Interbestuurlijk toezicht in Noord-Brabant

Geert Mennen, onze IBT-trainee, heeft bovenstaand filmpje laten maken over interbestuurlijk toezicht en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.
Ik vind het een leuk filmpje. Het enige waar ik over struikelde was het zinnetje: Er zijn nog twee video's over interbestuurlijk toezicht, met daarbij twee videobanden als illustratie!

Meer informatie over het interbestuurlijk toezicht in Noord-Brabant vind je hier

Waar is het toezicht?

Gemeentereiniging organisatie.
Inspecteur der Gemeentereiniging spreekt twee jongens streng toe, Nederland 1980-1995.

Begin april publiceerde het Stadsarchief Rotterdam (zijn we er al uit welk acroniem dat wordt? StAR is misschien niet zo handig...) twee interessante documenten over de "vorming van het Stadsarchief en de overgang van de DIV/DIM afdelingen van de voormalige diensten naar de Rotterdamse Service Organisatie."
In het Plan Stadsarchief staat dat de Rotterdamse gemeentearchivaris ("stadsarchivaris" in het stuk) verantwoordelijk is voor het hele gemeentelijke informatiebeheer:

Het doel is het organiseren van het Stadsarchief en het informatiebeheer zodat conform de doelstellingen van de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen, formatiereductie en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de concerndoelstelling om digitaal te gaan werken.
Beslispunten:

• het benoemen van de Stadsarchivaris als proceseigenaar informatiebeheer.
• akkoord te gaan met de centrale inrichting informatiebeheer en aansluiten aan verdergaande digitalisering.

Een stukje verder staat het wat preciezer omschreven:

De Stadsarchivaris heeft als proceseigenaar de regie op de organisatie van het informatiebeheer, met de ambitie om met ingang van 1-1-2013 de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de totale keten van informatiebeheer (van creatie tot openbaarheid, van 1201 tot heden).  Dit impliceert de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het informatiebeheer bij de clusters en deelgemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat de beleidsontwikkeling, sturing en inrichting, uitvoering en beheer op dat terrein. Alle medewerkers die (nu nog decentraal bij de vakeenheden) hun hoofdtaak hebben binnen het informatiebeheer (de medewerkers DIV/DIM), komen onder (vakmatige) aansturing van het Stadsarchief. Daarnaast leidt het Stadsarchief records managers op en plaatst deze bij de clusters/vakeenheden en deelgemeenten, waar zij het informatiebeheer inrichten, op orde brengen en actueel houden. Op deze wijze wordt de centrale regie op het informatiebeheer gewaarborgd en worden de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd. 

Grafisch ziet dat er dan zo uit:

Maar, onder het kopje "Beoogde eindsituatie" staat de volgende alinea:

In de beoogde eindsituatie is de organisatie van informatiebeheer gecentraliseerd en wordt deels gedeconcentreerd uitgevoerd (op basis van nut en noodzaak) binnen kaders zoals die door de concerndirectie zijn vastgesteld. Op centraal niveau is een onderscheid gemaakt in de archieffunctie ten behoeve van de primaire processen (informatiebeheer) en de publieke functie. De Stadsarchivaris is namens de concerndirectie proceseigenaar informatiebeheer en heeft een kaderstellende en toezichthoudende rol met betrekking tot informatiebeheer. Aan de standaardisatie opgave is inhoud gegeven doordat de dienstverlening voor de uitvoeringsorganisaties.

Ik vraag me dan toch af hoe de gemeentearchivaris die toezichthoudende rol gaat uitvoeren.
Op wie gaat zij toezicht uitoefenen als ze zelf verantwoordelijk is voor het hele informatiebeheer? Controleren of dat goed gebeurt, maakt deel uit van het reguliere werk en is geen toezicht of audit.
Noch in het Plan Stadsarchief, noch in het Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief komt dit aan de orde. Sterker nog, de enige keer dat de term "toezicht" in beide artikelen voorkomt, is in bovenstaand citaat.

Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkel commentaar op de inhoud van de Rotterdamse plannen. Voor zover ik dat van hieruit kan inschatten ziet het er allemaal goed uit. Ik vraag me dus alleen af hoe de gemeenteraad dit gaat vaststellen en wat de provincie Zuid-Holland daar dan aan heeft.

Misschien had ik gisteren toch naar de BRAIN-bijeenkomst over archieftoezicht moeten gaan:

Prima workshop vanmiddag van @jeroenvanoss over positionering archiefinspectie. Boodschap helder voor mij: transformatie is nodig.
— Frans Smit (@fpsmit) April 15, 2013

Gerelateerd
Risicowaardering en archivering #kvan12
Het nieuwe archieftoezicht

Plaatje van Rob Krudzlo via Gahetna.

De Zuidelijke Rekenkamer onderzoekt...

De Zuidelijke Rekenkamer heeft zijn onderzoeksprogramma voor 2013 (pdf) gepubliceerd. Dit is een van de voorgenomen onderzoeken:

3.2.1 Taken in kader Archiefwet provincie Limburg
Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Alleen wanneer de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde zijn, kan de overheid haar taken goed uitoefenen en hierover verantwoording aan de samenleving afleggen.
De Archiefwet 1995 stelt regels aan de archiefzorg en het archiefbeheer van de overheid en regelt het toezicht op de naleving ervan. GS houden toezicht op de archiefzorg bij de lokale overheden en politie en zien toe op de naleving van de Archiefwet- en regelgeving bij de archieven van de provincie zelf.
Met de in oktober 2012 in werking getreden wet Revitalisering generiek toezicht (Rgt) en de daarop gebaseerde veranderingen in de Archiefwet, veranderen ook de provinciale taken en verantwoordelijkheden. Een belangrijke verandering is het verdwijnen van de verplichting om een provinciaal archiefinspecteur aan te stellen en de vormgeving van een daarvoor in de plaats komend generiek toezicht.
De rekenkamer wil in 2013 een onderzoek instellen naar de wijze waarop de provincie Limburg omgaat met deze veranderingen. Mogelijke vragen die daarbij aan de orde zijn:

• Welke informatie acht de provincie nodig om generiek toezicht op het terrein van de Archiefwet te kunnen uitoefenen en hoe organiseert zij die informatiestroom?
• Hoe beoordeelt de provincie of de taken van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen op het terrein van de Archiefwet goed worden uitgeoefend? Wanneer grijpt de provincie in?
• Wat is de stand van zaken met betrekking tot het toezicht op de eigen provinciale archieven?

Vanaf 1 januari 2013 werken wij niet meer voor de provincie Limburg. En ik ben echt benieuwd of er meer is dan alleen een telefoonnummer en een Servicedesk.

Gerelateerd
De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles
Het nieuwe archieftoezicht

Plaatje: Soda Hall abacus with laptop and smartphone - closeup van Derrick Coetzee

Het nieuwe archieftoezicht

Het nieuwe archieftoezicht from Ingmar Koch

Rond deze tijd geef ik in de Bois-le-Duczaal van het Brabante provinciehuis bovenstaande presentatie over de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht vanaf 1 oktober 2012.
De belangrijkste onderdelen van mijn boodschap zijn:

• Hoewel de provinciale archiefinspecteur uit de Archiefwet verdwijnt, blijft het interbestuurlijk archieftoezicht wel bestaan
• Vanaf nu zal de provincie nog meer belang hechten aan een goede werking van het interne toezicht op het archiefbeheer en de verantwoording van het college / dagelijks bestuur aan de raad / het algemeen bestuur over de uitvoering van het "archiefwerk."
• Niet alle "goedkeuringen" die Gedeputeerde Staten moeten geven, verdwijnen uit de Archiefwet. Vooralsnog - en ik weet echt niet hoe lang dat nog is - blijft de machtiging voor vervanging gehandhaafd. Maar de machtigingen voor opschorting van de overbrenging, beperking van de openbaarheid met meer dan 75 jaar en vervreemding blijven bestaan.
• De provincie Noord-Brabant heeft begin deze maand het Algemeen beleidskader indeplaatststelling bij taakverwaarlozing (pdf) vastgesteld. De komende maand zal ook nog het Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht (pdf) worden vastgesteld. In deze twee documenten staat op hoofdlijnen beschreven hoe de provincie toezicht gaat houden, hoe er geïntervenieerd zal worden (de roemruchte interventieladder) en wat de taakverwaarlozingstoetsingscriteria zijn.
  (Ja, ja, met de jongens en meisjes van het interbestuurlijk toezicht kun je een potje Wordfeud of Scrabble spelen...)
• De komende weken zullen Gedeputeerde Staten de Verordening systematische toezichtsinformatie vaststellen. Hierin wordt beschreven welke informatie de provincie nodig heeft om het toezicht goed uit te kunnen voeren.
• De provincie probeert het toezicht "integraal" te organiseren en daarom zijn sinds enige tijd zo veel mogelijk interbestuurlijke toezichthouders ondergebracht in één bureau: Interbestuurlijke betrekkingen en toezicht.

De komende maanden zullen een enerverende tijd worden, waarin wij als toezichthouders samen met de "toezichtsgenieters" (of zo je wil "onder toezicht gestelden") een nieuwe modus operandi en een nieuw evenwicht moeten zien te vinden.

