Afgelopen donderdag was ik op uitnodiging van de archiefinspecties van Groningen en Drenthe in Groningen aanwezig tijdens hun gezamenlijke voorlichtingsbijeenkomst voor gemeenten en waterschappen. Op het programma stonden drie presentaties.
Allereerst vertelde Robyn Steensma, Adjunct-inspecteur in Friesland, over de nieuwe Archiefregeling, inclusief de wijzigingen van 18 november 2010, en wat dit ongeveer betekent voor de zorgdragers. Hij legde hierbij een paar accenten:
Zo worden er in de regeling wel allerlei kwaliteitseisen gesteld aan bijvoorbeeld het te gebruiken papier en dozen, maar de zorgdragers hoeven aan de leveranciers geen certificaten te vragen die aantonen of het geleverde product wel aan de kwaliteitseisen voldoen. Dit lijkt vanuit de 'deregulering' wel leuk, maar is in de praktijk natuurlijk onwerkbaar, ik zal als inkoper toch op de een of andere manier moeten vaststellen of de leverancier levert wat hij zegt te zullen leveren...
Robyn besteedde ook nog aandacht aan het kwaliteitssysteem en het metagegevensschema die geëist worden op grond van de artikelen 16 en 19. Deze twee artikelen hebben een enorme impact op het informatiebeheer, omdat het heel wat eist van de zorgdragers.
(Overigens en ter zijde, bij het aanpassen van de modellen voor de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer voor gemeenten hebben we waarschijnlijk ten onrechte geen rekening gehouden met deze artikelen. Ik denk dat met name in het Besluit Informatiebeheer iets over het kwaliteitssysteem gezegd zal moeten worden.)
Na Robyn mocht ik een presentatie geven over RODIN.
Tijdens de discussie na afloop bleek dat de gemeenten en waterschappen in Groningen en Drenthe niet afwijken van de gemeenten in 'mijn' regio. Ze zijn allemaal zoekende naar de 'goede' weg, willen allemaal samenwerken en vinden allemaal dat "de provincie" of misschien wel "het rijk" moet komen met duidelijke richtlijnen, handreikingen en standaarden.
Dit leidt volgens mij tot een paradox, want volgens mij bestaat "de" goede weg niet, er is alleen een goede richting of een goed doel. Iedere organisatie zal voor zichzelf moeten bekijken op welke manier zij het beste die richting op beweegt of bij dat doel uitkomt. En dan is die roep om van bovenaf opgelegde standaarden ook een beetje raar, want ik heb de ervaring dat ambtenaren (en bestuurders?) vinden dat hun eigen gemeente zo uniek is, dat zij niet aan "de standaard" kunnen voldoen. Waarschijnlijk is hier sprake van onzekerheid en risicomijdend gedrag: ik weet niet precies wat ik moet doen, maar ik mag ook geen fouten maken!
Ik heb in Groningen nog maar eens verteld dat ik het als toezichthouder veel kwalijker vind als een organisatie niets doet, dan wanneer een organisatie op weloverwogen gronden iets verkeerds doet.
Na de lunch vertelde Dick Bunskoeke, inspecteur in Groningen en Drenthe, over de manier waarop de drie noordelijke provincies om zullen gaan met de wijziging van het interbestuurlijk toezicht vanaf januari 2012. Het voert wat ver om alle finesses hier uit te gaan werken (ik schreef er begin dit jaar al iets over). Ik volsta daarom even met de opmerking dat Groningen, Drenthe en Friesland zichzelf tot 2014 hebben gegeven om de archiefinspectie op een nieuwe leest te schoeien. Ik hoop later nog iets meer te schrijven over de aanstaande wijzigingen.
Gerelateerd
Vijf jaar provinciale archiefinspectie
KVAN-dagen 2010 - dag 1 #kvan10
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie
Zie mijn column van december. Over de roep om regels. ;)
BeantwoordenVerwijderen