E-mailberichten? Die komen op mijn geheime adres

Gisteren Canadese e-mailberichten die stelselmatig vernietigd werden, vandaag e-mails die stelselmatig naar "geheime" adressen gestuurd worden. AP berichtte begin deze maand:

Some of President Barack Obama's political appointees are using secret government email accounts to conduct official business, The Associated Press found, a practice that complicates agencies' legal responsibilities to find and turn over emails under public records requests and congressional inquiries.
White House spokesman Jay Carney on Tuesday acknowledged the practice and said it made eminent sense for Cabinet secretaries and other high-profile officials to have what he called alternative email accounts that wouldn't fill with unwanted messages. Carney said all their email accounts, public and otherwise, were subject to congressional oversight and requests by citizens under the U.S. Freedom of Information Act.

Say what? Een geheim e-mailadres, omdat het andere vol loopt met ongewenste berichten? En een nog geheimer e-mailadres voor de echt, 100% gewenste berichten, of hoe moet ik dat zien?
Voor de duidelijkheid, het gaat hier niet om privé-adressen die "zakelijk" gebruikt wordt, maar om dubbele (of driedubbele?) zakelijke adressen:

The practice is separate from officials who use personal, nongovernment email accounts for work, which generally is discouraged due to laws requiring that most federal records be preserved.
Having separate accounts could put an agency in a difficult spot when it is compelled to search for and release emails as part of congressional or internal investigations, civil lawsuits and public records requests. That's because employees assigned to compile such responses would necessarily need to know about the accounts to search them. Secret accounts also drive perceptions that government officials try to hide actions or decisions.
"What happens when that person doesn't work there anymore? He leaves and someone makes a request (to review emails) in two years," said Kel McClanahan, executive director of National Security Counselors, an open government group. "Who's going to know to search the other accounts? You would hope that agencies doing this would keep a list of aliases in a desk drawer, but you know that isn't happening."

Nog mooier is dat AP op grond van de Freedom of Information Act (FOIA, de Amerikaanse WOB) om een overzicht van die geheime e-mailadressen heeft gevraagd. Om voor de hand liggende redenen kreeg het persbureau die niet. Wat heb je aan geheime adressen als je ze daarna gewoon openbaar maakt?
Overigens was het ministerie van Arbeid  niet zo principieel, als er iets meer dan 1 miljoen dollar betaald werd, viel er wel iets te regelen:

It said it needed to pull 2,236 computer backup tapes from its archives and pay 50 people to pore over old records. Those costs included three weeks to identify tapes and ship them to a vendor, and pay each person $2,500 for nearly a month's work. But under the department's own FOIA rules — which it cited in its letter to the AP — it is prohibited from charging news organizations any costs except for photocopies after the first 100 pages. The department said it would take 14 weeks to find the emails if the AP had paid the money.

Naderhand zei het ministerie trouwens dat die rekening van 1 miljoen onjuist was en werden een stel "geheime" adressen toch openbaar gemaakt.

Ik vind het maar een wonderlijk verhaal...

Gerelateerd
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)
Wob en privé e-mailboxen
E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg

Plaatje: affiche van het Best Kept Secret-festival

E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg.

In April 2013, my office received a complaint from Member of Provincial Parliament Peter Tabuns (MPP), alleging that Mr. Craig MacLennan, the former Chief of Staff to the former Minister of Energy, had a practice of routinely deleting all of his emails. The MPP took the position that this practice was inappropriate. Of particular concern was the fact that this former political staffer had been involved in discussions surrounding the cancellation of the gas plants which had attracted a great deal of media attention and was the subject of a review by the Legislature’s Standing Committee on Justice Policy. The review by the Standing Committee on Justice Policy stemmed from a 2012 motion by the Estimates Committee, and a subsequent Speaker’s ruling, for the production of documents related to the closure of the gas plants.
Upon receipt of this complaint, my office immediately launched an investigation. Of significant concern to both the complainant and my office was that, despite more than 56,500 pages of responsive records having been produced by the Ministry of Energy and the Ontario Power Authority (OPA), not one responsive record was produced by political staff in the Minister of Energy’s office.
During the course of the interviews we conducted as part of our investigation, we met with the Secretary of the Cabinet. During this interview, we learned that in early 2013, staff in the former Premier’s office had approached him, asking questions about how to permanently delete emails and other electronic documents. While the Secretary took steps to inform them of their obligations, I was very concerned with the prospect of inappropriate deletions of electronic records by political staff in the former Premier’s office. As a result, I decided to expand the scope of my investigation.
It is difficult to accept that the routine deletion of emails was not in fact an attempt by staff in the former Minister’s office to avoid transparency and accountability in relation to their work. Further, I have trouble accepting that this practice was simply part of a benign attempt to efficiently manage one’s email accounts.
While I cannot state with certainty that there was inappropriate deletion of emails by the former Premier’s staff as part of the transition to the new Premier in an effort to avoid transparency and accountability, I concluded that the email management practices of the former Premier’s office were in violation of the obligations set out in the ARA.
This failure to comply with the records retention requirements of the ARA, coupled with a culture of avoiding the creation of written and electronic records, assists in explaining the apparent paucity of documents relating to the gas plant closures produced by the offices of the former Minister of Energy and the former Premier.

Dit uitgebreid citaat komt uit de "Executive Summary" van het rapport Deleting Accountability: Record Management Practices of Political Staff van de Information and Privacy Officer van Ontario.
Het rapport is het verslag van een "speciaal onderzoek" van de commissaris en het is interessant - en helaas zelfs herkenbaar - leesvoer.
Vooral de passages over de "mondelinge" cultuur vind ik verhelderend:

We were told by MacLennan and Livingston that while there were frequent in-person meetings with the various players involved on the gas plants file, the only information that would generally be captured in writing would be an email proposing a meeting. MacLennan explained that the Minister’s office was a “very verbal office.” He would encourage his staff to talk through an issue face-to-face, instead of using a form of written documentation. We were told that the former Minister’s office kept a particularly hectic pace and that staff were always trying to manage high-profile issues and “put out fires.” He candidly stated that records management would have been one of the last things on the minds of political staff. This verbal culture may have been prevalent within the former Premier’s office as well. Livingston stated that meetings were held every morning but no notes were ever taken. In his view, verbal communications were sufficient and there was no need to document the information exchanged.

Maar lees vooral het hele rapport, want ook de passages over de pogingen om verwijderde e-mailberichten alsnog te redden zijn zeer informatief.

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief?
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Plaatje: Is email dead? van Cambodia4kids

Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Ai, ai, Nu.nl schrijft over een pijnlijke zaak voor de provincie Groningen.
Greenpeace heeft om de openbaarmaking van allerlei documenten over de bouw van een kolencentrale in de Eemshaven gevraagd. In de stukken die de provincie openbaar gemaakt heeft, staan verwijzingen naar andere documenten, die Greenpeace niet gekregen heeft:

In de rechtszaak schrijft de provincie Groningen dat diverse stukken via de mail zijn uitgewisseld. “De ontvangen of verstuurde e-mailberichten zijn destijds door de betreffende medewerkers van de provincie geprint en gearchiveerd, waarna de digitale versie van het e-mailbericht niet bewaard is gebleven”, houdt de provinctie Groningen de rechters voor.
“Daarbij is echter de vaak omvangrijke bijlage bij het e-mailbericht niet geprint en derhalve verloren gegaan met de verwijdering van de digitale versie van het e-mailbericht.”
Al worden e-mails op de server bewaard, toch zijn de documenten niet meer te herstellen. “De server van de provincie zal geen hulp bieden omdat van verwijderde e-mails maximaal een jaar een backup wordt bewaard”, schrijft de provincie in een verweer. Uiteindelijk is er op last van de rechter wel opnieuw gezocht en zijn enkele documenten gevonden. Een deel is nog steeds zoek.

Maar, zegt de provincie, het gaat hierbij niet om "kernstukken" die kwijt zijn. Alle "belangrijke stukken" zijn wel gewoon beschikbaar, volgens een woordvoerder.
Nu.nl heeft Roger Vleugels gevraagd daar op te reageren:

“Kerndocumenten bestaat niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten”, stelt hij tegenover NU.nl. “Ook mogen documenten ook niet zomaar worden vernietigd als ze onderdeel van een procedure zijn.”
Vleugels vraagt zich daarbij af hoe de provincie kan beweren dat het niet om kerndocumenten gaat als de stukken zelf zoek zijn.

Gelukkig stoppen we met e-mailen.

Gerelateerd
Over agenda's als archiefstukken #sod12
E-mail is toch geen archief
Much ado about email

Plaatje: De Emaillerie in Eerbeek

E-mail weg, taxatierapport vervalst

Jongetje in woonwagenkamp, met hondje op straat. Jaren 1950.

Uit de NRC van afgelopen vrijdag:

Marco heeft enkele taxatierapporten aangepast. Met instemming van de taxateur. Hij geeft het toe. „Omdat de taxateur aantoonbaar fouten had gemaakt.” Hij heeft ook zelf een aantal schadeopnamerapporten gemaakt, „op basis van de gegevens van een taxateur”. „Omdat haast was geboden. Ik heb altijd alleen het belang van mijn opdrachtgever voor ogen gehad.” [...] Al met al bezorgden zijn bazen bij de gemeente hem meer kopzorg dan de woonwagenbewoners. Hij had geen beslis- of betaalbevoegdheid. Zijn superieuren wel. Achteraf herinneren ze zich niets meer. De mails die hij hun stuurde, kan hij niet meer laten zien. En nu schuiven ze hem „alle schuld in de schoenen”. De helft van de uitgekeerde vergoedingen beschouwt de gemeente als verspild. „Omdat ik me niet aan de spelregels heb gehouden. De vergoedingen waren terecht.”

Een kopie van de volledige reconstructie van het "hoofdpijndossier" uit de NRC van 16 januari, vindt je hier. Dat nuanceert de opmerkingen van Marco een beetje.
Desondanks lijkt dit me een leuk klusje voor de interne toezichthouder...

Gerelateerd
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
Valse nucleaire certificaten

Afbeelding: Gahetna, collectie Spaarnestad

E-mail en de Amerikaanse generaals

Wat is dat toch met Amerikaanse generaals en e-mail?
Dik vijfentwintig jaar geleden struikelde Oliver North over een een-regelige e-mail en deze week gingen de generaals Petraeus en Allen voor de bijl door hun al dan niet verzonden e-mails. WTF WQM...

Petraeus is begin deze week terug getreden als hoogste baas van de CIA omdat hij een affaire had met Paula Broadwell, zijn biografe. Er is nog heel wat onduidelijk, maar één ding is zeker: Gmail speelde een cruciale rol.
Petraeus en Broadwell communiceerden via Gmail met elkaar en ze dacht dat heel slim te doen:

Petraeus and his biographer Paula Broadwell, the AP reported Monday, communicated to each other via his personal Gmail drafts folder. Apparently the director of the CIA thought that conducting an affair in draft format was fine, since the message itself would never actually be sent.

Blijkbaar hadden noch Petraeus noch Broadwell in de gaten dat Google die concepten toch eigenlijk ook wel bewaart. Het ironische is dan ook dat Petraeus de e-mails misschien beter gewoon had kunnen verzenden. De affaire werd nu namelijk ontdekt doordat de FBI er achter kwam dat nog iemand inlogde op het Gmail-account van de hoogte CIA-baas. Want als je CIA-baas bent, dan is een persoonlijk Gmail-adres toch iets minder persoonlijk dat jouw of mijn e-mailadres:

Because when you’re the director of the CIA, very few things are, strictly speaking, personal. Your Gmail account certainly isn’t. Even the most mundane elements of your life can relate in their way to the interests of the nation. “The computer-security investigation, which raised questions about a potential compromise to national security, points to one reason Mr. Petraeus and the White House decided he couldn’t remain in the senior intelligence position,” the Journal explains. And that’s partly because:

an extramarital affair has significant implications for an official in a highly sensitive post, because it can open an official to blackmail. Security officials are sensitive to misuse of personal email accounts — not only official accounts — because there have been multiple instances of foreign hackers targeting personal emails.

En (toevallig of niet) het IP-adres van die ander, Broadwell, was ook al opgedoken in een andere affaire. Iemand verstuurde anoniem dreigachtige e-mails naar ene Jill Kelley. Zij had contact met een FBI-agent die ervoor zorgde dat de herkomst van die e-mails uitgezocht werd:

Broadwell probably thought she was being clever. The emails were from an anonymous Gmail account. They contained no overt threats. Still, all it took to uncover her as the sender was one FBI subpoena. Legal pro tip: if the Feds wait 180 days after the emails are sent, they don’t need a warrant. With Gmail, the content is always there, accessible from anywhere — that’s kind of the idea.

En daarna bleek dat Kelley ook nogal vreemde e-mails ontving. Die FBI-agent stuurde haar foto's van zichzelf in ondergoed en, nog saillanter, zij bleek een hele trits "flirtatious" e-mails te hebben ontvangen van Generaal Allen. Trits is misschien een understatement:

General Allen, head of US forces in Afghanistan, has also learned to his chagrin just how easy it is for law enforcement to get hold of your email. He and Kelley exchanged some 20,000 pages worth of them in a two-year period, the Feds learned.
(...)
To put the amount of emails they shared in context, that private Hotmail account former Alaska Governor Sarah Palin was forced to turn over to her investigators ran 24,000 pages in total. And Palin was effectively (or ineffectively, depending on your point of view) running a state for two years on that account.
Allen is supposed to be running an entire war. And he had time to trade tons of flirtatious missives with a liaison back home, to an extent that makes Lord of the Rings look like a pamphlet? 

Als dit in As the world turns gebeurde, geloofde je er niets van...

