Wie is hier nou het archief?

Niet zo lang geleden zijn weer een paar interessante artikelen uit Antwerpen online gekomen. Over DMS, Digitaal Depot, digitaal documentbeheer, archivarissen en nog zo wat...

DMS of Digitaal Depot?
In Is een DMS bruikbaar als digitaal depot (pdf) beschrijft Filip Boudrez tien cruciale verschillen tussen de functionaliteiten die een DMS 'out of the box' heeft en een digitaal depot. Hieronder staat een beknopt overzicht:

Verschil	DMS	Digitaal Depot
FINALITEIT	aanmaken, beheren en delen van documenten	(middel)langetermijnarchivering van digitaal archief
DOCUMENTTYPES	kantoordocumenten	kantoordocumenten, websites, databases, video, audio, masterscans, film, tekeningen, enz.
INFORMATIEMODEL	digitale documenten en digitale content als informatie-eenheden	information packages als informatie-eenheden
METADATA	metadata over documenten/mappen	metadata over documenten/mappen, werkprocessen, representation information, fixity information, preserveringsacties
SYSTEEM-AFHANKELIJKHEID	systeemafhankelijke opslag van metadata, documenten en content	systeemonafhankelijke opslag van information packages
PRESERVERING	passief	actief
ZOEKEN	op inhoud en metadata van documenten en content	op de context en metadata van de archiefdocumenten
VOLUME	max. een tiental miljoen objecten, objecten van kleine tot middelgrote omvang	enkele tientallen miljoenen objecten, objecten variërend van kleine tot heel grote omvang
OPERATIES	individueel document/map	bulkverwerkingen
RECHTENBEHEER	lees- en schrijfrechten voor interne gebruikers, doorgaans rol- en groepsgebaseerd	onderscheid tussen openbaar en niet-openbaar voor interne en externe gebruikers, auteursrechten

In het artikel wordt ieder verschil uitgebreider toegelicht en ik raad iedereen die ook maar iets met digitale archivering te maken heeft aan het artikeltje (het zijn amper 10 pagina's) te lezen.

Wie is hier nou het archief?
In het iets oudere, maar nog kortere artikel (6 pagina's) De archivaris en digitaal documentbeheer vraagt Boudrez zich af wie nou eigenlijk het archief is. Waar is de archivaris eigenlijk?

Voor elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega's duidelijk dat we het over 'records' of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen 'dubbel' is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt.

En ook in deze alinea slaat hij de spijker op zijn kop:

Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op 1 hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?

Zoiets probeerde ik een paar jaar geleden ook al duidelijk te maken.
Nou ja, lees het hele artikel maar.
Hier wil ik alleen nog iets zeggen over wat Filip schrijft over het individueel registreren van documenten (p.3-4, onderstreping door mij).

In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept die digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. [...] Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastig vallen.
Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop metadata nodig is en hoe die metadata kan worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier.

Misschien dat registratie van individuele documenten in Vlaanderen achterhaald is, maar in Nederland zijn we volgens mij nooit van die individuele registraties afgestapt. Het registreren van ieder document in een dms/rma lijkt hier een doel op zich te zijn geworden.

Waarom houden wij daar aan vast?
En wat gaat er mis als we er mee stoppen?

Plaatje en titel
De titel van deze blog verwijst natuurlijk naar de New Kids, maar zonder de blog van Janine, zou ik er niet aan gedacht hebben.

Gerelateerd
Zaakgericht de toekomst in
Waarom zou ik een RMA gebruiken?
Wat is de relatie tussen een hamer en en RMA?
Optimaal Digitaal

Preserving e-mail

In de loop van februari verscheen Preserving Email (pdf) van Chris Prom als DPC Technology Watch Report 11. Dat klinkt interessant, maar valt uiteindelijk nogal tegen.
Prom beschrijft de problemen van emailarchivering accuraat:

If email often contains evidence and information that holds long-term value, why is it so difficult to preserve? At least part of the reason lies in the fact that the legal and regulatory regimes under which email messages are sent, received, stored and managed encourage risk management strategies that lead at best to passive neglect and at worst to active destruction. (p.19)

En hij beschrijft ook de randvoorwaarden waar een archiveringsoplossing aan moet voldoen helder:

Archival approaches to email should support the preferences that people have expressed for personal digital archive applications and the fact that people often prefer to manage their resources by scattering copies among multiple locations (Marshall 2008b). Email capture and preservation applications should provide passive savers with easy to use methods to record login/passwords in a secure fashion, to bequeath those passwords to others and to aggregate copies of distributed email in one trusted location. To support those who like to actively control their files, the application should also allow individuals to exercise direct control over single messages or groups of messages; to apply value assessments based on source, activity level or recommended disposition; and to catalogue email stores. (p.24)

Verder staan er interessante passages in over authenticiteit en integriteit van e-mailberichten en de rol die de headers daarbij spelen:

It is important to note that the header typically includes much of the information that can help users judge the authenticity of messages, including timestamps, recipient lists and transmission paths. In addition, headers may contain user classification data, such as folder titles. This essential metadata must be preserved, or the record’s integrity may be severely undermined. (p.26)

Maar waarom valt het rapport dan toch tegen?
Dat komt vooral doordat Prom wel zegt dat e-mailberichten "records" (kunnen) zijn, maar verder voorbij gaat aan wat dit betekent. Hij ziet blijkbaar niet of nauwelijks dat e-mailberichten een relatie hebben met andere documenten uit hetzelfde dossier (of uit dezelfde "zaak" zoals wij tegenwoordig plachten te zeggen). Prom gaat helemaal voorbij aan deze documentaire context, die nodig is (of kan zijn) om e-mailberichten en hun bijlagen goed te kunnen interpreteren. Hij beschrijft hier en daar wel dat e-mailberichten opgenomen zouden kunnen worden in een EDRMS volgens wat hij de Tagging and bagging-methode noemt:

The ‘tagging and bagging’ or message-by-message approach implements an enterprise-level lectronic records management system or informal classification system to which email messages might be declared as ‘records,’ then saved alongside non-email records relating to the same function or activity.(p.41)

Maar deze methode lijkt Prom niet effectief, in tegenstelling tot methodes waarbij hele e-mailaccounts of alle ontvangen en verzonden e-mails bewaard worden in aparte applicaties. Hierbij gaat hij dus ook grotendeels voorbij aan selectie en vernietiging. Ja, hij heeft het over "automatic classification services", maar verder is het alles of niets. Prom ziet wel dat e-mail een aparte informatiesilo vormt, maar ziet de problemen die hier mee samenhangen niet.
Al met al lijkt deze methode toch een beetje op alle A3-velletjes papier apart houden, omdat ze niet in een gewone dossiermap passen, ze allemaal permanent bewaren en dan klagen dat je de relevante vellen niet of nauwelijks kunt vinden als je ze nodig hebt.
Ik zie dan toch meer in de methode die in de gemeente Antwerpen gebruikt wordt en die onder andere uitgelegd wordt in Optimaal Digitaal. Daar nemen ambtenaren e-mailberichten die daarvoor in aanmerking komen met behulp van de "Klasseertool" gewoon op in het dossier (in XML-formaat msg-formaat, wat naderhand bij opname in het e-depot wordt omgezet in XML. Bij raadpleging van een e-mail uit het e-depot kan de gebruiker dan kiezen voor de msg- of de XML-representatie).[Correctie op 15 maart 2012. 10:44, Iko].

De strategie komt erop neer dat e-mails en/of bijlagen met archiefwaarde uit het e-mailsysteem worden geëxporteerd en zaaksgewijs in de overeenstemmende dossiermap van het digitale klassement worden geklasseerd. Standaard verloopt dit via het menu ‘opslaan als’.
Het stadsarchief ontwikkelde een plugin voor Outlook, de KlasseerToolbox die ervoor zorgt dat dit eenvoudiger kan verlopen. [...]
De medewerkers van de stad ontvangen ook richtlijnen over welke e-mails ze moeten klasseren en welke ze kunnen vernietigen.(p.35)

Een archiefstuk krijgt altijd betekenis door zijn relatie met andere archiefstukken en dat geldt ook voor e-mailberichten.

Gerelateerd
Optimaal digitaal
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch
Ajax, e-mail en archiefbeheer
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles

Plaatje: Soutwest Airlines Email Marketing - Napkin Campaign van DJWaldow