Gerelateerd
Het einde van de provinciale archiefinspectie?
E-depot roadshow en wijzigingen in het Archieftoezicht

Manifest voor Kwaliteitsmodel Inspectie

Gisteren organiseerde BRAIN in Almere de Dag van de Kwaliteit (pdf), waar het Kwaliteitsmodel Inspectie werd gepresenteerd. Hierboven zie je het daar bij horende Manifest. Het is een aardig filmpje, al is het alleen maar omdat ik het er nu en dan niet helemaal mee eens ben.
Als het over het kwaliteit van het archief gaat (vanaf 1.51) zegt "de stem" bijvoorbeeld dat de archivaris en de secretaris toezien op het beheer van archieven die nog niet zijn overgebracht. Het lijkt een detail, maar de gemeentearchivaris heeft toezicht op alle niet-overgebrachte archieven. Dat wil dus zeggen ook de archieven die helemaal niet overgebracht zullen worden (omdat ze op termijn te vernietigen zijn).
Daarnaast vind ik het problematisch om te zeggen dat de secretaris toezicht uitoefent als er geen archivaris benoemd is. In de praktijk is de secretaris namelijk "de beheerder" van het archief (niet-overgebracht en overgebracht). Dan kan hij dus geen toezicht uitoefenen op het beheer.
Ik vraag me ook af of het bij het toezicht wel gaat om "compliance & efficiency." Volgens mij stelt artikel 32. 2 van de Archiefwet, waar dit toezicht op gebaseerd is, dat het enkel om compliance gaat:

Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris.

Hier staat niets over doelmatigheid.
Tenslotte wordt ook nog verwezen naar de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht, die tot gevolg zullen hebben dat de gemeentelijk archiefinspecteurs "hoogstwaarschijnlijk nog meer op hun bord gaan krijgen." Eerlijk gezegd vind ik dit een rare uitspraak, omdat de gemeentelijke inspecteurs volgens mij gewoon moeten blijven doen wat ze nu ook al zouden moeten doen. De inhoud van artikel 32.2 verandert volgens mij niet.

Maar goed, dat is een beetje geneuzel in de marge, want over het algemeen vind ik het goed dat BRAIN nu eindelijk eens serieus aandacht besteed aan inspectie en controle.
Als ik het manifest goed begrijp, heeft de werkgroep gisteren drie zaken opgeleverd:

• Een procesmodel - ik denk dat hier in beschreven staat hoe je een inspectie aanpakt / organiseert
• Zeven fundamentele vragen
• Een quickscan

Alleen jammer dat ik dit nog nergens op de site van BRAIN heb kunnen vinden. Maar dat komt vast binnenkort.

Aanvulling, dinsdag 29 november 16:06
Ondertussen zijn verschillende documenten via BREED beschikbaar

Gerelateerd

Het einde van de provinciale archiefinspectie

Inspectierapport Audiovisuele Raadsverslagen

Kennisdelen kan ook zonder agenda en Erfgoed Nederland

Het einde van de provinciale archiefinspectie?

Vorige week werd dan toch eindelijk de "nota van wijziging wet revitalisering interbestuurlijk toezicht" openbaar. Dit is de wetswijziging die de werkzaamheden van de provinciale archiefinspectie onherstelbaar gaat veranderen en waarin de machtiging voor vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. Enkele citaten met wat "persoonlijk" commentaar.

De Archiefwet 1995 is één van de wetten die door de commissie Oosting is doorgelicht.
De commissie Oosting was van mening dat, net als bij het Rijk en de provincies, de zorg voor de gemeentelijke archieven aan de gemeenten zelf kan worden overgelaten. Hetzelfde geldt voor waterschappen. Indien een provincie, gemeente of waterschap zich niet houdt aan de verplichtingen uit de Archiefwet 1995, zou volgens de commissie op grond van de taakverwaarlozingsregeling kunnen worden ingegrepen door de naasthogere bestuurslaag. (p.30)

Dit suggereert dat er ook bij de provincies sprake gaat zijn van ingrijpen op grond van de taakverwaarlozingsregeling, maar niets wijst er op dat bijvoorbeeld het ministerie van BZK of OCW deze bevoegdheid ook daadwerkelijk zal krijgen.

In artikel 7 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat voor de vervanging van archiefbescheiden  door reproducties, alsmede voor de vernietiging van de originele bescheiden, een machtiging nodig is van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van gedeputeerde staten. Deze machtiging is een vorm van interbestuurlijk toezicht die niet overeenkomt met de kabinetsreactie op het advies van de commissie Oosting. Voorgesteld wordt deze machtiging te schrappen. De machtiging dient dan wel te worden vervangen door regels over de wijze van reproductie. Deze regels kunnen pas worden opgesteld na afronding van een lopend technisch onderzoek naar de aan deze reproductie te stellen eisen. Deze regels zullen worden vastgelegd bij of krachtens het Archiefbesluit 1995 die naar verwachting 1 januari 2013 in werking treden. Voorgesteld wordt om de wijziging van artikel 7 in werking te laten treden, gelijktijdig met de wijziging van het Archiefbesluit 1995. Daartoe wordt in artikel 9.1 bepaald dat voor de inwerkingtreding van de wijziging van artikel 7 een apart koninklijk besluit kan worden vastgesteld. (p.30)

Hier zinspeelde ik eerder al op. Interessant zijn ook de alinea's die hier op volgen en waaruit de rol van de VNG duidelijk blijkt:

