Today, Google is debuting a new archiving, records management and e-discovery solution for Google Apps for businesses called Vault.Het eerste wat ik dacht was: "Daar gaan we dan..." en ik moest denken aan de lezing van Steve Bailey van ongeveer anderhalf jaar geleden: In whose hands does the future of digital archiving lie?
Blijkbaar kun je in Vault bewaartermijnen gebaseerd op inhoud, labels en metadata toekennen aan e-mailberichten en "on-the-record chatsessions". Maar dit lijkt erg rudimentair, want beperkt tot een zoekterm, datum, afzender en ontvanger.
Vault lijkt vooral bedoeld om er voor te zorgen dat kleine ondernemingen beter aan de de steeds vaker voorkomende e-discovery kunnen voldoen. Zo is de "legal hold" ook ingebouwd, waardoor je alle e-mail van of naar een of meer users opzij zetten en van vernietiging uitzonderen.
Je kunt in Vault de berichten organiseren in Dingen (Google noemt dit Matters, hoewel je dat met allerlei woorden kunt vertalen - zaken, aangelegenheden, affaires - kies ik nu even voor Dingen).
In Google Apps Vault, a matter is a container for all of the data related to a specific topic, such as a litigation case or investigation. A matter includes:En je kunt die Dingen exporteren uit de Apps-omgeving in het MBOX-formaat.
- Any saved search queries
- A list of accounts with data on litigation hold
- A list of the accounts that can access the matter
- Any export sets for the matter
- An audit trail for the matter
Zoeken en vinden lijken - uiteraard - vooral gebaseerd op full-text search en over de beperkingen daarvan schreef ik afgelopen dinsdag al.
Maar als je dit legt naast de eisen uit bijvoorbeeld MoReq2010, NEN 2082 of de ICA Requirements (nu nog in concept, definitieve versie wordt deze zomer gepresenteerd), dan ontbreken er nog heel wat functionaliteiten. Daarmee is Vault dus nog geen bedreiging voor de "dedicated" EDRMS-producenten.
Maar...
Op het moment dat Google Vault uitgebreid wordt over de hele Google Apps-for-businesssuite (dus inclusief Calendar, Docs, Sites etc) en er wat intelligentere ordeningsmogelijkheden aan toegevoegd worden, komen ze een heel eind. Vooral omdat dan heel veel types documentaire neerslag in één omgeving "gevangen" kunnen worden en er geen sprake meer is van aparte 'archiefsilo's.'
Gerelateerd
Waarom full-text-search niet zaligmakend is
De toekomst van het archief ligt bij Google?
Met dank aan Chris Bellekom voor de attendering:
Archiveren zonder grenzen. Google richt zich na 'toegankelijk' ook op 'goed' en 'geordend': techcrunch.com/2012/03/28/goo…
— Chris Bellekom (@chrisbellekom) april 5, 2012
Hallo Ingmar, begrijp ik nu goed dat je denkt dat ICA -Req nog een concept is? Dat klopt dan niet, want ze zijn al sinds 2008 definitief en al als ISO standaard gepubliceerd (ISO 16175).
BeantwoordenVerwijderenHans
Ik zie het Hans, ICA-Req is vastgesteld (maar daar niet zo maar downloadbaar). Tijdens het congres in Brisbane worden "slechts" de "ICA-Req: Principles and functional requirements for records in electronic office environments: guidelines and training material gepresenteerd.
BeantwoordenVerwijderenDank voor de correctie.
De boekjes waarin je met zwaard en dobbelsteen je eigen verhaal creeert zijn (o.a.) van de hand van Ian Livingstone, de "fighting fantasy" serie.
BeantwoordenVerwijderenDeze zogenaamde "single player adventure books" waren behoorlijk populair, 14 miljoen exemplaren verkocht. Ik heb geloof nog een paar nederlandse exemplaren ergens liggen in een verstofde doos uit mijn jeugd ;-) Ik geloof "Roversnest" en "Piraten van zanzibar" o.i.d.