Het is een heel verhaal dat de archiefinspecteur van Almere heeft opgesteld over het beheer van de audio-visuele opnamen van de wekelijkse "Politieke Marktplaats" in zijn gemeente. De conclusies liegen er niet om:
Conclusie 1:En ik vind het ook heel goed dat Almere het op de site van de VNG heeft gepubliceerd. Maar is het ook een goed inspectierapport? Mwah...
De audiovisuele verslagen zijn een mooi eigentijds middel voor de vastlegging van het proces van democratische besluitvorming in de Gemeente Almere ten bate van gebruikers van nu én gebruikers in de (nabije en verre) toekomst.
Conclusie 2:
De audiovisuele verslagen en de bijbehorende gegevens zijn permanent te bewaren archiefbescheiden conform de Archiefwet.
Conclusie 3:
Er is geen sprake van duurzaam archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen conform wettelijke regels en normen.
Conclusie 4:
Er is op dit moment geen beleidsvorming, er zijn geen gedefinieerde processen en procedures en er zijn geen middelen om het archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen op het vereiste wettelijke niveau te brengen.
Het gaat me dan niet om de taalkundige missers in de tekst, al ben ik ervan overtuigd dat dit niet bijdraagt aan een krachtige presentatie. (Overigens, de eerste zin van de rapportage komt letterlijk uit de Archiefregeling en is waarschijnlijk een van de lelijkste zinnen uit de Nederlandse archiefwet- en regelgeving.)
Ik betwijfel ook niet de juistheid van de conclusies of aanbevelingen, al vind ik de aanbeveling dat Almere zich aan de wet moet houden een beetje apart. Nee, het gaat me meer om de vraag of de conclusies op de juiste manier onderbouwd wordt. Heeft de inspecteur met de juiste 'bril' naar de juiste punten gekeken?
De taak van de archiefinspecteur wordt in de Archiefwet 1995 omschreven als: "het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens" de Archiefwet.
Mij lijkt dat je dan ook moet toetsen of het beheer voldoet aan de Archiefwet- en regelgeving en niet (in eerste instantie) aan allerlei normen, standaarden en handreikingen die niet in de wet zijn opgenomen, maar waar op zijn hoogst in een toelichting naar verwezen wordt.
Waarom niet 'gewoon' de artikelen uit de Archiefregeling gevolgd? Volgens mij kon dat in dit geval uitstekend:
Er is geen kwaliteitssysteem (artikel 16), er worden lang niet genoeg metadata vastgelegd (artikel 17, 21 en 24), er is geen metagegevensschema (artikel 19), het gekozen bestandsformaat is niet open en maakt gebruik van compressie (artikel 26).
Op die manier wordt conclusie 3 ook veel duidelijker onderbouwd.
Misschien ben ik erg legalistisch, maar we hebben een wet, we moeten van die wet toetsen aan diezelfde wet, laten we dat dan ook maar doen ook!