Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Vooruit nog eentje over KVAN11 dan...
Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.

Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman

View more presentations from KVANdagen

Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:

1. Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
2. Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.

Het eerste goed doen, is heel lastig, want er moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden en je loopt bijna altijd achter de feiten (nieuwe wetgeving, sociale ontwikkelingen) aan. Maar, als het eerste goed gedaan is, hoeft het tweede niet meer zo heel lastig te zijn. En volgens mij geldt dit ook in grote lijnen voor digitale archieven.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.

Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes

Rottende bitjes in de gemeenteraadsverslagen? #kvan11

dotgrid loves bitrot

Ik was eerst van plan om het onderstaande alleen te e-mailen naar Gijsbert, maar aangezien het onderwerp ondertussen ook al in het Friesch Dagblad en op de radio is geweest, toch maar meteen "publiek."

Tijdens de KVAN-dagen gaven Gijsbert Kruithof en Gijs Hillenius een presentatie (pdf) over bitrot in gemeentelijke digitale archieven.
Overeenkomstig een Zweeds onderzoek van een paar jaar geleden hebben Gijs en Gijsbert aan een tiental gemeenten gevraagd of ze een digitaal exemplaar van verschillende verslagen van raadsvergaderingen konden krijgen. De reacties waren divers: Word-bestanden, gescande bestanden, MP3-bestanden en nog zo wat. Op basis van de respons concluderen ze dat het bar en boos gesteld is met de digitale archivering (van raadsverslagen) bij de gemeenten. Tijdens de presentatie heb ik hier al kritisch over getwitterd en ik heb de afgelopen dagen nog wat nagedacht over mijn bezwaren.
Die liggen niet in de omvang van de steekproef, of in de conclusie dat het bij de gemeenten een puinhoop is met de digitale archivering. Ik heb vooral moeite met de manier waarop de heren tot die conclusie zijn gekomen. Misschien dat een analogie dit een beetje helder maakt.
Stel ze hadden de gemeenten gevraagd om een papieren exemplaar van een raadsverslag uit 1999 en uit 2011. En stel ze hadden dan op basis van het stapeltje kopieën dat ze hadden gekregen, geconcludeerd dat de archivering bij de gemeenten een puinhoop is, omdat:

1. De kopieën niet gemaakt zijn op papier dat voldoet aan NEN 2728.
2. Uit de kopieën niet op te maken is of dit wel goede, volledige en betrouwbare kopieën zijn.
3. De losse velletjes niet aan elkaar gehecht zijn, waardoor de losse pagina's allemaal door elkaar vielen, toen een van hun tweeën de stapel per ongeluk op de grond liet vallen.

Iedereen zal het wel met me eens zijn dat deze argumenten niet ondersteunen dat de analoge archivering bij de gemeenten beroerd is. Maar in deze presentatie gebeurde ongeveer hetzelfde.
Tijdens de presentatie stellen Gijs en Gijsbert onder andere dat ze bestanden in Word-formaat ontvangen, terwijl dat geen open, gedocumenteerde standaard is. Hierbij verwezen ze naar de Archiefregeling, die dit zou eisen. Maar artikel 26 van de Archiefregeling eist alleen dat digitale archiefbescheiden "bij overbrenging" zijn opgemaakt in een open, gedocumenteerde standaard. En in dit geval vroegen ze niet niet om overgebrachte digitale archiefbescheiden, dus mogen de gemeenten deze documenten best in Word-formaat bewaren. (Dat dit niet slim is vanuit het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid, is helemaal waar. Maar zo staat het in de archiefregelgeving.)
De namen van de ontvangen bestanden zijn nu en dan nog al cryptisch en onbegrijpelijk, waardoor het onduidelijk is wie wat gestuurd heeft. De essentiele metadata ontbreken. Ik verwijs hier naar mijn analoge analogie. Als ik die stapel papieren verslagen zie liggen, zie ik ook niet zo snel waar het ene document stopt en het andere begint. Is dat een probleem van de gemeente die die documenten gestuurd heeft, of is dat het probleem van de ontvanger, die zelf moet zorgen dat hij zijn weg terugvindt in zijn eigen documenten?
Hun opmerking over de status van de ontvangen documenten is misschien terecht. Het is inderdaad vreemd als je om een vastgesteld verslag vraagt en een concept krijgt. Maar, als de gemeente dit stuurt als vastgesteld verslag, dan zal het dat wel zijn (zou ik denken...)

Daarnaast werd ik ook door de titel van de presentatie op het verkeerde been gezet: "Bitrot van digitale archieven, een praktijkverhaal." Volgens mij is de algemeen aanvaarde omschrijving van bitrot, dat een bestand door autonoom verval zodanig gecorrumpeerd is, dat het niet meer te openen is. Daar was in deze presentatie helemaal geen sprake van. Het ging enkel en alleen over ontbrekende of slechte metadata bij raadpleeg-exemplaren van digitale archiefstukken.

Dit laat allemaal onverlet dat de aard van het onderzoek interessant en zeer relevant is (en waarschijnlijk op dezelfde conclusies uitkomt als je het iets preciezer uitvoert en formuleert). Ik hoop dus maar dat het onderzoek binnenkort uitgebreider en wat beter doordacht herhaald wordt, zodat met goed recht vastgesteld kan worden dat het slecht gesteld is met de digitale archivering van raadsverslagen. En vanuit Noord-Brabant en Limburg willen we hier wel aan meewerken hoor...

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11
Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11
Ze zitten er weer op, de KVAN-dagen 2011 #kvan11

Plaatje: dotgrid loves bitrot van ~zita

Ze zitten er weer op, de KVAN-dagen 2011 #kvan11

Van links naar rechts: Robèrt, Marc en Aike

Vorig jaar waren we in Kerkrade, dit jaar in Leeuwarden. Dat betekende dat ik dit jaar vijf uur in plaats van 30 minuten reizen van huis was. Maar het was de tien uur treinen wel waard. Ondanks enkele mindere sessies, heb ik me erg geamuseerd, een paar nieuwe dingen gehoord en vooral heel veel interessante gesprekken gevoerd.
Van de sessies die ik gezien heb, vond ik die van Margriet van Gorsel en Bart Ballaux (ppt) van het Gemeentearchief Rotterdam het interessants. Vooral deze dia, waarin het 9-vlaksmodel wordt gebruikt om vast te stellen of je een onderwerp bespreekt met de juiste gesprekspartner.

Daarnaast zijn er twee sessies waarvan ik het heel jammer vind dat ik ze gemist heb. Maandag was dat Beren op de weg... van Karin van der Heide en Ivo Zandhuis, over een open architectuur voor de archiefsector. Gisteren had ik graag naar het verhaal (ppt, 14 MB) van Sander Ujzanovitch en Anje van der Lek over het Amsterdamse e-depot en de bouwvergunningen geluisterd (en gekeken).

Tenslotte was gisteren dan ook het moment waarop Marc, Robèrt en ik met de billen bloot moesten. De voorgaande dagen hadden wij ons erg geamuseerd met de voorbereidingen, nu zou blijken of we ook konden presteren. Met dank aan Luud de Brouwer en zijn Flip kunnen jullie dat hieronder zelf beoordelen.



De KVAN-dagen krijgen nog één staartje. In de "goodie-bag" zat niet alleen een kilo aan papieren folders van allerlei leveranciers en dienstverleners, maar ook een KVAN11-paraplu. Op Archief 2.0 is de fotowedstrijd KVAN-pluus in het veld gestart.

Organisatie bedankt, op naar de KVAN-dagen 2012 in....

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11
Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11

Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11

Vanmiddag om 13.30 zijn Marc, Robèrt en ik dan eindelijk aan de beurt. Blijkbaar heet onze presentatie Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal. We moeten een en ander zo meteen nog wat gedetailleerder uitwerken, maar hier zijn al wat highlights:

Dit is trouwens wat ik tot nu toe bedacht heb, maar misschien wordt 't nog wel iets heel anders:

Kwaliteitscontrole en steekproeven

View more presentations from Ingmar Koch

Gerelateerd
Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11

Plaatjes: 
Red button van BlueTsunami
Tuinkabouter van Roel

Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11

Vandaag en morgen zijn de KVAN-dagen in Leeuwarden en het "congres-diner" vindt plaats in De koperen tuin. Aanleiding dus om weer eens een Vestdijk te lezen: De koperen tuin, uit 1950.
De titel verwijst naar de sociëteit in het Friese provinciestadje W..., waar de 5 of 6-jarige Nol Rieske wordt betoverd door de muziek uit de kiosk en Trix, die iets ouder is dan hij en waar hij in de tuin mee danst. (Voor de niet Vestdijkianen, die W... verwijst naar Weulnerdam, het "pseudoniem" van Leeuwarden in de Anton Wachter-romans.)
In de jaren daarna neemt Nol pianoles bij de vader van Trix en koestert hij zijn verliefdheid voor Trix. Uiteindelijk loopt het noch met Trix, noch met haar vader goed af.

De Koperen Tuin werd in 1975 verfilmd door de NCRV. Hierboven zie je de dansscène uit die serie. (Als de embed niet werkt, hier is de url.)
Wat mij altijd zo verbaasd aan de "liefdesromans" van Vestdijk, zoals deze, maar ook bijvoorbeeld Terug tot Ina Damman, is dat ik die verliefdheid nooit snap. Nol wordt na het dansje in de tuin smoorverliefd op Trix. Maar, mij wordt helemaal niet duidelijk waarom. Trix wordt zelfs als een vervelende griet afgeschilderd. Datzelfde geldt ook voor Ina Damman, dat is echt een vervelend wicht. Het hele boek door wil je hem adviseren om het aan te leggen met Ina's vriendin, Marie van de Boogaard. Die is veel leuker. (In De andere school, deel 4 van de Anton Wachterreeks, doet hij dat uiteindelijk ook.)
En in een van de latere Anton Wachterdelen is er opeens een Esther Ornstein, waar hij "peristaltische oefeningen" meedoet, maar die ook ongenaakbaar is. Blijkbaar hield Vestdijk ervan om zijn hoofdfiguren te kwellen met ongenaakbare vrouwen...

(Voor een iets diepzinnigere analyse van De Koperen Tuin verwijs ik naar het artikel van Jeroen Vullings in Vrij Nederland.)

Vanavond rond het diner zal er trouwens een foto gemaakt worden van congresgangers met in hun handen een exemplaar van De Koperen Tuin. Nu eerst tanden poetsen en op weg naar de Fryske Akademie...

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11