot be deciphered by unauthorized parties. An even weaker (and more practical) interpretation would allow clear text copies of the data to survive, as long as the data would no longer appear in public indices, database query results, or in the results of search engines.

Zeg het maar...

In het vierde hoofdstuk beschrijft ENISA de technische (on)mogelijkheden die het kopiëren en bewaren van persoonsgegevens moeten beperken. De samenvatting daarvan luidt: technisch is het bijkans onmogelijk om ongeautoriseerde verspreiding van gegevens tegen te gaan zodra die openbaar zijn (geweest).

To summarize, all existing technical approaches to ensure the right to be forgotten are vulnerable to unauthorized copying while the date is publicly accessible and a re-dissemination of such unauthorized copies once the data has expired.  Therefore, the right to be forgotten cannot be ensured using technical means alone. A possible partial solution may be a legal mandate aimed at making it difficult to find expired personal data, for instance, by requiring search engines to exclude expired personal data from their search results. 

En dan hebben we het nog niet gehad over persoonsgegevens die opgeslagen staan op afgeschreven en/of off line opslagmedia. Die moeten natuurlijk ook verwijderd worden als daar om gevraagd wordt.

Met andere woorden: eigenlijk is het "recht om vergeten te worden" een onuitvoerbare belofte.

Gerelateerd
Europees recht om vergeten te worden
DLMConference #dlm2011
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!
Recht om te worden vergeten

Plaatje: Forget, Historical Archive City of Cremona, Italy 2008 van Filippo Minelli

Als je weggaat, vernietig je toch gewoon alles

Vorig jaar las ik dit over de archiefvernietigingspraktijken in Griekenland:

De afgelopen 37 jaar was steeds één partij aan de macht. De conservatieve partij Nieuwe Democratie en de socialistische partij Pasok regeerden om beurten. In 1989 dwong de verkiezingsuitslag een brede nationale coalitie af, maar die viel na minder dan vijf maanden uit elkaar. Bij een wisseling van de macht lieten de scheidende ministers routineus alle relevante dossiers door de papierversnipperaar halen en harde schrijven wissen. Geen reden om je rivaal het regeren makkelijk te maken.
NRC Handelsblad, 7 november 2011

In de Duitse deelstaat Baden-Würtenberg is iets vergelijkbaars gebeurd. Uit de FAZ:

Der ehemalige baden-württembergische Ministerpräsident Stefan Mappus (CDU) hat nach seiner Abwahl im Jahr 2011 die Festplatte seines Dienstcomputers zerstören lassen. Das berichtet die „Stuttgarter Zeitung“ unter Berufung auf Mappus’ Anwälte. Der Datenträger sei auf Anweisung des Politikers ausgebaut und von Beamten des Staatsministeriums vernichtet worden, heißt es in dem Bericht. Die von Mappus beauftragte Anwaltskanzlei bezeichnete dies als „völlig übliche Verfahrensweise“. Die Löschung sie außerdem „kein Geheimnis“ gewesen. Auf dem Datenträger seien vor allem Dateien mit parteipolitischen und privaten Inhalten gespeichert gewesen.

En ondertussen heeft Ströbl, de partijvoorzitter van de CDU in die deelstaat, al laten weten dit ook heel gewoon te vinden:

„Sie werden keinen Regierungschef finden, der bei seinem Weggang nicht seine persönlichen Notizen mitnimmt und seine E-Mails löscht“

Nederlandse vergelijkbare voorbeelden iemand?

Gerelateerd
Illegale vernietiging bij de SEC
Onrechtmatige vernietiging: schadeclaim van 5 miljoen dollar
Niet op tijd afgewerkt, dan gooi ik het weg

Plaatje: Systematisch zerstören van Phreak 2.0

Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Maandag 25 juni verscheen in de Staatscourant het vaststellingsbesluit van de selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie, waarmee de in 2005 gepubliceerde selectielijst kwam te vervallen. En net als in 2005 was het weer een moeizame bevalling. Dit kwam vooral doordat de VNG als gemachtigde voor alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen optreedt, maar er maar niet in slaagt die machtigingen adequaat vast te leggen.