Gerelateerd
Much ado about email
Twitter, privacy en context

Plaatje: Daily cartoon in The New Yorker van David Sipress

De privacy van de doden #archivecamp

Privacy na de dood blijft me fascineren.
Afgelopen maandag ging een van de "onsessies" van ArchiveCamp er ook weer over. (De directe aanleiding was de uitspraak van de Haagse rechtbank, waar ik al over schreef).
Wat me in die sessie opviel was de verbetenheid waarmee openbaarheid gepredikt werd. De teneur was een beetje dat je als je dood bent, geen rechten meer hebt en dat daarom dus alles over jou openbaar gemaakt mag worden.
Natuurlijk ben ik ook een voorstander van openbaarheid van bestuur, maar ik vind ook dat burgers een groot zelfbeschikkingsrecht hebben. Daarmee bedoel ik dat ze bij leven zelf mogen bepalen welke informatie over hen openbaar gemaakt wordt. En ik geloof dat ik ondertussen ook vind, dat ze dit recht tot op zekere hoogte ook na hun dood nog hebben.
Ja, ik weet dat onaardige lezers me nu van flipfloppen kunnen beschuldigen, want schreef ik in de Mormonen-discussie niet dat doden geen levenssfeer meer hebben en dat die dus niet beschermd kan worden?
Correct, maar doe me een plezier en probeer eens met me mee te denken.

Naar aanleiding van mijn stukje over de uitspraak van de Haagse rechtbank attendeerde Joost Gerritsen me op een artikel van Frederik Borgesius en David Korteweg: E-mail na de dood: juridische bescherming van privacybelangen (pdf)
In hun artikel behandelen Korteweg en Borgesius vooral de vraag wat er zal gebeuren met e-mailberichten van een overledene die staan opgeslagen "in the cloud." Het gaat daarbij in het artikel vooral om Gmail, Hotmail en Yahoo-mail.

Allereerst constateren ze dat in ieder geval Gmail en Hotmail nabestaanden bijna ongelimiteerd en onbeperkt toegang geven tot de mailbox van een overledene, als de nabestaanden maar aantonen dat de gebruiker dood is en bewijzen dat zij de wettige vertegenwoordiger van de overledene zijn.
Maar heeft die overledene geen recht op bescherming van zijn privacy?
Met welk recht mogen die aanbieders de privé-correspondentie rücksichtsloss overdragen aan de nabestaanden?

In hun beantwoording van die vragen stippen de auteurs enkele elementen aan, die ook voor archiefdiensten relevant kunnen zijn.
Allereerst verwijzen ze naar de uitspraak uit 2007, waar ik eerder ook al over schreef. Maar ze gaan verder. Want hoewel ze er op wijzen dat een overledene in het privaatrecht geen rechten en plichten meer heeft, zijn er wel allerlei regels die respect voor de wensen van een overledene voorschrijven.
Bijvoorbeeld de Wet op de lijkbezorging die voorschrijft dat een begrafenis of crematie zo veel mogelijk in overeenstemming met de wens van de overledene dienen te gebeuren. En de Wet op de orgaandonatie stelt dat het verwijderen van organen alleen mag gebeuren als de persoon hier bij leven toestemming voor gegeven heeft.
Maar er zijn ook minder "fysieke" regels, bijvoorbeeld de Auteurswet, die stelt dat in opdracht gemaakte portretten pas openbaar mogen worden gemaakt na toestemming van de geportretteerde. De eerste tien jaar na overleden van de geportretteerde is toestemming van de nabestaanden nodig. En ik schreef eerder ook al, dat in het wetboek van strafrecht een straf van drie maanden staat op het beledigen van overledenen. Artikel 270 uit het Wetboek van Strafrecht luidt namelijk:

1. Hij die ten aanzien van een overledene een feit pleegt dat, ware deze nog in leven, als smaadschrift of smaad zou zijn gekenmerkt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste drie maanden of geldboete van de tweede categorie.

Toegegeven in het tweede lid staat dat dit misdrijf alleen vervolgd wordt als een van de nabestaanden erover klaagt, wat indirect tot gevolg heeft dat je ongetrouwde kinderloze overledenen ongestraft mag beledigen.
En wat dacht je van het beroepsgeheim van medici en advocaten? Dat werkt in beginsel ook gewoon door na het overlijden van de cliënt of patiënt.
Maar ook dichterbij zien we iets vergelijkbaars: de akten van overlijden van de burgerlijke stand worden toch ook pas vijftig jaar nadat ze zijn opgemaakt, openbaar. Terwijl die akten toch echt (bijna) alleen maar over doden gaan...

Dit lijkt me toch allemaal iets genuanceerder dan: als je dood bent, mogen we alles openbaar maken.

Borgesius en Korteweg betogen ook dat de WBP, waar het hier om gaat, een uitwerking is van de Europese privacyrichtlijn en dat die richtlijn staten de mogelijkheid geeft om de reikwijdte van de richtlijn uit te breiden tot overledenen. In Denemarken is dit bijvoorbeeld het geval. Daar geldt dat informatie over overleden personen beschouwd kan worden als persoonsgegevens in de zin van de (Deense) Persoonsgegevenswet en dat deze gegeven dus ook door die wet beschermd worden.
In Italië is een bepaling in de wet opgenomen die een derde, onafhankelijke partij, het recht geeft om op te komen voor de belangen van overledenen en de Italiaanse toezichthouder heeft op grond daarvan al verschillende keren publicaties van persoonsgegevens van overledenen tegengehouden.

Kortom, het blijkt lang niet zo simpel als het lijkt. Voor mij betekent dat vooral dat archivarissen en archiefdiensten beter moeten nadenken over welke informatie we op welk moment openbaar maken of, want dat is een aparte keuze, op internet publiceren. Dood staat niet altijd gelijk aan meteen openbaar.

Want stel je voor dat de doden toch eens opstaan en gepikeerd op je deur kloppen voor wat "nadere uitleg"? Ben je dan wel goed voorbereid?

Gerelateerd
Privacy na de dood
Persoonlijke levenssfeer van overledenen

Plaatje: Zombie van Irregular Shed

Disclaimers onder e-mail

Tuurlijk, ik weet ook wel dat die disclaimers onder een email niets waard zijn, maar ik vind het toch gek (los van de schrijffouten trouwens) als een DIV-medewerker een officiële machtigingsaanvraag naar ons emailt en daar staat dan onder:

Dit e-mail bericht is slechts bestemd voor de (rechts)persoon aan wie het is gericht en kan informatie bevatten die persoonlijk of vertrouwlijk is en niet openbaar mag worden gemaakt krachtens wet- of regelgeving of overeenkomst. Indien een ander dan geadresseerde dit e-mail bericht ontvangt of anderszins in handen krijgt is hij niet gerechtigd tot kennisneming, verspreiding, openbaar maken of vermenigvuldiging daarvan. De verzendende gemeente staat niet in voor de juiste en volledige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mail, noch voor tijdige ontvangst daarvan. Dit e-mail bericht brengt geen enkele contractuele gebondenheid voor de gemeente tot stand.

Maar het wordt natuurlijk helemaal hilarisch als je op je email dat je het daarom problematisch vindt om die aanvraag in behandeling te nemen, een email krijgt met de tekst:

Bij deze deel ik u mede dat de disclaimer inzake de aanvraag tot machtiging als niet van toepassing kan worden beschouwd.