In zijn reactie op een eerdere versie van deze nota van wijziging stelt de VNG dat het schrappen van het interbestuurlijk toezicht uit artikel 7 niet moet worden uitgesteld, omdat artikel 7 in de weg staat aan slagvaardig handelen door gemeenten. De VNG is tevens van mening dat geen regels over digitale vervanging zouden moeten worden opgesteld. De VNG miskent daarmee dat artikel 7 niet alleen ziet op digitale archivering, maar ook op de vernietiging van papieren originelen. Het gaat niet alleen om een doelmatige bewaring van informatie, maar ook om het belang van het behoud van originele gegevensdragers op grond van hun historische of culturele waarde. Dat belang behoort tot de belangen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 beogen te beschermen. Uit dat oogpunt is regelgeving over de wijze en de kwaliteit van vervanging gerechtvaardigd en dient het schrappen van het toezicht uit artikel 7 te worden aangehouden tot die regels zijn vastgesteld. (p.30)

De VNG is ook van mening dat als artikel 7 gewijzigd wordt, dat dan ook de artikelen artikelen 8, eerste lid (betreffende de machtiging tot vervreemding van archiefbescheiden), 13, derde lid (betreffende de machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats), en 15, vierde lid (betreffende de beslissing tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar) aangepast moeten worden. De reactie hierop is een beetje raadselachtig:

Op de eerste plaats richten de door de VNG genoemde bepalingen zicht niet uitsluitend tot gemeenten (of provincies), maar tot alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is. Bovendien moeten deze machtigingen en beslissingen worden gezien als een vergunning of ontheffing van de Minister of gedeputeerde staten om te handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995. Daarmee onderscheiden deze machtigingen en beslissingen zich van goedkeuringen, verklaringen van geen bezwaar en andere vormen van interbestuurlijk toezicht bij de uitoefening van reguliere medebewindstaken. (p.30-31)

Niet alleen geldt artikel 7 ook voor alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is, bij het vervangen van permanent te bewaren archiefbescheiden is in wezen sprake van vernietiging van archiefstukken die als te bewaren zijn aangemerkt. In die zin is er dus ook sprake van handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995.

In de artikelen 33 en 34 van de Archiefwet 1995 is het interbestuurlijk toezicht van de provincies op de gemeenten geregeld. Voorgesteld wordt deze bepalingen te schrappen, zodat de voorgestelde regeling uit de Gemeentewet van toepassing wordt. Thans is het toezicht op de gemeente opgedragen aan de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 28 van de Archiefwet. Het ligt in de rede dat gedeputeerde staten deze ambtenaar aanwijzen als de ambtenaar, bedoeld in het voorgestelde artikel 124e, Gemeentewet. (p.31)

De twee wijzigingstrajecten lopen dus nog altijd langs elkaar heen, want in de eerder voorgestelde wijzigingen van Archiefwet, wordt artikel 28 helemaal geschrapt.

Ik zal deze of volgende week ook eens proberen te beschrijven hoe het er dan vanaf 2012, als de gemeentewet en provinciewet zijn gewijzigd, uit zou moeten gaan zien.

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
De archiefwet wordt gewijzigd
Ze wijzigen de Archiefwet

Plaatje: Inspectie van de tanden van Sabdesigns

De Archiefwet wordt gewijzigd...

Zoals al aangekondigd in het regeerakkoord en in de brief aan de Tweede Kamer over selectie, zal de Archiefwet op enkele punten gewijzigd worden. En enkele wijzigingen zijn nogal ingrijpend. Vanaf vandaag zijn de voorgestelde wijzigingen te lezen en te becommentariëren op Internetconsultatie.nl

Allereerst komt de adviesrol van de Raad voor Cultuur bij het vaststellen van selectielijsten te vervallen. Zoals ik  eerder al zei, is me niet helemaal duidelijk wat hiervoor in de plaats komt. De voorgestelde werkwijze lijkt enkel uitgedacht te zijn voor de departementen.
Een tweede wijziging is dat de Rijksarchivarissen in de provincie bij de overbrenging van decentrale  rijksarchieven, niet meer mogen adviseren over de openbaarheid daarvan:

Het is daarnaast niet langer wenselijk om de advisering over de openbaarheid van de decentrale rijksarchiefbescheiden bij de rijksarchivarissen te laten. Evenals het hierboven [...] uiteengezette voorstel om het advies van de Raad voor Cultuur over selectielijsten te laten vervallen, houdt dit verband met de nieuwe selectieaanpak. Een gevolg van die nieuwe aanpak is onder meer dat de hoeveelheid over te brengen decentrale rijksarchieven beduidend zal toenemen.
De rijksarchivarissen zijn niet toegerust voor het uitbrengen van openbaarheidsadviezen over die grotere hoeveelheid archiefbescheiden. Dit zou onvermijdelijk tot vertraging van de overbrenging leiden, terwijl de nieuwe selectieaanpak juist een versnelling beoogt. De ARA is om twee redenen beter gepositioneerd om die adviezen uit te brengen. Ten eerste maakt hij deel uit van het hierboven onder 2.2 genoemde strategisch informatieoverleg, waarin al wordt gesproken over openbaarheidsaspecten, en ten tweede heeft hij de beschikking over een staf die hem bij het uitbrengen van de adviezen kan ondersteunen.

