Google Vault is geen Google records management

Techcrunch schreef vorige week:

Today, Google is debuting a new archiving, records management and e-discovery solution for Google Apps for businesses called Vault.

Het eerste wat ik dacht was: "Daar gaan we dan..." en ik moest denken aan de lezing van Steve Bailey van ongeveer anderhalf jaar geleden: In whose hands does the future of digital archiving lie?

Gisteren en vandaag heb ik een beetje rond gekeken op de Vault-pagina's van Google, maar ik geloof dat TechCrunch niet precies weet wat records management inhoudt. Google Vault heeft wel elementen die ook bij records management (en archivering) horen, maar cruciale elementen ontbreken.
Blijkbaar kun je in Vault bewaartermijnen gebaseerd op inhoud, labels en metadata toekennen aan e-mailberichten en "on-the-record chatsessions". Maar dit lijkt erg rudimentair, want beperkt tot een zoekterm, datum, afzender en ontvanger.
Vault lijkt vooral bedoeld om er voor te zorgen dat kleine ondernemingen beter aan de de steeds vaker voorkomende e-discovery kunnen voldoen. Zo is de "legal hold" ook ingebouwd, waardoor je alle e-mail van of naar een of meer users opzij zetten en van vernietiging uitzonderen.
Je kunt in Vault de berichten organiseren in Dingen (Google noemt dit Matters, hoewel je dat met allerlei woorden kunt vertalen - zaken, aangelegenheden, affaires - kies ik nu even voor Dingen).

In Google Apps Vault, a matter is a container for all of the data related to a specific topic, such as a litigation case or investigation. A matter includes:

• Any saved search queries
• A list of accounts with data on litigation hold
• A list of the accounts that can access the matter
• Any export sets for the matter
• An audit trail for the matter

En je kunt die Dingen exporteren uit de Apps-omgeving in het MBOX-formaat.
Zoeken en vinden lijken - uiteraard - vooral gebaseerd op full-text search en over de beperkingen daarvan schreef ik afgelopen dinsdag al.
Maar als je dit legt naast de eisen uit bijvoorbeeld MoReq2010, NEN 2082 of de ICA Requirements (nu nog in concept, definitieve versie wordt deze zomer gepresenteerd), dan ontbreken er nog heel wat functionaliteiten. Daarmee is Vault dus nog geen bedreiging voor de "dedicated" EDRMS-producenten.

Maar...
Op het moment dat Google Vault uitgebreid wordt over de hele Google Apps-for-businesssuite (dus inclusief Calendar, Docs, Sites etc) en er wat intelligentere ordeningsmogelijkheden aan toegevoegd worden, komen ze een heel eind. Vooral omdat dan heel veel types documentaire neerslag in één omgeving "gevangen" kunnen worden en er geen sprake meer is van aparte 'archiefsilo's.'

Gerelateerd
Waarom full-text-search niet zaligmakend is
De toekomst van het archief ligt bij Google?

Met dank aan Chris Bellekom voor de attendering:

Archiveren zonder grenzen. Google richt zich na 'toegankelijk' ook op 'goed' en 'geordend': techcrunch.com/2012/03/28/goo…
— Chris Bellekom (@chrisbellekom) april 5, 2012

Levert records management eigenlijk geld op?

Heel interessante lezing van Steve Bailey over de financiële opbrengsten van records management.
Wij stellen altijd dat adequaat archiefbeheer meer is dan alleen een "wettelijke" plicht, maar kunnen dat eigenlijk nauwelijks onderbouwen. Bailey stelt dat er in de literatuur enkel "nebulous" uitspraken zijn over de echte opbrengsten van records management. Om hier iets aan te doen hebben ze bij JISC een "impact-calculator" ontwikkeld. Hierin kun je zelf kiezen welke aspecten (tijd, kosten, opslagruimte, CO2-uitstoot) je wil vergelijken bij de implementatie van een "records management project".

The Impact Calculator can be used to demonstrate the impact of records and information management by quantifying the tangible benefits or efficiency gains that can be derived from it.

• identifying and recording the efficiency savings and costs of a process redesign
• determine if and when a return on investment (ROI) is made
• identify and measure as many benefits as you wish
• quantifying efficiency savings in monetary and non-monetary terms

Lijkt me heel interessant om eens bij enkele Nederlandse overheidsorganisaties uit te proberen.
Zijn er vrijwilligers?

Overigens, de titel van de presentatie luidt: Don't waste your money appraising records - The surprising implications for records management of measuring our impact, want bij verschillende pilots bleek dat selectie en waardering van achterstanden nooit geld oplevert, alleen maar geld kost!

Gerelateerd
Wat is de relatie tussen een hamer en een rma?
Waarom zou ik een rma gebruiken?
Managing the crowd - Steve Bailey #archief20
Doc-Direkt en de magische achterstanden

Waarom zou ik een rma gebruiken?

En na gisteren nog een vervolg op een eerder bericht.
Eind 2010 schreef ik over Steve Bailey die een DMS/RMA met een hamer voor een stucadoor vergeleek. Deze week beschrijft hij beknopt het beperkte literatuuronderzoek dat hij gedaan heeft naar de manier waarop eindgebruikers "verleid" worden om een DMS/RMA te gebruiken. De uitkomsten liggen een beetje voor de hand: betrek de eindgebruiker bij de aanschaf en de inrichting, zorg voor goede opleiding en nazorg... Je kent het wel. Maar, zegt Bailey, hoewel je het hier moelijk oneens mee kunt zijn, lijken deze oplossing niet het hoofdprobleem aan te pakken:

It’s a little like we are saying ‘when forcing a pedestrian to learn to drive a car its important to include them in the decision making process from the beginning; invite them to help choose what make and model; let them decide the colour; be sure to offer them plenty of training first and then be prepared to sit with them during their first few trips’. Great. But what if they didn’t actually want to drive a car in the first place? What if walking or taking the bus really suits their lifestyle? In short rather than simply asking them what colour car they would like, why not ask them how we could best improve their journey to work, however they decide to make it?

De oorzaak hiervoor ligt volgens Bailey in het beperkte belang dat gewone medewerkers hebben bij een goed organisatie-archief. Maar, zegt hij, het is toch volstrekt logisch dat medewerkers in eerste instantie hun werk zo goed/snel/plezier/gemakkelijk mogelijk willen doen en pas daarna naar het grotere belang kijken? "You’d have to be a pretty strange beast to volunteer to make your own work less efficient and less enjoyable just so someone else can benefit."

Uiteindelijk moet de vraag niet zijn: "Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij met dit systeem kunt werken?" maar "Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij je werk beter kan doen?"

Hoewel ik het eigenlijk wel eens ben met Bailey - archief is een bijproduct en moet dus ook als bijproduct behandeld worden - vraag ik me wel af hoe je dan uiteindelijk bij die individuele medewerkers toch dat grotere, collectieve belang erin gefietst krijgt?

Iets anders wat me altijd opvalt als het gaat om de gebruiksvriendelijkheid van een DMS/RMA is het gemak waarmee andere volstrekt onbegrijpelijke systemen binnen een hele organisatie worden "uitgerold." Hier bij de provincie denk ik dan vooral aan SAP, dat ik moet gebruiken als ik een doos pennen wil bestellen, uren wil registreren, een jaarplanning wil maken en sollicitanten moet beoordelen. Blijkbaar accepteren we onhandelbaarheid sneller bij dit soort systemen, dan bij een DMS/RMA. Misschien omdat er geen alternatief is?

Gerelateerd
Hoe werken ambtenaren eigenlijk?
Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?

Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?

Steve Bailey citeert een gebruiker van een dms/rma die iets zegt als:

Mij dwingen om met een RMA te werken is alsof je een stucadoor dwingt een hamer te gebruiken!

Dat komt, aldus Bailey, doordat bruikbaarheid voor individuele gebruikers helemaal niet het uitgangspunt is voor recordsmanagement:

Read any section of 15489 and it’s abundantly clear who the main beneficiary of records management is intended to be – and its not the user. Virtually every section defines its objectives in terms of the benefits it will provide to ‘the organization’ with the user(s) getting barely a mention.

De grootste uitdaging is dus om (zo snel mogelijk, zeg ik er maar bij) die twee totaal verschillende uitgangspunten bij elkaar te brengen: nut voor individuele medewerkers, die effectiever en efficienter kunnen werden en tegelijkertijd volledige en betrouwbare archieven vormen voor de organisatie.
Bailey zoekt de oplossing in HCI: Human-Computer Interaction, een combinatie van "computer science, cognitive psychology, sociology, information science and design." In zijn weblog werkt hij dit niet helemaal uit, maar blijkbaar wel in een artikel in het Records Management Journal. Deze week eens kijken of ik daar een kopietje van te pakken kan krijgen.
De uitsmijter van Bailey, waarin hij verwijst naar Amazon.com, is ook interessant.

But it also offers some tantalising prospects: (...) the possibility that we could start to use this new found knowledge of user behaviour to design and create records management systems that can actually manage records ‘automatically’ (at least in part) based on this behaviour – in a way similar to that used by Amazon et al to organise their content to aid the user experience.

Ook hier in Nederland wordt regelmatig verwezen naar Bol.com als een voorbeeld voor hoe een gemeente zou kunnen functioneren. Bij de Nederlandse voorbeelden lijkt het voornamelijk te gaan om de klantvriendelijkheid, toegankelijkheid en volledigheid van de webreus. Bij Bailey gaat het, heb ik het idee, veel meer om dieperliggende structurering en automatisering.
Zou HCI dan toch het Zwitsers zakmes opleveren?

Gerelateerd
Managing the crowd - Steve Bailey
Taggen of ordenen?
De toekomst van het archief ligt bij Google?
Het nieuwe archiveren


Plaatje: f1uffster (Jeanie)

De toekomst van het archief ligt bij Google?

Tijdens de European Conference on Digital Archiving afgelopen april in Geneve gaf Steve Bailey een lezing met als titel In whose hands does the future of digital archiving lie?

Zijn antwoord is ko

Ach weet je wat, lees het maar op Archief 2.0, ik ga toch niet alles dubbel doen!

Taggen of ordenen?

Vorige week vroeg iemand mij raad. Hij schreef:

Ik zal onze situatie kort toelichten. We zijn al een behoorlijke tijd bezig met de implementatie van 'n DMS. Daarbij is een opzet met een ordeningsplan op basis waarvan bewaartermijnen worden toegekend. In de praktijk blijken maar weinig medewerkers (eindgebruikers) een (goede) koppeling te leggen tussen document en ordening. De workload voor de div organisatie is daardoor buitenproportioneel. Uiteraard leidt dit tot vragen over waar je zulke taken het beste belegd en is er ook de vraag of alles uberhaupt gekopeld moet worden. Ikzelf (al ben ik van oorsprong geen div specialist) vraag me op mijn beurt af of bv tagging (geautomatiseerd en vanuit gebruikers) niet een kans biedt het eea op andere leest te schoeien. Digitalisering biedt immers kansen de dingen ook anders te gaan doen.
Ik ben benieuwd hoe jij hier vanuit je expertise tegenaankijkt en je voorbeelden van (overheids)organisaties kent die het anders hebben opgepakt en georganiseerd.

In lijn met wat ik hier schreef heb ik het volgende geantwoord:

"Er spelen een paar dingen die waarschijnlijk de problemen veroorzaken (en die vrees ik niet zo simpel op te lossen zijn).
Steve Bailey schrijft in Managing the crowd over de bruikbaarheid van de wisdom of the crowd (tags, Uservoice) bij het beschrijven en selecteren van documenten, maar hij ziet volgens mij een belangrijk punt over het hoofd. Tags en Uservoice-achtige dingen werken volgens mij pas goed, als heel veel mensen er aan meewerken. Dan krijg je pas dat de extremen worden weggefilterd. En bij overheidsdocumenten en dossiers bestaat die massa volgens mij niet. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat veel meer dan tien of twintig ambtenaren aan of met één dossier, laat staan één document werken.
Daar komt bij, dat ik denk dat tags alleen jullie probleem sowieso niet zal oplossen.
Documentbeschrijvingen (inclusief 'dossiervorming' in een ordeningsstructuur) zijn niet alleen bedoeld om individuele documenten terug te vinden. Een heel belangrijke functie is ook het vastleggen van de samenhang tussen documenten, zaken, organisatietaken en functionarissen. Het zijn dat soort relaties die archiefstukken (in tegenstelling tot boeken) bruikbaar en interpreteerbaar maken: wie heeft dit document waarom vastgelegd?
Een andere functie is (wat jij ook al schrijft) het mogelijk maken van tijdige vernietiging (en overbrenging). Vernietiging en overbrenging vinden (als het goed is) altijd plaats op dossier-niveau. De ellende is vaak echter dat het moeilijk is om specifieke dossiers te relateren aan de abstracte omschrijvingen uit de selectielijsten. Ik ben bang dat dit niet vereenvoudigd zal worden door tags te gebruiken om documenten of dossiers te omschrijven.
Een derde punt is dat de toegankelijkheid / vertrouwelijkheid van documenten vaak ook geregeld wordt per dossier / zaak / project en niet per 'trefwoord'.

Het lijkt me dat je deze drie aspecten niet of nauwelijks geregeld krijgt met 'simpele' tags. Het zal de workload voor DIV in ieder geval niet verlagen. De enig mogelijke oplossing lijkt me toch de ordeningsstructuur waar mensen hun documenten/dossiers in op moeten slaan zodanig vorm te geven dat deze aansluit bij gedachten- en werkwereld van de ambtenaren en (aan de achterkant) gerelateerd kan worden aan vertrouwelijkheden, bewaartermijnen etc. Hierbij zou je zeker zo veel mogelijk gebruik moeten maken van automatische classificatie etc (bijvoorbeeld, als een brief een reactie is op een andere brief, kunnen ze automatisch al in dezelfde 'map' gezet worden).

Desalniettemin kan ik me wel voorstellen dat tags aanvullend gebruik zouden kunnen worden om de toegankelijkheid / vindbaarheid van documenten (inclusief enige serendipiteit) te vergroten.

Groeten, Ingmar"

Wat denken jullie? Zie ik iets over het hoofd, kan taggen een vervanging zijn voor het ouderwetse beschrijven en ordenen?

Foto van Pulguita

Managing the crowd - Steve Bailey #archief20

Archiefbescheiden:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

De meeste mensen waar ik tijdens mijn inspectiebezoeken mee praat, kennen deze definitie uit artikel 1 van de Archiefwet. Sommige slimmeriken voegen daar dan ook nog de slogan Archief is procesgebonden informatie aan toe. Maar bij al die organisaties worden de databasesystemen die gebruikt worden voor het beheren van begraafplaatsen, het verstrekken van uitkeringen en bouwvergunningen of het betalen van facturen niet als archief gezien. Steve Bailey (twitter - weblog) schrijft hierover in Managing the crowd. Rethinking Records Management for the Web 2.0 World:

"As the range, complexity and volume of information platforms have increased in recent years, so we have been able to continue with our traditional activities, safe in the knowledge that, interesting as they may be, they do not create records and are not, therefore, our responsibility. We have already discussed some examples of this in in terms of our professional response (or lack of) to the rise of the internet. To varying degrees, the same could be said about e-mail, instant messaging, research data, relational databases ans line of business applications and now, of course, Web 2.0. All of these examples do, in some shape or form, have the capacity to create records, but somehow this has largely gone unnoticed. Rather than trying to push our professional relevance to each of these new technical trends at every possible opportunity, we seem to have done our best to run the other way." (p.61)

In zijn boek probeert Bailey geen oplossingen te zoeken voor deze databasesystemen, zijn doel ligt nog hoger: hij probeert te schetsen hoe een archiefsysteem (in de breedste zin van het woord) voor het archiveren van Web 2.0-uitingen er uit zou kunnen zien.
Hij focust zich hierbij vooral op appraisal en classification: selectie & waardering en ordening & classificatie.

Uitgangspunt bij het klassieke klasseren en ordenen is wat Bailey "Central Command & Control" noemt. Op één plek worden alle archiefstukken beschreven, geordend, toegankelijk gemaakt en bewaard. Om dit te realiseren maken organisaties gebruik van een centraal ordeningsplan, een voor alles en iedereen geldend metadataschema en organisatie-overkoepelende afspraken. Het probleem is dat deze generieke instrumenten naar hun aard nooit specifiek genoeg kunnen zijn voor individuele medewerkers en taken en dat het nog al omslachtig is om ze aan te passen aan nieuwe omstandigheden.
In dit verband wijst Bailey ook op de paradoxale situatie dat mensen op hun werk ongeveer weigeren om metadata aan informatie toe te voegen, terwijl ze in hun vrije tijd voor hun plezier wel foto's in Flickr, filmpjes in Youtube en webpagina's in Delicious taggen. Waarschijnlijk, stelt Bailey, hebben mensen het idee dat ze met taggen hun individualiteit kunnen tonen, terwijl het metadataschema van de organisatie er juist op gericht is om alle individualiteit zo veel mogelijk uit te bannen.
Een derde probleem van "Central Command & Control" is dat het in de digitale wereld en in de Web 2.0 wereld in het bijzonder, zo goed als onmogelijk is om alle informatie op één centrale plek te bewaren. Een kenmerk van Web 2.0 is juist dat informatie wijdverspreid op het web staat (in een blog, in Google Docs, op een webforum). De vraag is dus hoe je al die informatie centraal zou kunnen klasseren en toegankelijk maken.

Baileys opmerkingen over selectie en waardering sluiten hier bij aan. Hoe kun je uit die enorme hoeveelheid data vaststellen wat een archiefstuk is en wat niet? En hoe ga je daarna bewaartermijnen vaststellen?
Ik dacht eerst dat hij zou zeggen dat selectie en vernietiging in een digitale wereld niet meer nodig is, maar hij hanteert voor de vernietiging van digitale archieven eigenlijk dezelfde argumenten als voor analoge: ruimtegebrek en kosten. Het lijkt hem onwaarschijnlijk dat de Wet van Moore tot het oneindige door zal gaan, op een gegeven moment is het gewoon onmogelijk om nog meer componenten op een kleiner oppervlak te monteren. Daarnaast verbruiken al die opgeslagen data natuurlijk ook heel veel stroom en de kans is groot dat we ook daar binnenkort tegen de natuurlijke grenzen aan lopen. En tenslotte is er (voorlopig nog) wetgeving die de verwijdering / vernietiging van sommige data verplicht stelt. Er moet dus wel geselecteerd worden, maar anders.

Op hoofdlijnen ben ik het met bovenstaande analyse van Bailey eens, maar ik heb hier en daar mijn twijfels bij de oplossingen die hij voordraagt. In het boek formuleert hij tien principes waar een archiefsysteem 2.0 aan zou moeten voldoen (vertaling van Paul Ruigrok):

1. Schaalbaar tot (bijna) in het oneindige.


2. Volledig, met de potentie om alle aspecten van informatiemanagement door de gehele lifecycle te adresseren.


3. Onafhankelijk van specifieke hardware, software of fysieke locatie.


4. Uitbreidbaar en in staat om snel nieuwe prioriteiten en verantwoordelijkheden op te nemen.


5. Potentieel toepasbaar op alle vastgelegde informatie.


6. Proportioneel, flexibel en toepasbaar op verschillende niveaus van kwaliteit en details.


7. Een waardevolle ervaring voor gebruikers met een positieve incentive om deel te nemen.


8. Verkoopbaar aan eindgebruikers, beslissers en belangengroepen.


9. Zelfkritisch en positief ten opzichte van uitdagingen en veranderingen.


10. Acceptabel voor en gedreven door de recordsmanagementgemeenschap en haar deelnemers.

En wat betekenen deze principers voor classificatie en selectie?
Bailey stelt dat de recordsmanager voor beide problemen gebruik kan maken van "the crowd". Voor classificatie zou dat betekenen dat er een soort 'corporate Delicious' zou komen, die mensen in staat stelt om alles wat ze in 'the cloud' plaatsen, toch op één 'centrale' plek kunnen taggen.
Voor selectie denkt hij aan het gebruiken van een soort User Voice-systeem waarbij gebruikers bijvoorbeeld kunnen aangeven of informatie voor hun interessant of relevant was en of deze (daarom) nog 12 maanden bewaard moet blijven.
Hoewel ik de logica achter deze voorstellen snap, voorzie ik één probleem en dat is schaalgrootte, of eigenlijk het gebrek daar aan.
Tags en systemen als User Voice werken optimaal als heel veel mensen actief mee doen. Pas dan worden de 'extremen' afgezwakt door de grote massa. Als vijfentachtig mensen zeggen dat iets een brommer is, tien zeggen fiets en vijf snorfiets, dan zal het wel een brommer zijn. Maar, als slechts vijf mensen een tag toevoegen en twee zeggen fiets, twee zeggen snorfiets en één zegt fiets, dan kun je op basis daarvan niet goed vaststellen welke van de drie het is. (Ik schreef hier al eerder over)
Maar in welke organisatie wordt één specifieke stukje informatie door meer dan vijf tot tien mensen 'behandeld' en dus getagd of gewaardeerd? Hoe effectief is een dergelijke oplossing dan?

Een ander punt waar ik toch moeite mee heb, is het loslaten van het onderscheid tussen 'record' en 'information'. Preciezer geformuleerd: het loslaten van de relatie tussen werkproces en archiefstuk en archiefstukken onderling. Bailey lijkt in het hele boek de relatie tussen archiefstuk en werkproces negeren. Hij gaat er niet van uit dat vanuit een werkproces bepaald wordt of informatie aan dat procesgebonden is of niet (en dus wel of geen archiefstuk is). In de plaats daarvan kiest hij voor het uitgangspunt dat alle vastgelegde informatie de potentie heeft om van belang te zijn en dus ook als zodanig behandeld moet worden. Voorlopig zie ik hiervan nog niet de voordelen in, maar misschien ben ik op dit punt te ouderwets en moet ik mijn Archiefschool-bril op dit punt bijstellen.

Overigens schreef James Lappin afgelopen week ook min of meer over dit onderscheid tussen "alle informatie" en een "dossier":

"[Organisarions] are not able to maintain good files across all areas of work. The concept of a file/records folder feels like an old-fashioned concept, a legacy from the hard-copy world of decades gone by. And yet organisations still need some means of relating together the records (however defined!) of a piece of work and managing them over time.
If the file/records folder was invented today, from scratch, with no history or legacy, what features would it have?"

Maken deze kritiekpunten op Managing the crowd het tot een slecht boek?
Nee, in tegendeel, Bailey maakt zelf van meet af aan duidelijk dat hij niet 'de' oplossingen heeft, maar dat hij vooral wil aanzetten tot nadenken:

"You may disagree with some of the solutions proposed in this book - perhaps even all of them - but if at the end of it you have been stirred into thinking of just one other approach that might be worth consideration it will have served its purpose."(p.XIX)

En om die reden alleen al, zouden alle archivarissen, recordsmanagers, DIV-ers of hoe ze zich allemaal noemen, dit boek moeten lezen. Want:

Deze blog werd mede mogelijk gemaakt door @janaca en @elchido