Met onderaan die email weer...

Nou ja, je snapt het wel.

Gerelateerd
Parkeertarieven op de website

Plaatje: Disclaimer van Guuka

Preserving e-mail

In de loop van februari verscheen Preserving Email (pdf) van Chris Prom als DPC Technology Watch Report 11. Dat klinkt interessant, maar valt uiteindelijk nogal tegen.
Prom beschrijft de problemen van emailarchivering accuraat:

If email often contains evidence and information that holds long-term value, why is it so difficult to preserve? At least part of the reason lies in the fact that the legal and regulatory regimes under which email messages are sent, received, stored and managed encourage risk management strategies that lead at best to passive neglect and at worst to active destruction. (p.19)

En hij beschrijft ook de randvoorwaarden waar een archiveringsoplossing aan moet voldoen helder:

Archival approaches to email should support the preferences that people have expressed for personal digital archive applications and the fact that people often prefer to manage their resources by scattering copies among multiple locations (Marshall 2008b). Email capture and preservation applications should provide passive savers with easy to use methods to record login/passwords in a secure fashion, to bequeath those passwords to others and to aggregate copies of distributed email in one trusted location. To support those who like to actively control their files, the application should also allow individuals to exercise direct control over single messages or groups of messages; to apply value assessments based on source, activity level or recommended disposition; and to catalogue email stores. (p.24)

Verder staan er interessante passages in over authenticiteit en integriteit van e-mailberichten en de rol die de headers daarbij spelen:

It is important to note that the header typically includes much of the information that can help users judge the authenticity of messages, including timestamps, recipient lists and transmission paths. In addition, headers may contain user classification data, such as folder titles. This essential metadata must be preserved, or the record’s integrity may be severely undermined. (p.26)

Maar waarom valt het rapport dan toch tegen?
Dat komt vooral doordat Prom wel zegt dat e-mailberichten "records" (kunnen) zijn, maar verder voorbij gaat aan wat dit betekent. Hij ziet blijkbaar niet of nauwelijks dat e-mailberichten een relatie hebben met andere documenten uit hetzelfde dossier (of uit dezelfde "zaak" zoals wij tegenwoordig plachten te zeggen). Prom gaat helemaal voorbij aan deze documentaire context, die nodig is (of kan zijn) om e-mailberichten en hun bijlagen goed te kunnen interpreteren. Hij beschrijft hier en daar wel dat e-mailberichten opgenomen zouden kunnen worden in een EDRMS volgens wat hij de Tagging and bagging-methode noemt:

The ‘tagging and bagging’ or message-by-message approach implements an enterprise-level lectronic records management system or informal classification system to which email messages might be declared as ‘records,’ then saved alongside non-email records relating to the same function or activity.(p.41)

Maar deze methode lijkt Prom niet effectief, in tegenstelling tot methodes waarbij hele e-mailaccounts of alle ontvangen en verzonden e-mails bewaard worden in aparte applicaties. Hierbij gaat hij dus ook grotendeels voorbij aan selectie en vernietiging. Ja, hij heeft het over "automatic classification services", maar verder is het alles of niets. Prom ziet wel dat e-mail een aparte informatiesilo vormt, maar ziet de problemen die hier mee samenhangen niet.
Al met al lijkt deze methode toch een beetje op alle A3-velletjes papier apart houden, omdat ze niet in een gewone dossiermap passen, ze allemaal permanent bewaren en dan klagen dat je de relevante vellen niet of nauwelijks kunt vinden als je ze nodig hebt.
Ik zie dan toch meer in de methode die in de gemeente Antwerpen gebruikt wordt en die onder andere uitgelegd wordt in Optimaal Digitaal. Daar nemen ambtenaren e-mailberichten die daarvoor in aanmerking komen met behulp van de "Klasseertool" gewoon op in het dossier (in XML-formaat msg-formaat, wat naderhand bij opname in het e-depot wordt omgezet in XML. Bij raadpleging van een e-mail uit het e-depot kan de gebruiker dan kiezen voor de msg- of de XML-representatie).[Correctie op 15 maart 2012. 10:44, Iko].

De strategie komt erop neer dat e-mails en/of bijlagen met archiefwaarde uit het e-mailsysteem worden geëxporteerd en zaaksgewijs in de overeenstemmende dossiermap van het digitale klassement worden geklasseerd. Standaard verloopt dit via het menu ‘opslaan als’.
Het stadsarchief ontwikkelde een plugin voor Outlook, de KlasseerToolbox die ervoor zorgt dat dit eenvoudiger kan verlopen. [...]
De medewerkers van de stad ontvangen ook richtlijnen over welke e-mails ze moeten klasseren en welke ze kunnen vernietigen.(p.35)

Een archiefstuk krijgt altijd betekenis door zijn relatie met andere archiefstukken en dat geldt ook voor e-mailberichten.

Gerelateerd
Optimaal digitaal
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch
Ajax, e-mail en archiefbeheer
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles

Plaatje: Soutwest Airlines Email Marketing - Napkin Campaign van DJWaldow

WOB en privé e-mailboxen

De Nederlandse Wet Openbaarheid van Bestuur - je kent de WOB wel - gaat zoals in lid a van artikel 1 staat, alleen over documenten "die bij een overheidsorgaan berusten." Dat betekent dat het dus niet gaat over documenten die bij ambtenaren thuis, in de auto of in particuliere gmail-mailboxen zitten.

In de Engelse FOIA staat een andere definitie, die veel spannender is. In section 3 staat:

For the purposes of this Act, information is held by a public authority if—
(a) it is held by the authority, otherwise than on behalf of another person, or
(b) it is held by another person on behalf of the authority.

In een toelichting op dit artikel schrijft de Information Commissionar's Office in Official information held in private email accounts (pdf):

Information held in non-work personal email accounts (e.g. Hotmail, Yahoo and Gmail) may be subject to FOIA if it relates to the official business of the public authority. All such information which is held by someone who has a direct, formal connection with the public authority is potentially subject to FOIA regardless of whether it is held in an official or private email account. If the information held in a private account amounts to public authority business it is very likely to be held on behalf of the public authority in accordance with section 3(2)(b).
[...]
Situations where information legitimately requested under FOIA includes relevant information held on private email accounts will be rare. However, when a request for information is received, public authorities should consider all locations where relevant information may be held. This may include private email accounts. 

Als een overheidsorgaan constateert dat gevraagde informatie misschien wel in privé mailboxen zit, dan moet ze aan de eigenaren vragen om naar relevante informatie te zoeken. En dat verzoek moet vastgelegd worden, zodat later aangetoond kan worden dat er gezocht is.
Verder benadrukt de Commissioner dat overheidsorganen hun medewerkers duidelijk moet maken dat het vernietigen van informatie na een FOIA-verzoek strafbaar is:

Public authorities should also remind staff that deleting or concealing information with the intention of preventing its disclosure following receipt of a request is a criminal offence under section 77 of FOIA. For example, where information that is covered by a request is knowingly treated as not held because it is held in a private email account, this may count as concealment intended to prevent the disclosure of information, with the person concealing the information being liable to prosecution.

Tenslotte benadrukt de Commissioner het belang van goede archivering en heldere regels:

In order to avoid the complications of requesting searches of private email accounts, and other private media, records management policies should make clear that information on authority-related business should be recorded on the authority’s record keeping systems in so far as reasonably practicable.  

En denk nou niet dat dit een papieren tijger is. De ICO heeft eind vorige week precies hierover een uitspraak gedaan. Hierbij ging het om een e-mail die de Britse "Secretary of State for Education" vanaf een privé e-mailadres had gestuurd:

The Information Commissioner has issued his decision in the case involving a request for information in an email sent by the Secretary of State for Education on a private email account. The Commissioner’s decision is that the information amounted to departmental business and so was subject to freedom of information laws, being held on behalf of the Department for Education. The Department is now required either to disclose the requested information (the subject line of the email and the date and time it was sent) or issue a refusal notice in accordance with the FOI Act giving reasons for withholding it.

In de volledige uitspraak (pdf) wordt precies uit de doeken gedaan waarom deze e-mail wel onder de FOIA valt.
Dat is nog eens een WOB. En mij lijkt zo'n ICO ook wel wat voor Nederland:

The Information Commissioner’s Office is the UK’s independent authority set up to uphold information rights in the public interest, promoting openness by public bodies and data privacy for individuals.

Aanvulling 13 maart 2012, 13:44
Ik lees net dat in Vlaanderen ongeveer hetzelfde geldt als in Groot-Brittannië. In het
Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur staat in artikel 8:

Een bestuursdocument in het bezit van een personeelslid van een instantie wordt geacht toe te behoren aan de instantie voorzover het bestuursdocument betrekking heeft op de uitoefening van de functies van de instantie.

Gerelateerd
E-mailreproductie

Plaatje: American Redaction van Truthout.org

Ajax, e-mail en archiefbeheer

Ja, ja, Ingmar bladert en schrijft over voetbal! Want ook daar is archiefbeheer belangrijk.
Afgelopen weekend stond in de NRC een interview met Martin Sturkenboom, de opgestapte interim-directeur van Ajax. Het gaat over zijn onenigheid met Wim Jonk, die iets met de jeugdopleidingen doet:

„Nou ja, je hebt het over iemand [Wim Jonk, IKo] die bij Volendam is weggestuurd wegens een gebrek aan organisatietalent. Als Jonk het voor het zeggen houdt, dan voorspel ik heel veel slechts bij de jeugdopleiding van Ajax. Laatst ging hij plotseling zelf de training van de A2 doen. Weet je waarom? Jonk wilde doen geloven dat ik hem dwars had gezeten bij het aanstellen van een nieuwe trainer. Ik wist van niks totdat ik op 26 januari opeens een mail kreeg van Jonk. Hij stelde dat ik al twee mailtjes van hem onbeantwoord had gelaten. Die stonden eronder geplakt. Ik dacht: ‘Kom ik nu uit een ei?’ Ik heb iemand van de ICT erbij gehaald en die bevestigde dat die mails nooit waren verzonden. Met dit soort praktijken had ik dus te maken.”

En wat zei Jonk?

Wim Jonk bestrijdt het geschetste beeld en zegt dat Sturkenboom zelf een afspraak had afgezegd. De genoemde mails kwamen na verloop van tijd als terug als niet-afgeleverd. Toen heeft hij het via een ander systeem nog eens geprobeerd. Jonk: „Dit tekent zo’n man, dat hij dit zegt.”

Mooi man, e-mails die volgens een ICT-er nooit verzonden zijn, e-mails die "na verloop van tijd terug kwamen" en e-mails die dan maar "via een ander systeem" verzonden (en ontvangen?) werden.
Zoek het archiefstuk...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Interne e-mail is geen archief

Plaatje: De oudste elftalfoto van een Ajax I - elftal. V.l.n.r. boven: Pasteuning, Stallmann, Geissler, Martare, Van der Laan. Midden: Hein Brockman, Holst, Hertel. Onder: Harbord, Kist, Dijkstra.

Dirty team, clean team en verwijderde e-mails

Sommige dingen zijn net als in de film, andere niet.
Dat de Amerikaanse overheid bij het verhoren van terrorismeverdachten de rechtsregels niet altijd op de letter volgt, verbaast me niet. Uit de New York Times:

The authorities have said that separate teams of American officials — known colloquially as “dirty” and “clean” teams — interrogated Mr. Ahmed in Nigeria in 2009 and 2010. The first team, which comprised Agent Dent and other unidentified officials, questioned him on Dec. 31, 2009, for intelligence purposes, without advising him of his rights to remain silent or to have a lawyer.
Then a “clean” team of F.B.I. agents questioned Mr. Ahmed for law enforcement purposes. In these sessions, the authorities have said, Mr. Ahmed was advised of his rights, waived them and then made incriminating statements.

Maar dat een FBI-agent e-mails verwijdert wegens "lack of storage space" heb ik nog nooit in een film gezien.
Omdat de verdediging van die meneer Ahmed stelt dat Agent Dent (dat geloof je toch ook niet) via e-mailberichten informatie uit het "vieze" verhoor heeft doorgespeeld aan de "schone" verhoorders, stelt de rechter nu dat de FBI nader onderzoek moet doen naar de verwijderde e-mails:

“It’s apparent to me that the Federal Bureau of Investigation has the capability of searching and reconstructing e-mails,” Judge P. Kevin Castel of Federal District Court said. “I think the F.B.I. can get this done and get it done promptly.”

Blijkbaar kijkt die rechter ook naar spionage-films.

Via Otto

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Interne e-mail is geen archief
Backdoors en Bundestrojaner
Driehoeken, vernietiging en de archivaris
Illegale vernietiging bij de SEC

E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch?

02: Inbox Zero -
Requirements: You’ve reached an empty email inbox.
For extra credit, you maintain an empty inbox from Monday through Friday!

Er zijn twee manieren waarop mensen e-mails terugvinden. Je hebt mensen die in hun client een heel uitgebreide en gedetailleerde mappenstructuur maken en daar hun berichten (meestal alleen de ontvangen berichten) in onder brengen. Dit zijn de "voorbereiders" of "geordenden". En je hebt de opportunisten. Dat zijn de mensen die alle ontvangen berichten gewoon in hun inbox laten staan en door middel van zoeken en scrollen een bericht terug vinden.
Onderzoek (pdf) blijkt nu uit te wijzen dat de voorbereiders inderdaad berichten terug vinden in die mappenstructuur, maar:

[...]these preparatory behaviors are inefficient and do not improve retrieval success. In contrast, both search and threading promote more effective finding.

Wat betekent dit voor het archiveren van e-mailberichten en het gebruik van document- of recordsmanagementapplicaties?