Ik kan de redenering ook hier niet helemaal volgen, maar alléz...
Het is de derde wijziging die mij echt uit mijn humeur bracht toen ik het afgelopen week voor het eerst las. In het regeerakkoord is vastgelegd dat de provincies zelf moeten gaan zorgen voor hun eigen overgebrachte archieven en dat de RHC's gedecentraliseerd zullen worden.
In de concept-wijziging is nu vastgelegd dat Gedeputeerde Staten een eigen archiefbewaarplaats moeten aanwijzen en dat deze wordt beheerd door een provinciearchivaris. Artikel 29 luidt dan als volgt:

1. De provinciale archiefbewaarplaats wordt beheerd door een provinciearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de secretaris.
2. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder bevelen van gedeputeerde staten, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de provinciearchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stellen provinciale staten een verordening vast.
3. De provinciearchivaris wordt door gedeputeerde staten benoemd, geschorst en ontslagen.

Het huidige artikel 28, waarin staat dat er een provinciale archiefinspecteur is, verdwijnt helemaal.
Samen met de wijzigingen die de gevolgen zijn van de Herijking van het Interbestuurlijk Toezicht, betekent dit dat de leukste baan in de archivistiek - namelijk de mijne - binnen afzienbare tijd zo goed als verdwenen zal zijn...

Wordt het tijd om het zinkend schip te verlaten?

Gerelateerd
Een nieuwe selectieaanpak
Bezuinigingen, RHC's en de Algemene Rijksarchivaris

Minder last...

Minder regels? Praat John van Paassen, varkenshouder te Deurne, vlak achter Helmond, er niet van. Hij krijgt al jaren te horen dat er minder regels komen, minder toezicht en inspectie
(...)
John van Paassen schampert achter zijn batterij computers voor de varkensadministratie. Elke week moet hij invoeren hoeveel dieren hij heeft. eigenlijk elke dag, maar dat verdomt hij. "Die beloofde lastenverlichting is vooral een lastenverschuiving." Vroeger kwamen ze in het jaar van vier instanties langs voor controle, de AID, het waterschap, de provincie en de gemeente. Nu komen ze alleen nog voor steekproeven, om te zien of John de boel niet flest. Het betekent: hou alles zelf maar bij. Je mestboekhouding, de ziektes, de aantallen dieren, de vrachtbrieven naar de slachterij, het zaai- en pootgoed. Straks is er geen controle meer, alleen nog zelfcontrole. "Die hele verantwoordelijkheid komt op ons bordje neer."
Het lijkt een briljante zet van de overheid. Het verzoenen van het ogenschijnlijk onverzoenbare. In het regeerakkoord staat de trotse aankondiging dat er per 1 januari een 'inspectievakantie' voor bedrijven aankomt. "Bij deugdelijke zelfregulering", staat erbij, zal er minder worden gecontroleerd. Een kleinere overheid, maar niet minder greep op de zaken. De droom van elke minister. En een kostenverschuiving, aangezien John van Paassen zijn zelfcontrole ook zelf betaalt. (de Volkskrant, 14 december 2010, p.7)

Minder last, meer effect. Maar ook meer werk en hogere kosten?

P.S. Let ook even op de manier waarop de ligging van Deurne aangegeven wordt: "achter Helmond". Niet "bij Helmond", niet "onder de rook van Helmond" of "een paar kilometer ten oosten van Helmond". Nee, "achter Helmond." Zou de Volkskrant vooral op de Randstad georiënteerd zijn?

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Toezichtsmythes

Plaatje: Less is more van Hooverine

Een nieuwe selectieaanpak

Vlak voor Kerst stuurde de staatssecretaris van Cultuur een brief naar de Tweede Kamer over de vernieuwde "selectieaanpak archieven."

Zo'n nieuwe selectieaanpak is hard nodig. De huidige methodiek is niet geschikt om toegepast te worden in het digitale informatietijdperk en wegwerken van de papieren archiefachterstanden van het Rijk zou in de meest conservatieve berekening nog 40 jaar duren. Dit is onaanvaardbaar.

De nieuwe methode heeft drie hoofddoelen: versnelling, toepasbaar op digitale informatie en zorgen voor een kwalitatief hoogwaardige archiefcollectie.

