De voorzieningenrechter:De NRC beschreef afgelopen donderdag de impact van de verzoeken en bezwaren op het ambtelijk apparaat van Dodrecht.
5.1. verbiedt het [gedaagde] om zich gedurende twee jaar vaker dan 10 keer per maand met brieven, faxen of e-mails tot de gemeente Dordrecht te richten, behalve voor zover deze brieven, faxen of e-mails betrekking hebben op vergunningaanvragen door of namens [gedaagde] ingediend, dan wel betrekking hebben op bezwaar- en beroepschriften van [gedaagde] tegen de gemeente Dordrecht tegen beschikkingen die de gemeente Dordrecht aan [gedaagde] heeft gericht, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 300,- per overtreding, met een maximum van € 100.000,- en uitvoerbaar bij voorraad per overtreding;
De gemeente heeft speciaal voor het afhandelen van de Wob-verzoeken vier mensen in dienst: twee juristen, een bestuurskundige en een ondersteunende kracht, die ieder 32 uur per week met deze aanvragen bezig zijn. Alles bij elkaar kost dat blijkbaar €400.000 per jaar.
De krant gaf ook een indruk wat er voor de beantwoording van een (willekeurig) verzoek moet gebeuren:
Soms volstaat een standaard antwoord. Even vaak kost het bergen tijd. „Zoals deze.” Ze pakt WOB-verzoek 352 over het pand met nummer 31 er weer bij. „Welke bouw- en of omgevingsvergunning is er verleend die deze huisnummering mogelijk heeft gemaakt?”Allemaal interessant, maar niet heel verrassend.
Hier moet de gemeentelijke archiefmedewerker aan te pas komen, zegt ze. Asghar geeft hem het adres van het pand, plus het bouwjaar. De archiefmedewerker ploegt door de stellingkasten, trekt de beige dossiers van de planken, en zoekt. Adres, straat, huisnummer. Heeft hij een dossier over dat pand eindelijk gevonden, dan kijkt hij of de gevraagde informatie erin zit. Zo niet, dan gaat de zoektocht verder. Andere archiefkasten. Digitale dossiers. Splitsingsvergunningen die vaststellen dat bij dit pand dit nummer hoort, 31.
Bij de volgende passage fronste ik toch wel even mijn wenkbrauwen:
Zo vraagt Karasahin, in WOB-verzoek nr. 164, om alle documenten omtrent de aanvraag van een exploitatievergunning van een Dordtse horecaondernemer. Karasahin wil dat Dordrecht hem het huurcontract stuurt, het ondernemingsplan, en alle correspondentie. Ook het automatische e-mailtje van de ondernemer die zegt: „Beste lezer. Van 3 tot 23 juli ben ik op vakantie. Met vriendelijke groet.”Ohoh...
Het kost al moeite genoeg om ambtenaren duidelijk te maken dat e-mails ook in dossiers thuis horen. En nu blijken dat soort afwezigheidsmeldingen ook nog deel uit te maken van informatie die bij een Wob-verzoek openbaar gemaakt moet worden. Dat betekent natuurlijk ook dat ze bewaard en gearchiveerd moeten worden!
Of heb je als bestuursorgaan de bevoegdheid om te bepalen welke informatie waardeloos is, als het om Wob-verzoeken gaat?
Volgens mij niet...
En stel dat die meldingen bewaard moeten blijven, moeten dan ook de automatische afwezigheidsmeldingen die ambtenaren versturen gearchiveerd worden?
Als je de definitie van archiefbescheiden uit de Archiefwet heel strikt volgt, zijn het natuurlijk ook archiefbescheiden. De berichten zijn ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan en bestemd om er onder te berusten. Maar ik denk dat er toch weinig ambtenaren, div-ers of archivarissen zijn die zich om dit soort berichten druk maken.
Desalniettemin, het ontbreken van die berichten kan een overheidsorgaan dus een hoop tijd en geld kosten.
Wat Dordrecht betreft: het is nog maar de vraag of de uitspraak van de rechter effectief is. Uiteraard is de "verzoeker" ondertussen in beroep gegaan. Maar hij heeft ondertussen ook al allerlei stromannen ingezet, die de gemeente nu met Wob-verzoeken bestoken.
Gerelateerd
E-mail weg, taxatierapport vervalst
Disclaimers onder e-mail
De VNG en de Wob
Plaatje: Keep calm and wob wob wob uit de Keep calm-o-matic