Wat een deel van het onderzoek in ieder geval aantoont, is dat "draadjes" tussen e-mailberichten (threading) relevant zijn voor het terugvinden van berichten. Deze draadjes zijn ook relevant voor het interpreteren van de berichten en zijn een argument om documenten "bij elkaar" (in één dossier) te archiveren. (Vroeger werd daar letterlijk een draadje voor gebruikt.)
Waar dit "zoeken en bedraden" echter niet aan tegemoet komt is zorgen voor een volledig dossier. In dit onderzoek lijkt het vooral te gaan om het terugvinden van één enkel bericht. Dat is meestal ook wat er in de praktijk gevraagd wordt: "Wat stond er ook alweer precies in die e-mail?"
Maar, op andere momenten, als het bijvoorbeeld gaat om verantwoorden welke besluiten op welk moment genomen zijn en welke informatie toen bekend was, is het cruciaal om alle e-mailberichten te vinden. Het is sterk de vraag of dat met behulp van "zoeken en relateren" te realiseren is. Dan lijkt me de "voorbereiderswerkwijze", mits consciëntieus uitgevoerd, succesvoller.
Het grootste probleem van e-mail blijft natuurlijk dat het een aparte informatie-silo is, die meestal los staat van alle andere informatie-silo's. Wat het leggen van "draadjes" en het terug vinden van alle stukken uit een zaak of dossier erg lastig maakt...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Much ado about email

Het plaatje is een badge die te bestellen is bij Nerd Merit Badges

Interne e-mail is geen archief

Terwijl ik mij verbaasde over de bureaucratie in de supermarkten in Italië - waar je bij de Famila, ook als er verder helemaal niemand in de rij bij de toonbank voor brood, vlees of vis staat, toch een nummertje moet trekken om geholpen te worden. Als je zonder nummertje een medewerkster probeert aan te spreken gebaart ze eerst naar de nummertjesmachine en dan naar de digitale zevenendertig aan de muur. Op het moment dat je een nummertje getrokken hebt, drukt zij dan op de "volgende knop" en roept dan, terwijl ze allervriendelijkst naar je lacht, "Trentaotto" - nou ja, ik dwaal af...
Terwijl ik mij in Italië dus verbaasde over de bureaucratie in de supermarkt ontstond hier een discussie over de bureaucratie rond de aanvraag van een wapenvergunning.
Wat bleek namelijk: toen Tristan van der V. in 2008 een wapenvergunning aanvroeg, was hij al eens in aanraking geweest met de politie. In 2006 hadden namelijk agenten geassisteerd bij de opname van Van der V. in een psychiatrische instelling. Deze informatie was wel bekend bij de politie en lag vast in een document, maar desondanks kreeg hij toch een vergunning.
En daarmee begon het zwarte pieten. Welke politieagent is medeschuldig aan de doden in Alphen a/d Rijn?
Tijdens een onderzoek door de rijksrecherche kon echter niet meer vastgesteld worden of een digitale kopie van het bewuste document wel of niet gemaild was naar de behandelaar van de vergunningsaanvraag. Eerst kon het pdf-bestand niet meer geopend worden, later bleek de e-mail (en de bijlage) niet meer vindbaar. Het enige dat er was, was een onvolledige afdruk van een e-mail. Ik citeer even Webwereld:

In het fysieke dossier (papier) vond het OM een uitdraai van een mail van de infodesk aan de behandelaar, daarop was te zien dat er een pdf-bestand als attachment was bijgevoegd. Vervolgens is er gezocht naar een digitale versie van die mail. Die werd teruggevonden, maar zonder het pdf-bestand. "Bij de afdeling infodesk, werden verzonden mails toentertijd opgeslagen in Word. Bij dat opslaan gingen de bijlages verloren."

Voor iedereen zal duidelijk zijn dat hier op zijn zachtst gezegd sprake is van slechte archivering.
Voor bijna iedereen zal ook duidelijk zijn dat het in dit geval niet relevant is of het pdf-bestand een kopie is of niet. Wat dat betreft is dit een mooie ontkrachting van de veel gehanteerde drogredenering dat de scans in het DMS "maar kopieën" zijn, en "dus niet archiefwaardig."
Op basis van deze ongelukkige toestand kun je ook vaststellen dat het voornamelijk over metadata gaat: wie heeft wanneer welk document verzonden en wie heeft dat document daarna gelezen.
En ten slotte blijkt uit deze casus ook dat redundantie onvermijdelijk is. Het is in zekere zin irrelevant dat het originele, papieren document er nog is. Het gaat om het digitale exemplaar dat in 2006 al dan niet ge-e-maild is.
Maar het frustrerende moet nu nog komen.
In een verder integer overkomend interview met de Volkskrant zegt de korpschef Stikvoort van Hollands Midden op 23 juli 2012 (helaas niet volledig online):

'Ons korps telt 2.300 medewerkers. Er zijn in tijd waarover we spreken honderdduizenden interne mailtjes uitgegaan. We bewaren alles wat volgens de Archiefwet bewaard moet blijven, maar het is een illusie te denken dat wij ook al onze interne mailtjes bewaren.'

Wat ik in deze passage zo ontmoedigend vind, is dat deze goede man dus nog altijd niet door heeft waarom archiefstukken en metadata vastgelegd en bewaard moeten worden. Ik bedoel, dat hele hijgerige stuk uit Webwereld gaat over de vraag wie wist wat op welk moment, wie heeft hier "de fout" gemaakt om een wapenvergunning af te geven. En om dat te kunnen vaststellen heb je archiefstukken en metadata nodig. Maar het enige dat de korpschef kan zeggen is: je denkt toch niet dat wij alle interne e-mails gaan archiveren. Sterker nog, hij zegt min of meer dat dit niet hoeft, want zijn korps bewaart alles conform de bepalingen uit de Archiefwet.
Nee meneer Stikvoort, niemand vraagt van u om alle interne e-mails te archiveren. Alleen die e-mails die nodig zijn om het handelen van het politiekorps te kunnen verantwoorden, dienen bewaard te blijven.

Chris Bellekom schreef naar aanleiding van deze casus dat een ramp DIV vaak van pas kan komen. In dit geval lijkt het nog weinig effect te hebben gehad.

Gerelateerd
150 dozen met e-mails?
E-mail is toch geen archief
E-mail reproductie
Als je niet van redundantie houdt, kun je nu naar huis

Met dank aan M. voor het interview uit de Volkskrant

150 dozen met e-mails?

Eindelijk komen de e-mailberichten van Sarah Palin waar journalisten in 2008 om gevraagd hebben vrij. Het gaat om meer dan 24.000 pagina's die alle e-mails omvatten die ze in haar eerste 21 maanden als gouverneur van Alaska ontvangen en verzonden heeft. En - nu komt het - lle e-mails zijn geprint!
Want:

Only those willing to pay Alaska hundreds of dollars in printing costs are getting a shipment of five boxes weighing 275 pounds in total, according to the Anchorage Daily News.

The State of Alaska says it doesn't have the software to electronically redact 24,000 pages of e-mail messages from former Gov. Palin's time in office and will only make them available in printed form to anyone who will pay $725.97 in printing fees.

En wat gebeurt er met de prints? Die worden gescand... Ja ja...

