Ik zal onze situatie kort toelichten. We zijn al een behoorlijke tijd bezig met de implementatie van 'n DMS. Daarbij is een opzet met een ordeningsplan op basis waarvan bewaartermijnen worden toegekend. In de praktijk blijken maar weinig medewerkers (eindgebruikers) een (goede) koppeling te leggen tussen document en ordening. De workload voor de div organisatie is daardoor buitenproportioneel. Uiteraard leidt dit tot vragen over waar je zulke taken het beste belegd en is er ook de vraag of alles uberhaupt gekopeld moet worden. Ikzelf (al ben ik van oorsprong geen div specialist) vraag me op mijn beurt af of bv tagging (geautomatiseerd en vanuit gebruikers) niet een kans biedt het eea op andere leest te schoeien. Digitalisering biedt immers kansen de dingen ook anders te gaan doen.In lijn met wat ik hier schreef heb ik het volgende geantwoord:
Ik ben benieuwd hoe jij hier vanuit je expertise tegenaankijkt en je voorbeelden van (overheids)organisaties kent die het anders hebben opgepakt en georganiseerd.
"Er spelen een paar dingen die waarschijnlijk de problemen veroorzaken (en die vrees ik niet zo simpel op te lossen zijn).
Steve Bailey schrijft in Managing the crowd over de bruikbaarheid van de wisdom of the crowd (tags, Uservoice) bij het beschrijven en selecteren van documenten, maar hij ziet volgens mij een belangrijk punt over het hoofd. Tags en Uservoice-achtige dingen werken volgens mij pas goed, als heel veel mensen er aan meewerken. Dan krijg je pas dat de extremen worden weggefilterd. En bij overheidsdocumenten en dossiers bestaat die massa volgens mij niet. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat veel meer dan tien of twintig ambtenaren aan of met één dossier, laat staan één document werken.
Daar komt bij, dat ik denk dat tags alleen jullie probleem sowieso niet zal oplossen.
Documentbeschrijvingen (inclusief 'dossiervorming' in een ordeningsstructuur) zijn niet alleen bedoeld om individuele documenten terug te vinden. Een heel belangrijke functie is ook het vastleggen van de samenhang tussen documenten, zaken, organisatietaken en functionarissen. Het zijn dat soort relaties die archiefstukken (in tegenstelling tot boeken) bruikbaar en interpreteerbaar maken: wie heeft dit document waarom vastgelegd?
Een andere functie is (wat jij ook al schrijft) het mogelijk maken van tijdige vernietiging (en overbrenging). Vernietiging en overbrenging vinden (als het goed is) altijd plaats op dossier-niveau. De ellende is vaak echter dat het moeilijk is om specifieke dossiers te relateren aan de abstracte omschrijvingen uit de selectielijsten. Ik ben bang dat dit niet vereenvoudigd zal worden door tags te gebruiken om documenten of dossiers te omschrijven.
Een derde punt is dat de toegankelijkheid / vertrouwelijkheid van documenten vaak ook geregeld wordt per dossier / zaak / project en niet per 'trefwoord'.
Het lijkt me dat je deze drie aspecten niet of nauwelijks geregeld krijgt met 'simpele' tags. Het zal de workload voor DIV in ieder geval niet verlagen. De enig mogelijke oplossing lijkt me toch de ordeningsstructuur waar mensen hun documenten/dossiers in op moeten slaan zodanig vorm te geven dat deze aansluit bij gedachten- en werkwereld van de ambtenaren en (aan de achterkant) gerelateerd kan worden aan vertrouwelijkheden, bewaartermijnen etc. Hierbij zou je zeker zo veel mogelijk gebruik moeten maken van automatische classificatie etc (bijvoorbeeld, als een brief een reactie is op een andere brief, kunnen ze automatisch al in dezelfde 'map' gezet worden).
Desalniettemin kan ik me wel voorstellen dat tags aanvullend gebruik zouden kunnen worden om de toegankelijkheid / vindbaarheid van documenten (inclusief enige serendipiteit) te vergroten.
Groeten, Ingmar"
Wat denken jullie? Zie ik iets over het hoofd, kan taggen een vervanging zijn voor het ouderwetse beschrijven en ordenen?
Foto van Pulguita