Wie is hier nou het archief?

Niet zo lang geleden zijn weer een paar interessante artikelen uit Antwerpen online gekomen. Over DMS, Digitaal Depot, digitaal documentbeheer, archivarissen en nog zo wat...

DMS of Digitaal Depot?
In Is een DMS bruikbaar als digitaal depot (pdf) beschrijft Filip Boudrez tien cruciale verschillen tussen de functionaliteiten die een DMS 'out of the box' heeft en een digitaal depot. Hieronder staat een beknopt overzicht:

Verschil	DMS	Digitaal Depot
FINALITEIT	aanmaken, beheren en delen van documenten	(middel)langetermijnarchivering van digitaal archief
DOCUMENTTYPES	kantoordocumenten	kantoordocumenten, websites, databases, video, audio, masterscans, film, tekeningen, enz.
INFORMATIEMODEL	digitale documenten en digitale content als informatie-eenheden	information packages als informatie-eenheden
METADATA	metadata over documenten/mappen	metadata over documenten/mappen, werkprocessen, representation information, fixity information, preserveringsacties
SYSTEEM-AFHANKELIJKHEID	systeemafhankelijke opslag van metadata, documenten en content	systeemonafhankelijke opslag van information packages
PRESERVERING	passief	actief
ZOEKEN	op inhoud en metadata van documenten en content	op de context en metadata van de archiefdocumenten
VOLUME	max. een tiental miljoen objecten, objecten van kleine tot middelgrote omvang	enkele tientallen miljoenen objecten, objecten variërend van kleine tot heel grote omvang
OPERATIES	individueel document/map	bulkverwerkingen
RECHTENBEHEER	lees- en schrijfrechten voor interne gebruikers, doorgaans rol- en groepsgebaseerd	onderscheid tussen openbaar en niet-openbaar voor interne en externe gebruikers, auteursrechten

In het artikel wordt ieder verschil uitgebreider toegelicht en ik raad iedereen die ook maar iets met digitale archivering te maken heeft aan het artikeltje (het zijn amper 10 pagina's) te lezen.

Wie is hier nou het archief?
In het iets oudere, maar nog kortere artikel (6 pagina's) De archivaris en digitaal documentbeheer vraagt Boudrez zich af wie nou eigenlijk het archief is. Waar is de archivaris eigenlijk?

Voor elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega's duidelijk dat we het over 'records' of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen 'dubbel' is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt.

En ook in deze alinea slaat hij de spijker op zijn kop:

Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op 1 hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?

Zoiets probeerde ik een paar jaar geleden ook al duidelijk te maken.
Nou ja, lees het hele artikel maar.
Hier wil ik alleen nog iets zeggen over wat Filip schrijft over het individueel registreren van documenten (p.3-4, onderstreping door mij).

In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept die digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. [...] Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastig vallen.
Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop metadata nodig is en hoe die metadata kan worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier.

Misschien dat registratie van individuele documenten in Vlaanderen achterhaald is, maar in Nederland zijn we volgens mij nooit van die individuele registraties afgestapt. Het registreren van ieder document in een dms/rma lijkt hier een doel op zich te zijn geworden.

Waarom houden wij daar aan vast?
En wat gaat er mis als we er mee stoppen?

Plaatje en titel
De titel van deze blog verwijst natuurlijk naar de New Kids, maar zonder de blog van Janine, zou ik er niet aan gedacht hebben.

Gerelateerd
Zaakgericht de toekomst in
Waarom zou ik een RMA gebruiken?
Wat is de relatie tussen een hamer en en RMA?
Optimaal Digitaal