Daar is hij dan: de #archiefvisie

Mijn analoge versie van de Archiefvisie. Alle aantekeningen kun je hier vinden.

Gisteren tijdens de miniconferentie van de ACDD over gezamenlijke e-depots was het belangrijkste nieuws dat staatssecretaris Zijlstra en minister Donner de Archiefvisie naar de Tweede Kamer hadden gestuurd.

• De Archiefvisie, waar we in een LinkedIn-groep over hebben kunnen discussiëren (maar aangezien die groep is opgeheven, is daar in het openbaar niets meer over terug te vinden.)
• De Archiefvisie, waar we met zijn allen over en mee hebben kunnen twitteren (al is het Archiefvisie-twitteraccount voor 't laatst gebruikt op 22 oktober 2010 en zelfs gisteren niet meer tot leven gekomen.)
• De Archiefvisie, waar we in Eindhoven en Zwolle met zijn allen over hebben kunnen praten.
• De Archiefvisie, waar de VNG, de Erfgoedinspectie en BRAIN al in een eerder stadium hun standpunten over naar buiten brachten

En nu, ruim een jaar nadat Paul Breevaart de Archiefvisie aankondigde tijdens de KVAN-dagen in Rolduc, is de definitieve tekst er.

Er zijn vijf thema's waarop de bewindslieden "opgaves" constateren: Duurzaamheid, Openbaarheid, Collectievorming overheid en niet-overheid, Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL, Bestel. Over drie daarvan wil ik hier iets zeggen.

Duurzaamheid
Veel aandacht wordt besteed aan de houdbaarheid en overbrenging van digitale archiefbescheiden. Veel snap ik eerlijk gezegd niet helemaal. Neem nu deze passage, die, als ik het goed snap, gaat over het tijdstip van overbrenging van digitaal archief:

Zonder dat hier sprake is van een blauwdruk voor de gehele overheid – maatwerk staat voorop – zou dit op termijn kunnen leiden tot de volgende driedeling:
1) beleidsvormende organen brengen hun informatie op korte termijn over naar een aan het openbaar archiefwezen verbonden e-depot;
2) tijdelijke (project- of thema-)organisaties beheren hun informatie binnen de voorziening van het hiervoor genoemde e-depot; na opheffing van de activiteiten worden de bestanden hier aansluitend duurzaam bewaard;
3) uitvoeringsorganisaties bewaren hun digitale informatie binnen de eigen digitale infrastructuur, zolang zij deze informatie voor hun bedrijfsvoering nodig hebben.

Maar gaat dit nu alleen over de rijksoverheid, of ook over de lokale overheden? En wat zijn "beleidsvormende organen" dan? En die "uitvoeringsorganisaties" moeten die het maar helemaal zelf uitzoeken? Hebben die alleen archieven die binnen vijf jaar vernietigd kunnen worden en helemaal geen archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven? Raadsels...

En hoe lossen we de duurzaamheidsproblemen op volgens de bewindslieden? Uiteraard door het ontwikkelen van overheidsbrede normen en standaarden!
Hoeveel normen, standaarden, kaders, modellen en richtsnoeren zouden er nodig zijn? Het probleem zit niet of nauwelijks in de ontwikkeling van normen en standaarden, die zijn er genoeg. Het probleem zit hem in de beperkte toepassing ervan. En dat wordt deels veroorzaakt door gebrek aan kennis en deskundigheid "op de werkvloer." Daar moet iets aan gebeuren.

Openbaarheid

In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt.

Het zal niet verbazen dat ik een beetje moeite heb met deze zinnen.
Op basis van de WOB is zo goed als alle overheidsinformatie in principe openbaar. Dat dit in de praktijk nu niet het geval is, ligt voor een groot deel niet aan de wet, maar aan de uitvoerders van de wet. (Ja, ik weet dat er ook nog wat andere problemen met de WOB zijn, maar daar gaat het nu even niet om.) Mijn probleem met deze passage is tweeledig:

1. Waarom zou overbrenging de openbaarheid opeens vergroten? In de voetnoot bij bovenstaand citaat staat dat de archiefvormer of zorgdrager bij de overbrenging nog altijd beperkingen aan de openbaarheid kunnen stellen in relatie tot de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat het belang van de Staat of zijn bondgenoten en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
   Dat zijn ongeveer dezelfde criteria als bij de WOB. Het verschil is echter dat bij een WOB-verzoek deze afweging veel specifieker per verzoek en per document gemaakt kan (moet) worden. Bij overbrenging moet echter in één keer voor hele dossiers of zelfs blokken besloten worden of ze openbaar zijn of niet. Deze afweging kan niet pas gemaakt worden als een dossier opgevraagd wordt: openbaar is namelijk openbaar. Het gevolg zou dan best wel eens kunnen zijn dat overgebrachte dossiers nog minder toegankelijk zijn dan ze nu onder de WOB zouden zijn!
2. Wat hier mee samenhangt is het verschil tussen 'recht op informatie' uit de WOB en 'recht op toegang' uit de Archiefwet. Het recht op informatie maakt het mogelijk om samenvattingen of "gekuiste" afschriften beschikbaar te stellen. Het voordeel hiervan is dat in principe meer informatie openbaar gemaakt kan worden, omdat bijvoorbeeld persoonsgegevens eenvoudig "weggelakt" kunnen worden, waardoor de rest van het document wel openbaar gemaakt kan worden. De Archiefwet geeft bij mijn weten geen enkele mogelijkheid om op deze manier "bewerkte" archiefstukken uit overgebrachte archieven te openbaren.

Iets anders is nog, dat de nadruk nu heel erg (eigenlijk alleen maar) ligt op de openbaarheid van te bewaren archiefstukken. Maar de grote bulk aan archieven is te vernietigen en wordt dus nooit overgebracht, terwijl het gros van de WOB-verzoeken  volgens mij betrekking heeft op te vernietigen archiefbescheiden.

Bestel

Tenslotte schrijven Zijlstra en Donner onder het kopje Toezicht en kwaliteitszorg nog iets over de provinciale archiefinspectie:

Voor de huidige provinciale archiefinspecteurs zien wij een nieuwe sleutelrol als kennisverspreiders en adviseurs op landelijk, regionaal en lokaal niveau bij de uitvoering van de innovatieagenda, zonder hierbij overigens de scheiding tussen toezicht en advisering aan te willen tasten. De staatssecretaris van OCW zal hierover met de betrokken partijen nadere afspraken maken.

Interessant, betekent dit dat artikel 28 uit de Archiefwet toch niet geschrapt wordt? Of wordt "provinciaal archiefinspecteur" vervangen door "provinciaal archiefadviseur"?

Fact free politics
Wat mij vooral opvalt in de visie is dat er nogal wat dingen geponeerd worden, die niet onderbouwd worden of gewoon niet waar zijn.
In de paragraaf over Duurzaamheid staat bijvoorbeeld:

De wereld waarin de Archiefwet 1995 tot stand kwam was een wereld, waarin informatie werd vastgelegd op papier en zo werd verspreid en bekend gemaakt. En waarin informatie 20 jaar of zelfs meer kon liggen, voordat het werd geselecteerd om te worden overgebracht naar het openbaar archief.

Maar, dit staat in de memorie van toelichting op die vermaledijde, ouderwetse en strikt op papier gerichte Archiefwet 1995:

Digitale informatiedragers worden dan ook in dit wetsvoorstel op dezelfde wijze behandeld als andere informatiedragers net als bijvoorbeeld perkament en papier
[...]
Wat echter even belangrijk is als de houdbaarheid van de drager (anders dan bij papier als informatiedrager), is de feitelijke beschikbaarheid (opvraagbaarheid) van de informatie, aangezien men voor raadpleging van de op de digitale informatiedrager opgeslagen informatie is aangewezen op de oorspronkelijke software. Derhalve vormt een goede documentatie, waarin gegevensstructuren en software functioneel zijn beschreven, een wezenlijk onderdeel bij de bewaring van machineleeesbare gegevensbestanden. Een ander belangrijk aspect dat verbonden is aan de bewaring van digitale informatie (en waarin de digitale informatiedrager zich onderscheidt van de traditionele informatiedragers) betreft het wijzigen van gegevens in geautomatiseerde registraties. Wijziging van dergelijke gegevens impliceert immers doorgaans dat de oorspronkelijke gegevens verloren gaan. Ingeval naast de gemuteerde gegevens de oorspronkelijke gegevens danwel voorgaande mutaties opgeslagen en opvraagbaar moeten blijven, dient dit bij het systeemontwerp expliciet te worden aangegeven.

Een ander voorbeeld, waar ik gisteren echt een beetje boos om werd, is deze passage over de provinciale archiefinspectie:

Het wetsvoorstel revitalisering generiek toezicht noopt tot een herpositionering van de provinciale inspectiefunctie. Veel archiefinspecteurs zijn nu reeds naast hun reguliere werk als toezichthouder bezig met onderzoek, inventarisatie en advies.

Ik beschouw dit eerlijk gezegd als een schoffering van mij en mijn collega's. Wij zijn met negentien provinciale archiefinspecteurs en volgens mij heeft er geen één de afgelopen zes jaar (zolang werk ik hier nu) een archief geïnventariseerd of "zo maar" archiefonderzoek gedaan. Als het niet zo bombastisch klonk schreef ik: "Kom maar op met al die inventarissen en onderzoeken. Ik eis voorbeelden, namen, rugnummers..."

Financiën
Staan er ook nog goede dingen in de visie? Ja, want er wordt geldt beschikbaar gesteld voor een Innovatieagenda.

Voor de uitvoering van de innovatieagenda stelt de staatssecretaris van OCW met ingang van 2012 voor de komende 5 jaar een programmabudget ter beschikking dat oploopt tot een totaal van € 9 mln. in 2016 met uitzicht op continuering17. Tijdig zal evaluatie en beoordeling plaatsvinden. Zelfredzaamheid van de sector blijft uitgangspunt. De uitdaging is om met de relatief beperkte Rijksmiddelen investeringen uit andere bron los te maken. Het budget is bedoeld voor:
1) onderzoek en ontwikkeling van direct toepasbare kennis op gebied van duurzaamheid en openbaarheid van overheidsinformatie; 2) toegankelijkheid en representativiteit van de Archiefcollectie NL; 3) versterking van het bestel. Het Rijksaandeel in het innovatieprogramma is tevens een uitnodiging aan de sector om op basis van matching hierin deel te nemen.

En dat is toch niet iets wat ik verwacht had in deze barre tijden...

Gerelateerd
Archiefvisie-blogs
Donner, WOB en archieven