Heel interessante lezing van Steve Bailey over de financiële opbrengsten van records management.
Wij stellen altijd dat adequaat archiefbeheer meer is dan alleen een "wettelijke" plicht, maar kunnen dat eigenlijk nauwelijks onderbouwen. Bailey stelt dat er in de literatuur enkel "nebulous" uitspraken zijn over de echte opbrengsten van records management. Om hier iets aan te doen hebben ze bij JISC een "impact-calculator" ontwikkeld. Hierin kun je zelf kiezen welke aspecten (tijd, kosten, opslagruimte, CO2-uitstoot) je wil vergelijken bij de implementatie van een "records management project".
The Impact Calculator can be used to demonstrate the impact of records and information management by quantifying the tangible benefits or efficiency gains that can be derived from it.Lijkt me heel interessant om eens bij enkele Nederlandse overheidsorganisaties uit te proberen.
- identifying and recording the efficiency savings and costs of a process redesign
- determine if and when a return on investment (ROI) is made
- identify and measure as many benefits as you wish
- quantifying efficiency savings in monetary and non-monetary terms
Zijn er vrijwilligers?
Overigens, de titel van de presentatie luidt: Don't waste your money appraising records - The surprising implications for records management of measuring our impact, want bij verschillende pilots bleek dat selectie en waardering van achterstanden nooit geld oplevert, alleen maar geld kost!
Gerelateerd
Wat is de relatie tussen een hamer en een rma?
Waarom zou ik een rma gebruiken?
Managing the crowd - Steve Bailey #archief20
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Interessant.
BeantwoordenVerwijderenIk had het idee dat hij het niet zozeer over selectie en waardering had, maar over het uitoefenen van de RM-taak als geheel. Appraisal is hier, geloof ik, de brede benadering van waardering.
Aardig was ook de laatste conclusie mbt het eerste rekenvoorbeeld dat ondanks dat er duurder personeel aangenomen werd om dezelfde taak uit te voeren, er toch 'winst' werd gemaakt. Je zou ook kunnen zeggen dat door beter personeel de taak beter werd uitgevoerd en dat dat een kritische (kritieke?) succesfactor is.
Ik vind "appraisal" ook altijd een lastig begrip. Wat ik me zo voorstel (en dat beschrijft hij ook min of meer) is dat er een kamer is met papieren zooi en dat dat "opgeruimd" moet worden. Blijkbaar is het goedkoper om die ruimte maar gewoon dicht te laten en te negeren...
BeantwoordenVerwijderenJa, die over die duurdere mensen lijkt inderdaad een echte "win-win-situatie"