Hallo NSA, hebben jullie die e-mail nog?

Beetje flauw, maar stiekem toch ook wel grappig.

Via Joop

E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg.

In April 2013, my office received a complaint from Member of Provincial Parliament Peter Tabuns (MPP), alleging that Mr. Craig MacLennan, the former Chief of Staff to the former Minister of Energy, had a practice of routinely deleting all of his emails. The MPP took the position that this practice was inappropriate. Of particular concern was the fact that this former political staffer had been involved in discussions surrounding the cancellation of the gas plants which had attracted a great deal of media attention and was the subject of a review by the Legislature’s Standing Committee on Justice Policy. The review by the Standing Committee on Justice Policy stemmed from a 2012 motion by the Estimates Committee, and a subsequent Speaker’s ruling, for the production of documents related to the closure of the gas plants.
Upon receipt of this complaint, my office immediately launched an investigation. Of significant concern to both the complainant and my office was that, despite more than 56,500 pages of responsive records having been produced by the Ministry of Energy and the Ontario Power Authority (OPA), not one responsive record was produced by political staff in the Minister of Energy’s office.
During the course of the interviews we conducted as part of our investigation, we met with the Secretary of the Cabinet. During this interview, we learned that in early 2013, staff in the former Premier’s office had approached him, asking questions about how to permanently delete emails and other electronic documents. While the Secretary took steps to inform them of their obligations, I was very concerned with the prospect of inappropriate deletions of electronic records by political staff in the former Premier’s office. As a result, I decided to expand the scope of my investigation.
It is difficult to accept that the routine deletion of emails was not in fact an attempt by staff in the former Minister’s office to avoid transparency and accountability in relation to their work. Further, I have trouble accepting that this practice was simply part of a benign attempt to efficiently manage one’s email accounts.
While I cannot state with certainty that there was inappropriate deletion of emails by the former Premier’s staff as part of the transition to the new Premier in an effort to avoid transparency and accountability, I concluded that the email management practices of the former Premier’s office were in violation of the obligations set out in the ARA.
This failure to comply with the records retention requirements of the ARA, coupled with a culture of avoiding the creation of written and electronic records, assists in explaining the apparent paucity of documents relating to the gas plant closures produced by the offices of the former Minister of Energy and the former Premier.

Dit uitgebreid citaat komt uit de "Executive Summary" van het rapport Deleting Accountability: Record Management Practices of Political Staff van de Information and Privacy Officer van Ontario.
Het rapport is het verslag van een "speciaal onderzoek" van de commissaris en het is interessant - en helaas zelfs herkenbaar - leesvoer.
Vooral de passages over de "mondelinge" cultuur vind ik verhelderend:

We were told by MacLennan and Livingston that while there were frequent in-person meetings with the various players involved on the gas plants file, the only information that would generally be captured in writing would be an email proposing a meeting. MacLennan explained that the Minister’s office was a “very verbal office.” He would encourage his staff to talk through an issue face-to-face, instead of using a form of written documentation. We were told that the former Minister’s office kept a particularly hectic pace and that staff were always trying to manage high-profile issues and “put out fires.” He candidly stated that records management would have been one of the last things on the minds of political staff. This verbal culture may have been prevalent within the former Premier’s office as well. Livingston stated that meetings were held every morning but no notes were ever taken. In his view, verbal communications were sufficient and there was no need to document the information exchanged.

Maar lees vooral het hele rapport, want ook de passages over de pogingen om verwijderde e-mailberichten alsnog te redden zijn zeer informatief.

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief?
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Plaatje: Is email dead? van Cambodia4kids

De afwezigheidsmelding en de Wob

21 Maart deed de rechter uitspraak in de zaak van de gemeente Dordrecht tegen een burger die te veel Wob-verzoeken indiende.

De voorzieningenrechter:

5.1. verbiedt het [gedaagde] om zich gedurende twee jaar vaker dan 10 keer per maand met brieven, faxen of e-mails tot de gemeente Dordrecht te richten, behalve voor zover deze brieven, faxen of e-mails betrekking hebben op vergunningaanvragen door of namens [gedaagde] ingediend, dan wel betrekking hebben op bezwaar- en beroepschriften van [gedaagde] tegen de gemeente Dordrecht tegen beschikkingen die de gemeente Dordrecht aan [gedaagde] heeft gericht, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 300,- per overtreding, met een maximum van € 100.000,- en uitvoerbaar bij voorraad per overtreding;

De NRC beschreef afgelopen donderdag de impact van de verzoeken en bezwaren op het ambtelijk apparaat van Dodrecht.
De gemeente heeft speciaal voor het afhandelen van de Wob-verzoeken vier mensen in dienst: twee juristen, een bestuurskundige en een ondersteunende kracht, die ieder 32 uur per week met deze aanvragen bezig zijn. Alles bij elkaar kost dat blijkbaar €400.000 per jaar.
De krant gaf ook een indruk wat er voor de beantwoording van een (willekeurig) verzoek moet gebeuren:

Soms volstaat een standaard antwoord. Even vaak kost het bergen tijd. „Zoals deze.” Ze pakt WOB-verzoek 352 over het pand met nummer 31 er weer bij. „Welke bouw- en of omgevingsvergunning is er verleend die deze huisnummering mogelijk heeft gemaakt?”
Hier moet de gemeentelijke archiefmedewerker aan te pas komen, zegt ze. Asghar geeft hem het adres van het pand, plus het bouwjaar. De archiefmedewerker ploegt door de stellingkasten, trekt de beige dossiers van de planken, en zoekt. Adres, straat, huisnummer. Heeft hij een dossier over dat pand eindelijk gevonden, dan kijkt hij of de gevraagde informatie erin zit. Zo niet, dan gaat de zoektocht verder. Andere archiefkasten. Digitale dossiers. Splitsingsvergunningen die vaststellen dat bij dit pand dit nummer hoort, 31.

Allemaal interessant, maar niet heel verrassend.
Bij de volgende passage fronste ik toch wel even mijn wenkbrauwen:

Zo vraagt Karasahin, in WOB-verzoek nr. 164, om alle documenten omtrent de aanvraag van een exploitatievergunning van een Dordtse horecaondernemer. Karasahin wil dat Dordrecht hem het huurcontract stuurt, het ondernemingsplan, en alle correspondentie. Ook het automatische e-mailtje van de ondernemer die zegt: „Beste lezer. Van 3 tot 23 juli ben ik op vakantie. Met vriendelijke groet.”

Ohoh...
Het kost al moeite genoeg om ambtenaren duidelijk te maken dat e-mails ook in dossiers thuis horen. En nu blijken dat soort afwezigheidsmeldingen ook nog deel uit te maken van informatie die bij een Wob-verzoek openbaar gemaakt moet worden. Dat betekent natuurlijk ook dat ze bewaard en gearchiveerd moeten worden!

Of heb je als bestuursorgaan de bevoegdheid om te bepalen welke informatie waardeloos is, als het om Wob-verzoeken gaat?
Volgens mij niet...

En stel dat die meldingen bewaard moeten blijven, moeten dan ook de automatische afwezigheidsmeldingen die ambtenaren versturen gearchiveerd worden?
Als je de definitie van archiefbescheiden uit de Archiefwet heel strikt volgt, zijn het natuurlijk ook archiefbescheiden. De berichten zijn ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan en bestemd om er onder te berusten. Maar ik denk dat er toch weinig ambtenaren, div-ers of archivarissen zijn die zich om dit soort berichten druk maken.
Desalniettemin, het ontbreken van die berichten kan een overheidsorgaan dus een hoop tijd en geld kosten.

Wat Dordrecht betreft: het is nog maar de vraag of de uitspraak van de rechter effectief is. Uiteraard is de "verzoeker" ondertussen in beroep gegaan. Maar hij heeft ondertussen ook al allerlei stromannen ingezet, die de gemeente nu met Wob-verzoeken bestoken.

Gerelateerd
E-mail weg, taxatierapport vervalst
Disclaimers onder e-mail
De VNG en de Wob

Plaatje: Keep calm and wob wob wob uit de Keep calm-o-matic

"Geachte geliefde"

En speciaal voor jullie hier integraal de interessantste e-mail van vandaag:

Geachte Geliefde,

Groeten in de Naam van onze Here Jezus. Ik ben mevrouw Sheila Hancock een 78-
jarige vrouw woont in United Kingdom, die God heeft aangeraakt op een
heerlijke manier om Zijn zegen te vervullen in de richting van
liefdadigheid / Mensheid.
Ik heb vroeg God om vergeving en ik geloofde Hij heeft, omdat Hij is een
barmhartig God. Ik zal in gaan voor een operatie op vrijdag, waarop de dokter
heeft indirect gezegd is 50/50 kans om te overleven na de diagnose mij met
kanker in twee (2) jaar geleden. Lees Romeinen 1:16-17
Ik heb besloten om WILL / doneren mijn overleden man recht van $ 10.2Million
USD (Tien Miljoen tweehonderdduizend dollar) die ik van hem geërfd aan u voor
het goede werk van God en aan Zijn goddelijke doel en ten gunste van de
mensheid te dienen als die zijn mijn overleden man onvoltooide werk voor zijn
dood. Onlangs heeft mijn familie leden verdiepen in erfelijke mijn overleden
man fondsen
na ontvangst van het bericht van de dokter dat ik niet de werking kan
overleven. Ze willen me dood om hen in staat te erven het fonds voor hun
eigenbelang, en ik we niet laten gebeuren. Ik ben alleen voorrecht om u deze
brief met de hulp van een dame verpleegkundige hier die zo aardig voor me.
Het enige wat ik van u vragen is om ervoor te zorgen dat u dit fonds te
gebruiken voor het werk van God om Zijn goddelijke doel en het voordeel voor
de mensheid te vervullen. Het is duidelijk dat ik niet weet dat je MAAR God
geweten dat je meer dan ik ooit kan doen. Voor dit doel buig ik mijn knieën
en bidden voor u, Moge de Heer rijkelijk zegenen u als u voldoet aan dit
mysterie in de richting van liefdadigheid en humanitaire dienstverlening.
Dus, bent u 60% van de middelen te gebruiken voor deze humanitaire missie,
terwijl 10% gaat naar mijn familie Advocaat en 30% gaat naar u voor uw trouw
jegens God en de mensheid.
Ten slotte, ik wil dat je bidt voor mij over mijn gezondheidstoestand, want
ik ben gekomen om te ontdekken dat alles is er een seizoen en een tijd om elk
doel onder de hemel. (Prediker 3:1-8) Moge de genade van onze Heer, de liefde
van God, en de zoete gemeenschap van de Heilige Geest zij met u nu en voor
altijd, Amen.
Met vriendelijke groeten
Mevrouw Sheila Hancock
Alsjeblieft, maak gebruik van een google vertaler, en ik zou liever dat u mij
schrijven als je kunt Engels spreken voor een beter begrip van mijn project
aan u.

Plaatje: Funny Internet Spam for eMail and Websites is Spicy van epSos.de