De gevolgen van dms/rma-fetisjisme

Gisteren kwam ik naar aanleiding van onderstaande tweet van Johan van der Knijf (aka Bitsgalore) terecht in een "trioloog" met hem en Chris Bellekom over het archiveren van e-mail.

"Email archiving with PDF/A" - what could possibly (not?) go wrong ...
— Johan van der Knijff (@bitsgalore) April 17, 2014

Hier kun je het hele verhaal lezen, maar het kwam erop neer dat veel, heel veel div-ers (of dim-ers of dib-ers of hoe die beroepsgroep zich tegenwoordig ook noemt) van mening zijn dat converteren naar pdf/a de beste, of misschien wel enige, manier is om digitale bestanden te archiveren.
Uiteraard moest ik daarbij denken aan deze post van dik twee jaar geleden: Dood aan pdf, waarin ik een paar argumenten voor pdf/a probeer te ontkrachten. Maar ik vroeg me gisteren ook af wat nu de oorzaken zijn van die heilige pdf/a. Ik heb de indruk dat dit een direct gevolg is van de verering van het dms/rma. En  toen moest ik denken aan het boekje Een roadmap voor digitaal informatiebeheer dat Ad van Heijst een paar weken geleden publiceerde.

Informatiebeheer zonder heiligen

In dat boekje beschrijft Van Heijst hoe een organisatie zijn informatiebeheer goed zou kunnen organiseren zonder daarvoor een duur en onhandig dms/rma te kopen. Inhoudelijk sluit dat erg aan bij de filosofie en werkwijze van de stad Antwerpen, die ook uitgebreid beschreven wordt in Optimaal Digitaal uit 2010. Ad schrijft:

[...] stel nu eens dat je eerst gewoon orde op zaken wilt stellen met de middelen die je hebt, zonder mensen te hoeven opleiden in een nieuwe omgeving, zonder je administratie anders in te richten. De gemeenschappelijke schijf gebruiken bijvoorbeeld, daarop de content plaatsen en deze in een eenvoudige context brengen: de context van een zaak, een dossier, een mapje dus. Kan dat ook?
Jazeker. Dit boekje wil aangeven hoe met eenvoudige middelen een goede informatiestructuur opgezet kan worden, waarmee iedereen kan werken. Het is geen ideale structuur en binnen deze structuur kan lang niet alles wat leveranciers van contentmanagementsystemen beloven.
Wel levert het een structuur op, waar administratieve medewerkers over te spreken zijn. Ze begrijpen waarom de structuur is zoals ie is. Er hoeven geen extra hulpmiddelen te worden aangeschaft.

Zou een van de redenen waarom pdf/a onder div-ers heilig is, ook veroorzaakt wordt door het dms/rma-fetisjisme?
Zo rond het begin van deze eeuw is in Nederland de opvatting dat je alleen goed kunt archiveren in een dms/rma (dat ook nog moet voldoen aan ReMaNo of NEN2082) wijdverspreid en canoniek geworden. Zeggen dat er nogal wat haken en ogen zitten aan het uitgangspunt dat alle archiefstukken in een dms/rma moeten worden opgenomen, is eigenlijk vloeken in de div-kerk. In veel organisaties is het dms/rma namelijk de enige raison d'etre van een div-afdeling. Zij gaan niet over het beheren van archieven, zij beheren DeCoVer of hoe die systemen ook heten.
Een rechtstreeks gevolg daarvan is, dat div-ers eisen dat alle archiefdocumenten in pdf/a opgeslagen moeten worden, want: dat is wat in het dms/rma kan!

• E-mailbericht: pdf/a.
• Excel-sheet: pdf/a 
• Powerpoint: pdf/a 
• Ruimtelijk plan: pdf/a 
• Webpagina: pdf/a 
• Video-opnamen van vergaderingen: pdf/a (ja hoor, dat kan!) 

De reden waarom die Nederlandse dms/rma-dingen bijna enkel en alleen met pdf (en een beetje met Office-documenten) uit de voeten kunnen is simpel: het zijn nog altijd veredelde postboeken (die in archieftermen agenda's heten):

Register[s] waarin in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering gegevens worden vastgelegd betreffende het inkomen, afdoen en uitgaan van archiefbescheiden.

Het gaat in DeCoVer nog altijd om post, om brieven, om A4-tjes en in een dms/rma wordt daarom met behulp van het paper document format alles platgeslagen tot digitale A4-tjes.
Of zoals Filip Boudrez een tijdje geleden schreef: een dms/rma kan alleen omgaan kantoordocumenten, een digitaal archief kan alle typen bestanden en documenten beheren.

Het andere probleem
Maar naar aanleiding van het boekje van Ad moest ik ook nog denken aan een ander gevolg van de verering van het dms/rma. Een gevolg dat ook direct voortvloeit uit de postboek-geschiedenis van DeCoVer.
In Nederland geven de div-ers de laatste jaren nogal gemengde signalen af. Vroeger zeiden ze:

"Ambtenaren, jullie snappen niets van dossiervorming, daar zijn wij voor opgeleid. Dat kunnen wij veel beter. Dus, geef ons al jullie papier, dan maken wij er mooie dossiers van."

Ambtenaren geloofden dat niet, maar vonden het wel makkelijk.
De laatste jaren zegt Div opeens:

"Ambtenaren, jullie gaan natuurlijk zelf over de dossiervorming. Jullie kunnen dat veel beter dan wij. Jullie zijn verantwoordelijk voor volledigheid, juistheid etc. Maar, jullie moeten daar wel het systeem voor gebruiken dat wij voor jullie inrichten en waar wij al die jaren fijn mee hebben gewerkt."

En in de basis is dat systeem dus nog altijd... een veredeld postboek.
Geen wonder dat die ambtenaren dan gaan steigeren en zeggen:

"Dossiervorming en documentregistratie? Dat kunnen wij niet, daar moet je voor opgeleid zijn, daar hebben wij geen tijd voor en dat DeCoVer van jullie snappen wij niet, het is niet afgestemd op onze werkwijze."

Met als gevolg dat Div zich in alle bochten wringt om DeCoVer maar zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Letterlijk alle tijd en energie gaat daar in zitten. Maar tegelijkertijd gaan die ambtenaren op zoek naar hulpmiddelen die wel aansluiten bij hun werkwijzen en die ze helemaal zelf kunnen inrichten. En daar komen niet alleen de onbeheerde netwerkschijven, Dropbox en Google Drive om de hoek kijken, dan wordt ook opeens Sharepoint door de ict-afdeling de organisatie binnen gereden.
En de Div-reflex is:

"Allemaal best, maar 'het formele archief' zit in mijn dms/rma. Dat is wat ik beheer, en waar ik mijn ziel en zaligheid in gestopt heb. Dus zorg maar voor koppelingen."

En dat levert niet alleen voor Div nog meer werk op, maar ook voor consultants, system-integrators en hoe noemen die functionarissen zich tegenwoordig. Die lachen zich allemaal kapot - want verdienen goed geld - en ondertussen "verpietert" het echte archief. Een deel zit "opgesloten" in het paper document format in DeCoVer, maar het overgrote deel wordt gewoon genegeerd in processystemen, e-mail-applicaties, gedeelde netwerkschijven, Dropbox, Sharepoint en zo voort en zo verder. (Ik hoorde laatst iemand vertellen dat zijn bedrijfje had becijferd dat bij een gemiddelde overheidsorganisatie slechts 30 tot 40 procent van de informatie wordt opgeslagen in een dms/rma. En dat was dan ook nog een "positieve" inschatting.)

Neem nu ruimtelijke plannen
Als Div-ers (en bij uitbreiding archivarissen) toegevoegde waarde willen hebben voor een organisatie, dan moeten ze vooral niet proberen om alles in de mal van DeCoVer te persen. Het lijkt me veel zin- en waardevoller wanneer we samen met al die andere ambtenaren manieren verzinnen om de informatie in al die andere omgevingen goed te beheren.

Een van de actuele "archiefproblemen" bij de lokale overheden zijn de ruimtelijke plannen. Vroeger heetten die dingen gewoon bestemmingsplan of streekplan en werden ze op papier gemaakt. Tegenwoordig moeten ze digitaal gemaakt worden in  GML. En laat dat nu net een formaat zijn waar DeCoVer niet mee uit de voeten kan. Wat nu dan?

Nou, Div kan bijvoorbeeld met de vakafdeling af spreken dat ruimtelijke plannen niet worden platgeslagen tot pdf of - the horror - als zip-bestand in DeCoVer worden opgenomen.
Nee, ze spreken af dat die vastgestelde plannen opgeslagen worden op een gedeelde netwerkschijf. En omdat het beheer een gedeelde verantwoordelijkheid is, maken Div en de betrokken afdelingen afspraken over de structuur en de naamgeving van mappen en bestanden. Ze beleggen verantwoordelijkheden en spreken af hoe de gemaakte afspraken gehandhaafd worden. En ze zoeken samen met de ICT-beheerders naar technische middelen om die plannen adequaat te "beschermen": slimme schrijf- en leesrechten, goede back-up strategie en intelligente cryptografie (hashing) om de integriteit van de bestanden te waarborgen.
En o ja, misschien nemen ze in het DeCoVer-dossier ook nog een verwijzing op naar de plek op het netwerk waar het vastgestelde plan staat.
En dit alles legt Div vast in wat "vroeger" het documentair structuurplan genoemd werd.

Gerelateerd
Pdf/a wat heb je daar aan?
Optimaal digitaal
Dood aan pdf
Jeff Rothenberg - Digital Preservation in Perspective
Wie is hier nou het archief?

Plaatje: Fetish van Chrisjtse

Archiefprobleem in Groningen

Gisteren schreef het Dagblad van het Noorden over de problemen die de provincie Groningen heeft met de invoering van een nieuw zaaksysteem. Van het berichtje wordt je op zich niet veel wijzer, maar de brief (pdf) die Gedeputeerde Staten 18 september naar PS hebben gestuurd is overduidelijk:

Ter informatie delen wij u mee dat besloten is te stoppen met de invoering van het zaaksysteem en geven wij aan hoe wij hieraan een vervolg willen geven.
Bovenstaand besluit is genomen op basis van een combinatie van factoren:

• Tijdens een uitgevoerde pilot bleek dat het nieuwe zaaksysteem onvoldoende gebruikersvriendelijk is, bovendien worden er veel handelingen van de medewerkers gevraagd wat tot een verhoging van de werkdruk leidt;

• Gebreken inzake Informatiebeveiliging /Audit/Logging: In het nieuwe zaaksysteem wordt alle essentiële informatie van de provincie Groningen verwerkt en opgeslagen. De informatieveiligheid/beveiliging is dan ook van groot belang. Het nieuwe zaaksysteem bleek niet aan de gestelde eisen rondom beveiliging te voldoen. Hierdoor liep de provincie onacceptabele risico's betreffende Integriteit, beschikbaarheid, authenticiteit en vertrouwelijkheid van gegevens, waardoor de zorgplicht van de provincie in gevaar zou komen.

• Aanhoudende zorgen over de leverancier inzake de planningen voor de opleveringen van het nieuwe zaaksysteem, waardoor het invoeringstraject moeilijk planbaar was.

• De invoering van zaakgericht werken blijkt eén langdurig en ingrijpend proces te zijn, de overgang naar het nieuwe zaaksysteem bleek een te grote stap in dit proces;

Vooral dat tweede bolletje lijkt me voor de leverancier een groot probleem om weg te werken. Misschien niet qua techniek, maar in ieder geval qua beeldvorming.
Voor de provincie Groningen betekent het grotendeels dat ze weer terug zijn bij af en verder blijven werken met hun Filenet-oplossing. Heel vervelend allemaal.

Gerelateerd
Provincie Limburg: Forensische quick scan Aristoteles


Plaatje: Groningen De Toekomst van Roel Wijnants

Wie is hier nou het archief?

Niet zo lang geleden zijn weer een paar interessante artikelen uit Antwerpen online gekomen. Over DMS, Digitaal Depot, digitaal documentbeheer, archivarissen en nog zo wat...

DMS of Digitaal Depot?
In Is een DMS bruikbaar als digitaal depot (pdf) beschrijft Filip Boudrez tien cruciale verschillen tussen de functionaliteiten die een DMS 'out of the box' heeft en een digitaal depot. Hieronder staat een beknopt overzicht:

Verschil	DMS	Digitaal Depot
FINALITEIT	aanmaken, beheren en delen van documenten	(middel)langetermijnarchivering van digitaal archief
DOCUMENTTYPES	kantoordocumenten	kantoordocumenten, websites, databases, video, audio, masterscans, film, tekeningen, enz.
INFORMATIEMODEL	digitale documenten en digitale content als informatie-eenheden	information packages als informatie-eenheden
METADATA	metadata over documenten/mappen	metadata over documenten/mappen, werkprocessen, representation information, fixity information, preserveringsacties
SYSTEEM-AFHANKELIJKHEID	systeemafhankelijke opslag van metadata, documenten en content	systeemonafhankelijke opslag van information packages
PRESERVERING	passief	actief
ZOEKEN	op inhoud en metadata van documenten en content	op de context en metadata van de archiefdocumenten
VOLUME	max. een tiental miljoen objecten, objecten van kleine tot middelgrote omvang	enkele tientallen miljoenen objecten, objecten variërend van kleine tot heel grote omvang
OPERATIES	individueel document/map	bulkverwerkingen
RECHTENBEHEER	lees- en schrijfrechten voor interne gebruikers, doorgaans rol- en groepsgebaseerd	onderscheid tussen openbaar en niet-openbaar voor interne en externe gebruikers, auteursrechten

In het artikel wordt ieder verschil uitgebreider toegelicht en ik raad iedereen die ook maar iets met digitale archivering te maken heeft aan het artikeltje (het zijn amper 10 pagina's) te lezen.

Wie is hier nou het archief?
In het iets oudere, maar nog kortere artikel (6 pagina's) De archivaris en digitaal documentbeheer vraagt Boudrez zich af wie nou eigenlijk het archief is. Waar is de archivaris eigenlijk?

Voor elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega's duidelijk dat we het over 'records' of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen 'dubbel' is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt.

En ook in deze alinea slaat hij de spijker op zijn kop:

Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op 1 hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?

Zoiets probeerde ik een paar jaar geleden ook al duidelijk te maken.
Nou ja, lees het hele artikel maar.
Hier wil ik alleen nog iets zeggen over wat Filip schrijft over het individueel registreren van documenten (p.3-4, onderstreping door mij).

In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept die digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. [...] Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastig vallen.
Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop metadata nodig is en hoe die metadata kan worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier.

Misschien dat registratie van individuele documenten in Vlaanderen achterhaald is, maar in Nederland zijn we volgens mij nooit van die individuele registraties afgestapt. Het registreren van ieder document in een dms/rma lijkt hier een doel op zich te zijn geworden.

Waarom houden wij daar aan vast?
En wat gaat er mis als we er mee stoppen?

Plaatje en titel
De titel van deze blog verwijst natuurlijk naar de New Kids, maar zonder de blog van Janine, zou ik er niet aan gedacht hebben.

Gerelateerd
Zaakgericht de toekomst in
Waarom zou ik een RMA gebruiken?
Wat is de relatie tussen een hamer en en RMA?
Optimaal Digitaal

Waarom zou ik een rma gebruiken?

En na gisteren nog een vervolg op een eerder bericht.
Eind 2010 schreef ik over Steve Bailey die een DMS/RMA met een hamer voor een stucadoor vergeleek. Deze week beschrijft hij beknopt het beperkte literatuuronderzoek dat hij gedaan heeft naar de manier waarop eindgebruikers "verleid" worden om een DMS/RMA te gebruiken. De uitkomsten liggen een beetje voor de hand: betrek de eindgebruiker bij de aanschaf en de inrichting, zorg voor goede opleiding en nazorg... Je kent het wel. Maar, zegt Bailey, hoewel je het hier moelijk oneens mee kunt zijn, lijken deze oplossing niet het hoofdprobleem aan te pakken:

It’s a little like we are saying ‘when forcing a pedestrian to learn to drive a car its important to include them in the decision making process from the beginning; invite them to help choose what make and model; let them decide the colour; be sure to offer them plenty of training first and then be prepared to sit with them during their first few trips’. Great. But what if they didn’t actually want to drive a car in the first place? What if walking or taking the bus really suits their lifestyle? In short rather than simply asking them what colour car they would like, why not ask them how we could best improve their journey to work, however they decide to make it?

De oorzaak hiervoor ligt volgens Bailey in het beperkte belang dat gewone medewerkers hebben bij een goed organisatie-archief. Maar, zegt hij, het is toch volstrekt logisch dat medewerkers in eerste instantie hun werk zo goed/snel/plezier/gemakkelijk mogelijk willen doen en pas daarna naar het grotere belang kijken? "You’d have to be a pretty strange beast to volunteer to make your own work less efficient and less enjoyable just so someone else can benefit."

Uiteindelijk moet de vraag niet zijn: "Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij met dit systeem kunt werken?" maar "Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij je werk beter kan doen?"

Hoewel ik het eigenlijk wel eens ben met Bailey - archief is een bijproduct en moet dus ook als bijproduct behandeld worden - vraag ik me wel af hoe je dan uiteindelijk bij die individuele medewerkers toch dat grotere, collectieve belang erin gefietst krijgt?

Iets anders wat me altijd opvalt als het gaat om de gebruiksvriendelijkheid van een DMS/RMA is het gemak waarmee andere volstrekt onbegrijpelijke systemen binnen een hele organisatie worden "uitgerold." Hier bij de provincie denk ik dan vooral aan SAP, dat ik moet gebruiken als ik een doos pennen wil bestellen, uren wil registreren, een jaarplanning wil maken en sollicitanten moet beoordelen. Blijkbaar accepteren we onhandelbaarheid sneller bij dit soort systemen, dan bij een DMS/RMA. Misschien omdat er geen alternatief is?

Gerelateerd
Hoe werken ambtenaren eigenlijk?
Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?