In de brief staan een paar dingen, die ik niet helemaal snap of logisch vind.
Zo wordt het driehoeksoverleg opgeheven ten faveure van een "strategisch informatieoverleg" tussen de CIO van elk departement, de algemene rijksarchivaris en een door de staatssecretaris te benoemen onafhankelijke derde onpartijdig lid, dat een onafhankelijke stem heeft ten aanzien van de selectievoostellen. Waarom zou dit overleg beter zijn voor digitale archieven dan het oude overleg?
Maar wat me meer zorgen baart zijn de onderwerpen die volgens Zijlstra in dit overleg aan de orde komen:

In dit overleg worden vraagstukken besproken die samenhangen met waardering en selectie, zoals openbaarheid van informatie en informatiebeveiliging.

Wie heeft de staatssecretaris verteld dat deze vraagstukken iets met waardering en selectie te maken hebben? Volgens mij hebben ze daar namelijk evenveel mee te maken als het gebruik van enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt papier! Het enkele feit dat een document of dossier op het moment van ontstaan wel of niet openbaar is, zegt namelijk helemaal niets over de historische of bewijswaarde over twintig, vijftig of honderd jaar. Dat belooft wat voor dat nieuwe overleg...
Natuurlijk ben ik ook zeer benieuwd hoe dit 'strategisch informatieoverleg' georganiseerd wordt bij de andere overheidsorganisaties. En dan denk ik niet alleen aan de provincies, gemeenten en waterschappen, zoals Zijlstra doet in zijn brief, maar ook aan al die andere 'rijksorganen', zoals de Hoge Colleges van Staat en die baaierd aan ZBO's.

Hoewel het nergens expliciet staat, wekt de brief bij mij de indruk dat op termijn te vernietigen archiefbescheiden minder belangrijk zijn dan permanent te bewaren bestanden en dat er dus minder aandacht aan hoeft te worden besteed. Dat is althans de impliciete boodschap die ik op maak uit zinnetjes als:

Door de toepassing van de nieuwe aanpak zal per saldo (...) veel minder archiefmateriaal hoeven te worden bewerkt om tot het gewenste resultaat te komen. Dit levert zowel tijdwinst als kostenvoordeel op.
(...)
Met behulp van het nieuwe instrumentarium wordt informatie op het moment van of vlak na creatie gewaardeerd. Integrale benadering van selectie (...) leidt tot een kwalitatief strerkere collectie en mogelijk tot grotere efficiency ten aanzien van selectie van overheidsarchieven.

Het meeste werk zit bij het archiveren volgens mij niet in het bepalen of iets te bewaren of te vernietigen is, maar in het beschrijven en ordenen van de bestanden, opdat het archief in goede en geordende staat is. En dat werk moet gebeuren voor alle archiefstukken, te bewaren EN te vernietigen.

Waar ik ook heel benieuwd naar ben is de manier waarop de rol die de Raad voor Cultuur op dit moment nog heeft bij het vaststellen van selectielijsten wordt ingevuld. In de brief staat daarover:

De adviserende rol die de Raad voor Cultuur speelt bij de beoordeling van de individuele selectielijst maakt plaats voor systeemtoezicht waarbij achteraf wordt getoetst of het proces van waardering en selectie conform de gestelde regels en uitgangspunten is uitgevoerd. In het voorjaar van 2011 informeer ik u via de archiefvisie waar dit systeemtoezicht wordt belegd.

Aan de ene kant klinkt dit goed, aangezien 'toezicht' ook 'handhaving' inhoudt, terwijl de Raad voor Cultuur alleen maar mocht 'adviseren.'Aan de andere kant ben ik erg benieuwd wie dit systeemtoezicht zou gaan uitvoeren en hoe dat dan vorm gegeven wordt. Hoe ziet 'het systeem' er uit?

De positie van de Raad voor Cultuur is sowieso interessant, omdat alle leden van de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad hun functie hebben neergelegd naar aanleiding van de brief over de nieuwe selectiemethodiek die de Raad op 6 december 2010 naar de staatssecretaris heeft gestuurd. In de brief van Zijlstra wordt in een voetnoot wel naar deze brief verwezen, maar ik heb de brief zelf nog nergens gevonden. Is hij wel openbaar?

Al met al reden te meer om vol verwachting uit te kijken naar de Archiefvisie van het kabinet.

Gerelateerd
Eerdere berichten over de Archiefvisie
Wat leest een staatssecretaris
De culturele uitgangspunten van een staatssecretaris
De Raad voor Cultuur adviseert...

NB
Hierboven verwijs ik verschillende keren naar pagina's op archief.nl. Helaas is mijn ervaring dat de url's hierop niet erg 'permanent' zijn. Ik heb dus geen idee hoelang die links nog functioneren.

Plaatje: Shredder art van florriebassingbourn

Toezichtsmythes

Uit een lezing van Paul Robben tijdens het congres Mythes in beleid en toezicht (dat ik helaas gemist heb):

Mythe: Systeemtoezicht is effectief en efficiënt en leidt tot kostenbesparing met minder toezichtslasten voor de ondertoezichtgestelden
Systeem toezicht is het externe toezicht door de overheid dat gebruik maakt van interne borgingssystemen binnen organisaties of sectoren.
Uit onderzoek weten we dat systeemtoezicht alleen mogelijk is onder specifieke condities en goedkoper is het waarschijnlijk niet.
(...)
Meerwaarde van systeemtoezicht is waarschijnlijk dat het leervermogen van instellingen wordt bevorderd door het opbouwen van een interne kwaliteitssysteem. Onderzoek maakt duidelijk dat de mythe van systeemtoezicht als oplossing voor gebrek aan effectiviteit en efficiëntie een broodje-aap-verhaal is maar wel een bruikbaar concept is voor het toezicht op een aantal maatschappelijke domeinen.

Mythe: Het toezicht is onafhankelijk
Veel inspecteurs en inspecties geven aan de onafhankelijkheid van het toezicht een absolute betekenis en gooien onafhankelijkheid op één hoop met autonomie. Goed toezicht zou volstrekt autonoom ten opzicht van het beleid en het veld. Een bestuurskundige analyse van de positionering van het toezicht laat een heel ander beeld zien.
Een inspectie maakt onderdeel uit van een complex netwerk van de overheid waaronder: ministers, Tweede Kamer, De Europese Unie, en andere toezichthouders. Ook ondertoezichtgestelden, veldpartijen media burgers en lobby-organisaties maken deel uit van dit netwerk. Niks autonomie, sterker nog, de rol van het toezicht kan alleen maar effectief gespeeld worden als deelnemer aan dit netwerk. Wel zou de inspectie onafhankelijk moeten zijn in zijn oordeelsvorming en keuze van maatregelen in individuele gevallen, daar moeten de minister en anderen zich niet mee bemoeien.

Lees hier de hele lezing (pdf)

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Wek vrees op, tutoyeer niet
Hoe moet een inspecteur opereren?

Over de openbaarheid van een inspectierapportage

In het Archievenblad van december staat een artikel (pdf) van Hans Berende over wat in de archiefwereld "de Haarlemse casus" is gaan heten. Kortweg komt het er op neer dat het college van burgemeester en Wethouders van Haarlem een inspectierapport van de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie uit 2005 heeft genegeerd. En begin dit jaar werd het tweede, kritisch rapport "geheim" verklaard. Louise van Zetten, vroeger archivaris van Bloemendaal en nu fractievoorzitter van D66 in Haarlem, wilde daar meer van weten. Ondertussen zijn beide rapporten boven water en op 25 november besproken in de raad.

Het artikel gaat verder over de vraag of die rapportages van de provinciaal archiefinspecteur en archivaris niet actiever openbaar gemaakt zouden moeten worden. Het mondt uit in een beetje modieuze roep om een "register van openbare en geheime stukken." In het artikel vielen me een paar dingen op.

EEN
Allereerst de rol van mevrouw Van Zetten, of beter gezegd, de rol van de gemeenteraad. Van Zetten zegt in het artikel:

"Het verhaal in Haarlem begint met te stellen dat een gemeenteraadslid moeilijk kan weten dat een rapport bestaat als daar geen melding van wordt gemaakt."

Daarna gaat het vooral over de redenen waarom B&W het rapport uit 2010 geheim verklaarden. Maar mevrouw Van Zetten gaat hier volgens mij helemaal voorbij aan de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening van de gemeente Haarlem (doc), waarvan artikel 9 luidt:

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Tussen 2005 en 2010 had de raad dus al minstens vijf (!) keer door het college geïnformeerd moeten worden. Dat het college dat niet doet, is het college aan te rekenen. Maar, dat de raad er niet zelf naar vraagt, is evenzeer de raad aan te rekenen.

(Interessant detail is nog dat OCW, VNG en IPO er van uit gaat dat vanaf 2012, als het interbestuurlijk toezicht gewijzigd wordt, de raad zijn controlerende rol ook op het terrein van archiefbeheer actiever gaat spelen. Zouden al die gemeenteraadsleden dit al weten?)

TWEE
In Noord-Holland/Haarlem is het blijkbaar gebruikelijk dat de provinciaal archiefinspecteur en de gemeentelijk archiefinspecteur gezamenlijk "op inspectie" gaan en ook gezamenlijk één rapport uitbrengen. Het verbaast me enigszins dat hier in het artikel geen enkele kritische kanttekening bij geplaatst wordt.  De rol en positie van de provinciale archiefinspecteur en de gemeentelijke archiefinspecteur zijn volgens mij zodanig dat zij niet samen kunnen rapporteren. Al is het alleen maar omdat toezicht op zorg ook toezicht op toezicht op het beheer inhoudt. Op deze manier neemt de provinciale archiefinspectie voor een deel de taken van de archivaris over. In Haarlem zal de provinciale archiefinspecteur dan ook nooit (kunnen) rapporteren dat het toezicht op het archiefbeheer onder de maat is, aangezien zijn eigen rapport ook over het archiefbeheer gaat.