So Simon Jeffery is in Juneau, Alaska, busily scanning the documents and sending them back to London where we'll publish them on the site here.
We've had a few messages complaining that the emails reveal personal details of senders such as email addresses etc. One thing people need to be really clear about is that this is not a leak; it's not Wikileaks. This is an official release of 24,199 documents, handed over by the State of Alaska - following freedom of information requests - printed on paper (the least accessible form possible). Some 2,275 have been witheld - and some of the ones we've received have been redacted. We're just making them accessible - and we need our readers' help to go through them.

Hier kun je lezen over de eerste resultaten van dit crowd sourcing project.

Maar, alles bij elkaar, is het natuurlijk zoals Jon Mancini schrijft:

OK, let me get this straight.
The Alaska governor's office is taking digital information and turning it into paper instead of just releasing the information in digital form.
Sigh.
So is it safe to assume then that the official record of these email communications is the paper version?
Sigh.
And also safe to assume that all the metadata associated with these communications is of no interest?
Sigh.
And to make things even nuttier, the Washington Post is reportedly looking for 100 volunteers to crowdsource finding juicy paper needles in this paper haystack. For information THAT WAS IN DIGITAL FORM TO BEGIN WITH.

Gerelateerd
E-mailreproductie
E-mail is toch geen archief?

Plaatje: Sarah Palin The Refutard van DoctorWho

Much ado about email

Een tijdje geleden schreef Eric Burger al over het rare We Quit Mail-fenomeen en begin deze week bleek deze hype (?) wijder verspreid dan ik dacht:

Nog maar kort geleden bracht e-mail een revolutie teweeg in communicatie, juist ook in het bedrijfsleven. Maar bij Atos Origin zijn de dagen van e-mail alweer geteld.
Binnen 3 jaar een ‘zero e­mail company’. Dat is het doel dat Atos Origin zich heeft gesteld.

Dat klinkt interessant, maar als ik de argumenten lees die Atos-topman Thierry Breton geeft om e-mail binnen drie jaar 'uitgeschakeld' te hebben, krijg ik een toch een raar gevoel...

“We produceren zo massaal gegevens dat het onze werkomgeving snel begint te vervuilen en ook inbreuk maakt op ons persoonlijke leven. Bij Atos Origin nemen we maatregelen om die trend te keren, net zoals organisaties na de Industriële Revolutie maatregelen namen om milieuvervuiling te beperken”, zei Breton.

Dus e-mail is te vergelijken met milieuvervuiling? Is het beperken van e-mail nu ook al maatschappelijk verantwoord ondernemen?
En dan zegt Breton: "Managers besteden tussen de 5 en de 20 uur per week aan het lezen en schrijven van e-mail."
En, maar, dus, want?
E-mail lezen en schrijven is geen werken? En met elkaar overleggen is dat wel? Dit is zo'n jaren nul opmerking, die me sterk doet denken aan wat ik een tijdje geleden las in een gemeentelijk e-mailprotocol: "Werknemers kunnen tegenwoordig een flink deel van hun werktijd kwijt raken aan het maken, lezen en beantwoorden van e-mail"
En wat is de oplossing volgens Atos Origin? De "Office Communicator en een aantal zelf opgezette sociale gemeenschappen (...) Die eerste initiatieven brachten het e-mailverkeer al meteen met 10 tot 20 procent terug."
Maar en dat is wat ik zo raar vind in dit geheel: worden er dan ook minder gegevens geproduceerd? Wordt de werkomgeving minder vervuild? Wordt er minder inbreuk gemaakt op het persoonlijke leven? Dat waren toch de redenen om e-mail uit te bannen? J'en doute, monsieur Breton.

Minder e-mail is misschien een nobel streven, maar dan met betere argumenten en alternatieven...

Overigens, ongeveer tegelijkertijd met het bericht van Atos Origin publiceerde DocumentWereld over een onderzoek van Avanade. En wat was een van de conclusies daaruit?

Avanade, aanbieder van zakelijke technologiediensten, heeft wereldwijd onderzoek gedaan naar de zakelijke impact van grote hoeveelheden data. Hieruit blijkt dat Nederlandse managers voornamelijk e-mail gebruiken voor het zoeken naar relevante informatie.

Uiteraard gaat het hier om de plaats waar ze informatie zoeken, niet waar ze informatie vinden of beter zouden kunnen vinden, maar toch...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
E-mailreproductie
23 dingen die je niet mag e-mailen
Spiegels: ambtenaren vs burgers

Plaatje: Email email email van RambergMediaImages

Spiegels: ambtenaren vs burgers

Eind november publiceerde Logica de resultaten van een Spiegelonderzoek naar de beleving van gemeentelijke dienstverlening volgens burgers en gemeenteambtenaren (of de pdf zonder registratie).
Er staan een paar aardige observaties in.

In onderstaande grafiek is het kwadrant rechtsboven natuurlijk het interessantst: De ambtenaar denkt dat hij het heel goed doet, terwijl de burger het daar niet mee eens is. Dit is waarschijnlijk ook de categorie die vanuit de ambtenaren geredeneerd het lastigst te verbeteren is.

Klik op 't plaatje voor een leesbaardere versie

Een andere interessante observatie is deze:

De tevredenheid van de burger gaat dus pas omhoog als de gemeenteambtenaar een stap extra zet, verder kijkt dan de gestelde vraag, zijn eigen kennis en vaardigheden goed inschat en daarnaar handelt, proactief oplossingen aanreikt, de burger actief betrekt en op de hoogte houdt.
Hier moet wel in geïnvesteerd worden: gemeenten zouden dienen te streven naar een verandering van cultuur en gedrag van de gemeenteambtenaar. dit zal door de (gemeentelijke) organisatie gefaciliteerd en gestimuleerd dienen te worden.

Terwijl al die gemeenten tonnen investeren in het automatiseren van het afhandelen van zaken. Dat lijkt me juist het tegenovergestelde van wat hierboven gevraagd wordt.

Ook dit vond ik opvallende cijfers:

Burgers hebben vooral contact met de gemeente vanwege een paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs; in de helft van de gevallen is dit de reden waarom burgers contact leggen met de gemeente. Daarna volgen zaken als het doen van een melding met betrekking kapotte straatverlichting, stoeptegels en dergelijke, het doorgeven van een adreswijziging, gemeentelijke belastingen, een vergunning, een uittreksel uit het GBa of het aanvragen van hulpmiddelen of zorg (WmO) (allen rond de 10%). Dan is er nog een groep die voor zo’n 5% de aanleiding van het contact is: verklaring omtrent gedrag, het melden van (buren)overlast, zaken omtrent uitkeringen, bijstand , huren, het indienen van een klacht of een huwelijk.
De ondervraagde gemeenteambtenaren besteden hun tijd relatief zelden aan het verstrekken van identiteitsbewijzen (slechts 10% houdt zich hiermee bezig). Zij zijn vooral in beslag genomen door het behandelen van vragen en problemen rondom vergunningen, klachten, meldingen (kapotte straatverlichting, stoeptegels en dergelijke), (buren)overlast, werk- en uitkeringsgerelateerde zaken.

3.2 Contactkanalen & frequentie Contact
Burgers hebben vooral contact met de gemeente aan de publieksbalie (71%), gevolgd door het telefonisch contact (41%). Op afstand volgen het e-mailcontact (22%), schriftelijk contact (16%), internet (14%) en het huisbezoek (6%).
Van de ambtenaren die betrokken zijn bij de publiek dienstverlening heeft ruim een kwart (28%) (ook) contact aan de publieksbalie. maar veel vaker hebben zij telefonisch (70%), e-mailcontact (60%) of schriftelijk contact (49%). 30% legt huisbezoeken af.

En maar blijven roepen dat e-mail niet formeel is. Het is verdorie de tweede vorm van contact met burgers!

Gerelateerd
23 dingen die je niet mag e-mailen
E-mail is toch geen archief
Somewhere over the Rainbow: visie, metadata, taal en klanten

Afbeelding
Mirror mirror 4 van Michael D. Dunn

E-mail is toch geen archief

Afgelopen week bond Eric Burger de kat de bel aan:

Sinds kort vinden nieuwe ‘sociale media’ hun weg van het privé-domein naar het zakelijke: ook overheid en bedrijven gaan intern en extern communiceren via twitter, chat, blogs en facebook. Ook hier maken enkelingen zich zorgen om de mogelijkheden om deze communicatievormen afdoende voor bedrijfsvoering en verantwoording vast te leggen. Maar het is ver voor de troepen uit marcheren als we niet eens in staat zijn om de relevante e-mails van gisteren en vandaag te archiveren!

E-mail en sociale media
Uiteraard heeft hij hier helemaal gelijk in. E-mail wordt nu al meer dan vijftien jaar gebruikt en we zijn er nog altijd niet in geslaagd om een goede, praktische archiveringsmethode uit te denken. Maar dat is precies de reden waarom ik me nu zo druk maak om het archiveren van sociale media. Een van de redenen waarom het volgens mij zo rampzalig gesteld is met het archiveren van e-mailberichten is dat er van begin af aan is gezegd: e-mail is niet formeel; de afzender van e-mail is niet te controleren; de inhoud van een e-mailbericht kan gewijzigd worden etc. E-mailberichten zijn dus geen archiefstukken en wij, DIV en archivaris, gaan natuurlijk alleen over 'echte' archiefstukken. Ik kom tijdens mijn inspectiebezoeken nog altijd ambtenaren tegen die dit standpunt uitdragen, dit zijn gelukkig meestal niet de DIV-ers, maar die zitten er ook nog tussen. Ik zeg tijdens presentaties over het archiveren van sociale media dan ook dat de discussie hierover me sterk doet denken aan de discussie over e-mail van een paar jaar geleden.

Techniek
De problemen bij het archiveren van e-mail en web 2.0-uitingen komen trouwens in grote lijnen met elkaar overeen: het is zo veel en het is niet allemaal "archief". Bij e-mail wordt altijd aangevoerd dat heel veel berichten geen archief zijn, omdat ze 'persoonlijk' zijn en omdat het fysiek onmogelijk is voor DIV om al die e-mailberichten te waarderen, het is voor DIV natuurlijk lang niet altijd duidelijk in welk dossier een e-mail thuis hoort. Dit zelfde geldt ongeveer voor tweets, weblogs en reacties op fora. De oplossing die dan meestal gekozen wordt, is om maar helemaal niets te archiveren!

Afgelopen week kwam ik bij een inspectiebezoek voor de eerste keer in meer dan vijf jaar bij een gemeente die voor e-mail een andere oplossing gekozen had: Enterprise Vault van Symantec. Toen de gemeente vaststelde dat veel en veel te weinig e-mailberichten aan DIV werden aangeboden, is ze op zoek gegaan naar een andere oplossing. En sinds ruim een jaar worden alle ontvangen en verzonden e-mails bewaard, ook als een ambtenaar ze in Outlook weggooit. Natuurlijk zijn hier lang niet alle problemen mee opgelost, want het is de vraag of hier sprake is van 'archivering': er vindt geen waardering en selectie plaats en ook de ordening laat voorlopig te wensen over, maar de gemeente heeft wel ingezien dat dit waarschijnlijk minder erg is dan het volledig ontbreken van controle over de e-mailberichten van de ambtenaren.

Ik ben nu trouwens heel benieuwd naar de volgende blogposts van Eric, want hij belooft ook te gaan schrijven over de mogelijkheden, voor- en nadelen van automatische classificatie. Kom maar op, Eric.

Gerelateerd
Manageging the Crowd - Steve Bailey
E-mail reproductie
Is archief wel procesgebonden informatie?

E-mailreproductie

Ik ken ambtenaren (en voor sommigen daarvan heb ik hoge achting) die de e-mailclient op hun werk zo hebben ingesteld dat ieder ontvangen bericht wordt doorgestuurd naar Gmail. De redenen zijn divers, maar de meest voorkomende is dat ze veel op weg zijn, vaak niet van achter hun eigen bureau werken en de werkgever het van op afstand inloggen niet mogelijk kan of wil maken.
Hoewel ik snap waarom mensen dit doen, is dit wel een goed voorbeeld van de problemen die digitale archiefstukken opleveren.
Vroeger, zeg tot tien jaar geleden, zou het bij geen enkele ambtenaar opkomen om van alle correspondentie die hij (of zij) ontving een kopie te maken en die te versturen naar een grote postbus die in handen is van een particuliere organisatie. Toch is dat wat nu gebeurt.
En lees nu deze blogpost eens: What is a Record? The Old Rules No longer Apply. Mark Mandel zegt in zijn blog:

E-Discovery and the Federal Rules of Civil Procedure tell us that ALL electronic information that is available to a litigation is discoverable. This changes the game for Records Management principles, software, and processes. This means that all those personal documents and emails, Facebook and Twitter updates, audit logs, security cameras, etc. are all discoverable. Are these Records?
I think the answer to this question is YES. They are all records, and our systems must manage them as such. Also, the question about how long to keep them is a moving target as well, and we may have to throw out those old retention schedules.

Natuurlijk, dit is een Amerikaans stuk, gebaseerd op Amerikaanse wet- en regelgeving, maar toch... Wat is de waarde en de status van die naar Gmail doorgestuurde berichten in bijvoorbeeld een strafrechtelijk onderzoek, bij een onderzoek van de Rekenkamer of een parlementaire enquête? (Uit de fascinerende verhoren tijdens de Bouwfraude-enquête kan ik me trouwens herinneren dat medewerkers van bouwbedrijven hun administratie in de auto bewaarden, omdat de FIOD die niet mocht doorzoeken...)
Wij hebben nog altijd de mond vol van de plicht tot vernietiging, die voortvloeit uit artikel 3 van de Archiefwet, maar geldt die plicht dan ook voor die Gmail-berichten?
Ik weet ook wel dat de meeste overheden het goed archiveren van e-mail nog altijd niet serieus nemen, laat staan onder de knie hebben. Maar misschien is het eerst al eens zaak er voor te zorgen dat ambtenaren dergelijke noodoplossingen niet meer hoeven te verzinnen.

Plaatje: CarbonNYC