Wat ik verder wonderbaarlijk vind, is dat de selectielijst zelf niet in de Staatscourant is gepubliceerd:

De selectielijst behorend bij deze beschikking zal beschikbaar gesteld worden via www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten

Heel fijn hoor, een link die verwijst naar een overzicht van - op dit moment - acht pagina's, waar je dan de selectielijst die je wil hebben maar in moet gaan zoeken. Dat zoeken is ook al geen sinecure, want daar heet de lijst opeens BSD Gemeentelijke en intergemeentelijke organen (actualisatie) 1996. Je moet maar weten dat BSD voor Basis SelectieDocument staat, een PIVOT-term die in de Archiefwet verder niet voorkomt.
En als je dan het pdf-bestand opent, heet het opeens weer SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Actualisatie. 
Heel consistent hoor...

En wat doen die rare gele markeringen (bijvoorbeeld op pagina 2) in dit officiële document?
Zijn dat de wijzigingen ten opzichte van de lijst uit 2005? Dat geldt dan in ieder geval al niet voor de eerste twee gele passages...

Inhoudelijk heb ik nauwelijks een mening over de waarderingen. Maar de Raad voor Cultuur heeft in zijn advies wel wat interessante opmerkingen gemaakt, bijvoorbeeld over de verschillen tussen de gemeentelijke lijst en de rijkslijsten als het gaat om financieel beheer en personeelszaken, of het bewaren van metagegevens.
Wat me vooral opviel in de reactie van de Raad was deze passage, over de exploitatie van begraafplaatsen en crematoria:

Overigens stuitte de Raad bij zijn poging om helderheid te krijgen over dit punt op het volgende. Steeds meer gemeenten besteden de exploitatie en het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria uit aan marktpartijen. Daarmee komt ook de taak van het bijhouden van de begraaf- en crematieregisters in particuliere handen. Navraag bij bedrijven als Yarden leert, dat deze bedrijven zich niet bewust zijn van het feit dat deze registers tot de overheidsarchieven behoren en op termijn behoren te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Ook enkele gemeenten die we op dit punt hebben bevraagd, waren zich hier niet van bewust. De Raad ziet hier een risico dat er registers vernietigd worden of buiten het publieke domein blijven. 

Een tijdje geleden hebben het LOPAI en de Erfgoedinspectie tijdens een gezamenlijke (besloten) studiedag hier ook al eens naar gekeken en het gaat natuurlijk om veel meer dan alleen de begraafplaatsen. Je kunt hier ook denken aan het verhalen van schade aan eigendommen, het beheer van websites of het verstrekken van subsidies.

Maar goed, er is dus een nieuwe selectielijst. Ben benieuwd hoe lang het duurt voor deze weer "geactualiseerd" wordt en hoe hij er dan uitziet. Want, zoals de Raad schrijft:

Op het snijvlak van inhoud en procedure ligt de systematiek van deze lijst: een ouderwetse stukkenlijst, ingedeeld in categorieën en strikt organisatiegebonden. De ‘VNG-lijst’ bestaat in deze vorm al sindsjaar en dag. De Raad is echter van mening, dat deze actualisatie laat zien dat de lijst in deze vorm zijn beste tijd gehad heeft. De indeling in categorieën en stukken ontneemt het zicht op de processen en wordt met alle verwijzingen, uitzonderingen en kanttekeningen steeds onoverzichtelijker en moeilijker te hanteren.
[...]
De organisatiegebondenheid van de lijst belemmert het zicht op de grotere gehele van de ketens waarvan veel gemeentelijke processen deel uit maken. De Raad zou daarom graag zien dat de VNG de lijst de komende jaren volledig herziet en daarbij aansluiting zoekt bij de werkprocessen van de gemeenten en de ketens waarvan die deel uit maken.

