Bewaren hoe het was...

De VNG publiceerde vorige week een interessant rapport met een nogal cryptische titel: Bewaren hoe het was, volgens de principes van hoe het wordt (pdf). Het is een systeemanalyse die Mark van Twist van de NSOB heeft opgesteld en die gaat dienen als onderbouwing bij de totstandkoming van de nieuwe gemeentelijke selectielijst. Zie deze blog van Pieter van Koetsveld voor een uitgebreide toelichting op de rol en functie van de systeemanalyse in de nieuwe selectiemethodiek.

In het rapport beschrijft Van Twist het gemeentelijk archiefbeheer vanuit vier bestuurskundige paradigma's: rechtmatig lokaal bestuur, presterend lokaal bestuur, vervlochten lokaal bestuur en participerend lokaal bestuur. Daarbij wil hij antwoord geven op de volgende twee onderzoeksvragen:
1.  Waar bevinden zich de relevante informatieknooppunten voor de gemeente?
2.  Wat voor soort informatie kan als essentieel worden aangemerkt voor bewaring?

Uiteindelijk leidt dit tot onderstaande matrix:
Er vallen allerlei kanttekeningen te plaatsen bij het rapport, zo zijn de passages over de fantastische archiveringsmogelijkheden van Flickr, Twitter en Facebook wel erg overdreven:

Flickr, Instagram, Twitter en alle andere vergelijkbare websites bieden de mogelijkheid om items in een beveiligde maar met de juiste kwalificaties goed toegankelijke Cloud te plaatsen. Vervolgens bieden ze gebruikers de mogelijkheid om hun items te taggen met “hashtags” (#) en “ats” (@), waarmee anderen (en zijzelf) de informatie eenvoudig kunnen vinden. Daarnaast bieden ze een zoeksysteem waarmee items eenvoudig en gebruiksvriendelijk – overigens via complexe en zeer waardevolle zoeklijnen – gevonden worden en overzichtelijk gepresenteerd worden.

Maar hierbij gaat het ook meer om een poging om de "ouderwetse" kijk op de rol van de gemeente en de rol van archivering en archiefbeheer daar bij te "verstoren", dan om een reële toekomstschets.
Een citaat heb ik trouwens heel dik onderstreept:

Digitalisering is van grote invloed bij de uitvoering van de werkprocessen. In toenemende mate zijn agenda's digitaal geworden en wordt er via de e-mail gecorrespondeerd over het al dan niet nemen van besluiten. Om verantwoording te kunnen afleggen over de wijze waarop besluiten zijn genomen, kan het daarom van belang zijn om bij het archiefbeheer rekening te houden met de bewaring van e-mails en digitale agenda's.

Het hele rapport is ook nog samengevat in een prezi, maar die is een beetje saai en ouderwets. Dan kun je beter het hele rapport lezen, want de beschrijving van die vier paradigma's is heel verhelderend.

Gerelateerd
Nieuwe selectieaanpak? #KVAN11
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst
De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)
Over het archiveren van agenda's

De Archiefvisie in de Tweede Kamer

Eigenlijk had de Tweede Kamer donderdag 27 oktober moeten praten over de Archiefvisie, maar - waarschijnlijk door Mauro - is het er toen niet van gekomen. Dit mondeling overleg is toen omgezet in een "schriftelijk overleg".
Afgelopen maandag verscheen de inbreng van de verschillende fracties op Officiële bekendmakingen. Verschillende fracties stellen interessante vragen aan de Staatssecretaris. Een bloemlezing.

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de visie sterk lijkt te leunen op een extern bedrijf. Zij zijn van mening dat dit niet erg is bij specialistische taken, maar zij vragen wel in hoeverre het geïnvesteerde geld ook een duurzame verbetering van de overheid als archiefbeheerder oplevert.
[...]
Tevens stellen zij vast dat de opleiding archivistiek in gevaar komt door de langstudeerdersmaatregel. Hoe garandeert de staatssecretaris dat de archieven ook over 20 jaar goed beheerd worden?
Deze leden merken op dat Digitaal Erfgoed Nederland haar (essentiële) rijkssubsidie verliest. Daarmee vervalt de ondersteuning voor veel (erfgoed-)archieven. Hoe is dat te rijmen met de ambities van de regering op het vlak van goede archivering, zo vragen zij.

De leden van de SP-fractie merken op dat de archiefvisie stelt dat toekomstige ontwikkelingen te ongewis zijn voor een blauwdruk. Maar juist het ongewisse zorgt ervoor dat de noodzaak om tot een goed uitgewerkte visie te komen groot is. De Raad voor Cultuur stelt dat de archiefvisie onvoldoende is uitgewerkt. De leden vragen de staatssecretaris om een reactie op deze kritiek te geven. Zorgvuldigheid is immers geboden, hoe gaat de staatssecretaris deze zorgvuldigheid garanderen, zo vragen deze leden.

Ten aanzien van het bestel vragen de leden van de VVD-fractie hoe de staatssecretaris de versnippering van ruim honderd, vaak kleinere instellingen zal tegengaan, en tegelijkertijd het archiefstelsel gaat hervormen zodat het ook digitale archivering behelst. De leden zijn erg benieuwd hoe de staatssecretaris invulling geeft aan een zorgvuldige uitwerking van beide ontwikkelingen.

Maar de kamerleden hebben ook wat minder geslaagde vragen:

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat de archiefvisie zelf een groot probleem aankaart, namelijk de versnippering en het gebrek aan samenwerking tussen de instellingen en betrokkenen. De leden vragen of er voldoende kennis en overzicht bij de overheid is om dit vlot te trekken. Wie wordt in dezen de projectleider? De leden vragen de staatssecretaris of mogelijk de Koninklijke Bibliotheek hier een rol in kan spelen, aangezien hier al vanzelf overheidsarchieven en maatschappelijke archieven samenvloeien.

De rest van dit "niet-dossierstuk" (kan iemand mij deze term even toelichten?) gaat over de RHC's en de nieuwe selectieaanpak. Vooral ten aanzien van dat laatste worden ook een paar interessante vragen gesteld:

De leden van de CDA-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris over selectie. [...]
De staatssecretaris benoemt voor het strategisch informatieoverleg een onafhankelijk lid dat binnen het afwegingsproces een onafhankelijke stem heeft. De leden vragen de staatssecretaris wat hij daarbij voor ogen heeft. Deze leden stellen namelijk vast dat de check op de selectie komt te vervallen. Zou de benoeming van een lid van de Raad voor Cultuur in het strategisch overleg wellicht deze achterafcontrole kunnen vervangen, zo vragen deze leden.

Voorts merken deze leden [van de SP-fractie] op dat door het selectieproces dichter op het primair werkproces te brengen, er efficiënter wordt gewerkt. Zij vragen echter of dan het gevaar van een te pragmatisch oordeel niet te groot is. Is omkering niet logischer: niet de selectielijst aanpassen aan de archiveringspraktijk, maar de praktijk aanpassen aan wat behouden moet worden? Er wordt gesproken over checks and balances in het selectieproces. De leden vragen hoe die checks and balances eruit gaan zien, welke criteria gaan er komen voor de daadwerkelijke selectie. [...]
Tevens merken deze leden op dat er afspraken worden gemaakt met het driehoeksoverleg/strategisch informatieoverleg voor waardering en selectieaanpak. Dit overleg verschuift de nadruk van deskundigheid naar verantwoordelijkheid. De leden betwijfelen of de verantwoordelijke ambtenaar altijd de juiste persoon is om afwegingen te maken met betrekking tot de informatie. Zou dit niet overgelaten moeten worden aan een deskundige?

En nu is het wachten totdat de minister zijn antwoorden naar de Kamer stuurt...

Gerelateerd
Daar is hij dan, de #archiefvisie
Wat ik echt mis in de #archiefvisie
Nieuwe selectieaanpak #KVAN11
De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)

Plaatje: Storage Visions SD card holder van Laptop Magazine

Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Vooruit nog eentje over KVAN11 dan...
Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.

Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman

View more presentations from KVANdagen

Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:

1. Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
2. Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.

Het eerste goed doen, is heel lastig, want er moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden en je loopt bijna altijd achter de feiten (nieuwe wetgeving, sociale ontwikkelingen) aan. Maar, als het eerste goed gedaan is, hoeft het tweede niet meer zo heel lastig te zijn. En volgens mij geldt dit ook in grote lijnen voor digitale archieven.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.

Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes