Volgens mij heb ik hier eerder ergens anders al eens over geschreven, maar dat kan ik niet meer terug vinden...
Verschillende gemeenten in Noord-Brabant en Limburg (maar vast ook daarbuiten) zijn voorbereidingen aan het treffen om alle verleende bouwvergunningen (vanaf 1902) te vervangen door digitale reproducties. Naast de
"normale" discussies bij vervanging, over
resolutie, kleur en kwaliteitscontroles, levert dit iedere keer nog een twistpunt op:
Hoe gedetailleerd moeten de individuele documenten beschreven worden?
Een bouwvergunning bestaat uit verschillende documenten, die overigens volgens de selectielijst niet allemaal permanent te bewaren zijn: de aanvraag (inclusief tekening), een B&W-advies, een B&W-besluit (de eigenlijke vergunning), statische berekeningen en adviezen van bijvoorbeeld de welstandscommissie of de brandweer. Deze documenten zijn allemaal op een ander moment ontstaan en opgemaakt door een andere auteur. Toch worden de documenten, in de meeste voorstellen die ik tot nu gezien heb, niet apart geregistreerd. Men volstaat met de metadata van het bouwdossier, bijvoorbeeld:
- Plaats c.q. woonkern
- Straatnaam
- Adresnummer / huisnummer
- Uniek kenmerk bouwvergunning
- Datum verlening vergunning
- Aard vergunning
- Sectienummer c.q. -kenmerk (kadastrale gegevens)
- Naam aanvrager
In sommige gevallen wordt dan wel nog gewerkt met documenttypen, waardoor de aanvraag, de tekeningen, de adviezen etc van elkaar gescheiden worden. Maar de individuele documenten worden niet nader beschreven.
Eigenlijk vind ik dat niet voldoende.
Eigenlijk vind ik dat ieder document apart geregistreerd moet worden.
Eigenlijk vind ik dat van ieder document minstens de auteur danwel de afzender en de datum moeten worden vastgelegd. Want alleen op die manier kun je later enigszins vaststellen hoe het vergunningsverleningsproces verlopen is.
En ik denk dat ik me hierbij kan beroepen op de combinatie van artikelen
17 en
19 uit de Archiefregeling.
In artikel 17 staat:
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
[…]
b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
[…]
Je zou kunnen zeggen dat dit uit de documenten zelf blijkt en dat het dus niet nodig is dit ook nog in de metadata vast te leggen. Maar, het tweede lid van artikel 19 eist deze metadata expliciet:
De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.
Betekent dit nou ook dat archiefdiensten alle documenten die nu in dossiers zitten en niet individueel beschreven zijn, apart moeten gaan indexeren?
Nee, dat vind ik niet. Oude bestaande dossiers hoeven niet per sé opnieuw op document niveau beschreven te worden. Maar dat is ook iets heel anders, dan wat hier aan de hand is.
In dit geval gaat het om vervanging en worden dus
nieuwe archiefstukken gemaakt, die de plaats innemen van de oude. En voor nieuwe archiefstukken gelden de eisen uit de Archiefregeling en dus ook artikel 17 en 19.
En laat ik al een voorschot nemen op mogelijk reacties: het argument dat het te kostbaar is om alle documenten individueel te indexeren gaat niet op. Niemand dwingt een gemeente tot vervanging. Als het te duur is om het goed te doen, moet je het niet doen. Of je moet een betere business case maken.
Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Archiefregeling, Rodin en toezicht
Foto:
Loket Bouwtekeningen van
Fabio Bruna.
Het bijschrift luidt:
Het ophalen van een bouwtekening voor een verbouwing bleek een verrassende bezigheid. Ons huis bleek te nieuw om al op fiche te staan, en de bouwtekeningen van heel onze wijk waren nog niet uitgezocht of op volgorde gelegd. In bovenstaande stapel vond ik na 1 1/2 uur wat ik zocht. Wel aardige luitjes daar bij het loket bouwtekeningen, ze hebben Carmen die volle tijd vermaakt.