Aanvulling, 16 augustus 13:20
Ik begreep net van collega Sam dat in 2008 artikel 5 van de Archiefwet zodanig is gewijzigd dat een publicatie van de vastgestelde lijst in de Staatscourant niet meer nodig is.
Het derde lid van artikel 5 luidde eerst:

De vastgestelde lijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Sinds 22 oktober 2008 luidt dit echter:

Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

In de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel (je moet even zoeken, maar hij is te vinden) wordt dit als volgt verantwoord:

Doordat selectielijsten doorgaans een aanzienlijk aantal pagina’s in de Staatscourant beslaan, neemt het drukklaar maken ervan veelal een aantal weken in beslag. Deze wijziging maakt het mogelijk om in een besluit tot vaststelling van een selectielijst te bepalen dat de lijst zélf ter inzage wordt gelegd en raadpleegbaar wordt gemaakt via het internet. Deze technische aanpassing, die niet afdoet aan de kenbaarheid van de lijsten, strekt tot kostenbesparingen en tot verbetering van de effectiviteit.

Tja...

Gerelateerd
Tussentijdse wijziging gemeentelijke selectielijst
Nieuwe methode van archiefselectie: De Raad voor Cultuur vraag advies
Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Plaatje: Bordje op de Eiffeltoren van Koffiemetkoek

Opslag wordt steeds goedkoper, dus laten we maar alles bewaren

Er zijn mensen die vinden dat selectie en vernietiging van digitale archiefstukken onnodig is. Vroeger, in de analoge situatie, was de enige reden om dossiers te vernietigen het gebruik van en gebrek aan fysieke opslagruimte. Maar, aangezien digitale opslag nauwelijks fysieke ruimte inneemt en ook nog eens steeds goedkoper wordt (de beroemde Wetten van Moore en Kryder), is digitale vernietiging niet meer nodig: Let's just keep everything!
De afgelopen week heb ik een paar blogs gelezen die deze ideeën toch wat nuanceren.

Kosten
Allereerst was er David Rosenthal die berekende wat het zou kosten om alle in 2011 gecreëerde data (1,8 Zettabytes, bijna 2 miljard TB) in the cloud op te slaan:

If we decided to keep it all for the long term in the cloud, we would be effectively endowing it. How big would the endowment be? Applying our model, starting with S3's current highest-volume price of $0.055/GB/mo and assuming that price continues to drop at the 10%/yr historic rate for S3's largest tier, we need an endowment of about $6.3K/TB. So the net present value of the cost of keeping all the world's 2011 data in S3 would be about $11.4 trillion. The 2011 Gross World Product (GWP) at purchasing price parity is almost $80 trillion. So keeping 2011's data would consume 14% of 2011's GWP. The world would be writing S3 a check each month of the first year for almost $100 billion, unless the world got a volume discount.

Daarna berekent hij dat in 2018 het bewaren van alles wat er in dat jaar gecreëerd wordt, evenveel kost als 't gehele Bruto Wereldproduct.
In de comments voegt hij daar nog een interessant perspectief bij:

Amazon designs S3 for 11 nines of reliability, or a 10^-11 chance that an object will be unrecoverable in a given year. The average size of an object is a megabyte. Thus 2011's 1.8 Zettabytes would be 1.8*10^15 objects, and S3 would lose 18,000 of 2011's objects each year, or 18GB/yr of data.

Maar er is meer...

Groei
Ruim anderhalf jaar geleden schreef Barclay Blair ook het een en ander over opslagkosten.
Een van de (onuitgesproken) aannames achter de opmerking "opslag wordt goedkoper", is ook dat opslag minder gaat kosten. Blair laat aan de hand van onderstaand plaatje zien hoe het "echt" zit:

In tien jaar tijd zijn de kosten voor een schijf per GB ongeveer 100 keer zo klein geworden. Dat zie je in de onderste lijn. Maar, en dat is de middelste lijn, de uitgaven voor hardware zijn in die tien jaar gelijk gebleven. Met behulp van een analogie legt Blair uit wat dit betekent:

The average American drives 12,000 miles each year. At a rate of 30 mpg, that means he/she uses 400 gallons of fuel, at current prices of $3.00 per gallon. As such, he/she spends $1200 each year on gas. Now, if the price of gas dropped the equivalent of the price of hard drives - from $3.00 per gallon to 3 cents per gallon, for that same $1200, he/she could drive 1.2 million miles per year, not 12,000. And that is exactly what we have been doing with digital information, as the cost of hard drives has dropped 100 times, we have continued to spend the same amount of money even though the cost is less than 1% of what it was. Clearly, we are “driving” more.

De derde lijn laat zien wat daar de consequentie van is: meer opslag betekent ook dat meer software nodig is om die opslag goed te beheren. Tien jaar geleden bedroegen de softwarekosten nog ongeveer 1/6 van de totale opslagkosten (hardware + software), in 2010 was dat al 1/3.

[Het plaatje dat hier stond is weg. IKo, 9 juni 2012]

Ook het plaatje hierboven komt van Blair en laat in de eerste kolom zien dat de data-groei in de komende tien (ondertussen acht) jaar enorm is. Maar, het aantal "bestanden" dat ontstaat en beheerd zou moeten worden, groeit nog sneller!

As we complete the transition from paper to digital, the kinds of data we are creating and the kind of management it requires is changing. According to the study, the amount of data requiring some type of information governance (i.e, for “privacy, compliance, custodial protection, confidentiality, or absolute lock down” purposes) by 2020 will nearly double. Moreover, the portion requiring the highest levels of information governance control will grow 100 times. Furthermore, when viewed from a files – rather than an absolute volume perspective – the number of files requiring some kind of information governance will be over 90%.

En er is nog meer...

Minimalisering
Al die data opslaan is een uitdaging, die misschien wel opgelost wordt door de opslagruimte revolutionair te verkleinen. Zie bijvoorbeeld waar IBM mee bezig is:

Researchers at I.B.M. have stored and retrieved digital 1s and 0s from an array of just 12 atoms, pushing the boundaries of the magnetic storage of information to the edge of what is possible.

Vraag is natuurlijk hoe lang het gaat duren voordat dit bruikbaar en betaalbaar is.
Maar er is nog een probleem...

Migratie
De huidige digitale dragers (harde schijven, tape) lijden allemaal aan autonoom verval. Dat wil zeggen dat de data die er op staan regelmatig verplaatst moeten worden naar een nieuwe drager, omdat de data anders onleesbaar worden doordat de drager niet meer (goed) toegankelijk is. Goedaardige verwaarlozing leidt dan onherroepelijk tot verlies van informatie.
Inge Angevaare schreef daar iets interessants over in haar verslag van Screening the Future:

Hummel indicated that a single media migration at an (unidentified) major studio took six months! He quoted the 100 Year Archive Task Force of the Storage Networking Industry Association (SNIA) as saying:

It is the contention of the 100 Year Archive Task Force that migration [meaning: media migration, IA] as a discrete long-term preservation methodology is broken in the data center. Today’s migration practices do not scale cost-effectively and won’t be done until a crisis erupts. This means that today’s reliance on [media - IA] migration is taking us down a ‘dead-end path.’ Hear this, under these practice guidelines, the world’s digital information is at great risk.

Daar zijn wel oplossingen voor.
Mijn Zeeuwse collega zweert bij de M-Disc van Millenniata, waarbij de nullen en eentjes niet in een laklaag gesmolten worden, maar in een soort steen geëtst worden. De schijven zijn daarna afspeelbaar in ieder "gewoon" cd- of dvd-station. Nadeel is wel dat er "maar" 4,7 GB op een schijfje passen.
Een andere mogelijke oplossing is DOTS van Group 47:

DOTS (Digital Optical Technology System) is a digital storage media that is archival for no less than 100 years, non-magnetic, chemically inert, immune from electromagnetic fields including electromagnetic pulse (EMP), able to be stored in normal office environments or extremes ranging from -9º - 65º C.
Because there are no demanding climate control requirements, DOTS is a low-cost, environmentally-friendly way to truly archive data long term.

