Thunderbirds, archieven en vervanging

Om een losgeslagen ruimtemijn onschadelijk te maken, hebben de Thunderbirds een code nodig die op een gescand formulier staat.  Helaas is de scan slecht, waardoor het laatste cijfer onleesbaar is. Gelukkig wordt het papieren formulier bewaard in een gigantisch archiefdepot onder Londen. De dienstverlening is nogal krakkemikkig: een robot-telefoniste, een receptioniste, formulieren en een commissie liggen dwars. Maar Miss Penelope en haar chauffeur Nosey laten zich niet uit het veld slaan...

Thunderbirds are go!

De toekomst van stereoscopie

Ik weet niet meer hoe ik er bij kwam, maar dit artikel in The Atlantic uit 1859 over de mogelijke gevolgen van stereoscopie is fascinerend. Ik heb een paar passages onderstreept:

What is to come of the stereoscope and the photograph we are almost afraid to guess, lest we should seem extravagant. But, premising that we are to give a colored stereoscopic mental view of their prospects, we will venture on a few glimpses at a conceivable, if not a possible future.
Form is henceforth divorced from matter. In fact, matter as a visible object is of no great use any longer, except as the mould on which form is shaped. Give us a few negatives of a thing worth seeing, taken from different points of view, and that is all we want of it. Pull it down or burn it up, if you please. We must, perhaps, sacrifice some luxury in the loss of color; but form and light and shade are the great things, and even color can be added, and perhaps by and by may be got direct from Nature.
There is only one Coliseum or Pantheon; but how many millions of potential negatives have they shed,—representatives of billions of pictures,—since they were erected! Matter in large masses must always be fixed and dear; form is cheap and transportable. We have got the fruit of creation now, and need not trouble ourselves with the core. Every conceivable object of Nature and Art will soon scale off its surface for us. Men will hunt all curious, beautiful, grand objects, as they hunt the cattle in South America, for their skins, and leave the carcasses as of little worth.
The consequence of this will soon be such an enormous collection of forms that they will have to be classified and arranged in vast libraries, as books are now. The time will come when a man who wishes to see any object, natural or artificial, will go to the Imperial, National, or City Stereographic Library and call for its skin or form, as he would for a book at any common library. We do now distinctly propose the creation of a comprehensive and systematic stereographic library, where all men can find the special forms they particularly desire to see as artists, or as scholars, or as mechhnics, or in any other capacity. Already a workman has been travelling about the country with stereographic views of furniture, showing his employer's patterns in this way, and taking orders for them. This is a mere hint of what is coming before long.

 Het liep allemaal anders, maar het is wel heel herkenbaar hè.

Gerelateerd
Authenticiteit
The Internet Archive gaat boeken bewaren

Plaatje: Stereoscoop

Elektronische procesdossiers

Afgelopen donderdag verscheen op de Internetconsultatie het concept-wetsvoorstel dat "de 'digitalisering' van het strafproces faciliteert en kanaliseert." Hieronder enkele passages die in mijn download gemarkeerd heb.

Tot het moment waarop de aanlevering, het gebruik en de verwerking van schriftelijke documenten in elektronische vorm ten behoeve van een strafdossier volledig is gerealiseerd, zullen de papieren documenten door middel van scannen in een elektronisch dossier (zijnde een digitale kopie van het papieren dossier) kunnen worden opgenomen. De Archiefwet (Aw) en daarop gebaseerde nadere regelgeving maken het mogelijk de papieren documenten te vervangen. Indien voldaan wordt aan de eisen van vervanging kan voor het papieren origineel een elektronisch origineel in de plaats komen. Gedurende de eerste jaren van het werken met en uitwisselen van elektronische processtukken zullen papieren documenten elektronisch gereproduceerd en vervangen worden. Daaraan gaat een selectie vooraf van voor vervanging in aanmerking komende processtukken. Voorkomen moet worden dat stukken van overtuiging worden vervangen omdat dit zou betekenen dat met de vervanging van deze stukken het bewijs wordt vernietigd. Het ligt daarom in de rede eerst nog terughoudend te zijn met bijvoorbeeld het elektronisch reproduceren en vervangen van processtukken van fraudezaken.
[P.8]

De onderstreepte passage sluit aan bij een discussie die wij op kantoor wel eens voeren: is de in beslag genomen administratie van bijvoorbeeld een wethouder uit Roermond, "een archiefstuk" van politie en OM? Het zijn wel archiefstukken van die wethouder, maar voor Justitie zijn het "stukken van overtuiging" of, in gewone mensentaal: bewijsstukken, vergelijkbaar met drugs, wapens, mobiele telefoons en DNA-materiaal.
Ik denk dat het geen archiefstukken van politie en OM zijn, aangezien ze niet zijn "ontvangen of opgemaakt" door politie of Justitie. Ze zijn in beslag genomen en worden vaak ook na verloop van tijd weer terug gegeven. Mij lijkt dan ook dat politie en Justitie dat soort "stukken van overtuiging" nooit kunnen vervangen.
Een andere reden waarom de onderstreepte passage interessant is, is dat een vermoeden van valsheid een uitstekende reden is om een ontvangen documenten niet te vervangen. Zie bijvoorbeeld deze casus. Dit heb ik de afgelopen jaren ook verschillende keren aangegeven bij vervangingsvoornemens.

Hoewel elektronische uitwisseling in 2016 de norm is, zal op verzoek de communicatie met de burger ook nog in papieren vorm kunnen plaatsvinden. 
[P.9]

Gelukkig maar.

In deze toelichting is het begrip ‘digitalisering’ van het strafproces reeds aan de orde gekomen. In plaats van ‘digitaal’ zal zoveel mogelijk worden gesproken van ‘elektronisch’, in het bijzonder in relatie tot documenten. Voor het gebruik van het begrip elektronisch is gekozen om ruimte te laten voor toekomstige ontwikkelingen in de informatie en communicatietechnologie, zoals de kwantumcomputer. Een gegeven wordt op een gegevensdrager vastgelegd. Dit kan papier zijn of, in het geval van een elektronisch gegeven, een server, de harde schijf van een computer of een USB-stick. Elektronische gegevens worden opgeslagen in een elektronisch gegevensbestand of document.
[P.9]

Ik vind de verwijzing naar een kwantumcomputer eigenlijk een beetje potsierlijk. Is dat dan niet meer digitaal? En de opsomming van 'gegevensdragers' is ook een beetje vreemd. Zitten er geen harde schijven in een server?

Voor elektronische documenten is het niet mogelijk onderscheid te maken tussen een origineel en een kopie hiervan. Hier komt bij dat de inhoud van een elektronisch document eenvoudig is te wijzigen. De integriteit van elektronische documenten is lastiger vast te stellen dan de integriteit van papieren documenten. Met het begrip integriteit wordt gedoeld op de zekerheid dat het document volledig is en niet onbevoegdelijk is gewijzigd. Daarom is het noodzakelijk informatie vast te leggen en te bewaren over de eigenschappen van elektronische documenten, de auteur(s) hiervan en de in de tijd daarin aangebrachte wijzigingen, zodat het altijd mogelijk is de integriteit ervan te verifiëren. Het vastleggen en bewaren van die informatie vereist een zogeheten ‘unbroken custody’ ofwel ononderbroken beheer van elektronische documenten. Zo kan inzicht worden verkregen in de levenscyclus van elk elektronisch document dat onderdeel uitmaakt van het strafdossier: van het moment van creatie of inzending tot de archivering.
[...]
De zorg voor de integriteit van processtukken dient dan ook in combinatie te worden gezien met maatregelen die betrekking hebben op een veilige opslag van documenten, de registratie van essentiële identificerende metadata, het bijhouden van audit trails en het documenteren van documentbewerkingen.
[P.17-18]

Interessant is dat het wetsvoorstel aan de opsporingsinstanties, openbaar ministerie en de rechtspraak een zorgplicht oplegt om aan te kunnen tonen dat documenten al dan niet zijn gewijzigd. En als het document is gewijzigd of deze dan wel of niet bevoegdelijk zijn aangebracht. De wet schrijft hierbij expliciet geen techniek of methode voor, er is sprake van een "doelbepaling."

Er staat ook het een en ander over handtekeningen in allerlei soorten en maten.

De wet vereist niet altijd een handtekening, terwijl deze in praktijk in bepaalde omstandigheden wel wordt toegepast. Een voorbeeld daarvan betreft de ondertekening door de officier van justitie van een bevel tot de inzet van een bijzondere opsporingsbevoegdheid. In gevallen waarin de wet geen ondertekening of waarmerking vereist en dit in praktijk toch wordt gedaan, verdient het aanbeveling om een elektronische handtekening te gebruiken die voldoet aan de regeling waarvoor dit wetsvoorstel een grondslag biedt, zodat discussie daarover tijdens het strafproces kan worden voorkomen.
[P. 11]

Dit is een heel herkenbare constatering: heel veel documenten hoeven niet ondertekend te worden, maar aangezien we dat al decennia wel doen, komen we maar heel moeilijk van het ondertekenen van allerlei documenten af.

Met het plaatsen van een handtekening bekrachtigt een persoon zijn wilsuiting of zijn verklaring dat hij instaat voor de inhoud van een geschrift of hiervan kennis heeft genomen, daarmee instemt en/of de rechtsgevolgen ervan aanvaardt.
[P.18]

Dit citaat viel me op, omdat het overeen komt met wat ik een maand of twee geleden al schreef.
Maar het gaat ook over de "tablet-handtekening" die de koning nu en dan blijkbaar ook zet. Een van de eisen die eraan gesteld worden, is dat de kracht waarmee op de stilo gedrukt wordt, zichtbaar moet zijn:

Teneinde zekerheid te bieden over de rechtsgeldigheid van de handtekening die door middel van een gevoelige plaat en toepassing van grafische technologie wordt overgebracht in het te tekenen elektronische document, zullen bij algemene maatregel van bestuur nadere eisen worden gesteld aan de zogenoemde tablethandtekening. Uitgangspunt van de regeling zal zijn dat de tablethandtekening een handgeschreven
handtekening is. Het is geen elektronische handtekening, omdat er geen sprake is van identificatie via elektronische weg met behulp van een authenticatiemiddel. De regeling zal inhouden dat de tablethandtekening voldoende betrouwbaar moet worden geacht, mits de integriteit van het elektronische document is verzekerd. Indien bij de tablethandtekening een techniek wordt toegepast die de drukverschillen waarmee de handtekening wordt gezet registreert en vastlegt voor het geval de echtheid van de handtekening wordt betwist, dan wordt deze handtekening vermoed even betrouwbaar te zijn als een zogenaamde ‘natte’ handtekening. De mogelijkheid van een tablethandtekening is van belang voor bijvoorbeeld de medeondertekening van processen-verbaal van mondelinge aangifte door aangevers of de medeondertekening van processen-verbaal van verhoor door verdachten, getuigen en slachtoffers.
[P. 23]

Tenslotte nog een citaat over vervanging van archiefbescheiden conform artikel 7 van de Archiefwet:

Voor de kwaliteit van het scannen is het van belang dat wordt gescand van het originele papieren document en dat de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel. Verder moet het scanproces op zodanige wijze worden ingericht dat voldaan wordt aan de eisen, normen en standaarden die hiervoor binnen de overheid worden gehanteerd.
De bovenbeschreven normen gelden voor de reproductie van documenten, dat wil zeggen dat het originele papieren document bewaard wordt. Om de transitie van papier naar digitaal beheersbaar te houden zal het elektronisch werken stapsgewijs per zaakstroom of per onderdeel van een zaakstroom worden ingevoerd. In het kader van deze aanpak is het noodzakelijk papieren documenten te vervangen. Vervanging betekent dat de originele papieren documenten worden gescand en omgezet in elektronische documenten die dan vervolgens als originelen gelden.
De Archiefwet (Aw) bevat regels over de vervanging van archiefbescheiden (artikel 7 Aw). De regeling van de Archiefwet voorziet in de vervanging van een origineel document door een reproductie in elektronische vorm, die voortaan als het originele document geldt. Het papieren document kan hierna worden vernietigd, behoudens uitzonderingen.
[P. 26]

Alles klopt, met uitzondering van het "kan" in de laatste zin, als daarmee bedoeld wordt dat het vernietigen van de analoge "originelen" optioneel is.

Ik had nog wat passages aangestreept, maar dat zijn wat minder opvallende zaken. Hoe dan ook lijkt me dat het wetsvoorstel voor iedereen die zich bezighoudt met digitale archivering verplichte leeskost is.

Gerelateerd
Zes jaar cel na gefingeerde dood
Sign here! Of wat is een vals contract

Plaatje: een mes al bewijsstuk in een procesdossier bewaard, RHCL

Het kopieerapparaat verandert cijfertjes

Kijk, nu wordt het interessant...
Een van de discussiepunten bij digitalisering (waarmee ik het scannen van papieren documenten bedoel) is het gebruik van compressie om de bestandsomvang van de reproducties te beperken. Zolang je geen cruciale informatie verliest en "met mate" comprimeert, vond ik altijd dat compressie moest kunnen.
Maar comprimeren kan ook zeer ongewenste, maar moeilijk te constateren gevolgen hebben. Eergisteren beschreef David Kriesel namelijk dat Xerox-kopieerapparaten geen identieke kopieën maken, maar cijfertjes veranderen.

In diesem Artikel dokumentiere ich ausführlich, wie weit verbreitete Firmen-Scankopierer der Firma Xerox bei gescannten Seiten Ziffern, Zahlenreihen oder andere Bildfragmente unvorhersehbar vertauschen/ersetzen – und zwar nicht aufgrund irgendwelcher Texterkennung, sondern richtig hart in den Pixeldaten. Das Ergebnis sind Dokumente, die falsch sind, aber häufig so subtil, dass man es auf den ersten Blick nicht bemerkt. So etwas kann extrem gefährlich sein oder sogar Menschenleben kosten. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt:

1. Abrechnungen, die plötzlich nicht mehr stimmen.
2. Baupläne mit vertauschten Quadratmeterzahlen.
3. Falsche Ingenieurspläne, die wiederum Menschenleben gefährden würden (stellt euch vor, eine Autobahnbrücke hat in der Statik einen Zahlendreher verbaut).
4. Arzneimitteldosierungen mit Zahlendrehern, eigentlich noch schlimmer.

Hieronder staan twee tabellen uit het artikel van Kriesel. Links het  "origineel", rechts de "foute" kopie.

"Origineel"	Kopie

Hoe kan dit nou gebeuren? Nou, eigenlijk heel simpel.
Hoogstwaarschijnlijk wordt in de machines gebruik gemaakt van JBIG2-compressie. Dit algoritme deelt - heel simpel gezegd - het plaatje op in segmenten en bekijkt dan of een segment overeenkomt met een al eerder opgeslagen segment. Als dat het geval is, dan wordt een verwijzing naar het eerste segment vastgelegd en het "dubbele" segment verwijdert. Of, zoals Wikipedia het omschrijft:

After performing image segmentation and match searching, and if a match exists, we code an index of the corresponding representative bitmap in the dictionary and the position of the character on the page. The position is usually relative to another previously coded character. If a match is not found, the segmented pixel block is coded directly and added into the dictionary. Typical procedures of pattern matching and substitution algorithm are displayed in the left block diagram of the figure below. Although the method of PM&S can achieve outstanding compression, substitution errors could be made during the process if the image resolution is low.

En op die manier verschijnen dus in het bovenstaande voorbeeld achten waar er zessen hadden moeten staan.

Dus, DIV-ers en repro-verantwoordelijken:

Wilt u allemaal even verifiëren of uw scanners en kopieerapparaten ook gebruik maken van JBIG2-compressie? 

Je weet maar nooit...

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging
Substitutie, magda?
Kleur, resolutie en compressie

Plaatje: Xerography_24: This photo of Chester F. Carlson with his model of a xerographic office copier (courtesy Xerox) is part of the slideshow on the re-make of the first xerographic photocopy by Klaus Urbons in the Office Museum, Muelheim an der Ruhr, Germany

Wat digitaal is, moet niet analoog beoordeeld worden

Tja, een van de vragen die bij de vervanging van archiefbescheiden door reproducties beantwoord moet worden is of alle essentiële eigenschappen van het origineel meegenomen worden in de kopieën. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is dan altijd kleur. Als die in de (papieren) originelen relevant is, dan moet die natuurlijk ook in de gescande reproductie worden meegenomen.
Zoals jullie ongetwijfeld weten, is er niet alleen sprake van vervanging wanneer je papieren documenten scant (en de papieren daarna weggooit), maar ook wanneer je digitale archiefstukken print. En ook daarbij moet je bekijken welke essentiële dingen je in de analoge afdruk mist. Kleur en "kijkhoek" kunnen bijvoorbeeld  essentieel zijn.
Lees de uitspraak van de Reclame Code Commissie en het college van beroep maar, waarin het gaat over de advertenties die Google toont op zijn resultaten-pagina. Enkele citaten:

Nadat klager de zoekopdracht “computer” had gegeven, verscheen de gewraakte, door kla­ger overgelegde print, waarvan een exemplaar aan deze uitspraak is gehecht. Klagers be­zwaar luidt dat onvoldoende duidelijk is of de in beeld verschijnende hits advertenties zijn of zoekresultaten. Advertenties hebben een lichtgele achtergrond en zoekresultaten hebben een witte achtergrond. Op veel monitoren is echter geen kleurverschil te zien. Wel staat bovenaan, op het midden van de pagina “Advertenties. Waarom deze advertenties?”, maar dit staat in te kleine letters.
[...]
Met betrekking tot klagers bezwaar tegen de wijze waarop advertenties en zoekresultaten worden weergegeven op www.google.nl bij de zoekopdracht “computer”, overweegt de voorzitter dat uit de overgelegde print met daarop de zoekresultaten op deze website onvol­doende duidelijk blijkt wat een advertentie en wat een zoekresultaat is. De advertenties die in dezelfde kolom staan als de zoekresultaten zijn tegen een zeer licht gekleurde achtergrond geplaatst, maar deze achtergrondkleur is zo flets dat de advertenties daardoor nagenoeg niet te onderscheiden zijn van de zoekresultaten.
[...]
Het bezwaar wordt als volgt samengevat.
De voorzitter heeft zijn oordeel dat de advertenties boven de zoekresultaten (top ads) onvoldoende als reclame herkenbaar zijn gebaseerd op de door klager overgelegde print, terwijl Google een internetdienst is die uitsluitend op een computerscherm en nooit op papier wordt geleverd. De vraag of top ads op een zoekresultatenscherm voldoende als reclame herkenbaar zijn, dient dan ook op een computerscherm beoordeeld te worden.
[...]
3. De Commissie stelt voorop dat zij de vraag of sprake is van voldoende herkenbaarheid van de top ads op de betreffende zoekresultatenpagina beoordeelt aan de hand van het computerscherm, nu Google - naar verweerder terecht heeft gesteld - een internetdienst is die uitsluitend op een computerscherm wordt geleverd.

Wat ik niet snap: waarom krijg ik advertenties voor naaimachines als ik naar een computer zoek? Kan daar niet eens iemand wat aan doen?

Gerelateerd
Kleur, resolutie en compressie
Een afdruk van Google Earth in de rechtszaal

Blauwe en zwarte letters door een blauwe handtekening

Begin deze week las ik allerlei stukken over de vorming van de Nationale Politie, waaronder een scan van een brief van de Kwartiermaker Nationale Politie. Hierboven zie je een uitsnede van de ondertekening van die brief.
Het opvallende aan die ondertekening zijn natuurlijk de blauwe letters et, Ger en d B. Ik neem aan dat deze in de originele brief zwart zijn en vermoed dat de verkleuring iets te maken heeft met de blauwe handtekening die door de letters heen staat, maar begrijp niet hoe dit komt.
Als ik het goed zie, is de scan gemaakt met Xerox Workcentre 7345 maar ik kan in de pdf-eigenschappen verder niets relevants over bijvoorbeeld scanresolutie of kleurinstellingen vinden.
Iemand enig idee hoe dit komt?
Of hoe het eventueel te voorkomen is?
Andere vraag is natuurlijk: is dit kleurverloop erg?

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Kleur, resolutie en compressie
Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?

Wanneer is vervangen echt vervangen?

Afgelopen weekend belandde ik met een handjevol vakidioten in een twitter-discussie over vervanging. Ik heb de meeste tweets in Storify verzameld. Niet allemaal, omdat een deelnemer achter een slotje zit, maar de teneur wordt wel duidelijk denk ik.

Uiteindelijk kwam het allemaal neer op die ene cruciale vraag:

Wanneer heb je een archiefstuk vervangen?

Eerst wat definities uit de Archiefwiki weergeven:

• Substitutie of vervanging is
  Reproductie (onder b) van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan.
• Vervreemding is de
  Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden.
• Vernietigen is het
  Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd kunnen worden gereconstrueerd.

En daarna het relevante wetsartikel volledig citeren:

Archiefwet 1995, Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

Ik heb hierin twee passages onderstreept.
De zinsnede "teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen" is cruciaal, maar helaas ambigu. Er staat in ieder geval dat het doel van het maken van de reproducties is om de originelen te vernietigen. Maar er staat ook dat de originelen vervangen zijn, simpelweg door het maken van de reproductie.
De tweede passage stelt dat machtiging tot vervanging ook een machtiging tot vernietiging inhoudt. Het idee hier achter is dat het permanent te bewaren archiefbescheiden niet vernietigd mogen worden maar naar een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht.

Een ander artikel dat hierbij relevant is, is artikel 8 van het Archiefbesluit (er zijn meer artikelen over vervanging, maar die doen nu even niet ter zake):

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

Je moet dus iedere vervanging, vernietiging en vervreemding documenteren: om welke archiefstukken gaat het, waarom en op welke manier zijn ze vervangen, vernietigd of vervreemd. Hierbij maakt het niets uit of het gaat om te vernietigen of permanent te bewaren "originelen."

Mijn stellingen zijn...

1. Het maken van reproductie R van archiefstuk A verandert niets aan de status van A. Dat is en blijft een archiefstuk tot aan zijn vernietiging.
2. Als R gebruikt wordt bij de uitvoering van werkzaamheden, is R een archiefstuk.
3. De enige manier om archiefstuk A van zijn archiefstatus te ontdoen is door vernietiging of vervreemding. Dit kan niet door te "zeggen" dat het geen archiefstuk meer is (bijvoorbeeld door er een stempel "vervangen" of "werkexemplaar" op te zetten).
4. Iedere vervanging, vernietiging of vervreemding van A (en R) moet gespecificeerd worden. Als dit niet  gebeurt, heeft de vervanging, vervreemding of vernietiging niet rechtmatig plaatsgevonden.
5. De vervanging van A door R is pas afgerond als A vernietigd is.

De combinatie van 1 en 2 betekent dat er in dat geval sprake is van twee archiefstukken.  

Stelling 3 zou nog kunnen betekenen dat je A kunt vervreemden als je R gemaakt hebt, maar artikel 7 suggereert dat vernietiging van A het doel is. En vervreemding is niet hetzelfde als vernietiging.
Vandaar stelling 5: je moet A vernietigen als je wil dat R zijn plaats innneemt.

Maar ik ben natuurlijk benieuwd naar jullie tegenwerpingen...

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Een bouwvergunning vervangen
Substitutie, magda?

Valse documenten in een rechtszaak

Fake Horse
A painting of a horse in a real stable. Probably cheaper to feed.

Gisteren wilde ik naar aanleiding van een blogpost van David Rosenthal een blogje schrijven over digitale handtekeningen en duurzaamheid. Dat blogje komt later nog, omdat ik werd afgeleid door iets anders. Via een blog van Arnoud Engelfriet over "authentieke handtekeningen" kwam ik namelijk terecht bij twee rechtszaken waar "valse documenten" een rol in speelden: een over de verkoop van een paard, de andere over de overdracht van een website.

Een gefotoshopt contract
In de zaak van de website gaat hem om iemand [eiser] die een website over het tunen van auto's is begonnen. Hij heeft een ander [gedaagde] toegang gegeven tot de "achterkant" van deze website, zodat die gedaagde de site kan beheren. Na verloop van tijd komt de eiser er achter dat hij zelf geen toegang meer heeft tot de beheeromgeving van de website. Wanneer hij bij SIDN navraag doet, krijgt hij een verklaring toegestuurd waar in staat dat hij de website voor €2.000 heeft verkocht aan de gedaagde. Onder de verklaring, die dateert van 20 februari 2010 - dit is belangrijk, staan de handtekeningen van eiser en gedaagde.
De eiser stelt dat hij die verklaring nooit getekend heeft en laat haar onderzoeken door een schriftkundige. Deze constateert dat de handtekening waarschijnlijk authentiek is, maar stelt vast dat er sprake kan zijn van een "frauduleuze montage":

'Binnen mijn vakgebied wordt onder frauduleuze montage verstaan: het door toepassing van 'listige kunstgrepen' (zoals knippen, plakken, fotokopiëren, scannen, bewerken met een fotobewerkingsprogramma, printen en dergelijke) reproduceren van een document, afwijkend van het brondocument. (...)
Bij beschouwing van het litigieuze document (vzr: de verklaring) kan met zekerheid worden vastgesteld, dat dit een 'geprinte scan' is. Het oorspronkelijke brondocument is 'gescand' en van die scan is een afdruk (print) gemaakt. Aldus is een 'geprinte scan' ontstaan. Deze methodiek is binnen allerlei ondernemingen en andere organisaties, maar ook in particulier verband, thans heel gebruikelijk teneinde (onder andere) te kunnen besparen op de kosten van administratie en archivering. De benodigde automatiseringsmiddelen zijn relatief goedkoop en algemeen beschikbaar.
Eén van de mogelijkheden die zich voordoen bij de methodiek, zoals bedoeld in de vorige alinea, is, dat het heel gemakkelijk is om gedurende het verwerkingsproces op allerlei manieren en op allerlei momenten in te grijpen in het proces en veranderingen aan te brengen, zodat snel en efficiënt een van het oorspronkelijke brondocument afwijkend nieuw document ontstaat. 'Fotoshoppen' heet dat in de volksmond. Om te kunnen vaststellen of sprake is van een montage van het litigieuze document, dient het origineel van het oorspronkelijke brondocument te worden onderzocht. Door beide documenten met elkaar te vergelijken, kan vaak al met het blote oog worden geverifieerd of een litigieus document een montage is of niet.'

Tijdens de mondelinge behandeling van de rechtszaak, heeft de eiser ook nog gezegd dat uit de 'documenteigenschappen' van de digitale versie van de verklaring volgt dat deze pas is vervaardigd op 22 april 2010, hetgeen volgens [eiser] erop wijst dat het document vals is.
Uiteraard hebben de eiser en de rechtbank de gedaagde gevraagd om de originele verklaring te overleggen, maar die ligt "waarschijnlijk bij zijn accountant."
Omdat de eiser ontkent die verklaring ooit te hebben ondertekend, moet de gedaagde het tegendeel aantonen en dat kan alleen met de originele verklaring. Zolang dit niet gebeurd is, krijgt de eiser gelijk.

Wat betekent deze uitspraak nu voor de vervanging van archiefbescheiden?
In ieder geval een paar dingen:
Zorg dat je metadata kloppen!
In dit geval speelt de datum waarop het pdf-bestand gemaakt is, een rol in de waardering van het document.

Zorg dat je digitaliseringsprotocol helder is
Beschrijf hoe de analoge documenten gescand worden en hoe de bestanden daarna opgenomen worden in een betrouwbare beheersomgeving. Beschrijf ook op welke manier gecontroleerd wordt of de inhoud van de scan overeenkomt met de inhoud van het papieren origineel. Beschrijf de manier waarop het beheer en de toegang tot de gescande documenten georganiseerd is. Dit kun je in een rechtszaak allemaal gebruiken om  aan te tonen dat jouw document wel betrouwbaar (en authentiek) is.

Met andere woorden:

• Leg vast!
• Documenteer!
• Metadata!

Een draver of juist niet?
De andere zaak is wat amusanter en gaat over de aankoop van een paard. Eiseres heeft een paard gekocht dat de gedaagde op Marktplaats had aangeboden als een gezond en uitstekend dressuurpaard. Na de koop, voor €4.438, bleek dat het paard in slechte conditie verkeerde en zeker geen dressuurpaard, maar eerder een draver was. Een deel van de rechtszaak spitst zich toe op de tekst van de advertentie op Marktplaats. Weer een uitgebreid citaat:

3.8. Bij de beoordeling van het beroep op non-conformiteit kent de rechtbank betekenis toe aan de door [gedaagde] overgelegde productie 7. Deze productie is een advertentie, geplaatst op www.marktplaats.nl , waarop staat vermeld dat deze advertentie 497 keer sinds 16 juli 2009 is bekeken. De advertentie bevat de volgende tekst:

“Rocky is een super lieve zwarte ruin (net gecastreerd). Hij is net onder het zadel en doet het goed, hij is wel een beetje schrikkerig. In omgang is hij zeer aanhankelijk, maar met rijden moet hij nog een hoop leren. Hij is daarom niet geschikt voor beginnende of onervaren ruiters. Hij is gechipt en heeft een paspoort (ras onbekend). Hij is klinisch gekeurd maar de nieuwe eigenaar staat het vrij om hem opnieuw te laten keuren. Deze kosten zijn voor u zelf. Ik zoek voor Rocky een goed tehuis waar hij alle verdiende aandacht gaat krijgen. Vraagprijs 2500 euro (valt nog over te praten).”

Uit de door [eiseres] overgelegde productie 24, een e-mail van Marktplaats, volgt echter dat de advertentie op 15 februari 2011 is geplaatst en 15 maart 2011 is verwijderd. Dit is door [gedaagde] niet weersproken. [gedaagde] heeft ter comparitie erkend dat zij de door haar toegezonden productie 7 heeft vervalst. De rechtbank constateert dat deze advertentie overeenstemt met de stellingen van [gedaagde] bij conclusie van antwoord. Het is aan het onderzoek van [eiseres] te danken dat is aangetoond dat de ingebrachte advertentie vals is. Dat de tekst van de advertentie op zichzelf niet vals zou zijn, zoals door [gedaagde] verklaard, acht de rechtbank ongeloofwaardig. [eiseres] heeft immers door schriftelijk en niet weersproken bewijs aangetoond dat zij inclusief transportkosten een bedrag van EUR 4.438,00 aan [gedaagde] heeft betaald, terwijl volgens de advertentie sprake zou zijn van een vraagprijs van EUR 2.500,00 en in de conclusie van antwoord wordt gesteld dat het paard is verkocht voor EUR 2.250,00. De rechtbank is van oordeel dat [gedaagde] zich niet heeft gehouden aan de in artikel 21 Rv besloten liggende verplichting de van belang zijnde feiten in deze procedure volledig en naar waarheid aan te voeren.

Is het niet prachtig, iemand die toegeeft een advertentie vervalst te hebben, maar zegt dat wat er in staat wel waar is!
Uiteindelijk "wint" de eiseres, trouwens.

Als je meer van dit soort rechtszaken kent, voel je niet geremd en voeg ze hieronder toe!

Gerelateerd
Betrouwbare documenten in het nieuws
Wat doen we met de vervanging?
Substitutie, magda?
O jee, een gemanipuleerd archiefstuk

Plaatje: Fake horse van Tony Newell

De #archiefvisie van de VNG - deel 2

Vorige week stuurde de VNG zijn reactie op de Archiefvisie naar de Tweede Kamer-commissie voor Onderwijs Cultuur en Wetenschap. Ik heb die brief een paar keer gelezen en een tijdje laten gisten. Maar het lukt me niet er echt iets van te vinden.

De VNG wil - uiteraard - meer geld. En de vereniging wil meer standaarden of misschien toch wel minder standaarden of eigenlijk vooral gemeentelijke standaarden.
Er moet een steuninstelling - je verzint het niet - komen voor het harmoniseren van de terminologie van het archiefwerk en de e-overheid.
De gemeenten hebben blijkbaar - om onbegrijpelijke redenen - last van de "Beleidsregel vervanging" van de staatssecretaris, terwijl die enkel geldt voor provincies en organen van de rijksoverheid en dus NIET voor gemeenten.
En de VNG vindt het volstrekt logisch en in lijn met zijn eigen constante roep om "gemeentelijke autonomie" dat iemand anders - het ministerie van Justitie - betaald voor het oplossen van de inktschade-problematiek in de gemeentelijke akten van de burgerlijke stand.

Ik hoop eerlijk gezegd niet dat dit een voorafschaduwing is van de discussies die de commissie op 27 oktober gaat voeren...

Gerelateerd
De #archiefvisie van de VNG
Alle andere Archiefvisie-blogs

Plaatjes
Ware Woorden van Jorem Jeukze en Tinus Wink
Standards van XKCD

The Internet Archive gaat boeken bewaren

Al bijna een maand geleden schreef The Internet Archive op zijn weblog dat ze gaan beginnen met het bewaren van een fysiek exemplaar van ieder boek dat ze gescand hebben. De reden die Brewster Kahle en kornuiten hiervoor geven is redelijk schokkend (vind ik dan):

After the Internet Archive digitizes a book from a library in order to provide free public access to people world-wide, these books go back on the shelves of the library. We noticed an increasing number of books from these libraries moving books to “off site repositories” to make space in central buildings for more meeting spaces and work spaces. These repositories have filled quickly and sometimes prompt the de-accessioning of books. A library that would prefer to not be named was found to be thinning their collections and throwing out books based on what had been digitized by Google. While we understand the need to manage physical holdings, we believe this should be done thoughtfully and well.

Een interessant argument van IA om de papieren versies te bewaren is dat de analoge versies de "authentieke" exemplaten zijn en dat er bij twijfel aan de digitale reproductie op terug gevallen kan worden.
En daarom begint IA een enorm depot waarin alle gepubliceerde boeken in optimale omstandigheden bewaard blijven als "back-up". Hierbij moet "alle" natuurlijk met een korreltje zout genomen worden. Blijkbaar zijn er in totaal 100 miljoen boeken verschenen, maar een groot deel daarvan zijn unica, die gewoon in de "normale" bibliotheken bewaard zullen blijven. Maar desondanks mikt IA op het bewaren van 10 miljoen boeken.

Based on this success and the increasing availability of physical materials, a production facility leveraging this design will be launched in June of 2011 in Richmond, California. The essence of the design from the book’s point of view is to have several layers of protection, each able to be monitored and periodically inspected:

• Books are cataloged, and have acid free paper inserts with information about the book and its location,
• Boxes store approximately 40 books with labeling on the outside,
• Pallets hold 24 boxes each,
• Modified 40′ shipping containers are used as secure and individually controllable environments of 50 or 60 degrees Fahrenheit and 30% relative humidity,
• Buildings contain shipping containers and environmental systems,
• Non-profit organizations own and protect the property and its contents.

Het interessante is ook dat IA bibliotheken, verzamelaar en particulieren expliciet uitnodigt om boeken naar hun op te sturen, zodat ze opgenomen kunnen worden. Dit leidde overigens in de commentaren tot een paar "vurige" reacties, waaronder deze:

Larry Moniz
"Sounds like another scam, like Google’s to acquire intellectual property and pass it around WITHOUT conforming to U.S. copyright laws and also paying royalties to authors. Please consider this notification that I prohibit you from copying and retaining any of my work in any form whatsoever."
Larry Moniz
"Not your right under the law to be the guardian of others intellectual property. In my opinion as an author, journalist and publisher, what you are doing is pirating intellectual property. Even the Library of Congress doesn’t actively seek works from all sources. It accepts works from the author or publisher as part of copyright law. You try to sound holier-than-thou and well intentioned, but what’s your real agenda? You also say this being paid for by “funding from stimulus money for jobs programs.” Sounds like a flagrant misuse of stimulus funds."

En anderen merken dan weer op dat het natuurlijk onverstandig is om alle boeken op een plaats te bewaren, in verband met calamiteiten of moedwillige vernietiging.
*zucht*
Ik vind het een indrukwekkend en mooi project en zal boeken die ik om wat voor reden dan ook kwijt moet, zeker naar Richmond sturen.

Gerelateerd
Een bibliotheek om de beschaving te reconstrueren

Een bouwvergunning vervangen

Volgens mij heb ik hier eerder ergens anders al eens over geschreven, maar dat kan ik niet meer terug vinden...
Verschillende gemeenten in Noord-Brabant en Limburg (maar vast ook daarbuiten) zijn voorbereidingen aan het treffen om alle verleende bouwvergunningen (vanaf 1902) te vervangen door digitale reproducties. Naast de "normale" discussies bij vervanging, over resolutie, kleur en kwaliteitscontroles, levert dit iedere keer nog een twistpunt op:

Hoe gedetailleerd moeten de individuele documenten beschreven worden?

Een bouwvergunning bestaat uit verschillende documenten, die overigens volgens de selectielijst niet allemaal permanent te bewaren zijn: de aanvraag (inclusief tekening), een B&W-advies, een B&W-besluit (de eigenlijke vergunning), statische berekeningen en adviezen van bijvoorbeeld de welstandscommissie of de brandweer. Deze documenten zijn allemaal op een ander moment ontstaan en opgemaakt door een andere auteur. Toch worden de documenten, in de meeste voorstellen die ik tot nu gezien heb, niet apart geregistreerd. Men volstaat met de metadata van het bouwdossier, bijvoorbeeld:

• Plaats c.q. woonkern
• Straatnaam
• Adresnummer / huisnummer
• Uniek kenmerk bouwvergunning
• Datum verlening vergunning
• Aard vergunning
• Sectienummer c.q. -kenmerk (kadastrale gegevens)
• Naam aanvrager

In sommige gevallen wordt dan wel nog gewerkt met documenttypen, waardoor de aanvraag, de tekeningen, de adviezen etc van elkaar gescheiden worden. Maar de individuele documenten worden niet nader beschreven.

Eigenlijk vind ik dat niet voldoende.
Eigenlijk vind ik dat ieder document apart geregistreerd moet worden.
Eigenlijk vind ik dat van ieder document minstens de auteur danwel de afzender en de datum moeten worden vastgelegd. Want alleen op die manier kun je later enigszins vaststellen hoe het vergunningsverleningsproces verlopen is.

En ik denk dat ik me hierbij kan beroepen op de combinatie van artikelen 17 en 19 uit de Archiefregeling.
In artikel 17 staat:

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
[…]
b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
[…]

Je zou kunnen zeggen dat dit uit de documenten zelf blijkt en dat het dus niet nodig is dit ook nog in de metadata vast te leggen. Maar, het tweede lid van artikel 19 eist deze metadata expliciet:

De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

Betekent dit nou ook dat archiefdiensten alle documenten die nu in dossiers zitten en niet individueel beschreven zijn, apart moeten gaan indexeren?
Nee, dat vind ik niet. Oude bestaande dossiers hoeven niet per sé opnieuw op document niveau beschreven te worden. Maar dat is ook iets heel anders, dan wat hier aan de hand is.
In dit geval gaat het om vervanging en worden dus nieuwe archiefstukken gemaakt, die de plaats innemen van de oude. En voor nieuwe archiefstukken gelden de eisen uit de Archiefregeling en dus ook artikel 17 en 19.

En laat ik al een voorschot nemen op mogelijk reacties: het argument dat het te kostbaar is om alle documenten individueel te indexeren gaat niet op. Niemand dwingt een gemeente tot vervanging. Als het te duur is om het goed te doen, moet je het niet doen. Of je moet een betere business case maken.

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Archiefregeling, Rodin en toezicht

Foto: Loket Bouwtekeningen van Fabio Bruna.
Het bijschrift luidt: Het ophalen van een bouwtekening voor een verbouwing bleek een verrassende bezigheid. Ons huis bleek te nieuw om al op fiche te staan, en de bouwtekeningen van heel onze wijk waren nog niet uitgezocht of op volgorde gelegd. In bovenstaande stapel vond ik na 1 1/2 uur wat ik zocht. Wel aardige luitjes daar bij het loket bouwtekeningen, ze hebben Carmen die volle tijd vermaakt.

Het einde van de provinciale archiefinspectie?

Vorige week werd dan toch eindelijk de "nota van wijziging wet revitalisering interbestuurlijk toezicht" openbaar. Dit is de wetswijziging die de werkzaamheden van de provinciale archiefinspectie onherstelbaar gaat veranderen en waarin de machtiging voor vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. Enkele citaten met wat "persoonlijk" commentaar.

De Archiefwet 1995 is één van de wetten die door de commissie Oosting is doorgelicht.
De commissie Oosting was van mening dat, net als bij het Rijk en de provincies, de zorg voor de gemeentelijke archieven aan de gemeenten zelf kan worden overgelaten. Hetzelfde geldt voor waterschappen. Indien een provincie, gemeente of waterschap zich niet houdt aan de verplichtingen uit de Archiefwet 1995, zou volgens de commissie op grond van de taakverwaarlozingsregeling kunnen worden ingegrepen door de naasthogere bestuurslaag. (p.30)

Dit suggereert dat er ook bij de provincies sprake gaat zijn van ingrijpen op grond van de taakverwaarlozingsregeling, maar niets wijst er op dat bijvoorbeeld het ministerie van BZK of OCW deze bevoegdheid ook daadwerkelijk zal krijgen.

In artikel 7 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat voor de vervanging van archiefbescheiden  door reproducties, alsmede voor de vernietiging van de originele bescheiden, een machtiging nodig is van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van gedeputeerde staten. Deze machtiging is een vorm van interbestuurlijk toezicht die niet overeenkomt met de kabinetsreactie op het advies van de commissie Oosting. Voorgesteld wordt deze machtiging te schrappen. De machtiging dient dan wel te worden vervangen door regels over de wijze van reproductie. Deze regels kunnen pas worden opgesteld na afronding van een lopend technisch onderzoek naar de aan deze reproductie te stellen eisen. Deze regels zullen worden vastgelegd bij of krachtens het Archiefbesluit 1995 die naar verwachting 1 januari 2013 in werking treden. Voorgesteld wordt om de wijziging van artikel 7 in werking te laten treden, gelijktijdig met de wijziging van het Archiefbesluit 1995. Daartoe wordt in artikel 9.1 bepaald dat voor de inwerkingtreding van de wijziging van artikel 7 een apart koninklijk besluit kan worden vastgesteld. (p.30)

Hier zinspeelde ik eerder al op. Interessant zijn ook de alinea's die hier op volgen en waaruit de rol van de VNG duidelijk blijkt:

In zijn reactie op een eerdere versie van deze nota van wijziging stelt de VNG dat het schrappen van het interbestuurlijk toezicht uit artikel 7 niet moet worden uitgesteld, omdat artikel 7 in de weg staat aan slagvaardig handelen door gemeenten. De VNG is tevens van mening dat geen regels over digitale vervanging zouden moeten worden opgesteld. De VNG miskent daarmee dat artikel 7 niet alleen ziet op digitale archivering, maar ook op de vernietiging van papieren originelen. Het gaat niet alleen om een doelmatige bewaring van informatie, maar ook om het belang van het behoud van originele gegevensdragers op grond van hun historische of culturele waarde. Dat belang behoort tot de belangen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 beogen te beschermen. Uit dat oogpunt is regelgeving over de wijze en de kwaliteit van vervanging gerechtvaardigd en dient het schrappen van het toezicht uit artikel 7 te worden aangehouden tot die regels zijn vastgesteld. (p.30)

De VNG is ook van mening dat als artikel 7 gewijzigd wordt, dat dan ook de artikelen artikelen 8, eerste lid (betreffende de machtiging tot vervreemding van archiefbescheiden), 13, derde lid (betreffende de machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats), en 15, vierde lid (betreffende de beslissing tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar) aangepast moeten worden. De reactie hierop is een beetje raadselachtig:

Op de eerste plaats richten de door de VNG genoemde bepalingen zicht niet uitsluitend tot gemeenten (of provincies), maar tot alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is. Bovendien moeten deze machtigingen en beslissingen worden gezien als een vergunning of ontheffing van de Minister of gedeputeerde staten om te handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995. Daarmee onderscheiden deze machtigingen en beslissingen zich van goedkeuringen, verklaringen van geen bezwaar en andere vormen van interbestuurlijk toezicht bij de uitoefening van reguliere medebewindstaken. (p.30-31)

Niet alleen geldt artikel 7 ook voor alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is, bij het vervangen van permanent te bewaren archiefbescheiden is in wezen sprake van vernietiging van archiefstukken die als te bewaren zijn aangemerkt. In die zin is er dus ook sprake van handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995.

In de artikelen 33 en 34 van de Archiefwet 1995 is het interbestuurlijk toezicht van de provincies op de gemeenten geregeld. Voorgesteld wordt deze bepalingen te schrappen, zodat de voorgestelde regeling uit de Gemeentewet van toepassing wordt. Thans is het toezicht op de gemeente opgedragen aan de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 28 van de Archiefwet. Het ligt in de rede dat gedeputeerde staten deze ambtenaar aanwijzen als de ambtenaar, bedoeld in het voorgestelde artikel 124e, Gemeentewet. (p.31)

De twee wijzigingstrajecten lopen dus nog altijd langs elkaar heen, want in de eerder voorgestelde wijzigingen van Archiefwet, wordt artikel 28 helemaal geschrapt.

Ik zal deze of volgende week ook eens proberen te beschrijven hoe het er dan vanaf 2012, als de gemeentewet en provinciewet zijn gewijzigd, uit zou moeten gaan zien.

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
De archiefwet wordt gewijzigd
Ze wijzigen de Archiefwet

Plaatje: Inspectie van de tanden van Sabdesigns

Wat doen we met de vervanging?

 "I always wanted an authentic reproduction. Those fake reproductions are terrible."

Vandaag weer eens een blog over een hardcore Archiefwettelijk onderwerp: vervanging aka substitutie...

Sinds 1996 staat in artikel 7 van de Archiefwet dat zorgdragers "bevoegd zijn archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen." In aanvulling daarop staat in het Archiefbesluit dat de zorgdrager alleen tot vervanging mag besluiten "indien de vervanging geschied met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens." En de zorgdrager dient in het vervangingsbesluit aan te geven wat de waarde van de archiefbescheiden is als cultureel erfgoed en wat het belang is van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek (artikel 6). Tenslotte moet de zorgdrager van iedere vervanging een verklaring opmaken, met daarin ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden (artikel 8).
Merk op dat dit allemaal geldt voor iedere vervanging, ongeacht of de archiefbescheiden als op termijn te vernietigen of als permanent te bewaren zijn gewaardeeerd. Enige verschil tussen die twee varianten is dat voor de vervanging van permanent te bewaren archieven, een machtiging van de minister dan wel het college van Gedeputeerde Staten nodig is.
In 2007 en 2008 heb ik voor het LOPAI beschreven welke informatie in zo'n machtigingsverzoek en vervangingsbesluit zou moeten staan en op basis van welke criteria Gedeputeerde Staten een machtigingsverzoek zullen beoordelen. Hierbij zijn de Archiefwet en -regelgeving natuurlijk start- en eindpunt geweest. Ik ben er dan ook nog alijd van overtuigd dat de eisen en criteria die uiteindelijk terecht zijn gekomen in de Beleidsregel vervanging (pdf) voor 95% gebaseerd zijn op archiefwettelijke eisen. Dat wil zeggen: het zijn aspecten die de zorgdrager sowieso moet regelen en beschrijven als hij archieven gaat vervangen, permanent te bewaren of niet.
In de praktijk blijken zorgdragers (of eigenlijk hun ambtelijke vertegenwoordigers) dat niet zo te zien. Ze lijken te denken dat vervanging van te vernietigen archiefbescheiden nauwelijks aan regels gebonden is en dat Gedeputeerde Staten aan vervanging van permanent te bewaren archieven schrikbarend hoge eisen stellen, die alleen bedoeld zijn om zorgdragers te pesten en vervanging onmogelijk te maken. (Al wordt dat natuurlijk nauwelijks hardop gezegd...)
Maar in de concept-machtigingsaanvragen zie je dit wel vaak terug: de opstellers hebben vaak geen idee waarom ze allerlei onderdelen van hun vervangingsproces zouden moeten beschrijven. Een van de gevolgen van dit alles is dat de vervanging van de vernietigen archiefbescheiden vaak slordig, onnauwkeurig en onrechtmatig verloopt.
Een ander gevolg is dat organisaties onnodig lang 'hybride' blijven werken: de analoge documenten worden wel gescand en ambtenaren werken met de digitale reproducties, maar de papieren originelen blijven ook nog bewaard, want ze kunnen of mogen niet weggegooid worden. Het moge duidelijk zijn dat dit op de wat langere termijn alleen maar nadelen heeft.

Stel nu eens - echt puur hypothetisch hoor - dat die verplichte machtiging voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden afgeschaft wordt. Ik zeg dat niet dat het gaat gebeuren, maar stel dat...

Hoe kunnen we (wij - allemaal, niet wij - de archiefinspectie) er dan voor zorgen dat de vervanging goed, nauwkeurig en rechtmatig verloopt?
Moeten er dan aanvullende eisen over vervanging in de Archiefwet, het Archiefbesluit of de Archiefregeling opgenomen worden?
Of zijn de eisen zoals ze nu in de Archiefwet ca beschreven staan voldoende en gaat het vooral om voorlichting en bewustwording?
Of, dat zou ook nog kunnen natuurlijk, moet het veel eenvoudiger worden om archiefbescheiden te vervangen? Zijn de risico's die verbonden zijn aan vervanging zo gering dat het nauwelijks nodig is hier eisen aan te stellen?

Ik ben benieuwd naar jullie meningen...

Gerelateerd
Subsitutie, magda?
KVAN-dagen 2010 - dag 2 #KVAN10
Authenticiteit?
Kleur, resolutie en compressie

Plaatje: Authentic reproductions van MR38

Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?

Een van de aspecten waar zorgdragers bij een machtigingsverzoek om permanent te bewaren archiefbescheiden te mogen vervangen aandacht aan moeten besteden is controle. Hoe zal de organisatie vaststellen dat de reproducties goed genoeg zijn om de plaats van de originelen in te nemen. En iedere keer gaat dit ook weer fout… Het gaat me dan niet om de criteria die gehanteerd worden om vast te stellen of een scan goed (genoeg) is, maar om de methode van controle.
In heel veel handboeken of digitaliseringsplannen komen zinnen voor als:

De norm bij deze controle is bepaald op 96%. We accepteren dat per dag 8 documenten (4%) niet goed gescand zijn en opnieuw gescand moeten worden.

Los van het feit dat hier relatieve en absolute aantallen door elkaar gebruikt wordt, is de vraag natuurlijk: wat gebeurt er als er een negende fout gevonden wordt? En hoe wordt vastgesteld dat niet meer dan 4% van de registraties fout zijn, hoeveel documenten worden gecontroleerd om dit vast te stellen?
Het Stadsarchief Amsterdam schrijft in zijn verder uitstekende Aanbevelingen voor digitalisering van tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam (pdf):

Het is daarbij zinvol om de controleprocedure op papier te zetten en voor de verschillende kwaliteitseisen foutmarges te hanteren.

Op deze zin volgt een uitgebreide en gedetailleerde beschrijving van de manier waarop allerlei aspecten gecontroleerd zouden kunnen worden. Maar het vaststellen van de "foutmarges" wordt niet nader toegelicht.
In de richtlijnen van het Geheugen van Nederland staat onder 2.1 Steekproef:

Van een batch wordt 10% getest. Als meer dan 1% van de batch niet voldoet aan de normen (op basis van de onderstaande kwaliteitseisen), dan wordt de batch teruggezonden. De batch wordt dan in het geheel nagelopen en waar nodig verbeterd. Als minder dan 1% van de batch fouten vertoont, worden alleen de foute afbeeldingen teruggezonden en verbeterd. Als de batch terugkeert zal opnieuw een controle worden uitgevoerd. Gaat het om 10.000 stuks dan worden er 1000 bekeken. De 10.000 voorwerpen worden in 10 batches van 1000 verdeeld. Uit elke batch worden er 100 bekeken. Gaat het om de eerste batch dan wordt afbeelding 50 tot 150 bekeken.

Dat ziet er al iets beter uit, maar in dit voorbeeld wordt er dus van uit gegaan dat ongeacht het aantal te controleren eenheden het controleren van 10% daarvan goed genoeg is. (De richtlijnen worden momenteel aangepast, dus misschien is dit in de nieuwe versie ook wel veranderd.)

Nog een laatste voorbeeld:

Naam proces	Beoordelen ingekomen (analoge) post
Controlecriteria (+ normering)	Keuze juiste DSP-proces (98% juist)
Uitvoering controle	Maandelijks representatieve steekproef van minimaal één procent van de ingekomen documenten

Het probleem hierbij is dat de absolute aantallen waar het om gaat, te klein zijn. De verwachting is dat er in totaal ongeveer 5.000 documenten per maand geregistreerd worden. Dat betekent dus dat er 50 documenten gecontroleerd worden en dat er maar één registratie fout mag zijn.

Hoe zou het dan wel moeten? Daar is een norm voor!
Om te beginnen dit: 100% controle heeft weinig tot geen zin en geeft alleen de schijn van volmaaktheid. Je weet namelijk nooit hoeveel fouten bij het controleren gemaakt worden.
Om dit tegen te gaan heeft het Amerikaanse leger in 1950 een statistische methode ontwikkeld: Acceptable Quality Level. Hier vind je de ‘originele’ norm (pdf).
Hoewel ik geen statisticus ben (verre van dat zelfs), ga ik hieronder toch proberen die AQL-methode uit te leggen, in de hoop dat er in de toekomst wat beter gekeken wordt naar de toepassing van steekproeven om onder andere scan-opdrachten te controleren.

AQL
De opzet van de kwaliteitscontrole is afhankelijk van verschillende factoren:

1. Geaccepteerd Kwaliteitsniveau
2. Bestandsomvang
3. Controleniveau
4. Goed- en afkeuren
5. Steekproefplan

Geaccepteerd Kwaliteitsniveau
Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. (Dit betekent overigens NIET dat de leverancier bewust ‘foute’ documenten mag aanleveren.)

Controleniveaus
De norm onderscheidt drie verschillende controleniveaus: I, II en III. Hierbij is II het standaard controleniveau. I is voor het versoepelde controleniveau en III geldt voor verscherpte controles.
Het idee achter het systeem is dat een leverancier ‘krediet’ kan opbouwen, waardoor de afnemer minder strikt kan of juist strikter moet gaan controleren. Meestal wordt hierbij van het volgende uitgegaan:

• Start: controleniveau II
• Van normale naar verscherpte controle: Wanneer 2 van 5 opeenvolgende batches worden afgekeurd.
• Van verscherpte naar normale controle: Wanneer 5 opeenvolgende batches zijn goedgekeurd.
• Van normale neer versoepelde controle: Wanneer
• de 10 voorgaande batches zijn goedgekeurd EN
• het totaal aantal fouten uit de voorgaande 10 batches kleiner is dan het van toepassing zijnde aantal uit tabel VIII uit de norm
• Van versoepelde naar normale controle: Wanneer een batch wordt afgekeurd.

Er worden ook nog drie "speciale" controleniveaus beschreven, maar die zijn voor nu even niet relevant.

Bestandsomvang / batch
Dit is het totale aantal geproduceerde / geleverde items waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Meestal zal van iedere batch die geleverd wordt, een bepaalde kwaliteit geëist worden.
Bijvoorbeeld: Een leverancier levert één keer in de week circa 5.000 gescande documenten. In de norm wordt aan iedere bestandsomvang een aparte letter toegekend. In het schema hieronder staan de kenletters voor de drie normale controleniveaus en de drie speciale niveaus:

Bij een batchomvang van 5000 items, hoort dus kenletter L voor het normale "start-controleniveau".
Aan de hand van de kenletter kan dan in onderstaande tabel de steekproefomvang vastgesteld worden.

Bij kenletter L hoort een steekproef omvang van 200 items. Van de 5000 aangeleverde bestanden moeten dus 200 willekeurige bestanden gecontroleerd worden.

Goedkeuren of afkeuren
Een batch wordt goed gekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximaal toegestane aantal fouten uit Tabel 2. De geconstateerde fouten dienen overigens wel gecorrigeerd te worden door de leverancier.
Wanneer het aantal fouten de maximumwaarde overschrijdt, wordt de hele batch afgekeurd en moet de leverancier deze helemaal opnieuw aanleveren. De batch wordt dan opnieuw, op dezelfde manier gecontroleerd.
Als je van een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1% uitgaat,dat in dit voorbeeld dat er van de 200 items maximaal vijf fout mogen zijn. Zodra de zesde fout geconstateerd wordt, wordt de hele batch afgekeurd.

Kwaliteit van de batch
Bij het vaststellen van een controleprotocol moet altijd de vraag zijn: hoeveel fouten accepteer ik? Maar, de vraag is ook: Hoe groot is de kans dat ik met mijn controleprotocol te veel foute items "doorlaat"? Dit is  met behulp van de "Operating Characteristics" uit de norm vast te stellen.
In het voorbeeld hierboven ging ik uit van een batchomvang conform Kenletter L en een (gemiddeld) geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1%. Maar hoe groot is nu de kans dat een batch met 3% fouten ten onrechte wordt goedkeurd?

Om dat vast te stellen zoek je in bovenstaande grafiek (ik heb er helaas geen van een betere kwaliteit kunnen vinden) op de x-as naar 3%. Daarna ga je naar boven tot je aan de lijn voor 1% komt en lees je op de Y-as de erbij horende waarde af: 45%. Dit betekent dat in 45% van de gevallen een batch met 3% fouten ten onrechte goedgekeurd zal worden. Vind je dit te veel, dan zul je dus een hoger geaccepteerd kwaliteitsniveau moeten afspreken, bijvoorbeeld 0,65, waardoor een batch met 3% fouten slechts in 15% van de gevallen goedgekeurd wordt. Een ander alternatief is kiezen voor een "strenger" controleniveau kiezen, bijvoorbeeld III, waar  kenletter M bij hoort. In dat geval wordt een batch met 3% fouten in ongeveer 25% van de gevallen ten onrechte goedgekeurd.

Steekproeven ja, maar wel goed
Het nemen van steekproeven kan een goede manier zijn om de gemiddelde kwaliteit van scans te controleren. Maar dan moet je niet 'zo maar' een steekproef nemen en 'zo maar' een foutenmarge kiezen. Met behulp van de AQL is het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de hele batch. En hoewel het in eerste instantie ingewikkeld lijkt, hoop ik dat hiermee duidelijk geworden is, dat dat reuze meevalt.

Afbeeldingen
Quality Street van Nataliej
Table I
Table II

Substitutie, magda?

Witte donderdag was ik in Brussel om tijdens een studiemiddag van de VVBAD een presentatie te geven over de Nederlandse regels en praktijk rondom vervanging. Ik was de laatste spreker in een rijtje van drie. (De presentaties worden vandaag of morgen op de site van de VVBAD geplaatst, inclusief geluidsopnamen.) 

Als eerste sprak Edwin Jacobs van Time.lex. Hij beschreef wat er in de Belgische wet- en regelgeving geregeld is over de bewaring van digitale documenten in het algemeen en de conversie van papieren documenten naar digitale reproducties in het bijzonder. Als ik het goed begrepen heb, is er geen algemene Belgische wet (of afgeleide daarvan) die vervanging toestaat. (In tegenstelling dus tot ons artikel 10, vierde lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarin vervanging voor particulieren in algemene termen toegestaan wordt.) Daar komt voor België dan nog bij dat er blijkbaar in veel gevallen heel specifieke eisen gelden voor de vorm en opmaak van bepaalde documenten en formulieren. Die eisen zijn zodanig ‘analoog’ gesteld, dat digitaliseren bijna onmogelijk is. 

Het grootste deel van de presentatie van Jacobs ging over de vraag of je facturen digitaal mag verzenden en bewaren. Het blijkt namelijk dat je in België een factuur die je op papier hebt ontvangen of verzonden, best mag vervangen door een digitale reproductie. Het blijkt ook dat je facturen enkel digitaal mag verzenden (en ontvangen). Maar, in de circulaire die hierover gaat, wordt alleen beschreven hoe de gedigitaliseerde factuur (de reproductie dus) bewaard moet blijven. Voor het bewaren van de digitaal verzonden factuur (die dus nooit op papier heeft bestaan) zijn – nog – geen eisen geformuleerd. 

 Daarna was het woord aan Rolande Depoortere van de afdeling Toezicht van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertelde dat er in de Belgische Archiefwet (uit 1955) helemaal niets geregeld is ten aanzien van vervanging. Het Algemeen Rijksarchief beschouwt daarom iedere vervanging van archiefstukken als (voortijdige) vernietiging van archiefstukken, waar vooraf toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn afgevaardigde voor nodig is. En het Algemeen Rijksarchief heeft een duidelijke voorkeur voor bewaring van het (papieren) origineel, want de papieren drager ‘is het best gekend én is stabieler dan digitale bestanden en formaten.’ Om aan te tonen dat het Algemeen Rijksarchief hierin niet alleen staat, heeft Depoortere een kleine enquête gehouden onder de Europese Nationale Archieven om hun standpunten te horen. Nederland was (blijkbaar) de grote uitzondering, waar het oud papier niet meer veilig is. 

(De manier waarop dit een paar keer herhaald werd, deed me trouwens sterk denken aan de manier waarop in sommige buitenlanden gesproken wordt over ons – steeds meer afbrokkelende – softdrugsbeleid of onze huidige euthanasie- en abortuswetgeving) Ondertussen is het Algemeen Rijksarchief wel zo ver dat ze in ieder geval met organisaties praten over de vervanging van op termijn te vernietigen archiefstukken en als ik het goed begrepen heb, hebben ze daar zelfs een brochure over uitgegeven: We gaan digitaal... Stappenplan voor de digitalisering van werkprocessen. (Maar ik geloof niet dat die digitaal beschikbaar is.) 

Na een korte koffiepauze heb ik onderstaande presentatie gehouden.

Vervangen? Ja, dat mag (in Nederland dan toch) from Ingmar Koch

Ik heb van te voren nog een beetje zitten dubben of ik heel provocatief of heel genuanceerd de vervangingspraktijk in Nederland zou gaan toelichten. Uiteindelijk is het redelijk genuanceerd geworden, maar dat was blijkbaar al provocatief genoeg. 

In de zaal zat een journalist die mij vroeg hoe het zat met de democratische controle op die vervanging. Want blijkbaar kon in Nederland ook waardevol cultureel erfgoed vervangen worden, zonder dat belanghebbenden daar inspraak bij konden hebben. Ik heb uitgelegd dat een beoordeling van de intrinsieke waarde van de archieven deel uitmaakt van de procedure en dat er sprake is van tenminste één besluit waar burgers bezwaar tegen kunnen maken, maar dat ze verder niet expliciet gehoord worden. Hij was hier niet erg door overtuigd, dus het zou best kunnen dat er vandaag in de een of andere krant in Vlaanderen staat dat in Nederland zomaar oude, waardevolle archieven worden gescand en vernietigd! 

 Naderhand bij de borrel heb ik nog met een aantal aanwezigen nagepraat en het opvallende is dat het iedere keer (ook in Nederland vaak) over het vervangen van ‘oude, waardevolle papieren documenten’ gaat, documenten die zo lekker aanvoelen en zo lekker ruiken. Geen enkele keer gaat het over het probleem van hybride archieven en dat het verstandiger is om te zorgen dat je al je energie in het goed beheren van digitale archiefstukken te stoppen, zonder ook nog te hoeven nadenken over je papieren dossiers en de relaties tussen papieren en digitale documenten. 

 Dat is ook de reden waarom ik ondertussen een beetje vervangingsmoe begin te worden. In 2006 ben ik begonnen met schrijven van de Beleidsregel vervanging, omdat ik het krankzinnig vond dat wij als archiefinspecties digitale vervanging verboden, met het argument dat we te weinig vertrouwen hadden in digitale dragers. Maar tegelijkertijd zeiden we ook dat archieven die digitaal ontstaan waren, digitaal bewaard moesten blijven. 

Helaas blijft ook in Nederland de discussie nu nog te zeer gaan over details: met welke resolutie documenten gescand moeten worden, of dat in kleur moet, en of die bestanden gecomprimeerd mogen worden. Een van de doelen van de Beleidsregel vervanging was om het voor zorgdragers mogelijk te maken al hun energie en deskundigheid te kunnen stoppen in één beheersomgeving, die geschikt is om alle digitale archieven te beheren: gescande documenten, digitaal gevormde documenten, websites, digitale ruimtelijke plannen, relationele databases en zo voort en zo verder. 

Tot nu toe tevergeefs, het gaat nog altijd alleen maar over digitale documenten en niet over een oplossing voor digitaal archief. Dus, zo meteen even een niet nader te noemen adviesbureau terug bellen en zeggen dat ik niet deelneem aan aan hun rondetafeldiscussie over vervanging. Er zijn belangrijkere dingen te bespreken!

Authenticiteit?

In de Kerstvakantie las ik op aanraden van een collega De toekomst van het verleden van Alexander Stille. Omdat ik wat gemengde gevoelens bij het boek had, was ik eigenlijk niet van plan er hier over te schrijven. De stijl van Stille staat me niet zo aan, het is een echt 'Amerikaans journalistieke stijl' en hoewel Stille heel veel verschillende onderwerpen bespreekt, van de Sfinx in Gizeh tot natuurbescherming op Madagaskar en het Latijn in het moderne Rome, is het toch veel van hetzelfde. Alle mensen die hij beschrijft zijn monomaan, excentriek en voeren eigenlijk een verloren strijd. Na acht van de elf hoofdstukken had ik er genoeg van en heb ik het dichtgeslagen en opzij gelegd.

Gisteren, terwijl ik bezig was met het beantwoorden van diverse vragen over archiefwettelijke vervanging, moest ik desondanks toch aan een hoofdstuk uit het boek denken. Één van de aspecten die bij vervanging een belangrijke rol spelen is de vraag hoe authentiek een (digitale) reproductie is. En dan ging het gisteren eigenlijk niet eens om de juridische authenticiteit ("Dit document is wat het zegt te zijn"), maar meer om de 'historische sensatie' van een origineel document.

In sommige gevallen hebben archiefstukken een museale waarde: ze zijn het op grond van esthetische of historische gronden waard om getoond te worden. Daarnaast kunnen archiefstukken tijdens exposities gebruikt worden om bepaalde zaken toe te lichten. Zo kan een bouwtekening van een (gebombardeerde) brug een heldere illustratie zijn van een niet meer bestaande situatie. Wij vinden het in zo'n geval heel belangrijk om 'het origineel' te tonen en in sommige gevallen leidt dit tot de beslissing om bepaalde documenten niet te vervangen.

In het tweede hoofdstuk van zijn boek (De cultuur van de kopie en de teloorgang van het Chinese verleden) beschrijft Stille dat er in China en Japan een andere opvatting over oud en authentiek gehanteerd wordt dan in 'het Westen'. Het bekendste voorbeeld daarvan is misschien wel de Japanse Ise-schrijn, waarvan hieronder een bouwtekening staat afgebeeld.
Deze tempel uit de zevende eeuw na Christus wordt om de twintig jaar ritueel verwoest en daarna weer opgebouwd. Ik stelde me dat altijd als een soort Ikea-bouwpakket of een puzzel voor, maar begrijp nu dat hij echt verwoest wordt en daarna met nieuw hout wordt opgebouwd.

"In de ogen van de Japanners is de tempel dertien eeuwen oud, hoewel geen enkel onderdeel ouder is dan twintig jaar. Westerse kunsthistorici weten niet wat ze hiermee aan moeten. De Unesco heeft dan ook na heftige discussies besloten om de Ise-schrijn en vele andere beroemde Japanse monumentale bouwwerken van de lijst van werelderfgoed te schrappen. De motivatie luidde dat deze gebouwen niet echt oud of authentiek zijn."
(De toekomst van het verleden, p,64-65)

Daarna beschrijft Stille dat er in het Chinees twee verschillende woorden voor kopiëren zijn: Fang Zhipin, wat ongeveer gelijk staat aan ons begrip reproductie en Fu Zhipin wat een reproductie van zeer hoogwaardige kwaliteit is, die het waard is om bestudeerd te worden. Het blijkt dat in heel veel gevallen Fu Zhipin tentoongesteld worden, maar dat dit op het oog bijna niet vast te stellen is.

Nu vraag ik me af: Zouden wij voor archiefbescheiden die we willen tentoonstellen niet ook altijd Fu Zhipin moeten maken?

Kleur, resolutie en compressie

Jorien Weterings en ik hebben afgelopen maand ieder een artikel geschreven over de Expertmeeting die de Provinciale Archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg in september organiseerde over het vervangen van analoge documenten door digitale reproducties. De vragen die tijdens deze middag aan de orde kwamen waren of alle documenten altijd in kleur gescand moesten worden, wat de beste resolutie was om documenten in te scannen en of het toegestaan zou moeten zijn om reproducties te comprimeren.
Het artikel van Jorien verscheen in de Od van deze maand. Hieronder staat dat van mij, dat in Het Archievenblad verschenen is.

Kleur, Resolutie en Compressie. Op weg naar duidelijkheid en overeenstemming

Dit artikel is ook te downloaden van de website van de KVAN.