Mij dwingen om met een RMA te werken is alsof je een stucadoor dwingt een hamer te gebruiken!Dat komt, aldus Bailey, doordat bruikbaarheid voor individuele gebruikers helemaal niet het uitgangspunt is voor recordsmanagement:
Read any section of 15489 and it’s abundantly clear who the main beneficiary of records management is intended to be – and its not the user. Virtually every section defines its objectives in terms of the benefits it will provide to ‘the organization’ with the user(s) getting barely a mention.De grootste uitdaging is dus om (zo snel mogelijk, zeg ik er maar bij) die twee totaal verschillende uitgangspunten bij elkaar te brengen: nut voor individuele medewerkers, die effectiever en efficienter kunnen werden en tegelijkertijd volledige en betrouwbare archieven vormen voor de organisatie.
Bailey zoekt de oplossing in HCI: Human-Computer Interaction, een combinatie van "computer science, cognitive psychology, sociology, information science and design." In zijn weblog werkt hij dit niet helemaal uit, maar blijkbaar wel in een artikel in het Records Management Journal. Deze week eens kijken of ik daar een kopietje van te pakken kan krijgen.
De uitsmijter van Bailey, waarin hij verwijst naar Amazon.com, is ook interessant.
But it also offers some tantalising prospects: (...) the possibility that we could start to use this new found knowledge of user behaviour to design and create records management systems that can actually manage records ‘automatically’ (at least in part) based on this behaviour – in a way similar to that used by Amazon et al to organise their content to aid the user experience.Ook hier in Nederland wordt regelmatig verwezen naar Bol.com als een voorbeeld voor hoe een gemeente zou kunnen functioneren. Bij de Nederlandse voorbeelden lijkt het voornamelijk te gaan om de klantvriendelijkheid, toegankelijkheid en volledigheid van de webreus. Bij Bailey gaat het, heb ik het idee, veel meer om dieperliggende structurering en automatisering.
Zou HCI dan toch het Zwitsers zakmes opleveren?
Gerelateerd
Managing the crowd - Steve Bailey
Taggen of ordenen?
De toekomst van het archief ligt bij Google?
Het nieuwe archiveren
Plaatje: f1uffster (Jeanie)
Ja, dat is een boeiende gedachte: als je even abstraheert van de webwinkel intelligentie (zoals aankoopsuggesties op basis van je eigen gedrag en dat van andere soortgelijke kopers: 'dit is blijkbaar wat jij en duizenden anderen als suggestie zouden willen krijgen voorgelegd' ) dan kan je ook archiveringssuggesties doen ('dit is blijkbaar op deze plek op te bergen omdat jij en soortgelijke medewerkers dat altijd al doen op die plek'). Automatische classificatie is natuurlijk wel al mogelijk, al vertrouwen veel organisaties op de individuele keuzes van medewerkers bij de opslag van documenten. De systemen van Amazon c.s. leren bovendien dagelijks bij door de bereidwilligheid van de massa die er gebruik van maakt en zo zijn of haar kennis aan toevoegt. Dat element van verrijking ontbreekt (nog) in de huidige generatie DMS/RMA.
BeantwoordenVerwijderen@Eric Precies, die archiveringssuggesties, daar ging het mij ook om.
BeantwoordenVerwijderenIk ben de laatste tijd intensief bezig met Sharepoint 2010 en ben danig onder de indruk van dit platform en de mogelijkheden die het heeft voor records management. De Amerikaanse wijze van denken is, met een beetje wil, ook goed toe te passen in de Nederlandse situatie. Wel heeft dit tot consequentie dat we af moeten van ideeën als zaakgewijs werken met de zaak als uitgangspunt en moeten we het document, of de documentsoort [het documenttype] weer recht doen.
BeantwoordenVerwijderenZaakgericht werken is in mijn ogen een geldverslindend monster dat weinig oplevert. Zeg nou eerlijk, wat heb je straks aan de statussen van de zaak, wanneer je weet dat een zaak is ontvangen, in behandeling genomen (dat mag je als klant toch wel hopen), een besluit is genomen en dat het is gearchiveerd..... terwijl je mettertijd zoekt naar de overeenkomst, dat éne document waarin de rechten en verplichtingen vastliggen.... Heeft een klant er echt iets aan of is het de zoveelste vorm van non-informatie die ons overspoelt en verstikt?
Nee, we zijn volgens mij in Nederland met records management op de verkeerde weg. En daar worden weer dure systemen voor aangeschaft, moeten mensen worden omgeschoold.... terwijl we straks, als de Nederlandse overheid ook Sharepoint gebruikt, weer terug gaan naar documentgericht werken.
Dank je Ad. Ik denk dat ik het grotendeels met je eens ben wat "zaakgericht werken" betreft. Maar ik ben nog niet helemaal er van overtuigd dat we 'documentgericht' moeten gaan werken.
BeantwoordenVerwijderenWordt over nagedacht...