Het idee achter DOTS komt van Eastman Kodak, lijkt een beetje op de Rosetta-disk van Long Now en komt overeen met iets waar ik het een paar jaar geleden met Ad van Heijst over had in de marge van een overleg over vervanging:

DOTS is a true optical “eye-readable” method of storing digital files. With sufficient magnification, one can actually see the digital information. Our “Rosetta Leader™” specification calls for microfiche-scale human readable text at the beginning of each tape with instructions on how the data is encoded and instructions on how to actually construct a reader. Because the information is visible, as long as cameras and imaging devices are available, the information will always be recoverable.

Het gaat hier dus om een variant op microfilm, waarbij op 1 tape circa 1 TB opgeslagen kan worden.

Bestandsformaten 

Het probleem dat nog speelt bij die laatste twee oplossingen is natuurlijk ook nog de veroudering van bestandsformaten. (Ik laat de veroudering van afspeelapparatuur even buiten beschouwing, maar dat is met name bij M-Disk natuurlijk ook nog een risico. Hoe lang gebruiken we nog cd- of dvd-spelers?)

Zowel bij M-Disk als bij DOTS sla je bestanden op in een bepaalde codering. Dat betekent dat ik te zijner tijd de sleutel (software) nodig heb om die informatie te kunnen "ontcijferen". En hoe gaan we dat doen?

Wat ik eigenlijk wou zeggen

Goed een lang verhaal kort, opslag wordt inderdaad steeds kleiner, sneller en goedkoper. Maar, de hoeveelheid data die gecreëerd en beheerd moet worden en de totale kosten die dat met zich meebrengt, groeien zo snel, dat ze waarschijnlijk niet of nauwelijks worden gecompenseerd door "Moore en Kryder."

Als je kijkt naar digitale archiefstukken, denk ik daarom dat we om dezelfde reden als bij analoge archiefstukken niet ontkomen aan selectie en vernietiging: het zal gewoon te kostbaar zijn om alles permanent te bewaren.

Gerelateerd

Infopocalypse, kent u dat?

Een kleine geschiedenis van data-opslag

Digitale goedaardige verwaarlozing

Digitale antiquiteiten

Plaatje bovenaan: Fire proof van Derek Bruff

P.S. Deze blog is het resultaat van zes jaar discussiëren met Chido over alles bewaren of niet. Afgelopen week hebben we er weer eens wat over heen en weer getwitterd. Eigenlijk hadden we een voorstel willen indienen voor KVAN12, maar dat is er niet van gekomen. Wie weet volgend jaar of misschien doen we de discussie zondagavond voorafgaand aan de KVAN-dagen nog eens in het openbaar en in real-life. Maar misschien ook niet...

Ordening en vernietiging bij de politie (bijgewerkt)

Het archiefbeheer bij de politie in Alphen blijft de gemoederen bezig houden en weer blijkt dat mensen selectie en vernietiging en dossiervorming niet snappen. De NOS schreef gisteravond:

Diverse bronnen bevestigen echter dat op de afdeling bijzondere wetten van politie Hollands-Midden van elke wapenvergunninghouder ook fysieke dossiermappen waren. Die werden bij elke aanvraag aangemaakt. Dat er een dossier van Van der Vlis heeft bestaan, staat zwart op wit in het onderzoeksrapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid. In dat papieren dossier zat onder meer de correspondentie van de aanvraag en weigering van de wapenvergunning uit 2005.
Volgens NOS-bronnen binnen de politie zat er meer informatie in het dossier. Informatie over de psychische gesteldheid van Van der Vlis, die de politiemedewerker die de vergunningaanvraag behandelde, had bemachtigd. Betrokkenen vragen zich af waar de map gebleven is.
Degene die de aanvraag van de wapenvergunning van Van der Vlis in 2008 behandelde, heeft volgens NOS-bronnen ook een nieuwe map aangemaakt. Bij het archiveren van die map moet hij dus het oude dossier uit 2005 zijn tegengekomen. Daarbij moet hij hebben gezien dat al bekend was dat Van der Vlis psychische problemen had.

Allereerst dat dossier uit 2005.
Op basis van categorie 1.3 uit de op 3 april 2006 in de Staatscourant verschenen Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties vanaf 1 april 1994 voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten mogen, nee moeten geweigerde vergunningen na drie jaar vernietigd worden:

Weigering, intrekking en vervallenverklaring van vergunningen

Weigeringen, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Dat dit dossier er nu niet meer is, is dus heel goed verklaarbaar. De enige archiefwettelijke vraag die nu nog gesteld kan worden is: is er een proces-verbaal van vernietiging waaruit blijkt dat dit dossier daadwerkelijk vernietigd is. De enige reden waarom politie en justitie überhaupt weten dat er een dossier is geweest, is trouwens omdat de afwijzing door de rijksrecherche bij Van der Vlis in huis gevonden is.

Of de politie bij het archiveren van de aanvraag (en verleende) vergunning uit 2008 het oude dossier uit 2005 had moeten tegenkomen, lijkt me ook niet evident. Natuurlijk ligt het voor de hand dat degene die de vergunning verleent, terug kijkt naar eerder aangevraagde vergunningen, maar dat de afgewezen vergunning  uit 2005 en de verleende vergunning uit 2008 bij elkaar bewaard zouden worden is niet voor de hand liggend. Het ene dossiers mocht een paar maanden later vernietigd worden, terwijl het andere nog een tijdje (tot één jaar na het verlopen van de vergunning) bewaard moest blijven.

Kortom (en van een afstandje bekeken) lijkt mij dat er wat dit dossier betreft archiefwettelijk gezien weinig op de handelwijze van de politie aan te merken. Inhoudelijk, voor wat betreft de wijze van vergunningverlening, misschien wel, maar daar weet ik niets van.

Aanvulling, 7 april 2012, 16:59
Ondertussen heb ik contact gehad met de journalist van de NOS en blijkt het iets complexer in elkaar te zitten. De Minister heeft begin dit jaar namelijk aangegeven dat de Wet Politiegegevens van toepassing is op  gegevensverwerkingen met betrekking tot wapenverloven en jachtaktes, waar het hier om gaat:

Het gaat om het uitvoeren van een «taak ten dienste van justitie». Het verwerken van gegevens ter uitvoering van de vergunningverlening en de handhaving van de Wet Wapens en Munitie vindt plaats op grond van artikel 13, eerste lid, van de Wet Politiegegevens. Inzake het beheer van deze gegevens bepaalt deze wet dat relevante gegevens moeten worden bewaard gedurende een termijn die door de korpschef wordt vastgesteld.

Nu gaan deze antwoorden over het beruchte PDF-bestand en mij is nog niet helemaal duidelijk of dit ook geldt voor "gegevens" die dateren van voor de invoering van de Wet Politiegegevens in 2007.
Volgens de bronnen van de NOS had de korpschef de bewaartermijn voor deze gegevens op 8 jaar gezet.

Wordt nog vervolgd...

Gerelateerd

Interne e-mail is geen archief

Driehoeken, vernietiging en de archivaris

Plaatje: Archives' stacks van Dolescum

Niet vernietigd, maar toch weg

Dat schreef staatssecretaris Bleker eergisteren aan de Tweede Kamer naar aanleiding van vragen van Dijkgraaf en Wiegman:

Op de eerste vraag kan ik u antwoorden dat er geen documenten van de MKZ-crisis 2001 zijn vernietigd. De bezwaarmakers uit Kamperveen hebben een aantal documenten opgevraagd die in de versie van 2001 zo niet meer beschikbaar zijn. Het gaat hierbij namelijk om zogenoemde laboratoriumvoorschriften voor het uitvoeren van diagnostische tests, de zogenaamde standard operating procedures (SOP’s) uit 2001. Het zijn werkinstructies waar in detail wordt voorgeschreven hoe een bepaalde test uitgevoerd dient te worden.
De SOP’s die in 2001 ten tijde van de MKZ-crisis zijn gebruikt zijn niet meer aanwezig bij het CVI, omdat zij in de loop der jaren vervangen zijn door nieuwere versies. In het laboratorium worden de werkvoorschriften voor testen continu ontwikkeld en aangepast. De SOP’s uit 2001 zijn in dit proces digitaal overschreven waarbij de nieuwste versies geprint en geparafeerd in een map op het laboratorium aanwezig waren. De oudere versies zijn niet digitaal bewaard gebleven. De werkvoorschriften die gebruikt zijn tijdens de hele MKZ-crisis van 2001 zijn daarmee ook niet meer beschikbaar, dus noch voor de zaak in Kamperveen noch voor de zaak in Kootwijkerbroek.

In het RD wordt gedetailleerder beschreven waar het om gaat, inclusief een volledige lijst van relevante (en niet meer aanwezige) documenten.
Dit is allemaal extra pijnlijk omdat in 2008 het College van Beroep voor het Bedrijfsleven (CvBB) heeft bepaald dat de veehouders uit Kamperveen en Kootwijkerbroek inzage moesten krijgen in alle stukken waarop het ministerie in 2001 zijn besluiten tot ruiming baseerde. De boeren zijn er namelijk van overtuigd dat hun vee voor niets geruimd is, aangezien het virus zelf niet was aangetroffen, maar enkel anti-stoffen. Daarnaast bleek de diagnose niet te zijn gesteld door een bevoegd dierenarts en werd een "verkorte versie" van de tests uitgevoerd. Maar hoe die precies verlopen zijn valt nu dus niet meer te achterhalen.

Disoposal hold
En daarmee is dit ook een goede gelegenheid om een vertaalvraag van Eric Burger te herhalen:

Nog steeds op zoek naar betere vertaling van 'hold' of 'legal hold' dan 'wachtruimte' (als in #SharePoint2010) #recordsmanagement #dtv
— Eric Burger (@spiekerdijk6) maart 5, 2012

Bestaat er een Nederlands equivalent voor het Angelsaksische begrip "hold"?
Dat wil zeggen: hebben wij een term voor het feit dat je archiefstukken (nog) niet mag vernietigen omdat ze deel uitmaken van een juridische procedure, bijvoorbeeld een beroepsprocedure of een rechtzaak?
In Amerikaanse systemen (zoals Sharepoint of een dingetje van IBM) is retention hold een standaard functionaliteit en ook in MoReq 2010 wordt "disposal hold" als requirement beschreven (zie R8.4.21).
Maar in NEN 2082 of de Archiefwiki kom ik het niet tegen.

Bestaat er wel een aparte Nederlandse term voor?

Gerelateerd
Driehoeken, vernietiging en de archivaris
Onrechtmatige vernietiging: schadeclaim van 5 miljoen dollar
Niet alle versies zijn archiefstukken?
Interne e-mail is geen archief

Met dank aan EJK

Plaatje: uit 'n artikel van de NOS

Vooruitgang, hoop en vervalsing

In 2008 maakte Shepard Fairey een icoon van Obama. Ik bedoel, hij maakte toen het iconische portret dat je hiernaast rechts ziet staan. Dat portret werd tijdens de democratische voorverkiezingen en tijdens de presidentsverkiezingen heel veel gebruikt. Er zijn minstens 100.000 posters, 550.000 stickers en 233.000 kledingstukken met een reproductie van het portret gemaakt. Uiteindelijk leverde dit Fairey en zijn bedrijf meer dan drie miljoen dollar op.
Probleem is echter dat Fairey zijn portret gebaseerd heeft op de foto links, die gemaakt is door AP-fotograaf Mannie Garcia. Toen AP in 2009 suggereerde dat Fairey de auteursrechten van AP schond, klaagde Fairey AP aan. Hij hield vol dat hij zich gebaseerd had op een andere foto die ook genomen was tijdens dezelfde bijeenkomst. Dat is de foto met George Clooney hieronder.

Doel van Fairey was om de rechter te laten vaststellen dat de "Clooney-foto" gebruikt was en dat hier sprake was van "fair use." Afgelopen jaar schikten AP en Fairey de zaak:

Mr. Fairey said that he had initially believed that The A.P. was wrong about which photo he had used, but later realized that the agency was right.
In settling the civil lawsuit, “The A.P. and Mr. Fairey have agreed that neither side surrenders its view of the law,” The A.P. said in a statement on Wednesday. “Mr. Fairey has agreed that he will not use another A.P. photo in his work without obtaining a license from The A.P. The two sides have also agreed to work together going forward with the ‘Hope’ image and share the rights to make the posters and merchandise bearing the ‘Hope’ image and to collaborate on a series of images that Fairey will create based on A.P. photographs.” The statement added that the two sides had agreed to “financial terms that will remain confidential.”

Eind goed, al goed zou je denken...
Eind vorige week werd echter bekend dat Fairey werd aangeklaagd wegens "contempt of the court" omdat hij willens en wetens heeft gelogen over welke foto hij als referentie gebruikt heeft en documenten vervalst en vernietigd heeft. Ik heb dit weekend de aanklacht opgezocht in PACER en hier een kopie neergezet. Er staan een paar interessante pasages in.
Nadat Fairey de zaak had aangespannen heeft zijn advocaat hem een e-mail gestuurd waarin hij expliciet aangeeft dat Fairey en zijn bedrijf "must preserve and retain documents and electronic information that may be relevant ... to the claims in this case" inclusief alle informatie en documenten met betrekking tot de totstandkoming van het portret.
Maar:

From in or about mid-March through in or about late March 2009 [...] SHEPARD FAIREY, the defendant, created multiple false and fraudulent documents (the "Fake Documents") that were intended by Fairey to demonstrate [...] that FAIREY had used the Clooney Photograph as a reference in creating the Obama Progress Work and the Obama Hope Work. For example, Fairey created images that made it appear that he had worked with the Clooney Photograph in creating the Obama Progress Work and the Obama Hope Work. In truth and in fact, and as FAIRLEY then and there well knew and believed, FAIRLEY had used the Obama Photograph as a reference in creating the Obama Progress Work and the Obama Hope Work and had not used the Clooney Photograph.

Daarnaast heeft Fairley in maart 2009 geprobeerd verschillende "electronically stored documents" te vernietigen.
Een maand later vroeg AP in voorbereiding op de zaak of Fairley getuigen kon noemen, die konden verklaren welke foto hij gebruikt had. Fairley noemt twee getuigen, maar uit een e-mail die in de aanklacht is opgenomen, blijkt dat Fairley deze nogal gedetailleerd coachte over wat hij moest zeggen.
In mei 2009 besluit de rechter tot een zogenaamde "discovery order", die inhoudt dat er geen documenten meer mogen worden vernietigd en dat alle relevante informatie voor 14 augustus 2009 moeten worden overlegd. Fairey overhandigde hierbij de vervalste documenten wel en de vernietigde documenten uiteraard niet.
En dan stuurt Shepard nog een "dodelijke" e-mail.
AP blijft namelijk aandringen op allerlei documenten die Fairley eerder vernietigd heeft. Fairley schrijft dan aan allerlei collega's (onderstreping door mij):

For the AP case we need to either find an old email or document that talks about the company policiy to back up or throw away files we are not using. If we can't find anything like that we need te create it and put it on our old letterhead.
Basically the AP is trying to say that I was trying to hide the source of the Obama image by throwing away the in-progress elements. The simple truth is that I threw that stuff away because I did not want to waste hard drive space and I never thought I'd need it again. I know at some point in time we either emailed of printed a memo on saving drive space. [P]lease see if you van find it. Thanks - Shepard

Uiteindelijk - en ik weet niet hoe ze dat te weten zijn gekomen - noemt AP in augustus en september de precieze bestandsnamen van de documenten die ze willen hebben met als gevolg dat

In or about early October 2009, an employee of Obey Giant [het bedrijf van Fairley, IKo] searched again for the files identified by the AP and, in so doing, discovered the Deleted Documents on an Obey Giant server.

Fairley heeft ondertussen bekend en op 16 juli zal de rechter uitspraak doen. Hij kan tot maximaal zes maanden gevangenisstraf en 1 jaar voorwaardelijk worden veroordeeld en een boete van maximaal $5.000 dollar krijgen.

Gerelateerd
23 dingen die je niet mag emailen
Illegale vernietiging bij de SEC
Valse documenten in een rechtszaak