Substitutie, magda?

Witte donderdag was ik in Brussel om tijdens een studiemiddag van de VVBAD een presentatie te geven over de Nederlandse regels en praktijk rondom vervanging. Ik was de laatste spreker in een rijtje van drie. (De presentaties worden vandaag of morgen op de site van de VVBAD geplaatst, inclusief geluidsopnamen.) 

Als eerste sprak Edwin Jacobs van Time.lex. Hij beschreef wat er in de Belgische wet- en regelgeving geregeld is over de bewaring van digitale documenten in het algemeen en de conversie van papieren documenten naar digitale reproducties in het bijzonder. Als ik het goed begrepen heb, is er geen algemene Belgische wet (of afgeleide daarvan) die vervanging toestaat. (In tegenstelling dus tot ons artikel 10, vierde lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarin vervanging voor particulieren in algemene termen toegestaan wordt.) Daar komt voor België dan nog bij dat er blijkbaar in veel gevallen heel specifieke eisen gelden voor de vorm en opmaak van bepaalde documenten en formulieren. Die eisen zijn zodanig ‘analoog’ gesteld, dat digitaliseren bijna onmogelijk is. 

Het grootste deel van de presentatie van Jacobs ging over de vraag of je facturen digitaal mag verzenden en bewaren. Het blijkt namelijk dat je in België een factuur die je op papier hebt ontvangen of verzonden, best mag vervangen door een digitale reproductie. Het blijkt ook dat je facturen enkel digitaal mag verzenden (en ontvangen). Maar, in de circulaire die hierover gaat, wordt alleen beschreven hoe de gedigitaliseerde factuur (de reproductie dus) bewaard moet blijven. Voor het bewaren van de digitaal verzonden factuur (die dus nooit op papier heeft bestaan) zijn – nog – geen eisen geformuleerd. 

 Daarna was het woord aan Rolande Depoortere van de afdeling Toezicht van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertelde dat er in de Belgische Archiefwet (uit 1955) helemaal niets geregeld is ten aanzien van vervanging. Het Algemeen Rijksarchief beschouwt daarom iedere vervanging van archiefstukken als (voortijdige) vernietiging van archiefstukken, waar vooraf toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn afgevaardigde voor nodig is. En het Algemeen Rijksarchief heeft een duidelijke voorkeur voor bewaring van het (papieren) origineel, want de papieren drager ‘is het best gekend én is stabieler dan digitale bestanden en formaten.’ Om aan te tonen dat het Algemeen Rijksarchief hierin niet alleen staat, heeft Depoortere een kleine enquête gehouden onder de Europese Nationale Archieven om hun standpunten te horen. Nederland was (blijkbaar) de grote uitzondering, waar het oud papier niet meer veilig is. 

(De manier waarop dit een paar keer herhaald werd, deed me trouwens sterk denken aan de manier waarop in sommige buitenlanden gesproken wordt over ons – steeds meer afbrokkelende – softdrugsbeleid of onze huidige euthanasie- en abortuswetgeving) Ondertussen is het Algemeen Rijksarchief wel zo ver dat ze in ieder geval met organisaties praten over de vervanging van op termijn te vernietigen archiefstukken en als ik het goed begrepen heb, hebben ze daar zelfs een brochure over uitgegeven: We gaan digitaal... Stappenplan voor de digitalisering van werkprocessen. (Maar ik geloof niet dat die digitaal beschikbaar is.) 

Na een korte koffiepauze heb ik onderstaande presentatie gehouden.

Vervangen? Ja, dat mag (in Nederland dan toch) from Ingmar Koch

Ik heb van te voren nog een beetje zitten dubben of ik heel provocatief of heel genuanceerd de vervangingspraktijk in Nederland zou gaan toelichten. Uiteindelijk is het redelijk genuanceerd geworden, maar dat was blijkbaar al provocatief genoeg. 

In de zaal zat een journalist die mij vroeg hoe het zat met de democratische controle op die vervanging. Want blijkbaar kon in Nederland ook waardevol cultureel erfgoed vervangen worden, zonder dat belanghebbenden daar inspraak bij konden hebben. Ik heb uitgelegd dat een beoordeling van de intrinsieke waarde van de archieven deel uitmaakt van de procedure en dat er sprake is van tenminste één besluit waar burgers bezwaar tegen kunnen maken, maar dat ze verder niet expliciet gehoord worden. Hij was hier niet erg door overtuigd, dus het zou best kunnen dat er vandaag in de een of andere krant in Vlaanderen staat dat in Nederland zomaar oude, waardevolle archieven worden gescand en vernietigd! 

 Naderhand bij de borrel heb ik nog met een aantal aanwezigen nagepraat en het opvallende is dat het iedere keer (ook in Nederland vaak) over het vervangen van ‘oude, waardevolle papieren documenten’ gaat, documenten die zo lekker aanvoelen en zo lekker ruiken. Geen enkele keer gaat het over het probleem van hybride archieven en dat het verstandiger is om te zorgen dat je al je energie in het goed beheren van digitale archiefstukken te stoppen, zonder ook nog te hoeven nadenken over je papieren dossiers en de relaties tussen papieren en digitale documenten. 

 Dat is ook de reden waarom ik ondertussen een beetje vervangingsmoe begin te worden. In 2006 ben ik begonnen met schrijven van de Beleidsregel vervanging, omdat ik het krankzinnig vond dat wij als archiefinspecties digitale vervanging verboden, met het argument dat we te weinig vertrouwen hadden in digitale dragers. Maar tegelijkertijd zeiden we ook dat archieven die digitaal ontstaan waren, digitaal bewaard moesten blijven. 

Helaas blijft ook in Nederland de discussie nu nog te zeer gaan over details: met welke resolutie documenten gescand moeten worden, of dat in kleur moet, en of die bestanden gecomprimeerd mogen worden. Een van de doelen van de Beleidsregel vervanging was om het voor zorgdragers mogelijk te maken al hun energie en deskundigheid te kunnen stoppen in één beheersomgeving, die geschikt is om alle digitale archieven te beheren: gescande documenten, digitaal gevormde documenten, websites, digitale ruimtelijke plannen, relationele databases en zo voort en zo verder. 

Tot nu toe tevergeefs, het gaat nog altijd alleen maar over digitale documenten en niet over een oplossing voor digitaal archief. Dus, zo meteen even een niet nader te noemen adviesbureau terug bellen en zeggen dat ik niet deelneem aan aan hun rondetafeldiscussie over vervanging. Er zijn belangrijkere dingen te bespreken!