DRIE
Hoewel het in het artikel gaat over de vraag of de inspectierapportages door de toezichthouder openbaar gemaakt moeten worden of niet, worden de consequenties van een "ja" of "nee" niet besproken. En eerlijk gezegd ben ik persoonlijk er ook nog altijd niet uit. Directe publicatie door de toezichthouder kan naar mijn idee sowieso niet: je zult de geïnspecteerde partij altijd de gelegenheid moeten geven om een 'weerwoord' te geven. Verder ben ik ook niet zo'n liefhebber van 'naming and shaming.' Ik vind het een onsympathieke manier van werken en blijkbaar is het ook minder effectief dan we soms denken. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van Judit van Erp (pdf').

Maar kunnen jullie nog andere voor- of nadelen noemen?

Gerelateerd
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Afbeelding: 'Openheid en transparantie vinden we belangrijk' van Wovox

Archiefregeling, Rodin en toezicht

Afgelopen donderdag was ik op uitnodiging van de archiefinspecties van Groningen en Drenthe in Groningen aanwezig tijdens hun gezamenlijke voorlichtingsbijeenkomst voor gemeenten en waterschappen. Op het programma stonden drie presentaties.

Allereerst vertelde Robyn Steensma, Adjunct-inspecteur in Friesland, over de nieuwe Archiefregeling, inclusief de wijzigingen van 18 november 2010, en wat dit ongeveer betekent voor de zorgdragers. Hij legde hierbij een paar accenten:
Zo worden er in de regeling wel allerlei kwaliteitseisen gesteld aan bijvoorbeeld het te gebruiken papier en dozen, maar de zorgdragers hoeven aan de leveranciers geen certificaten te vragen die aantonen of het geleverde product wel aan de kwaliteitseisen voldoen. Dit lijkt vanuit de 'deregulering' wel leuk, maar is in de praktijk natuurlijk onwerkbaar, ik zal als inkoper toch op de een of andere manier moeten vaststellen of de leverancier levert wat hij zegt te zullen leveren...
Robyn besteedde ook nog aandacht aan het kwaliteitssysteem en het metagegevensschema die geëist worden op grond van de artikelen 16 en 19. Deze twee artikelen hebben een enorme impact op het informatiebeheer, omdat het heel wat eist van de zorgdragers.
(Overigens en ter zijde, bij het aanpassen van de modellen voor de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer voor gemeenten hebben we waarschijnlijk ten onrechte geen rekening gehouden met deze artikelen. Ik denk dat met name in het Besluit Informatiebeheer iets over het kwaliteitssysteem gezegd zal moeten worden.)

Na Robyn mocht ik een presentatie geven over RODIN.

RODIN-presentatie voor Noordelijke Provincies, 20101125

View more presentations from Ingmar Koch.

Tijdens de discussie na afloop bleek dat de gemeenten en waterschappen in Groningen en Drenthe niet afwijken van de gemeenten in 'mijn' regio. Ze zijn allemaal zoekende naar de 'goede' weg, willen allemaal samenwerken en vinden allemaal dat "de provincie" of misschien wel "het rijk" moet komen met duidelijke richtlijnen, handreikingen en standaarden.
Dit leidt volgens mij tot een paradox, want volgens mij bestaat "de" goede weg niet, er is alleen een goede richting of een goed doel. Iedere organisatie zal voor zichzelf moeten bekijken op welke manier zij het beste die richting op beweegt of bij dat doel uitkomt. En dan is die roep om van bovenaf opgelegde standaarden ook een beetje raar, want ik heb de ervaring dat ambtenaren (en bestuurders?) vinden dat hun eigen gemeente zo uniek is, dat zij niet aan "de standaard" kunnen voldoen. Waarschijnlijk is hier sprake van onzekerheid en risicomijdend gedrag: ik weet niet precies wat ik moet doen, maar ik mag ook geen fouten maken!
Ik heb in Groningen nog maar eens verteld dat ik het als toezichthouder veel kwalijker vind als een organisatie niets doet, dan wanneer een organisatie op weloverwogen gronden iets verkeerds doet.

Na de lunch vertelde Dick Bunskoeke, inspecteur in Groningen en Drenthe, over de manier waarop de drie noordelijke provincies om zullen gaan met de wijziging van het interbestuurlijk toezicht vanaf januari 2012. Het voert wat ver om alle finesses hier uit te gaan werken (ik schreef er begin dit jaar al iets over). Ik volsta daarom even met de opmerking dat Groningen, Drenthe en Friesland zichzelf tot 2014 hebben gegeven om de archiefinspectie op een nieuwe leest te schoeien. Ik hoop later nog iets meer te schrijven over de aanstaande wijzigingen.

Gerelateerd
Vijf jaar provinciale archiefinspectie
KVAN-dagen 2010 - dag 1 #kvan10
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie