Eind 2010 schreef ik over Steve Bailey die een DMS/RMA met een hamer voor een stucadoor vergeleek. Deze week beschrijft hij beknopt het beperkte literatuuronderzoek dat hij gedaan heeft naar de manier waarop eindgebruikers "verleid" worden om een DMS/RMA te gebruiken. De uitkomsten liggen een beetje voor de hand: betrek de eindgebruiker bij de aanschaf en de inrichting, zorg voor goede opleiding en nazorg... Je kent het wel. Maar, zegt Bailey, hoewel je het hier moelijk oneens mee kunt zijn, lijken deze oplossing niet het hoofdprobleem aan te pakken:
It’s a little like we are saying ‘when forcing a pedestrian to learn to drive a car its important to include them in the decision making process from the beginning; invite them to help choose what make and model; let them decide the colour; be sure to offer them plenty of training first and then be prepared to sit with them during their first few trips’. Great. But what if they didn’t actually want to drive a car in the first place? What if walking or taking the bus really suits their lifestyle? In short rather than simply asking them what colour car they would like, why not ask them how we could best improve their journey to work, however they decide to make it?De oorzaak hiervoor ligt volgens Bailey in het beperkte belang dat gewone medewerkers hebben bij een goed organisatie-archief. Maar, zegt hij, het is toch volstrekt logisch dat medewerkers in eerste instantie hun werk zo goed/snel/plezier/gemakkelijk mogelijk willen doen en pas daarna naar het grotere belang kijken? "You’d have to be a pretty strange beast to volunteer to make your own work less efficient and less enjoyable just so someone else can benefit."
Uiteindelijk moet de vraag niet zijn: "Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij met dit systeem kunt werken?" maar "Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij je werk beter kan doen?"
Hoewel ik het eigenlijk wel eens ben met Bailey - archief is een bijproduct en moet dus ook als bijproduct behandeld worden - vraag ik me wel af hoe je dan uiteindelijk bij die individuele medewerkers toch dat grotere, collectieve belang erin gefietst krijgt?
Iets anders wat me altijd opvalt als het gaat om de gebruiksvriendelijkheid van een DMS/RMA is het gemak waarmee andere volstrekt onbegrijpelijke systemen binnen een hele organisatie worden "uitgerold." Hier bij de provincie denk ik dan vooral aan SAP, dat ik moet gebruiken als ik een doos pennen wil bestellen, uren wil registreren, een jaarplanning wil maken en sollicitanten moet beoordelen. Blijkbaar accepteren we onhandelbaarheid sneller bij dit soort systemen, dan bij een DMS/RMA. Misschien omdat er geen alternatief is?
Gerelateerd
Hoe werken ambtenaren eigenlijk?
Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?