Techcrunch schreef vorige week:
Today, Google is debuting a new archiving, records management and e-discovery solution for Google Apps for businesses called Vault.
Het eerste wat ik dacht was: "Daar gaan we dan..." en ik moest denken aan de lezing van Steve Bailey van ongeveer anderhalf jaar geleden:
In whose hands does the future of digital archiving lie?
Gisteren en vandaag heb ik een beetje rond gekeken op de
Vault-pagina's van Google, maar ik geloof dat TechCrunch niet precies weet wat records management inhoudt. Google Vault heeft wel elementen die ook bij records management (en archivering) horen, maar cruciale elementen ontbreken.
Blijkbaar kun je in
Vault bewaartermijnen gebaseerd op inhoud, labels en metadata toekennen aan e-mailberichten en "on-the-record chatsessions". Maar dit lijkt erg
rudimentair, want beperkt tot een zoekterm, datum, afzender en ontvanger.
Vault lijkt vooral bedoeld om er voor te zorgen dat kleine ondernemingen beter aan de de steeds vaker voorkomende
e-discovery kunnen voldoen. Zo is de
"legal hold" ook ingebouwd, waardoor je alle e-mail van of naar een of meer users opzij zetten en van vernietiging uitzonderen.
Je kunt in Vault de berichten organiseren in
Dingen (Google noemt dit
Matters, hoewel je dat met allerlei woorden kunt vertalen - zaken, aangelegenheden, affaires - kies ik nu even voor
Dingen).
In Google Apps Vault, a matter is a container for all of the data related to a specific topic, such as a litigation case or investigation. A matter includes:
- Any saved search queries
- A list of accounts with data on litigation hold
- A list of the accounts that can access the matter
- Any export sets for the matter
- An audit trail for the matter
En je kunt die
Dingen exporteren uit de Apps-omgeving in het
MBOX-formaat.
Zoeken en vinden lijken - uiteraard - vooral gebaseerd op full-text search en over de beperkingen daarvan schreef ik
afgelopen dinsdag al.
Maar als je dit legt naast de eisen uit bijvoorbeeld
MoReq2010,
NEN 2082 of de ICA Requirements (nu nog
in concept, definitieve versie wordt
deze zomer gepresenteerd), dan ontbreken er nog heel wat functionaliteiten. Daarmee is
Vault dus nog geen bedreiging voor de "dedicated" EDRMS-producenten.
Maar...
Op het moment dat
Google Vault uitgebreid wordt over de hele
Google Apps-for-businesssuite (dus inclusief Calendar, Docs, Sites etc) en er wat intelligentere ordeningsmogelijkheden aan toegevoegd worden, komen ze een heel eind. Vooral omdat dan heel veel types documentaire neerslag in één omgeving "gevangen" kunnen worden en er geen sprake meer is van aparte 'archiefsilo's.'
Gerelateerd
Waarom full-text-search niet zaligmakend is
De toekomst van het archief ligt bij Google?
Met dank aan Chris Bellekom voor de attendering:
