De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)

En dan had de Raad voor Cultuur ook nog geadviseerd over de door de staatssecretaris voorgestelde nieuwe selectie-aanpak.
Zo duidelijk en overzichtelijk als het advies over de zorg voor de provinciale archieven is, zo onduidelijk en onoverzichtelijk is dit advies. Dat ligt deels aan de opbouw van het advies, met op pagina 4 een (de?) conslusie, daarna tien pagina's waarin de Raad antwoord geeft op de vier vragen die de staatssecretaris gesteld heeft en allerlei adviezen formuleert, gevolgd door een puntsgewijze samenvatting van anderhalve pagina, "afgevuld" met in de drie bijlagen een verslag van een expertmeeting, de ideeën van de Raad over digitale archivering en een notitie over het schrappen van de wettelijke adviestaak van de Raad. En voor een ander deel ligt de onduidelijk ook weer aan het taalgebruik van de penvoerder. (Die er volgens mij ook niet altijd met zijn hoofd bij was, getuige de verschrijving Raad van Cultuur op pagina 13).
In dit stukje beperk ik me nu tot de puntsgewijze samenvatting, daar lijken me de kernpunten van de ideeën van de Raad in te staan.
 De Raad vraagt zich, naar mijn mening terecht, af hoe vastgesteld kan worden dat deze nieuwe methode beter is zal werken dan de ondertussen blijkbaar vermaledijde PIVOT-methode. Daartoe zal eerst een grondige analyse en evaluatie van de PIVOT-methode uitgevoerd moeten worden. Daarnaast stelt de RvC dat er nog te weinig concrete praktijkervaring met de nieuwe methode is opgedaan, aangezien er pas één pilot is uitgevoerd.
Het derde punt van de Raad is een aspect waar ik ook al een tijdje mee worstel: "Er moet meer aandacht gaan naar het onderscheid tussen het wegwerken van de papieren achterstanden en de omgang met een digitaal archief." Ik heb ook de indruk dat er door het NA gezocht wordt naar één ultieme oplossing voor twee totaal verschillende problemen: Hoe zorgen we dat de papieren achterstanden snel, maar goed weggewerkt worden? vs Hoe gaan we (vanaf nu) digitale archiefstukken selecteren?
Daarna vraagt de Raad zich af of er verschillen zijn tussen de ministeries: waar is de nood het hoogst? Kunnen de achterstanden op alle ministeries met één methode weggewerkt worden. Hierbij valt op dat ook de Raad voorbij gaat aan alle andere rijks-zorgdragers, maar zich concentreert op de ministeries.
Punten vijf en zes: de trenanalyse is volgens de Raad interessant, maar hij stelt ook vast dat veel informatie pas op termijn gewaardeerd kan worden. Trends worden pas na een jaar of tien duidelijk, dus het is onmogelijk om direct bij het ontstaan van archiefstukken al vast te stellen of iets bewaard moet worden of niet. De Raad pleit daarom voor een soort getrapte waardering en selectie: na vijf jaar, na tien jaar en ten slotte na dertig jaar. Verder zou met name de culturele en historische perspectieven meer aandacht moeten krijgen. In dit voorstel gaat de aandacht vooral uit naar administratieve en bestuurlijke thema's.
Het zevende punt uit de samenvatting snap ik niet helemaal:

Er moet een voorstel komen voor het transparanter maken van archieven. Op welke manier biedt de nieuwe methode ook meer transparantie en inzicht in het proces, de regie en in het eindproduct voor de gebruiker?

Wat bedoelt de Raad met "transparantere archieven"? En wie is de gebruiker, waarvoor "het proces, de regie en het eindproduct" transparanter moet?
De laatste twee punten uit de samenvatting gaan over de rolverdeling binnen het nieuwe driehoeksoverleg en tussen het driehoeksoverleg en de maatschappij. De Raad vindt dat er voor het driehoeksoverleg kwalificaties opgesteld moeten worden voor de deelnemende CIO en de "derde onafhankelijke." En er is blijkbaar een kloof tussen "CIO, informatici en uitvoerders" aan de ene kant en archivarissen, ambtenaren en maatschappij (gebruikers in termen van de Raad) aan de andere kant. Ik geloof niet dat ik precies snap waarom de Raad deze twee groepen onderscheid. Ik bedoel: zijn CIO's, uitvoerders en archivarissen niet allemaal ook ambtenaren? Om welke kloof gaat het dan?


Maar uiteindelijk is mij niet helemaal duidelijk wat de Raad nu van de voorgestelde nieuwe aanpak vindt. Ik geloof dat hij er niet zo gelukkig mee is, maar dat staat er niet zo nadrukkelijk.


Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
De Raad voor Cultuur adviseert
De Raad voor Cultuur oordeelt (1/2)

Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Vooruit nog eentje over KVAN11 dan...
Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.

Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman

View more presentations from KVANdagen

Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:

1. Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
2. Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.

Het eerste goed doen, is heel lastig, want er moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden en je loopt bijna altijd achter de feiten (nieuwe wetgeving, sociale ontwikkelingen) aan. Maar, als het eerste goed gedaan is, hoeft het tweede niet meer zo heel lastig te zijn. En volgens mij geldt dit ook in grote lijnen voor digitale archieven.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.

Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes

Nieuwe methode van archiefselectie: de RvC vraagt reacties

Tegelijkertijd met zijn reactie op de voorgenomen wetswijziging, plaatste de Raad voor Cultuur eergisteren een oproep op zijn website.

De Staatssecretaris van OCW heeft de Raad voor Cultuur verzocht te adviseren over een nieuwe aanpak en methodiek van de selectie van de rijksarchieven. De Raad streeft er naar dit advies uiterlijk 1 juli a.s. uit te brengen.
[...]
De Raad voor Cultuur nodigt iedereen die zich betrokken voelt bij dit thema (als archiefbeheerder, archiefonderzoeker of anderszins) graag uit om te reageren. De Raad zou het bijzonder op prijs stellen uiterlijk tegen eind april a.s. over deze commentaren te kunnen beschikken.

De Raad zou graag een antwoord krijgen op de volgende vragen:

1. Doelstelling van het driehoeksoverleg nieuwe stijl is om de verschillende belangen, genoemd in het Archiefbesluit evenwichtig af te wegen. Is dit in de voorgestelde aanpak voldoende gegarandeerd of heeft de Raad hiervoor nog andere suggesties?
2. Onderschrijft de Raad de noodzaak tot integratie van waardering en selectie in de informatiehuishouding van de zorgdrager?
3. Onderschrijft de Raad dat de voorgestelde selectieaanpak bijdraagt aan een meer duurzame informatiehuishouding?

Deze drie vragen komen rechtstreeks uit de adviesaanvraag van de Staatssecretaris. De Raad heeft daar zelf een vierde, nog al omslachtig geformuleerde, vraag aan toegevoegd:

Waardering tot archiefselectie is de vaardigheid, de kunst om uit de archiefmassa de relevante gegevens te selecteren die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De gehanteerde methode dient naast efficiënt en effectief, transparant, controleerbaar en door alle betrokkenen hanteerbaar te zijn. Niet alleen uit het oogpunt van verantwoording, maar ook omdat uiteindelijk maar een deel van het proces leidt tot onomkeerbaarheid, de materiële tenietdoening van archiefmateriaal. De vraag is of de nu voorgestelde methode (de methode dus als zodanig) het vertrouwen wekt dat de gestelde doelen zo goed mogelijk kunnen worden bereikt.

 Uhm.... Tja... Wat zal ik daar eens op zeggen...

De Raad wil de antwoorden liefst voor "eind april" ontvangen, zodat ze nog meegenomen kunnen worden in de expertmeeting die begin mei gehouden zal worden.
Al met al, heel goed dat de Raad op deze manier zijn advies wil gaan vormgeven, al vraag ik me wel af hoe "openbaar" het zal worden: komen de ontvangen "antwoorden" ook online? Is die expertmeeting openbaar?

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
Ze wijzigen de Archiefwet...

Plaatje: DTMinc

Een nieuwe selectieaanpak

Vlak voor Kerst stuurde de staatssecretaris van Cultuur een brief naar de Tweede Kamer over de vernieuwde "selectieaanpak archieven."

Zo'n nieuwe selectieaanpak is hard nodig. De huidige methodiek is niet geschikt om toegepast te worden in het digitale informatietijdperk en wegwerken van de papieren archiefachterstanden van het Rijk zou in de meest conservatieve berekening nog 40 jaar duren. Dit is onaanvaardbaar.

De nieuwe methode heeft drie hoofddoelen: versnelling, toepasbaar op digitale informatie en zorgen voor een kwalitatief hoogwaardige archiefcollectie.

In de brief staan een paar dingen, die ik niet helemaal snap of logisch vind.
Zo wordt het driehoeksoverleg opgeheven ten faveure van een "strategisch informatieoverleg" tussen de CIO van elk departement, de algemene rijksarchivaris en een door de staatssecretaris te benoemen onafhankelijke derde onpartijdig lid, dat een onafhankelijke stem heeft ten aanzien van de selectievoostellen. Waarom zou dit overleg beter zijn voor digitale archieven dan het oude overleg?
Maar wat me meer zorgen baart zijn de onderwerpen die volgens Zijlstra in dit overleg aan de orde komen:

In dit overleg worden vraagstukken besproken die samenhangen met waardering en selectie, zoals openbaarheid van informatie en informatiebeveiliging.

Wie heeft de staatssecretaris verteld dat deze vraagstukken iets met waardering en selectie te maken hebben? Volgens mij hebben ze daar namelijk evenveel mee te maken als het gebruik van enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt papier! Het enkele feit dat een document of dossier op het moment van ontstaan wel of niet openbaar is, zegt namelijk helemaal niets over de historische of bewijswaarde over twintig, vijftig of honderd jaar. Dat belooft wat voor dat nieuwe overleg...
Natuurlijk ben ik ook zeer benieuwd hoe dit 'strategisch informatieoverleg' georganiseerd wordt bij de andere overheidsorganisaties. En dan denk ik niet alleen aan de provincies, gemeenten en waterschappen, zoals Zijlstra doet in zijn brief, maar ook aan al die andere 'rijksorganen', zoals de Hoge Colleges van Staat en die baaierd aan ZBO's.

Hoewel het nergens expliciet staat, wekt de brief bij mij de indruk dat op termijn te vernietigen archiefbescheiden minder belangrijk zijn dan permanent te bewaren bestanden en dat er dus minder aandacht aan hoeft te worden besteed. Dat is althans de impliciete boodschap die ik op maak uit zinnetjes als:

Door de toepassing van de nieuwe aanpak zal per saldo (...) veel minder archiefmateriaal hoeven te worden bewerkt om tot het gewenste resultaat te komen. Dit levert zowel tijdwinst als kostenvoordeel op.
(...)
Met behulp van het nieuwe instrumentarium wordt informatie op het moment van of vlak na creatie gewaardeerd. Integrale benadering van selectie (...) leidt tot een kwalitatief strerkere collectie en mogelijk tot grotere efficiency ten aanzien van selectie van overheidsarchieven.

Het meeste werk zit bij het archiveren volgens mij niet in het bepalen of iets te bewaren of te vernietigen is, maar in het beschrijven en ordenen van de bestanden, opdat het archief in goede en geordende staat is. En dat werk moet gebeuren voor alle archiefstukken, te bewaren EN te vernietigen.

Waar ik ook heel benieuwd naar ben is de manier waarop de rol die de Raad voor Cultuur op dit moment nog heeft bij het vaststellen van selectielijsten wordt ingevuld. In de brief staat daarover:

De adviserende rol die de Raad voor Cultuur speelt bij de beoordeling van de individuele selectielijst maakt plaats voor systeemtoezicht waarbij achteraf wordt getoetst of het proces van waardering en selectie conform de gestelde regels en uitgangspunten is uitgevoerd. In het voorjaar van 2011 informeer ik u via de archiefvisie waar dit systeemtoezicht wordt belegd.

Aan de ene kant klinkt dit goed, aangezien 'toezicht' ook 'handhaving' inhoudt, terwijl de Raad voor Cultuur alleen maar mocht 'adviseren.'Aan de andere kant ben ik erg benieuwd wie dit systeemtoezicht zou gaan uitvoeren en hoe dat dan vorm gegeven wordt. Hoe ziet 'het systeem' er uit?

De positie van de Raad voor Cultuur is sowieso interessant, omdat alle leden van de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad hun functie hebben neergelegd naar aanleiding van de brief over de nieuwe selectiemethodiek die de Raad op 6 december 2010 naar de staatssecretaris heeft gestuurd. In de brief van Zijlstra wordt in een voetnoot wel naar deze brief verwezen, maar ik heb de brief zelf nog nergens gevonden. Is hij wel openbaar?

Al met al reden te meer om vol verwachting uit te kijken naar de Archiefvisie van het kabinet.

Gerelateerd
Eerdere berichten over de Archiefvisie
Wat leest een staatssecretaris
De culturele uitgangspunten van een staatssecretaris
De Raad voor Cultuur adviseert...

NB
Hierboven verwijs ik verschillende keren naar pagina's op archief.nl. Helaas is mijn ervaring dat de url's hierop niet erg 'permanent' zijn. Ik heb dus geen idee hoelang die links nog functioneren.

Plaatje: Shredder art van florriebassingbourn