Ik zal onze situatie kort toelichten. We zijn al een behoorlijke tijd bezig met de implementatie van 'n DMS. Daarbij is een opzet met een ordeningsplan op basis waarvan bewaartermijnen worden toegekend. In de praktijk blijken maar weinig medewerkers (eindgebruikers) een (goede) koppeling te leggen tussen document en ordening. De workload voor de div organisatie is daardoor buitenproportioneel. Uiteraard leidt dit tot vragen over waar je zulke taken het beste belegd en is er ook de vraag of alles uberhaupt gekopeld moet worden. Ikzelf (al ben ik van oorsprong geen div specialist) vraag me op mijn beurt af of bv tagging (geautomatiseerd en vanuit gebruikers) niet een kans biedt het eea op andere leest te schoeien. Digitalisering biedt immers kansen de dingen ook anders te gaan doen.In lijn met wat ik hier schreef heb ik het volgende geantwoord:
Ik ben benieuwd hoe jij hier vanuit je expertise tegenaankijkt en je voorbeelden van (overheids)organisaties kent die het anders hebben opgepakt en georganiseerd.
"Er spelen een paar dingen die waarschijnlijk de problemen veroorzaken (en die vrees ik niet zo simpel op te lossen zijn).
Steve Bailey schrijft in Managing the crowd over de bruikbaarheid van de wisdom of the crowd (tags, Uservoice) bij het beschrijven en selecteren van documenten, maar hij ziet volgens mij een belangrijk punt over het hoofd. Tags en Uservoice-achtige dingen werken volgens mij pas goed, als heel veel mensen er aan meewerken. Dan krijg je pas dat de extremen worden weggefilterd. En bij overheidsdocumenten en dossiers bestaat die massa volgens mij niet. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat veel meer dan tien of twintig ambtenaren aan of met één dossier, laat staan één document werken.
Daar komt bij, dat ik denk dat tags alleen jullie probleem sowieso niet zal oplossen.
Documentbeschrijvingen (inclusief 'dossiervorming' in een ordeningsstructuur) zijn niet alleen bedoeld om individuele documenten terug te vinden. Een heel belangrijke functie is ook het vastleggen van de samenhang tussen documenten, zaken, organisatietaken en functionarissen. Het zijn dat soort relaties die archiefstukken (in tegenstelling tot boeken) bruikbaar en interpreteerbaar maken: wie heeft dit document waarom vastgelegd?
Een andere functie is (wat jij ook al schrijft) het mogelijk maken van tijdige vernietiging (en overbrenging). Vernietiging en overbrenging vinden (als het goed is) altijd plaats op dossier-niveau. De ellende is vaak echter dat het moeilijk is om specifieke dossiers te relateren aan de abstracte omschrijvingen uit de selectielijsten. Ik ben bang dat dit niet vereenvoudigd zal worden door tags te gebruiken om documenten of dossiers te omschrijven.
Een derde punt is dat de toegankelijkheid / vertrouwelijkheid van documenten vaak ook geregeld wordt per dossier / zaak / project en niet per 'trefwoord'.
Het lijkt me dat je deze drie aspecten niet of nauwelijks geregeld krijgt met 'simpele' tags. Het zal de workload voor DIV in ieder geval niet verlagen. De enig mogelijke oplossing lijkt me toch de ordeningsstructuur waar mensen hun documenten/dossiers in op moeten slaan zodanig vorm te geven dat deze aansluit bij gedachten- en werkwereld van de ambtenaren en (aan de achterkant) gerelateerd kan worden aan vertrouwelijkheden, bewaartermijnen etc. Hierbij zou je zeker zo veel mogelijk gebruik moeten maken van automatische classificatie etc (bijvoorbeeld, als een brief een reactie is op een andere brief, kunnen ze automatisch al in dezelfde 'map' gezet worden).
Desalniettemin kan ik me wel voorstellen dat tags aanvullend gebruik zouden kunnen worden om de toegankelijkheid / vindbaarheid van documenten (inclusief enige serendipiteit) te vergroten.
Groeten, Ingmar"
Wat denken jullie? Zie ik iets over het hoofd, kan taggen een vervanging zijn voor het ouderwetse beschrijven en ordenen?
Foto van Pulguita
Volgens mij kan het er inderdaad een vervanging voor zijn en sterker nog, in een digitale omgeving is ordenen ook taggen. De documenten (of images, of data, of hoe je ze ook wilt noemen) staan op de server op nummertje achter elkaar, de metadata zijn de tags om de terugvindbaarheid, representatie en context van die documenten te realiseren. Wat mij betreft heeft die iemand het dus over dezelfde handeling, maar dan verricht op een andere manier. Maar het klopt ook dat je het beheer van documenten niet alleen regelt met trefwoorden (wat hier bedoeld wordt met 'tags'). Ik kan wel het hele documentair structuurplanverhaal hier gaan afsteken, maar dat kennen jij en je lezers wel en dan riekt het snel naar een verkoopverhaal.
BeantwoordenVerwijderenDit lijkt me ook wel een mooie vraag voor Zaalberg trouwens.
Volgens mij kan het er inderdaad een vervanging voor zijn en sterker nog, in een digitale omgeving is ordenen ook taggen. De documenten (of images, of data, of hoe je ze ook wilt noemen) staan op de server op nummertje achter elkaar, de metadata zijn de tags om de terugvindbaarheid, representatie en context van die documenten te realiseren. Wat mij betreft heeft die iemand het dus over dezelfde handeling, maar dan verricht op een andere manier. Maar het klopt ook dat je het beheer van documenten niet alleen regelt met trefwoorden (wat hier bedoeld wordt met 'tags'). Ik kan wel het hele documentair structuurplanverhaal hier gaan afsteken, maar dat kennen jij en je lezers wel en dan riekt het snel naar een verkoopverhaal.
BeantwoordenVerwijderenDit lijkt me ook wel een mooie vraag voor Zaalberg trouwens.
@Joost: Ik zal de vraag niet aan Zaalberg stellen ;-) Maar je kunt er natuurlijk ook een "gelezen" van maken in Sited...
BeantwoordenVerwijderenHelemaal met je eens Ingmar. En niet met jou, Joost ;)
BeantwoordenVerwijderenOrdenen is helemaal niet hetzelfde is als taggen. Sterker, ik denk dat het in de context van een (overheids)archief bijna tegengestelden zijn!
Ik zie het “oldskool”ordenen als een activiteit waarin informatie wordt geplaatst in een van te voren bepaald classificatieschema, zoals bijvoorbeeld een DSP. Of je dit nu doet door ze logisch in zuurvrije mapjes te plaatsen, of door ze te metadateren, maakt intellectueel gezien niet zoveel uit. Grote verschillen tussen papier en digitaal zijn er uiteraard: een digitaal bestand kan zonder te kopiëren in meerdere “mapjes” worden geplaatst, en kan worden gekoppeld aan werkprocessen en automatische beheersregels zoals een bewaartermijn.
Het taggen daarentegen, helemaal web 2.0, is het toekennen van associatieve trefwoorden. Dit is helemaal niet aan schema’s of regels gebonden, en werkt daarom juist zo goed. Maar het maakt niet dat je betrouwbare zoekacties kunt doen. Als je op Flickr.com zoekt naar foto’s met de tag “apple”, krijg je zeker niet alle foto’s van appels die op de site staan. Zo’n ontsluiting is absoluut niet voldoende voor een voor verantwoording dienend overheidsarchief.
Met tags en tag-clouds verzamel je geen metadata, maar persoonlijke associaties. Wat overigens natuurlijk ook heel nuttig en interessant kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ambtenaar die nooit iets terug kan vinden in het voorgeschreven classificatie systeem. Die kan door het toevoegen tags die niet in het systeem passen (“anne frank-boom”) zijn eigen zoeksysteem perfectioneren. Of en hoe je dat dan weer moet of wilt archiveren, is een ander verhaal ;). Enfin, taggen is niet hetzelfde, en naar mijn bescheiden mening ook geen vervanging voor structureel ordenen. Maar wel een interessante toevoeging.
Dank je Anje. Dit soort voorbeelden en omschrijvingen van taggen vs ordenen maken het steeds makkelijker (voor mij in ieder geval) om mensen verschil tussen en het belang van taggen en ordenen uit te leggen.
BeantwoordenVerwijderenDocumenten en dossiers kun je tegenwoordig eenvoudig en snel laten ordenen en digitaliseren door professionele bedrijven. Het digitaliseren gebeurt vrij snel en het kan veilig en vertrouwd online bewaard worden zodat er niets meer verloren gaat en er orde komt. Een voorbeeld hiervan is; www.eurofiles.eu.
BeantwoordenVerwijderen