Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.
Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman
View more presentations from KVANdagen
Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:
- Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
- Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.
Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak
Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes
Ik ben het eens met de stelling dat gemeenten de huidige selectielijst goed kunnen toepassen, maar daar ligt het probleem ook niet. De hoeveelheid als B geselecteerde stukken is het probleem, want op termijn is het gewoonweg teveel niet echt relevant als representatie van de samenleving.
BeantwoordenVerwijderenNaast het inschakelen van slimme manieren om ook buiten de overheid draagvlak te vinden voor het bewaren van materiaal (tweede argument), zal ook een heroverweging moeten plaatsvinden van datgene waar de overheid in wil investeren.
Ik zie ook zo nog niet hoe de door Charles geschetste methode daar echt bij zal werken, maar zeker is dat de huidige methodiek niet werkt: aanpassen duurt veel te lang en de lijst sluit niet aan bij de nieuwe zaaksgewijze werkindeling.
Dank je voor je reactie Dick (Guest), maar als het zo is dat we teveel als B waarderen, dan moeten we daar toch iets aan doen? En omdat dit onder het eerste punt hierboven valt, is dat inderdaad lastig. Dit lossen we niet op door een nieuwe overlegstructuur.
BeantwoordenVerwijderenOver de vraag of de huidige systematiek aansluit bij "zaaksgewijs werken" vallen nog heel wat bomen op te zetten, maar dat is iets voor later.